6. Kết cấu của đề tài
3.3.1.3.Hoàn thiện phân tích công việc
Phân tích công việc là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc. Nhờ nó nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc. Từ đó, có thể trả lương, kích thích kịp thời, chính xác. Phân tích công việc sẽ giúp nhà quản trị biết được lao động có dư thừa hay không, để có các chính sách tinh giảm biên chế cho hợp lý.
Công việc này hiện nay BHXH thị xã Bến Cát thực hiện chưa tốt, do vậy trong thời gian tới phải nhanh chóng tiến hành tổ chức phân tích chi tiết tất cả các
60
công việc tại đơn vị, để biết công việc nào thừa người, công việc nào thiếu. Từ đó tái cấu trúc lại nguồn nhân lực và tiến hành tinh gọn bộ máy. Dưới đây là các bước đề xuất cho việc phân tích công việc:
Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất
Thu thập các thông số cơ bản có sẵn trên cơ sở các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn
Bước 1: Liệt kê tất cả các chức danh công việc của BHXH thị xã Bến Cát.
Bước 2: Dựa vào mục tiêu đã định, lựa chọn một số chức danh công việc cần phân tích hoặc tất cả các chức danh công việc.
Bước 3: Thiết kế mẫu các văn bản phân tích công việc và lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin, xử lý thông tin thu thập được và viết các văn bản kết quả phân tích công việc.
Bước 6: Chuẩn hoá các văn bản kết quả phân tích công việc và đưa vào sử dụng.
Bước 7: Cập nhật và xem xét định kỳ các văn bản phân tích công việc. Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc:
Đây là kết quả của quá trình thực hiện phân tích công việc, BHXH thị xã Bến Cát cần đổi mới xây dựng lại nội dung của hai bảng này với các tiêu chí rõ ràng cụ thể cho từng vị trí chức danh công việc. Theo đó, BHXH thị xã Bến Cát có thể đưa hệ thống tiêu chuẩn chất lượng theo tiêu chuẩn ISO áp dụng trong tiến trình phân tích công việc, từ đó xây dựng các bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc một cách khoa học và tối đa hoá được hiệu quả đem lại.
Dựa trên bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc, BHXH thị xã Bến Cát nên tiến hành bố trí, sắp xếp NNL để có hướng đi đúng đắn trong tương lai. Để nâng cao công tác bố trí, sắp xếp NNL BHXH thị xã Bến Cát cần thực hiện các nội dung sau:
61
Thứ nhất, công tác này được thực hiện dựa vào nền tảng là phân tích công việc thông qua bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc đã xây dựng ở phần trên. Chính vì vậy, BHXH thị xã Bến Cát nên chú trọng xây dựng các nội dung trong bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc rõ ràng, mạch lạc để làm cơ sở khoa học cho việc bố trí, sắp xếp nhân sự.
Thứ hai, đối với công tác quy hoạch CB, CC, VC cần điều tra, xem xét kỹ lưỡng nguồn gốc bản thân, trình độ, năng lực công tác, ý thức kỷ luật của từng nhân viên. Phải đánh giá điểm mạnh cũng như điểm yếu của các nhân viên cũng như dự báo được tiềm năng, tâm huyết, sự gắn bó với nghề của nhân viên, từ đó làm cơ sở để sắp xếp quy hoạch lực lượng cán bộ nguồn cho BHXH. Việc bố trí, sử dụng công chức, viên chức trong quy hoạch không nên theo kiểu xếp hàng tuần tự mà phải căn cứ và tiêu chuẩn, năng lực, hiệu quả thực hiện công việc thực tế của từng công chức, xem xét uy tín và khả năng phát triển của mỗi người. Làm tốt công tác quy hoạch sử dụng cán bộ trên cơ sở tiêu chuẩn, lấy hiệu quả công tác thực tế và sự tín nhiệm của tập thể, quần chúng làm thước đo chủ yếu. Đồng thời nên chú trọng đổi mới, trẻ hoá đội ngũ cán bộ lãnh đạo và quản lý, kết hợp các độ tuổi, tính liên tục, kế thừa và phát triển, đồng thời tăng cường công tác quy hoạch cán bộ nữ để khơi dậy, phát huy tiềm năng của người phụ nữ, đảm bảo bình đẳng giới và nêu cao vai trò, trách nhiệm của người phụ nữ trong thời kỳ đổi mới.
Thứ ba, công tác luân chuyển CB, CC, VC là một việc làm thường xuyên trong ngành BHXH. Công tác này nên thực hiện minh bạch theo hướng đảm bảo sự gắn kết chặt chẽ và đồng bộ với các nội dung khác trong công tác cán bộ (từ đánh giá, quy hoạch đến đào tạo, bồi dưỡng công chức; bố trí sử dụng công chức phải có mối quan hệ qua lại, làm tiền đề và thúc đẩy cho nhau cùng phát triển). Theo đó, việc luân chuyển CB, CC, VC phải thực hiện theo quy hoạch, đảm bảo nguyên tắc tập trung, dân chủ, chống tư tưởng cục bộ, khép kín trong từng phòng, huyện. Bên cạnh đó, đơn vị phải làm tốt công tác tư tưởng để công chức tự giác thực hiện quyết định luân chuyển.
Thứ tư, chế độ nghỉ hưu phải thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của Nhà nước. Người đến tuổi về hưu nhưng là những công chức, chuyên gia giỏi, nếu có
62
nguyện vọng tiếp tục công tác nên chuyển sang hình thức hợp đồng để tận dụng tài năng và uy tín của họ. Ngược lại, những người chưa đến tuổi nghỉ hưu nhưng không đảm đương được công việc hoặc hiệu quả công tác kém thì giải quyết nghỉ hưu sớm theo quy định.
Việc bố trí lại CB, CC, VC cũng góp phần giúp cho CB, CC, VC đảm nhận công việc phù hợp với năng lực, sở trường, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.