Có thể nói một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công của Ngân hàng là việc tổ chức nhân sự bởi vì thông qua cơ cấu tổ chức sẽ phản ánh được tính hợp lý và khả năng khai thác nguồn lực của tổ chức. Nguồn lực ở đây đề cập đến chính là nguồn lực về con người. Trong những năm qua Ngân hàng đã xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, đúng người, đúng việc nên đã khai thác tối đa thế mạnh nguồn lực con người của đơn vị, đội ngũ nhân viên luôn được đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn. Hầu hết nhân viên trong đơn vị đều có trình độ từ đại học trở lên, đó là nhân tố quan trọng dẫn đến sự lớn mạnh không ngừng của Ngân hàng như hiện nay.
Toàn bộ NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Cái Nước Cà Mau được điều hành bởi Ban giám đốc gồm có 03 thành viên và bao gồm 05 phòng ban:
- Phòng Kế hoạch kinh doanh; - Phòng Kế toán & Ngân quỹ; - Phòng Hành chính & Nhân sự; - Phòng giao dịch Phú Hưng;
- Phòng giao dịch Đầm Cùng. (NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Cái Nước Cà Mau, 2008, trang 17-18).
Bộ máy hoạt động của Ngân hàng có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
3.2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Cái Nước Cà Mau
Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Kế toán Ngân quỹ Phòng Hành chính Nhân sự Phòng giao dịch Phú Hưng Phòng giao dịch Đầm Cùng
3.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng, ban
NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Cái Nước Cà Mau ban hành các quy chế tổ chức và hoạt động như sau:
a) Giám đốc
Là người chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Ngân hàng, đồng thời chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp lý cũng như Ngân hàng cấp trên về mọi hoạt động của Ngân hàng mình. Các công việc chủ yếu của Giám đốc như sau:
- Hướng dẫn, giám sát việc thực hiện đúng các chức năng và nhiệm vụ trong phạm vi hoạt động mà Ngân hàng cấp trên giao;
- Phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng bộ phận và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban;
- Thực hiện ký duyệt các hợp đồng dân sự của đơn vị;
- Được quyền quyết định tổ chức, bỗ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật hoặc tăng lương, trừ lương đối với cán bộ đơn vị mình.
b) Phó Giám đốc
Có hai Phó Giám đốc là người có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc quản lý một số hoạt động của Ngân hàng do giám đốc ủy nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những việc được giao cũng như chịu trách nhiệm trước pháp luật về những quyết định của mình. Cùng tham gia bàn bạc với Giám đốc trong việc điều hành, tổ chức các mặt hoạt động của chi nhánh.
c) Phòng Kế hoạch kinh doanh
- Trưởng phòng: chịu trách nhiệm về các công việc:
+ Phân công CBTD phụ trách địa bàn hoặc các khách hàng, kiểm tra và đôn đốc CBTD thực hiện đầy đủ những quy chế cho vay theo đúng qui định của Ngân hàng Nhà nước (NHNN) Việt Nam và NNNo&PTNT Việt Nam;
+ Thực hiện các nghiệp vụ cho vay, kiểm soát nội dung thẩm định của CBTD, tiến hành tái thẩm định (nếu thấy cần thiết), gia hạn nợ gốc, lãi, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ gốc, lãi và ghi ý kiến của mình trên các hồ sơ sẽ cho vay;
+ Tham mưu với Giám đốc đề xuất các biện pháp kinh doanh có hiệu quả, lập kế hoạch kinh doanh cho đơn vị mình.
- Phó phòng: Có nhiệm vụ trình ký, xem xét các vấn đề phát sinh trong phòng và báo cáo với Ban lãnh đạo các vấn đề xảy ra khi trưởng phòng vắng.
- CBTD: là người chịu trách nhiệm về các khoản vay do mình thực hiện và được phân công các công việc cụ thể sau:
+ Chủ động tìm kiếm các dự án, phương án khả thi của khách hàng, làm đầu mối tiếp xúc với khách hàng, cấp ủy, chính quyền địa phương;
+ Thu thập thông tin về khách hàng vay vốn, xác định nhu cầu vốn cho vay theo địa bàn, ngành, khách hàng, mở sổ theo dõi cho vay, thu nợ. Lựa chọn phương án an toàn và hiệu quả cao;
+Giải thích, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn đúng qui trình nghiệp vụ, lập và hoàn thiện hồ sơ vay vốn;
+ Thẩm định các điều kiện vay vốn theo qui định, lập báo cáo thẩm định cùng khách hàng lập hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo hiểm tiền vay;
+ Thông báo cho khách hàng biết về quyết định cho vay hay từ chối cho vay sau khi có quyết định của Ban Giám đốc;
+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo qui định. d) Phòng Kế toán & Ngân quỹ
- Tổ kế toán:
+ Chịu trách nhiệm thường xuyên các tài khoản giao dịch với khách hàng;
+ Hướng dẫn khách hàng mở tài khoản tiền gửi;
+ Kiểm tra danh mục hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn trước khi giải ngân, cung cấp lưu trữ thông tin tại chi nhánh, làm thủ tục phát tiền vay theo qui định của Giám đốc;
+ Hoạch toán các nghiệp vụ: cho vay, thu nợ, chuyển nợ quá hạn, thu lãi, hoạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày chính xác, đầy đủ, kịp thời theo qui định, tiến hành sao kê hợp đồng tín dụng;
+ Kết hợp với kho quỹ để thu thập và điều chỉnh số liệu nếu có sai sót; + Cuối mỗi ngày kế toán thực hiện khóa sổ.
- Tổ ngân quỹ:
+ Kiểm tra, kiểm soát tiền mặt, ngân phiếu trong kho hàng ngày tại đơn vị, trực tiếp thu và giải ngân khi có phát sinh hàng ngày;
+ Thu chi tiền mặt, dịch vụ ký gởi tài sản, các giấy tờ có giá;
+ Tổng hợp báo cáo thu chi tiền mặt, ngân phiếu thanh toán, bảo quản các giấy tờ có giá trị, bảo quản tài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng khi vay vốn Ngân hàng thật cẩn thận.
+ Quản lý an toàn kho quỹ tại đơn vị và vận chuyển trên đường đi, chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo đúng như qui định.
e) Phòng Hành chính & Nhân sự
Gồm 01 trưởng phòng và 03 nhân viên có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng quy chế, lề lối và giờ giấc làm việc của đơn vị;
- Quản lý và sử dụng con dấu, lưu trữ văn bản đúng qui định pháp luật; - Quản lý toàn diện cán bộ, nhân viên trong toàn đơn vị, theo dõi lao động để quyết toàn tiền lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên;
- Cùng với phòng Kế toán & Ngân quỹ tham gia quản lý tài sản và công trình cơ bản, mua sắm trang thiết bị và công cụ lao động;
- Hướng dẫn và kiểm tra công tác chuyên đề, thực hiện công tác hậu cần; - Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo qui định.
f) Phòng giao dịch Đầm Cùng và Phú Hưng
Việc mở 02 phòng giao dịch tao điều kiện thuận lợi cho công tác huy động vốn và cho vay với nhiệm vụ chính:
- Nhận tiền chuyển đi theo nhu cầu của khách hàng và thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu như cho vay, cầm cố sổ tiết kiệm, dịch vụ cầm vàng;
- Huy động tiền gửi bằng VND hay ngoại tệ; - Mở tài khoản và dịch vụ chuyển tiền qua thẻ;
- Tổ chức giải ngân, thu nợ, thu lãi theo hợp đồng tín dụng;
- Bên cạnh đó còn đảm bảo quỹ tiền mặt, các hồ sơ lưu về khách hàng và quản lý tốt tài sản trang thiết bị làm việc;
- Tổng hợp báo cáo thống kê theo qui định. (NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Cái Nước Cà Mau, 2008, trang 17-18).