Phương pháp tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho mở của Thư viện Trường
ĐHXD HN tuân thủ theo nguyên tắc sắp xếp căn cứ theo nội dung. Việc sắp xếp tài
liệu theo môn loại nhằm đảm bảo dung hòa được những yêu cầu logic trong mối
liên kết các cuốn sách về mặt nội dung tri thức, với những yêu cầu kiểm soát về thứ
tự tạo điều kiện tìm kiếm dễ dàng. Các bước tổ chức kho được tiến hành cụ thể như sau:
Tài liệu được sắp xếp trên giá theo môn loại, tức là từng môn ngành khoa học hoặc lĩnh vực tri thức của tài liệu đó. Cán bộ xếp giá sẽ căn cứ vào kí hiệu phân loại DDC và ký hiệu xếp giá trên mỗi nhãn sách của mỗi tài liệu để xác định khu vực của tài liệu trên giá. Như vậy trong cùng một giá sách, các tài liệu sẽ được sắp xếp lần lượt theo môn loại của khung phân loại DDC, bắt đầu từ Tổng loại, Triết học, Tôn giáo, Khoa học xã hội, Ngôn ngữ, Khoa học tự nhiên, Khoa học kỹ thuật, Nghệ thuật, Văn học, Địa lí-Lịch sử.
Trong từng ngành, tài liệu lại được sắp xếp theo từng chuyên ngành nhỏ và tiếp tục như vậy cho đến chuyên ngành hẹp nhất. Ví dụ trong Khoa học tự nhiên sẽ
bao gồm Toán học, Vật lí, Hóa học...trong ngành Toán học lại tiếp tục bao gồm các lĩnh vực nhỏ hơn như: Đại số, Số học, Tôpô học, Giải tích, Hình học...
Sau khi tài liệu đã xác định được khu vực trên giá theo kí hiệu phân loại DDC, căn cứ tiếp theo để sắp xếp tài liệu theo từng môn loại là dựa vào kí hiệu tên tác giả/ tên tài liệu (yếu tố thứ hai được in trên kí hiệu xếp giá). Với các tài liệu có cùng kí hiệu phân loại, vị trí tài liệu trên giá sẽ được quyết định dựa trên thứ tự vần chữ cái của kí hiệu tên tác giả/ tên tài liệu cũng như số tập, phần của tài liệu (nếu có). Đây là công đoạn đòi hỏi sự chính xác và tập trung cao độ, vì cán bộ xếp giá phải luôn luôn tư duy để xác định thứ tự và vị trí của các chữ cái nhằm đảm bảo các tài liệu được sắp xếp đúng vị trí.
Cuối cùng, đối với các tài liệu có cùng (trùng nhau) cả 2 yếu tố là kí hiệu phân loại và kí hiệu tên tác giả/ tên tài liệu thì cán bộ xếp giá căn cứ vào năm xuất bản của tài liệu (yếu tố thứ ba được in trên kí hiệu xếp giá) để sắp xếp.
Trong quá trình sắp xếp, người cán bộ xếp giá phải luôn tính toán đến sự co giãn của kho tài liệu để đảm bảo dành những khoảng trống cần thiết cho sự cập nhật, bổ sung tài liệu về sau. Chính vì vậy cán bộ phụ trách kho mở cần có những hiểu biết nhất định về nội dung kho tài liệu cũng như đối tượng phục vụ của Thư viện để dành chỗ trống phù hợp cho việc giãn kho. Việc để dành nhiều khoảng trống cho môn loại này nhưng lại để dành ít chỗ trống cho môn loại khác là cả một nghệ thuật sắp xếp cho cán bộ phụ trách kho, bởi nếu sự tính toán không chính xác sẽ dẫn đến việc không còn vị trí sắp xếp cho những tài liệu mới, buộc người thủ thư phải dãn kho liên tục, tốn nhiều thời gian, công sức của cán bộ và ít nhiều gây xáo trộn kho.
Sau khi khi hoàn thành việc sắp xếp tài liệu, cán bộ xếp giá phải làm các Chỉ
dẫn cho từng giá để giúp cán bộ thư viện và bạn đọc dễ dàng xác định khu vực và vị
trí của các tài liệu cần tìm. Có 2 loại chỉ dẫn cần tạo lập sau:
- Bảng nhãn giá: Ở đầu mỗi giá đều có bảng nhãn giá phản ánh kí hiệu
phân loại chính (các đề mục lớn) cùng nội dung của những ngành khoa học tương ứng mà tài liệu hiện đang xuất hiện trên giá đó.
Ví dụ: 100 Triết học 200 Tôn giáo
300 Các khoa học xã hội…
- Tiêu đề giá: Trong từng giá đều có các tiêu đề giá thể hiện các kí hiệu phân
loại chi tiết (các đề mục chuyên sâu) từng chuyên ngành khoa học nhỏ tương ứng mà tài liệu xuất hiện ở trên giá đó.
Ví dụ: 610 Y học và sức khỏe
620 Kỹ thuật và các hoạt động liên quan 630 Nông nghiệp và các công nghệ liên quan...
Cuối cùng, cán bộ phụ trách kho cần biên soạn Bảng hướng dẫn sử dụng cũng như Nội qui sử dụng kho mở nhằm cung cấp cho bạn đọc phương pháp tìm
kiếm và sử dụng hợp lý tài liệu trong kho.
* Cách sắp xếp tài liệu trong phòng đọc Ngoại văn: - Xếp theo bảng phân loại DDC
- Xếp lần lượt theo thư tự tăng dần của bảng chữ cái và chữ số - Xếp trên giá theo quy tắc từ trên xuống dưới tính theo từng giá một * Cách sắp xếp tài liệu trong phòng báo-tạp chí
- Báo gồm có (báo ngày, báo tuần, báo tháng) được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo.
- Báo được chia thành nhiều giá xếp trên từng ngăn, mỗi ngăn đều có dán tiêu đề ở ngoài để bạn đọc dễ dàng nhận biết
+ Tạp chí được chia thành 2 nhóm chính: (tạp chí giải trí và tạp chí chuyên ngành) - Tạp chí giải trí: (gồm tạp chí theo tuần, tháng, quý) được sắp xếp theo thứ tự
ABC của tên tạp chí.
- Tạp chí chuyên ngành: được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trong (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
từng lĩnh vực chuyên ngành lại được sắp xếp theo trật tự chữ cái ABC của tên tạp chí. Trong mỗi ngăn tạp chí đều có dán tiêu đề ở ngoài để bạn đọc dễ dàng nhận biết.