3.1.1. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất và trang thiết bị là một trong bốn yếu tố quan trọng cấu thành và góp phần nâng cao chất lượng hoạt động thông tin – thư viện. Việc tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động thông tin thư viện cũng đồng nghĩa với việc góp phần tạo ra các giá trị thông tin cao, phục vụ hữu ích cho NDT.
Để đáp ứng được những yêu cầu đặt ra cho thư viện trong việc điều phối, vận hành hệ thống thông tin toàn trường, mở rộng quy mô, chuyển đổi hình thức phục vụ từ kho đóng sang kho mở, đáp ứng nhu cầu sử dụng sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao của NDT…thiết nghĩ với thực trạng như hiện nay, thư viện cần có sự quan tâm đúng mức, chuẩn bị chu đáo về mọi mặt của cơ quan và đơn vị, đặc biệt cần tăng cường hơn nữa việc bổ sung các trang thiết bị hiện đại đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật cũng như đẩy mạnh việc đưa và nâng cấp lại hệ thống phần mềm Libol 5.5 vào sử dụng trong hoạt động của thư viện là vấn đề thiết yếu của Thư viện Trường ĐHXD HN. Bên cạnh đó phải chú ý hơn nữa tới việc kết nối hệ thống mạng tới các phòng ban của trường, nâng cấp đường truyền online để đảm bảo tốc độ truy cập nhanh, hệ thống an ninh mạng, các thiết bị chống sét cũng như các máy điều hòa cần được lắp đặt nhanh chóng trong các phòng đọc mở.
Hệ thống máy tính phục vụ công tác tra cứu tài liệu còn thiếu nhiều và thường xuyên gặp trục trặc, do đã quá cũ nên chất lượng máy tính không đảm bảo, chạy rất chậm và bạn đọc phải chờ đợi rất lâu. Thiết nghĩ TV cần thanh lý hàng loạt máy cũ hiện có và cần tiếp tục bổ sung thêm máy mới để phục vụ bạn đọc cũng như hoạt động của kho mở được tốt hơn nữa.
Hệ thống đèn chiếu sáng phải được lắp đặt đầy đủ, vị trí của đèn chiếu sáng đặt trên vị trí giữa hai giá sách để cung cấp đủ ánh sáng cho kho sách.
Lắp đặt hệ thống báo cháy, nổ tự động. Hệ thống điều hòa nhiệt độ cho kho sách và các thiết bị đo độ ẩm để thường xuyên kiểm tra độ ẩm của kho mở.
Các dụng cụ chặn tài liệu đến nay vẫn chưa có, các giá sách cũng cần được đầu tư thêm để đảm bảo tài liệu được sắp xếp gọn ngàng, ngăn nắp theo từng khu vực trên giá.
Nên đầu tư, kinh phí để nâng cấp, mua sắm thêm các trang thiết bị cho kho mở, hiện nay các kho mở chỉ có hệ thống camera giám sát và quạt, song hệ thống camera đang bị hỏng nặng, chưa có các hệ thống trang thiết bị hiện đại khác như: máy điều hòa, cổng từ, nẫy từ gắn vào tài liệu cũng chưa có…
Mở rộng diện tích các phòng đọc mở, tạo không gian thoáng, đáp ứng tốt cho NDT vào các giờ cao điểm trong ngày. Đồng thời, sửa chữa, khắc phục lại hệ thống cầu thang máy, hoàng loạt các bóng đèn điện để hoạt động trở lại, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT cũng như tiện lợi khi vận chuyển tài liệu trong thư viện.
Hiện tại vị trí kho có chỗ bị khuất so với chỗ ngồi của cán bộ phục vụ và hệ thống camera, do đó không thể quan sát hết được hành vi của mọi bạn đọc trong kho. Mặt khác, màn hình của hệ thống camera lại được đặt bên cạnh bàn làm việc của thủ thư, do đó không thể thường xuyên quan sát, phát hiện cụ thể hành vi sai trái của bạn đọc. Thiết nghĩ, Thư viện nên mua hệ thống màn hình treo, hoàn tất việc khôi phục lại hệ thống hoạt động của camera và đặt màn hình đối diện với vị trí bàn làm việc của thủ thư tại phòng đọc mở ngoại văn tạo điều kiện thuận tiện cho cán bộ theo dõi, quan sát, quản lý độc giả và tài liệu tốt hơn.
3.1.2. Thống nhất phương pháp xếp giá
Kho mở là nơi lưu giữ, cung cấp thông tin trực tiếp cho bạn đọc theo dấu hiệu nội dung của tài liệu. Tổ chức tài liệu kho mở theo một khung phân loại về cơ bản cũng phải theo đúng những nguyên tắc của việc tổ chức mục lục phân loại.
Trên thực tế hiện nay phương pháp sắp xếp tài liệu tại các kho mở (kể cả kho quốc văn đang dự kiến tổ chức kho mở trong thời gian tới) chưa thực sự thống nhất.
Tại phòng đọc Quốc văn hiện nay đang trên đường tiến hành tổ chức phục vụ theo hình thức mở, song tài liệu trong kho lại sắp xếp theo khổ cỡ, kết hợp với theo đăng ký cá biệt. Đây chính là cách sắp xếp theo hình thức, chính là cách sắp xếp dựa vào đặc diểm hình thức bên ngoài của tài liệu để sắp xếp. Kiểu sắp xếp này không quan tâm đến nội dung tài liệu đề cập mà chỉ thuần túy dựa vào dấu hiệu hình thức kết hợp với thứ tự số đăng ký cá biệt của tài liệu. Đặc điểm của phương pháp sắp xếp tài liệu theo hình thức thường tiết kiệm diện tích kho tài liệu và giá sách, hình thức đẹp, gọn ngàng, sắp xếp dễ dàng. Song song nhược điểm mang lại không ít đó là: Tài liệu cùng chủ đề, môn loại bị phân tán, khó thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu của độc giả, không phản ánh được nội dung kho tài liệu, hạn chế việc giới thiệu VTL cho NDT…
Khác biệt với kho quốc văn, hiện nay kho đọc mở ngoại văn đang sắp xếp theo nội dung, nghĩa là dựa vào nội dung của tài liệu để sắp xếp cho thứ tự, khoa học. Hiện nay phương pháp sắp xếp theo nội dung rất phổ biến, nhất là với kho tự chọn bởi ưu điểm sau:
Cho phép tập trung tất cả tài liệu có cùng môn loại, cùng chủ đề, cùng đề tài vào một vị trí cố định trên giá, thuận lợi cho việc đáp ứng nhu cầu tin của NDT, đồng thời phương pháp này cũng thuận lợi cho việc tuyên truyền, giới thiệu và hướng dẫn NDT sử dụng kho tài liệu. Song, nhược điểm của phương pháp này chính là tốn diện tích kho, hình thức sắp xếp tài liệu không đẹp, khó đảm bảo vị trí ổn định của tài liệu trên giá. Mặc dù vậy, nếu xét về tổng thể phương pháp này lại phù hợp hơn cả và đang được nhiều thư viện trên toàn thế giới áp dụng cho hình thức phục vụ kho mở.
Đây cũng là vấn đề đặt ra cho lãnh đạo và cán bộ thư viện cần xem xét lại để đi đến thống nhất phương pháp xếp giá chung cho kho mở cũng như cho toàn kho sách khác trong thư viện. TV trường cũng nên nhanh chóng thống nhất lấy phương pháp sắp xếp theo nội dung cho kho tài liệu Quốc văn trước khi tiến hành phục vụ mở cửa theo hình thức kho mở.
Việc sắp xếp phải tuân theo đúng nguyên tắc sắp xếp chung, kho sách phải được sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới…Trên thực tế hiện nay nguyên tắc sắp xếp trong kho mở của Thư viện chưa đúng với nguyên tắc sắp xếp sách theo nguyên tắc cơ bản chung của mỗi thư viện. Điều này có thể thấy rõ tại kho ngoại văn chỉ dừng lại ở việc sắp xếp từ trên xuống dưới, trong mỗi ô của giá sách, theo chiều đứng của cuốn sách. Điều này là một trong những bất hợp lý trong nguyên tắc xếp kho. Thiết nghĩ trong năm học tới, thư viện nên kết hợp với các nhóm sinh viên thực tập, tiến hành sắp xếp lại kho sách tạo điều kiện cho NDT dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm tài liệu khi cần cũng như cán bộ thư viện sẽ thuận tiện trong việc sắp xếp tài liệu.
Sau mỗi đề mục cần phải để lại những khoảng trống để tiếp nhận sách mới sẽ bổ sung vào tiếp tục mà không gây ảnh hưởng đến trật tự chung của kho sách. Việc sử dụng các cấp phân loại tổng quát hay chi tiết để phân khu vực cho các tài liệu tùy thuộc vào khối lượng tài liệu cụ thể của mỗi chuyên ngành. Nếu số lượng tài liệu trong một đề mục quá lớn (trên 50 đơn vị bản sách) thì cần chia nhỏ theo nhóm con, sử dụng cấp phân loại sâu hơn và chi tiết hơn nữa. Đồng thời cần dùng các phích tiêu đề để chỉ chỗ cho mỗi khoảng phân mục ở mỗi môn loại. Ngược lại, nếu số lượng tài liệu (số bản) trong một đề mục quá ít thì có thể hợp nhất một số đề mục bằng các cấp phân loại rộng hơn.
Để việc lựa chọn sách của bạn đọc được dễ dàng, sách trên giá không nên xếp cao quá đầu người nhiều. Ở mỗi ngăn cũng không nên xếp sách quá chật để bạn đọc dễ dàng xê dịch sách khi tìm.
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở
3.2.1. Ưu tiên đầu tư kinh phí thích hợp cho tổ chức và hoạt động kho mở Tại Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 6/8/2002, Quy định chi tiết thi hành Tại Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 6/8/2002, Quy định chi tiết thi hành pháp lệnh TV tai điều 14- Chương IV quy định chính sách đầu tư của Nhà nước đối với hoạt động bằng ngân sách Nhà nước như sau:
Đảm bảo kinh phí cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dụng cơ sở vật chất kỹ thuật theo hướng hiện đại hóa, từng bước thực hiện điện tử hóa, tự động
hóa, xây dựng thư viện điện tử và phát triển thư viện kỹ thuật số, mở rộng hoạt động thư viện, tạo cảnh quan, môi trường văn hóa nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người đọc; tổ chức khai thác, sử dụng vốn tài liệu thông tin và các hoạt động khác của thư viện theo đúng chỉ tiêu, kế hoạch đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
Công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của các kho mở tại Thư viện ĐHXD HN hiện nay còn gặp nhiều khó khăn mà hướng giải quyết phải bắt đầu từ điểm xuất phát từ chính sách của Nhà trường, công tác lãnh đạo, chỉ đạo ngành và công tác quản lý về mặt tổ chức, cơ chế, kinh phí, trang thiết bị cũng như đào tạo…Công tác đầu tư phát triển cho các kho mở phải được nhìn nhận và xem xét như một hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của thư viện.
Thư viện Trường ĐHXD HN cũng được xem là một trong những thư viện chuyên ngành lớn của Hà Nội vì vậy, cũng cần có sự quan tâm hơn nữa trong việc đầu tư kinh phí hoạt động của thư viện tăng mức đầu tư lên 3 tỉ mỗi năm, tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện phân bổ, thực hiện tốt các công việc, hoạt động phát triển chung của Thư viện cũng như thúc đẩy mọi hoạt động và tổ chức phát triển của kho mở mạnh hơn nữa.
Ở bất cứ kho tài liệu nào cũng vậy, muốn tổ chức tốt, nhất là trong hệ thống kho mở thì phải có một nguồn lực thông tin đầy đủ cả về lượng lẫn chất, việc xây dựng nguồn lực thông tin phong phú, đa dạng là việc cần thiết. Để TV Trường ĐHXD HN có được hiệu quả phục vụ tốt, ngay từ bây giờ nên chú trọng đầu tư, bởi nguồn lực thông tin luôn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động phát triển thông tin. Để làm tốt công tác này, Thư viện cần:
Tăng cường ngân sách và xây dựng chiến lược, các kế hoạch và chính sách bổ sung tài liệu cụ thể cho kho mở như: các định mức, các tỉ lệ, các tiêu chuẩn, các thể chế có liên quan đến chính sách bổ sung và bảo quản tài liệu.
Xác định rõ diện ưu tiên tài liệu cần bổ sung để có thể bổ sung được đúng những tài liệu thiết yếu cho NDT sử dụng, tránh sự bổ sung thừa, dàn trải, thiếu quan tâm đến chất lượng tránh sự lãng phí diện tích trong kho mở.
Quan tâm đúng mức hơn đến việc khảo sát nhu cầu tin của các đối tượng NDT trước khi bổ sung tài liệu
Cần lập kế hoạch cụ thể hàng năm, đảm bảo nguồn kinh phí ổn định cho công tác tổ chức và hoạt động của các kho mở. Nguồn kinh phí này bao gồm: Kinh phí bổ sung tài liệu; kinh phí sửa chữa, phát triển, mở rộng kho, kinh phí nâng cấp, mua sắm các trang thiết bị cho kho mở: Phần mềm, cổng từ, mở rộng phòng ốc, chi phí bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị; kinh phí cho việc bảo quản tài liệu, chống bụi, ẩm, mối mọt…và vấn đề cần làm ngay đó chính là số báo và tạp chí hàng ngày cần được lựa chọn, đóng quyển để lưu giữ, phục vụ đông đảo NCT của NDT sau này khi cần (từ trước tới nay chưa được cán bộ phục vụ thực sự chú trọng công tác này).
Cần chú trọng hơn đến công tác thanh lọc tài liệu. Tài liệu trong kho mở hiện nay có số lượng khá lớn, song nội dung lại chưa đầy đủ, thiếu cập nhật và chưa được tổ chức một cách hợp lý. Trước mắt Thư viện cần thanh lọc các tài tiệu vốn có, bỏ đi những tài liệu không còn giá trị thông tin, hoặc không còn phù hợp với giai đoạn mới, phải đề ra các tiêu chí về nội dung, loại hình, ngôn ngữ, thời gian, số lượng bản giữ lại … Làm tốt công tác thanh lọc, kho tài liệu của TV không những không chỉ giảm đi về chất lượng, mà còn tạo điều kiện tăng diện tích cho kho mở.
Cần đầu tư, đa dạng hóa các loại hình tài liệu, tăng cường bổ sung các dạng tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử, tài liệu số hóa..) như các CD-ROM, CSDL, sách điện tử, usb…
Có giải quyết tốt những giải pháp trên mới đa dạng hóa các loại hình tài liệu trong thư viện, bởi VTL càng phong phú và đa dạng càng dễ dàng, thuận tiện, tạo động lực cho việc triển khai các hoạt động trong kho mở phát triển.
Hiện nay, tại kho mở phòng đọc ngoại văn số lượng sách tiếng Đức, tiếng Nga cũng như một số sách khác đã quá lâu và quá mục nát, trong khi đó, đã từ rất lâu NDT lại không có nhu cầu sử dụng đến vốn sách đó. Việc thanh lý sách cũng là việc mà cán bộ thư viện cần làm thường xuyên trong thời gian tới và chỉ cần giữ lại một bản khi cần thiết.
3.2.2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của kho mở Việc ứng dụng CNTT hiện đại trong hoạt động của các kho mở mang lại Việc ứng dụng CNTT hiện đại trong hoạt động của các kho mở mang lại nhiều hiều quả cao cho công tác phục vụ bạn đọc như làm tăng thêm hiệu quả tìm kiếm và sử dụng thông tin, thông tin được cung cấp nhanh, với độ chính xác cao.
Dưới sụ phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và tác động của cuộc cách mạng của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, việc trang bị các thiết bị hiện đại, chủ yếu là các thiết bị về tin học trong các thư viện là vấn đề rất quan trọng.
Hiện nay, do phần mềm Libol 5.0 không được nâng cấp và hàng loạt các máy tính chưa được hoạt động trở lại từ năm 2008 nên Thư viện vẫn đang vận hành kho mở chủ yếu theo phương thức truyền thống. Vì vậy, công tác phục vụ và tổ chức kho của cán bộ thư viện vất vả hơn so với kho đóng.
Để tiết kiệm thời gian, công sức cho thủ thư trong thời gian tới TV Trường ĐHXD HN nên phát triển theo hướng tin học hóa, hiện đại hóa, xứng tầm với vai trò và vị thế là một thư viện chuyên ngành của một trường Đại học hàng đầu về xây dựng của Việt Nam. Việc thực hiện đề án nâng cấp thư viện, hướng tới mục tiêu tiến lên xây dựng thư viện điện tử nên được sớm đưa ra, tăng cường khả năng hội nhập với cộng đồng các cơ quan TT-TV khác. Việc tăng cường ứng dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động kho mở đã được Ban lãnh đạo TV quan tâm từ trước song