Công tác bảo quản vốn tài liệu (VTL) có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan thông tin thư viện. Bảo quản tốt tài liệu là góp phần làm tăng số lượng và phong phú nội dung VTL, giữ gìn di sản văn hoá của dân tộc và nhân loại, tăng tuổi thọ của tài liệu, tiết kiệm ngân sách Nhà nước.
Tại điều 2 – Chương 1 – Pháp lệnh Thư viện năm 2000 có nêu “Thư viện có chức năng, nhiệm vụ, gìn giữ di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”. [3]
Kho mở đối với nhiều bạn đọc đang còn là hình thức mới nên ý thức của bạn đọc chưa được phát huy trong việc giữ gìn tài liệu, việc mất mát, hao hụt tài liệu cũng là điều khó tránh khỏi.
Để tổ chức kho mở thành công và đem lại hiệu quả tốt thì công tác bảo quản tài liệu là việc không thể thiếu. Công việc này giúp kéo dài tuổi thọ của vốn tài liệu, hạn chế tới mức tối đa sự lão hóa và xuống cấp của chúng, do vậy các hoạt động
bảo quản như: vệ sinh, tu bổ và sắp xếp lại sách vở tài liệu là một việc phải làm hàng ngày của mỗi thư viện.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu, Thư viện nói chung và kho mở nói riêng của trường ĐHXD HN đã được trang bị hệ thống các bình xịt, quạt và phương tiện phòng chống cháy nổ cần thiết để xử lý kịp thời khi sảy ra sự cố.
Với diện tích kho tương đối rộng, đảm bảo đủ chỗ chứa tài liệu trong khoảng thời gian nhất định, ngay cả khi bổ sung nhiều tài liệu, tránh phải dồn giãn kho thường xuyên, tạo điều kiện cho người đọc tìm kiếm tài liệu và truy cập tới các dịch vụ của thư viện.
Toàn bộ các giá, kệ trong kho mở đều được trang bị đồng bộ giá sắt quét sơn. Khoảng cách giữa các cửa sổ và giá sách đều cách xa nhau 70 cm, các rèm che cho tất cả các cửa sổ đều có, tránh tình trạng sách bị ánh nắng/ sáng chiếu trực tiếp làm sách dễ bị giòn. Hệ thống đèn chiếu sáng được lắp đặt đầy đủ. Hàng tuần kho mở của thư viện đều được vệ sinh một buổi vào cuối ngày trong tuần.
Sách trong kho mở được xếp theo trật tự từ trên xuống dưới, cuối mỗi đề mục đều để trống một khoảng nhằm mục đích bổ sung sách cho các lần tiếp theo. Tài liệu trong kho mở đều được sắp xếp ngay ngắn trên giá, không để nghiêng, không xếp chật, không để sai trật tự, đảm bảo sách không bị rách, nát đồng thời sách cũng được sắp xếp cách xa trần và nền tránh tình trạng nấm mốc phát triển.
Khoảng cách của các giá sách được cách xa nhau nên cán bộ và máy camera dễ dàng bao quát được kho sách cũng như NDT. Tránh tình trạng bạn đọc cắt, xé tài liệu ngay trong kho. Thủ thư là người luôn nêu cao tinh thần, trách nhiệm, ý thức nghề nghiệp, trân trọng, yêu quý tài liệu và không ngừng nâng cao về mặt nghiệm vụ. Họ được trang bị kiến thức về bảo quản tài liệu cũng như kiến thức về phòng cháy, chữa cháy trong thư viện. Bên cạnh đó việc kiểm kê được các cán bộ thường xuyên tiến hành vào hàng quý để biết và tránh được tình trạng thiếu hụt tài liệu.
Nếu như kho đóng kiểm kê tài liệu bằng cách đối chiếu số đăng ký cá biệt với sách trên giá thì kho mở lại hoàn toàn ngược lại. Trong kho mở có hộp phích
mục lục công vụ dành riêng cho cán bộ thư viện kiểm kê tài liệu. Hộp phích mục lục công vụ bao gồm tên các tài liệu và đăng ký cá biệt của tài liệu.
Với những giờ cao điểm, lượng độc giả thường đông đúc, hệ thống các máy móc, cổng từ, camera…luôn hoạt động trong giờ phục vụ tránh tình trạng thất thoát tài liệu ra bên ngoài. Song, trên thực tế, hiện nay hệ thống giám sát, cổng từ camera đang bị hỏng nặng và chưa được nâng cấp trong kho mở, đây cũng là vấn đề gây nhiều nhức nhối cho hoạt động của Thư viện cũng như cho mỗi cán bộ nơi đây nói chung.