1. Chuẩn hóa đội ngũ bán hàng
2.7. Phát triển các chương trình hành động và phân bổ ngân sách 1 Các chương trình hành động –sáng kiến
2.7.1. Các chương trình hành động –sáng kiến Viễn cảnh (Pers pectiv es) Mục tiêu
(Objectives) Chỉ số đo (Measures) Chương trình hành động
( Initiative) Tài Chính (25%) Tăng doanh thu Tổng doanh số bán hàng: Mở thêm 2 chi nhánh ở TpHCM và Miền trung -Doanh thu bán lẽ
Triển khai giám sát điểm bán lẻ, tăng hiệu quả QC,KM
-Doanh thu bán sĩ
Thăm hỏi, chào giá thành công các đại lý miền tây và trung
-Doanh thu dự án
Tăng cường quan hệ dự án Quân đội, Ngân hàng, trường học
53
nhuận Lãi gộp/Doanh thu Tăng doanh thu, giảm chi phí
EBIT cần đạt
Yêu cầu NCC thanh toán chiết khấu đúng hạn, tăng tỷ lệ chiết khấu, đạt doanh số, giảm chi phí
Giảm chi phí
Giảm chi phí lãi vay/ Tổng CP
Giảm đòn cân nợ, tăng cường vốn cổ đông
Giảm chi phí bán hàng/ Tổng CP
Chuẩn hóa QT Bán hàng, cân đối chiết khấu
Giảm chi phí QLDN/ Tổng CP
Phân bổ chi phí về các chi nhánh, tăng cường giám sát Cp/tháng
Khách hàng (25%) Giảm KH phàn nàn Giảm % số KH phàn nàn bộ phận BH
Khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng
Giảm % số KH phàn nàn bộ phận giao nhận
Chuẩn hóa giám sát quy trình giao hàng, cập nhật CRM Giảm % số KH phàn nàn
bộ phận Lđặt/TVKT
Chuẩn hóa giám sát quy trình lắp đặt, cập nhật CRM
Giảm % số KH phàn nàn các bộ phận khác
Tuân thủ đúng quy trình làm việc, phương châm phục vụ
Tăng lượng KH mua hàng
Tăng % Số KH mới mua hàng
Quảng bá nhiều hơn các CTKM, Tìm kiếm kênh Marketing mới Tăng % số KH cũ quay
lại mua hàng
Tăng cường chăm sóc KH đúng mực, tri ân khách hàng
% Số KH thân thiết ( VIP )
Thăm hỏi, tặng quà VIP, cập nhật thông tin KM thường xuyên
Chào giá thành công
% Số lượng báo giá Bán Sĩ
Mở thị trường 100% các tỉnh lân cận TpHCM, miền Tây
% Số lượng báo giá Dự Án
Tăng cường quan hệ Quân khu, các tập đoàn, tổng công ty % Tỷ lệ báo giá thành
công
Giữ thông tin phản hồi KH sau BG, kiểm tra giá cạnh tranh
Thu hồi Tỷ lệ nợ quá hạn/doanh Theo dõi tình hình kinh doanh
54
công nợ số bán lẽ của KH, đốc thúc lịch trả nợ
Tỷ lệ nợ quá hạn/doanh số bán sĩ
Theo dõi tình hình kinh doanh của KH, đốc thúc lịch trả nợ Tỷ lệ nợ quá/doanh số
bán dự án
Theo dõi tình hình kinh doanh của KH, đốc thúc lịch trả nợ
Phát triển chi nhánh
Tăng số chi nhánh ( chuỗi )
Kế hoạch tiền trạm, khảo sát vị trí và thị trường mới
Tăng diện tích sàn bày bán hàng
Quan hệ Hãng&NCC bày hàng. Tìm kiếm nguồn hàng mới
Quy trình nội bộ (25%) Chuẩn hóa quy trình nội bộ Số phòng ban, chi nhánh có quy trình mô tả công việc rõ ràng
Thường xuyên cập nhật SĐTC, QT cho các PB, cải tiến QT Tỷ lệ cải tiến và thiết lập
lại quy trình
Ghi nhận ý kiến các phòng ban, học hỏi từ đối thủ, công ty lớn
Hợp lý hóa việc phục vụ KH
Giảm % Số lượng đổi trả SP
Kiểm tra hàng hóa trước khi giao, giám sát QC
Giao hàng đúng hẹn:
-Bộ phận giao nhận
Cải tiến CRM, lên lịch trình khoa học, kiểm tra nguồn hàng
-Bộ phận Lđặt/TVKT
Cải tiến CRM, lên lịch trình khoa học, nâng cao tay nghề
-Bộ phận bảo hành
phân bổ lịch kiểm tra, theo dõi trả hãng, đối chiếu CRM
Tăng hiệu quả
QC/KM
Hiệu quả tăng DT sau QC
Lên và đánh giá kế hoạch DT trước, nghiên cứu TT, kênh Số chương trình QCKM
Lập kế hoạch ngân sách QC đầu năm,chọn kênh QC hiệu quả
Tăng hiệu quả KD đầu cuối
Doanh thu KDĐC Kho Vận
Tăng chào hàng bán kèm Sp chính, mua hàng NCC uy tín Doanh thu KDĐC của Quảng cáo, khuyến mãi, lập KH
55
TTBHKH doanh thu, HL nhân viên TT
Quản trị tồn kho hiệu quả
Giảm hư hỏng do chuyển kho
Huấn luyện NV Kho và tài xế, kiểm kho, bám thị trường Số ngày tồn kho bình
quân
Thanh lý hàng tồn, bám thị trường, phối hợp Marketing
Đáp ứng điều kiện làm việc NV
Giảm số lần tai nạn lao động
Nâng cao tay nghể, ý thức TN lao động, sử dụng CCDC
Chi trả thưởng đúng hạn
Chuẩn hóa quy trình KT nội bộ, hệ thống báo cáo T/C nội bộ Số lần cảnh cáo nhân viên
Huấn luyện VHDN, kiểm tra đầu vào tuyển dụng
Tỷ lệ nhân viên thôi việc
Phỏng vấn thôi việc, cải thiện VHDN, đoàn kết nội bộ Học hỏi &Phát triển (25%) Chuẩn hóa đội ngủ bán hàng Tỷ lệ NV TVKT đạt TC 7/7
Kiểm tra và mở lớp nâng cao tay nghề 7/7 hàng quý.
Tỷ lệ NV TVKT đạt TC 7/7/7
Kiểm tra và mở lớp nâng cao tay nghề 7/7/7 hàng quý.
Số khóa đào tạo cấp quản lý
Khảo sát và mời các Giảng viên/Khóa học chất lương Số khóa đào tạo NV
nghiệp vụ Khảo sát và tổ chức các trường nghiệp vụ uy tín Nâng cao trình độ CNTT
Nhân viên hiểu và cập nhật BSC qua mạng
Đào tạo, huấn luyện nhân viên sử dụng cập nhật BSC
Nhân viên đạt c/c tin học nội bộ
Tổ chức cho nhân viên các khóa đào tạo IT
Huấn luyện nội bộ
HL nghiệp vụ giữa các BP
Lịch huấn luyện chéo các BP hàng năm
Tỷ lệ hài lòng các buổi HLNB
Chọn lựa người HL, đánh giá kiểm tra, lưu trữ điểm
Nâng cao Tỷ lệ NV có bằng ĐH trở Khuyến khích NV tham gia học
56
trình độ chung
lên tập, tăng chọn lựa đầu vào
Tỷ lệ NV trình độ AV C
Khuyến khích NV tham gia học tập, tăng chọn lựa đầu vào
Hoạt động phong trào Số CT, Phong trào Hđ tập thể, từ thiện. Lên lịch tồ chức các event, các CT từ thiện, nghỉ mát...
Bảng 2.12: Liệt kê các chương trình hành động cho BSC cấp công ty 2.7.2. Dự toán và phân bổ ngân sách
Sau khi đã hình thành các chương trình hành động, các phòng ban sẽ được yêu cầu xác lập ngân sách để hoàn thành các chương trình hành động này. Việc lập ngân sách cần thu thập và đối chiếu với các khoản mục đã hình thành trong quá khứ, so sánh đối chiếu với hiện tại. Sau khi đã tổng hợp được ngân sách từ các phòng ban và các chi nhánh, ta sẽ có được ngân sách Tổng công ty cho các chương trình hành động đáp ứng cho các mục tiêu và chỉ tiêu đặt ra nhằm đạt được kết quả trên BSC. Việc phân bổ ngân sách hành động sẽ được tiến hành theo chiều ngược lại và được giám sát thực hiện bởi các bộ phận tài chính liên quan, báo cáo định kỳ cùng với việc thực hiện BSC. Cần lưu ý rằng việc xét duyệt lại ngân sách cho từng chương trình hành động ở cấp công ty phải được xem xét kỷ và có sự liên kết hợp lý từ việc tổng hợp các ngân sách các cấp bên dưới, tương ứng với các chương trình hành động trong các BSC ở cấp đó. Bảng 2.13 sẽ liệt kê và thống kê toàn bộ ngân sách cho các mục tiêu và nhóm mục tiêu của từng viễn cảnh. Kết quả và hiệu quả sử dụng ngân sách sẽ được đánh giá và báo cáo định kỳ theo từng tháng/ quý để ban Tổng Giám Đốc nắm bắt và có kế hoạch điều chỉnh lại phân bổ ngân sách sao cho phù hợp nhất.
57
kế hoạch hành động Ngân
sách
( Initiative) (Triệu
đồng)
Tăng doanh thu Tăng doanh thu F1
Mở thêm 2 chi nhánh ở TpHCM và Miền trung, Triển khai
giám sát điểm bán lẻ, tăng hiệu quả QC,KM 100,000
Tăng lợi nhuận Chỉ tiêu lãi gộp cần đạt F2 Tăng doanh thu, giảm chi phí 0
Tỷ lệ lãi gộp/doanh thu F3 Tăng doanh thu, giảm chi phí 0 Lợi nhuận sau thuế EBIT cần đạt F4 Yêu cầu NCC thanh toán Ck đúng hạn, tăng tỷ lệ chiết khấu 0
Giảm chi phí % Giảm chi phí lãi vay/Tổng chi phí F5 Giảm đòn cân nợ, tăng cường vốn cổ đông 0
% Giảm chi phí bán hàng/Tổng chi phí F6 Chuẩn hóa QT Bán hàng, cân đối chiết khấu 0 % Gỉảm chi phí QLDN/Tổng chi phí F7 Phân bổ chi phí về các CN, tăng cường giám sat Cp/tháng 0
TỔNG CỘNG
Giảm KH phàn nàn % Giảm số KH phàn nàn bộ phận BH C1 Nhắc nhở cách thức BH và QHKH trong cuộc họp hàng tuần
% Giảm số KH phàn nàn bộ phận giao nhận C2 Chuẩn hóa giám sát quy trình giao hàng, cập nhật CRM % Giảm số KH phàn nàn bộ phận Lắp đặt/TVKT C3 Chuẩn hóa giám sát quy trình lắp đặt, cập nhật CRM % Giảm số KH phàn nàn bộ phận khác C4 Tuân thủ đúng quy trình làm việc, phương châm phục vụ
Tăng lượng KH mua hàng % Tăng Số KH mới C5 Quảng bá nhiều hơn các CTKM, Tìm kiếm kênh Mar mới
Tỷ lệ KH cũ mua hàng C6 Tăng cường chăm sóc KH đúng mực, giới thiệu CTKM… Tăng % số KH thân thiết ( VIP ) C7 Thăm hỏi KH VIP, cập nhật thông tin KM thường xuyên
Tăng số lần chào giá thành công Tăng tỷ lệ báo giá Bán Sĩ C8 Mở thị trường 100% các tỉnh lân cận TpHCM, miền Tây
Tăng tỷ lệ báo giá Dự Án C9 Tăng cường quan hệ Quân khu, các tập đoàn, tổng công ty Tỷ lệ thành công trên mỗi báo giá gởi đi C10 Giữ thông tin phản hồi KH sau BG, kiểm tra giá cạnh tranh
Thu hồi công nợ Tỷ lệ nợ quá hạn/doanh số bán lẽ C11 Theo dõi, tìm hiểu tình hình KD KH, đốc thúc lịch trả nợ
Tỷ lệ nợ quá hạn/doanh số bán sĩ C12 Theo dõi, tìm hiểu tình hình KD KH, đốc thúc lịch trả nợ Tỷ lệ nợ quá hạn/doanh số bán dự án C13 Theo dõi, tìm hiểu tình hình KD KH, đốc thúc lịch trả nợ
Phát triển chi nhánh Tổng số chi nhánh ( chuỗi + cửa hàng ) C14 Kế hoạch tiền trạm, khảo sát vị trí và thị trường mới
% Tăng diện tích sàn bày bán hàng C15 Quan hệ Hãng&NCC bày hàng. Tìm kiếm nguồn hàng mới
TỔNG CỘNG 50 50 2500 500 0 100 T ài C h ín h ( 25% )
Mục tiêu ( Objectives) Chỉ số đo ( Measures) Mã số
K h ác h h àn g ( 25% )
58
Chuẩn hóa quy trình Số phòng/CN Có QCHĐ, SĐTC,MTCV rõ ràng P1 Thường xuyên cập nhật SĐTC, QT cho các PB, cải tiến QT
% Số Phòng/CN có cải tiến và thiết lập lại quy trình P2 Ghi nhận ý kiến các PB, học hỏi từ đối thủ, công ty lớn
Hợp lý hóa việc phục vụ Giảm % số lượng đổi trả SP P3 Kiểm tra hàng hóa trước khi giao, giám sát QC
Giảm % số lần giao hàng trể bộ phận giao nhận P4 Đối chiếu CRM, lên lịch trình khoa học, kiểm tra nguồn hàng Giảm % số lần giao hàng trể Lắp đặt/TVKT P5 Đối chiếu CRM, lên lịch trình khoa học, nâng cao tay nghề Giảm % số lần giao hàng trể BP bảo hành P6 phân bổ lịch kiểm tra, theo dõi trả hãng, đối chiếu CRM
Tăng hiệu quả Quảng cáo/KM Hiệu quả tăng doanh thu sau quảng cáo khuyến mãi P7 Lên và đánh giá kế hoạch DT trước, nghiên cứu TT, kênh
Tỷ lệ KH hài lòng sau các đợt khảo sát P8 Lập kế hoạch đầu năm,chọn kênh QC hiệu quả
Tăng hiệu quả KD đầu cuối Tỷ lệ đáp ứng các thiết bị đầu cuối cho KH P9 Tăng chào hàng bán kèm Sp chính, mua hàng NCC uy tín
Tỷ lệ KH hài lòng sau khi phục vụ đầu cuối P10 Quảng cáo, khuyến mãi, lập KH doanh thu, HL nhân viên TT Giảm % số lần NV KDĐC KV vi phạm P11 Bán theo quy trình, huấn luyện đạo đức NV
Giảm % số lần NV KDĐC TTBH vi phạm P12 Bán theo quy trình, huấn luyện đạo đức NV
Quản trị tồn kho hiệu quả Giảm % tỳ lệ hàng hư hỏng do chuyển kho P13 Huấn luyện NV Kho và tài xế, kiểm kho, bám thị trường
Số ngày tồn kho bình quân P14 Thanh lý hàng tồn, bám thị trường, phối hợp Marketing
Đáp ứng điều kiện làm việc NV % Giảm tai nạn lao động P15 Nâng cao tay nghể, ý thức TN lao động, sử dụng CCDC
Tỷ lệ chi trả lương/thưởng đúng hạn P16 Chuẩn hóa quy trình KT nội bộ, hệ thống báo cáo T/C nội bộ Giảm % Số nhân viên bị cảnh cáo P17 Huấn luyện VHDN, kiểm tra đầu vào tuyển dụng
Tỷ lệ nhân viên thôi việc P18 Phỏng vấn thôi việc, cải thiện VHDN, đoàn kết nội bộ
TỔNG CỘNG
Chuẩn hóa đội ngủ bán hàng Tỷ lệ NV TVKT đạt TC 7/7 L1 Kiểm tra và mở lớp nâng cao tay nghề 7/7 hàng quý.
Tỷ lệ NV TVKT đạt TC 7/7/7 L2 Kiểm tra và mở lớp nâng cao tay nghề 7/7/7 hàng quý. Số khóa đào tạo cấp quản lý L3 Khảo sát và mời các Giảng viên/Khóa học chất lương Số khóa đào tạo NV nghiệp vụ L4 Khảo sát và tổ chức các trường nghiệp vụ uy tín
Nâng cao trình độ CNTT Nhân viên sử dụng báo cáo qua mạng L5 Huấn luyện và kiểm tra định kỳ
Nhân viên đạt chứng chỉ IT nội bộ L6 Huấn luyện IT nội bộ, kiểm tra đánh giá báo cáo kết quả
Huấn luyện nội bộ Huấn luyện nghiệp vụ giữa các BP L7 Lịch huấn luyện chéo các BP hàng năm
Tỷ lệ hài lòng các buổi huấn luyện nội bộ L8 Chọn lựa người HL, đánh giá kiểm tra, lưu trữ điểm
Nâng cao trình độ chung Tỷ lệ NV có bằng ĐH trở lên L9 Khuyến khích NV tham gia học tập, tăng chọn lựa đầu vào
Tỷ lệ NV trình độ AV C L10 Khuyến khích NV tham gia học tập, tăng chọn lựa đầu vào
Hoạt động phong trào Số CT, Phong trào Hđ tập thể L11 Khuyến khích khen thưởng các phong trào, cấp ngân sách
Số lần tham gia từ thiện/ xã hội L12 Khuyến khích khen thưởng các phong trào, cấp ngân sách
TỔNG CỘNG 103,720 300 50 100 10 10 0 10 20 20 50 0 Q u y t rì n h n ội b ộ ( 25% ) H ọc h ỏi & P h át t ri ển ( 25% )
59