- Tuy nhiên, trên thực tế, việc điều chỉnh lượng tiền và cáckhoản nợ thường
3. Quản lý tài sản lưu động (TSLĐ) của doanh nghiệp
Tài sản lưu động là tài sản chỉ tham gia 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh như nguyên, nhiên, vật liệu, phụ liệu,... đến chu kỳ sản xuất kinh doanh sau lại phải dùng tài sản lưu động mới. Do đặc điểm này nên toàn bộ giá trị của tài sản lưu động được chuyển dịch 1 lần vào sản phẩm và được bù đắp toàn bộ khi sản phẩm được tiêu thụ.
So với TSCĐ, TSLĐ quay vòng nhanh nhiều hơn nên việc quản lý TSLĐ có ảnh hưởng quyết định đến khả năng tạo doanh thu và sinh lời cho công ty. Để việc quản lý TSLĐ tốt phải bắt đầu từ việc nghiên cứu khái niệm khả năng chuyển đổi của tài sản.
3.1. Khả năng chuyển đổi của tài sản
Khả năng chuyển đổi hay tính linh động (còn gọi là hoán chuyển) của một tài sản phản ánh mức độ dễ hay khó để chuyển đổi tài sản thành tiền. Đây là chỉ tiêu quan trọng trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp vì nó phản ánh khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
3.2 Cơ cấu và phân loại TSLĐ
3.2.1. Tài sản bằng tiền
Tài sản bằng tiền có thể tồn tại dưới dạng nội tệ, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Chỉ tiêu này phản ánh toàn bộ số tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo, qua đó giúp cho việc đánh giá khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp và có kế hoạch trả nợ kịp thời, đồng thời có kế hoạch đầu tư tài chính vốn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi để tránh ứ đọng vốn.
+ Phải thu của khách hàng: Là tiền bán hàng hoá, dịch vụ chưa thu được, nhưng đã được khách hàng chấp nhận thanh toán và tính vào doanh thu bán hàng trong kỳ, kể cả trường hợp cấp tín dụng thương mại ngắn và dài hạn.
+ Trả trước cho người bán: Chỉ tiêu này phản ánh số tiền đã trả trước cho người bán mà chưa nhận được sản phẩm tại thời điểm báo cáo.
+ Phải thu nội bộ: Các khoản phải thu nội bộ hình thành do cấp dưới có nghĩa vụ nộp lên cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới hoặc do các đơn vị nội bộ đã thu hộ chi hộ cho nhau hoặc giữa các đơn vị cấp dưới với nhau về bán hàng nội bộ. Các khoản phải thu nội bộ thường là: Đơn vị cấp dưới phải thu về số lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh đã được cấp trên chấp nhận cấp bù, phải thu bổ sung các quỹ từ cấp trên (ở đơn vị phụ thuộc như viện nghiên cứu), đơn vị cấp trên phải thu của các đơn vị cấp dưới để lập các quỹ là quỹ quản lý của cấp trên (chỉ có ở cấp trên và được tính vào chi phí của doanh nghiệp cấp dưới), quỹ phát triển kinh doanh dự trữ, khen thưởng, phúc lợi, thu một phần lãi kinh doanh và thu hồi vốn kinh doanh đã giao.
+ Các khoản phải thu khác như: các khoản phải thu về bồi thường vật chất đã có quyết định bồi thường, các khoản phải thu về lãi đầu tư tài chính...
+ Dự phòng các khoản phải thu khó đòi: là khoản dự kiến bị tổn thất của các khoản phải thu sẽ xảy ra trong kỳ kinh doanh tiếp theo do con nợ không có khả năng thanh toán.
Giá trị của các khoản phải thu được xác định trên báo cáo tổng kết tài sản là giá trị toàn bộ các khoản phải thu sau khi đã trừ đi dự phòng phải thu khó đòi tại thời điểm báo cáo.
3.2.3. Hàng tồn kho (hàng hóa vật tư)
Tài sản lưu động nằm trong quá trình dự trữ (chuẩn bị) sản xuất, gồm: - Hàng mua đang đi trên đường.
- Nguyên vật liệu tồn kho (đã nhập kho). - Dụng cụ trong kho.
- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hay còn gọi là bán thành phẩm (giá trị nguyên vật liệu được sử dụng vào sản xuất kinh doanh, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung,..).
Tài sản lưu động nằm trong quá trình dự trữ tiêu thụ, gồm: - Thành phẩm tồn kho.
- Hàng hoá tồn kho. - Hàng gửi đi bán.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (các khoản giảm giá nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá tồn kho dự kiến sẽ xảy ra trong kỳ kinh doanh tiếp theo).
Chỉ tiêu hàng tồn kho là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh giá trị các loại hàng tồn kho dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, sau khi đã trừ dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại thời điểm báo cáo.
3.2.4. Tài sản lưu động khác
Ngoài 3 loại tài sản lưu động luôn luôn tồn tại kể trên, tuỳ doanh nghiệp và tuỳ từng thời kỳ có thể có các loại tài sản lưu động khác, trong đó có 3 dạng điển hình là:
- Tạm ứng cho người lao động.
- Chi phí trả trước (chi phí đợi phân bổ).
- Các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn.
3.3. Quản lý hàng hóa vật tư tồn kho
Việc kiểm soát lượng hàng tồn kho sao cho vừa đủ tại mỗi thời điểm gọi là vấn đề quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Nếu lượng tồn kho không đủ thì doanh nghiệp có thể gặp những khó khăn nhất định. Nhưng nếu lượng tồn kho nhiều quá thì doanh nghiệp sẽ tốn chi phí để lưu hàng và chậm thu hồi vốn.
3.3.1. Xác định nhu cầu nguyên, vật liệu dự trữ:
Nếu mức dự trữ của nguyên, vật liệu,.. không phù hợp và quá lớn với yêu cầu sản xuất kinh doanh thì có thể dư thừa gây ứ đọng, lãng phí nguồn vốn và hiệu quả thấp và ngược lại, sẽ gây ra tình trạng thiếu hụt và thậm chí phải tạm ngừng sản xuất. Do đó, mỗi doanh nghiệp điều phải xác định mức dự trữ thích hợp nhất đối với công ty trong từng trường hợp cụ thể.
Theo phương pháp này, có thể dựa vào tình hình tiêu hao vật tư của năm trước (hoặc kỳ trước) để ước tính số vật tư cần thiết cho kỳ này. Tỷ lệ điều chỉnh dựa trên mức độ giẩm tiêu hao vật tư, sản lượng dự kiến, giá vật tư,… Phương pháp này có tính chất kinh nghiệm, dễ áp dụng nhưng có thể có sai số đáng kể. Trường hợp doanh nghiệp mới hoạt động thì không áp dụng phương pháp này vì chưa có dữ liệu và kinh nghiệm của kỳ trước. Sau đây là ví dụ minh họa:
Công ty BIGKEY CO.LTD chuyên sản xuất các mặt hàng nhựa cao cấp với nguyên liệu chính là nhựa P.E. Tình hình thực tế sản xuất và cung ứng vật liệu chính năm 1996 như sau:
- Tổng sản lượng thành phẩm: 850 tấn - Nguyên liệu chính (P.E) được sử dụng: 930 tấn - Sản phẩm hỏng (không tái chế được): 4,5 tấn - Đơn giá nguyên liệu bình quân: 28.000 đồng/1 kg
Nhịp độ sản xuất và cung ứng vật liệu tương đối đều đặn trong năm. Năm 1997 BGĐ BIGKEY dự kiến kế hoạch với một số thông tin như sau: - Tổng sản lượng thực hiện (thành phẩm): 1.100 tấn
- Tỷ lệ sản phẩm hỏng giảm so với năm trước: 50%
- Thay thế 5% nguyên liệu chính bằng phụ liệu rẻ tiền với giá không đáng kể. - Đơn giá nguyên liệu bình quân so với năm trước tăng 4%.
Từ các dữ liệu trên, có thể ước tính nhu cầu và mức cung nguyên liệu (P.E) như sau:
- Tỷ lệ sản phẩm hỏng dự kiến năm 1997:
{(4,5 x 100%)/850} x 50% = 0,265% - Khối lượng nhựa P.E cần thiết năm 1997 là:
930 x 1.100 850
- Lượng tiền cần thiết để mua nhựa P.E là:
1.140,3 x 28.000 x 1,04 = 33.205.536 (đồng)
=> Mỗi tháng phải mua ít nhất 95,03 tấn P.E (1.140,3/12) và lượng tiền cần thiết để mua nguyên liệu đó là:
95,03 x 28.000 x 1,04 = 2.767.274 (đồng)
* Lưu ý rằng lượng vật tư xác định theo cách trên đây chưa tính đến lượng dự phòng. Mức độ dự phòng phụ thuộc vào nguồn hàng, khả năng biến động giá cả, thời gian chờ cung ứng, khoảng cách vận chuyển,… Trong các trường hợp có dữ liệu tương tự, có thể áp dụng công thức sau:
M1 = M0 x [Q1/Q0] x (1 – k1)(1 – k2) Và F1 = M1 x P1 = M1 x P0 x kp
Trong đó:
- M0 : Khối lượng nguyên liệu sử dụng năm trước - M1 : Khối lượng nguyên liệu sử dụng năm nay - Q1 : Sản lượng năm nay
- Q0 : Sản lượng năm trước
- k1, k2 : Hệ số tiết kiệm nguyên liệu và hệ số thay thế nguyên liệu - P0, P1 : Đơn giá nguyên liệu năm trước và năm nay
- kp : Hệ số tăng giá, giảm giá nguyên liệu - F1 : Số tiền dùng để mua nguyên liệu năm nay
3.4. Phân tích vòng quay của vốn lưu động
Tốc độ luân chuyển của vốn lưu động là một chỉ tiêu rất quan trọng để đánh giá hiệu quả tài chính của vốn, phản ánh tốc độ quay vòng của vốn lưu động trong một năm hay một thời kỳ nào đó. Trong điều kiện các nguồn lực và nguồn vốn có hạn, việc tăng số vòng quay của vốn lưu động trong năm là một hướng giải quyết cơ bản nhất của doanh nghiệp, nhất là các công ty thương mại.