Đối với giao dịch bảo lãnh ngân hàng liên quan đến bên bảo lãnh và bên nhận bảo lãnh, văn bản được lập ra giữa các bên là cam kết bảo lãnh. Theo khoản 9 Điều 3 Thông tư 28/2012/TT-NHNN quy định cam kết bảo lãnh là văn bản bảo lãnh của bên bảo lãnh với bên nhận bảo lãnh theo một trong các hình thức sau:
Thư bảo lãnh là văn bản cam kết của bên bảo lãnh với bên nhận bảo lãnh
về việc bên bảo lãnh sẽ thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho bên được bảo lãnh khi bên được bảo lãnh không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ đã cam kết với bên nhận bảo lãnh.
Hợp đồng bảo lãnh là văn bản thỏa thuận giữa bên bảo lãnh và bên nhận
bảo lãnh hoặc giữa bên bảo lãnh, bên nhận bảo lãnh và các bên có liên quan (nếu có) về việc bên bảo lãnh sẽ thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho bên được bảo lãnh khi bên được bảo lãnh không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ đã cam kết với bên nhận bảo lãnh.
Sau khi ký kết một hợp đồng cấp bảo lãnh với bên được bảo lãnh, bên bảo lãnh thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh của mình thông qua cam kết bảo lãnh. Ngoài ra, hình thức cam kết bảo lãnh khác do các bên tự thỏa thuận không trái với quy định của pháp luật Việt Nam.
Cam kết bảo lãnh phải được phát hành trên cơ sở mẫu in sẵn, do tổ chức tín dụng, chi nhành ngân hàng nước ngoài tự thiết kế, in ấn, phát hành và bảo quản phù hợp với đặc điểm từng loại bảo lãnh và dùng chung trong toàn bộ hệ thống của mình. Mẫu cam kết bảo lãnh được bảo quản như một loại giấy tờ có giá. Đối với cam kết bảo lãnh phát hành thông qua mạng thông tin liên lạc quốc tế giữa các ngân hàng (không phát hành được trên mẫu in sẵn) thì ngoài việc thực hiện theo quy trình phát hành qua mạng này, tổ chức tín dụng, chi
nhánh ngân hàng nước ngoài cần có quy trình giám sát, quản lý hoạt động phát hành bảo lãnh thông qua mạng này an toàn, giám sát hiệu quả.
Như vậy, nguyên tắc đầu tiên trong hình thức của bảo lãnh là các cam kết bảo lãnh phải được thể hiện bằng văn bản. Quy định này phù hợp với quy định của BLDS2005 về giao dịch dân sự cũng như quy định về hình thức của bảo lãnh với tư cách là một biện pháp bảo đảm. Tuy nhiên pháp luật hiện hành không quy định rõ khi nào sử dụng Thư bảo lãnh, khi nào sử dụng Hợp đồng bảo lãnh. Do đó, khái niệm Hợp đồng bảo lãnh hiện nay dường như vẫn mang tính hình thức khi thực tế các ngân hàng đều sử dụng hình thức Thư bảo lãnh. Việc quy định Thư bảo lãnh là cam kết của TCTD có thể gây sư hiểu sai về Thư bảo lãnh, theo đó, có thể Thư bảo lãnh bị coi là đề nghị của ngân hàng và có thể thay đổi nếu sự kiện cho việc thực hiện nghĩa vụ theo thư bảo lãnh chưa xảy ra.
Điều 7 của Thông tư 28/2012/TT-NHNN cũng quy định, các văn bản liên quan đến giao dịch bảo lãnh được lập bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần sử dụng tiếng nước ngoài, các bên liên quan được thỏa thuận sử dụng thêm tiếng nước ngoài trong các văn bản liên quan đến giao dịch bảo lãnh. Trường hợp có sự khác nhau về cách hiểu giữa văn bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì văn bản tiếng Việt là căn cứ pháp lý.
Quy định như trên chỉ phù hợp khi các bên tham gia giao dịch bảo lãnh là các tổ chức hoặc cá nhân và cơ quan giải quyết tranh chấp liên quan đến bảo lãnh tồn tại và và hoạt động theo luật pháp Việt Nam. Khi một bên tham gia giao dịch bảo lãnh là tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài hoặc khi luật điều chỉnh và/hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp là luật nước ngoài và tòa án nước ngoài, thì việc yêu cầu các văn bản liên quan đến giao dịch bảo lãnh được lập
bằng tiếng Việt hay bằng song ngữ với bản tiếng Việt được sử dụng làm căn cứ pháp lý xem ra khó được chấp nhận.
Giao dịch bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng của ngân hàng nước ngoài là một ví dụ điển hình cho thấy sự bất cập của quy định về ngôn ngữ của Thông tư 28. Trong giao dịch này, ngân hàng nước ngoài không thể và không chấp nhận phát hành bảo lãnh đối ứng (bao gồm cả nội dung bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng) bằng tiếng Việt hay bằng song ngữ.
Tương tự, ngân hàng nước ngoài, vì nhiều lý do khác nhau, cũng sẽ không chấp nhận bảo lãnh đối ứng bằng tiếng Việt do tổ chức tín dụng trong nước phát hành, cũng như sẽ không chấp nhận phát hành bảo lãnh bằng tiếng Việt hay bằng song ngữ tiếng Việt và tiếng nước ngoài theo yêu cầu của tổ chức tín dụng trong nước.
Ðối với giao dịch bảo lãnh mà bên nhận bảo lãnh là tổ chức hay cá nhân ở nước ngoài, việc phát hành bảo lãnh ngân hàng bằng tiếng Việt hay bằng song ngữ với tiếng Việt được sử dụng làm căn cứ pháp lý chắc chắn cũng sẽ không được bên nhận bảo lãnh chấp nhận.
Thực tế cho thấy các giao dịch mua bán ngoại thương thanh toán bằng hình thức chuyển tiền bằng điện, nhờ thu chứng từ hay thư tín dụng đều sử dụng ngôn ngữ tiếng nước ngoài nhưng khi có tranh chấp xảy ra và tranh chấp nếu được đưa ra tòa án Việt Nam xét xử, tòa án Việt Nam vẫn thụ lý xét xử, chứ không từ chối vì lý do ngôn ngữ sử dụng trong các văn bản giao dịch là bằng tiếng nước ngoài. Vậy, Ngân hàng Nhà nước cũng cần xem xét sửa đổi quy định về ngôn ngữ sử dụng trong các văn bản liên quan đến giao dịch bảo lãnh để phù hợp với thực tế cũng như tập quán quốc tế.