3.2.2.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ nguồn nhân lực
Rủi ro, tranh chấp đối với nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng hiện nay một phần rất lớn là do đạo đức của các cán bộ nhân viên. Do vậy, để giảm thiểu rủi ro, các ngân hàng cần triển khai các lớp đào tạo thường xuyên về hợp đồng bảo lãnh, các quy định pháp luật liên quan để nhân viên hiểu rõ bản chất nghiệp vụ.
Bên cạnh việc nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ thẩm định cũng như đội ngũ cán bộ trực tiếp xử lý các giao dịch hợp đồng bảo lãnh, các ngân hàng cũng cần phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các giám đốc chi nhánh về thẩm quyền ký kết, và thông báo công khai qua các văn bản. Bên cạnh đó, cũng cần xây dựng các chế tài, quy định xử phạt đối với các trường hợp vi phạm và quy trách nhiệm rõ ràng.
3.2.2.2. Nâng cao chất lượng nghiệp vụ bảo lãnh
Để hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng bảo lãnh, các ngân hàng cần xây dựng quy trình ký kết hợp đồng một cách rõ ràng và phân trách nhiệm cụ thể cho từng cán bộ trong quá trình ký kết, tránh đùn đẩy khi xảy ra tranh chấp.
Cần có bộ phận kiểm tra, thẩm định chứng từ của bên nhận bảo lãnh một cách chuyên nghiệp, tránh trường hợp chứng từ giả mạo, gây tổn thất tài chính cho ngân hàng. Bên cạnh đó, ngân hàng cũng cần có quy định để cán bộ
tín dụng tính toán ngày hết hiệu lực bảo lãnh, tránh ngày cuối cùng của thời hạn rơi vào ngày lễ, ngày nghỉ nhằm tránh vướng mắc từ khoản 2, Điều 18, Thông tư 28/2012/TT-NHNN.
Đối với các thông tin liên quan đến điều kiện cấp bảo lãnh, thẩm quyền, hạn mức bảo lãnh, quy trình, thủ tục cấp bảo lãnh, điều kiện chứng từ hợp lệ…các ngân hàng cần công bố thông tin lên website hoặc các thông cáo báo chí, các tài liệu đặt ở các phòng giao dịch nhằm cung cấp cho khách hàng đầy đủ và kịp thời các thông tin liên quan, đảm bảo tính minh bạch.
3.2.2.3. Xây dựng cơ chế quản trị rủi ro, tăng cường kiểm soát nội bộ
Để bảo đảm sự an toàn cho NH, không ngừng tăng cường kiểm tra, giám sát nội bộ một cách chặt chẽ; quản lý từng chứng thư bảo lãnh phát ra, tất cả chứng thư bảo lãnh NH đều phải đưa vào hệ thống quản lý. Khi đó, giám đốc các chi nhánh NH muốn phát hành chứng thư bảo lãnh buộc phải đăng ký qua hệ thống văn thư, có kiểm soát mới in được mẫu đơn bảo lãnh ra. Nếu không quản chặt, cán bộ NH dễ lợi dụng để trục lợi cá nhân nhưng cuối cùng NH phải gánh hậu quả, vẫn phải bồi thường cho DN thụ hưởng bảo lãnh.
Các NH cần rà soát lại các quy trình quản lý nội bộ liên quan đến việc ủy quyền về thẩm quyền, hạn mức ký phát hành chứng thư bảo lãnh. Cần có quy trình kiểm tra chéo, thường xuyên giám sát chặt chẽ thông tin giữa hội sở và chi nhánh, thông tin công khai tại hội sở, trụ sở chi nhánh nhằm khắc phục được hiện tượng ký khống, ký vượt thẩm quyền, sai quy trình như đã từng xảy ra ở một số chi nhánh NH.
Kiểm soát việc thực hiện đúng nội dung ủy quyền cũng là vấn đề quan trọng, nhằm hạn chế tình trạng lạm dụng hoặc bưng bít thông tin ký vượt thẩm quyền để trục lợi. Trên cơ sở quy định này, mỗi NH tùy thuộc vào quy
mô và tính chất hoạt động của mình sẽ ban hành quy chế quản lý nội bộ về thẩm quyền và hạn mức ký bảo lãnh cho từng người phụ thuộc.
Tăng cường kiểm tra tất cả các món bảo lãnh hiện hành, hoàn chỉnh lại hồ sơ, đánh giá tiến độ thực hiện hợp đồng, quản lý chặt chẽ quá trình thực hiện hợp đồng nhằm đảm bảo khả năng thanh toán khi có hợp đồng bảo lãnh đến hạn, cần có phương án dự phòng rủi ro kịp thời.