Ngày 28/02/2008, Bộ trưởng Bộ Tư pháp có Quyết định số 03/2008/QĐ-BTP ban hành Điều lệ mẫu về tổ chức và hoạt động của Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý (Điều lệ mẫu), tạo cơ cở pháp lý điều chỉnh thống nhất mô hình Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý để các địa phương triển khai thành lập và hướng dẫn hoạt động cho các Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý tại các xã thuộc các chương trình giảm nghèo. Theo thống kê chưa đầy đủ, đến nay trong toàn quốc đã thành lập 1.462 Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý ở các xã nghèo thuộc Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo giai đoạn 2006 - 2010 và 1.623 Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý tại các xã thuộc Chương trình 135 giai đoạn II.
2.1.3.1. Ban chủ nhiệm
Sau khi có Điều lệ mẫu, các Câu lạc bộ đã có sự thay đổi rõ nét về thành viên Ban chủ nhiệm. Tất cả các Câu lạc bộ đã bầu ra Ban chủ nhiệm, từ chỗ các thành viên Ban chủ nhiệm chủ yếu là cán bộ lãnh đạo xã thì nay đã có sự tham gia rộng rãi của người thực hiện trợ giúp pháp lý, người đứng đầu các tổ chức đoàn thể, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã, tổ viên tổ hòa giải, tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn, trưởng bản..., trong đó Chủ nhiệm Câu lạc bộ thường là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Phó Chủ nhiệm Câu lạc bộ do công chức Tư pháp - Hộ tịch đảm nhiệm. Một số nơi, Chủ nhiệm Câu lạc bộ là người đứng đầu các tổ chức đoàn thể xã hội ở địa phương (Chủ tịch Hội Nông dân, Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc). Thành viên Ban chủ nhiệm có từ 3-5 người, một số Câu lạc bộ có trên 5 thành viên như ở Cao Bằng, Điện Biên (5-7 thành viên), Bình Phước (5-9 thành viên), Thái Nguyên (7-10 thành viên), Bắc Ninh (8-10 thành viên)... Nhìn chung, với cơ cấu gồm nhiều đầu mối, ban, ngành, đoàn thể ở xã, công việc mang tính kiêm nhiệm, kiến thức pháp luật còn hạn chế, đôi khi chưa tách bạch được vai trò là cán bộ, công chức của chính quyền cấp xã với vai trò của thành viên Ban chủ nhiệm nên việc điều hành hoạt động của Câu lạc bộ nhiều khi còn khó khăn,
lúng túng. Tại các địa phương được quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của cấp ủy đảng và chính quyền, sự ủng hộ, tạo điều kiện của các cơ quan, ban ngành, tổ chức hữu quan và do nhận thức đúng đắn vị trí, vai trò của mình, các thành viên Ban chủ nhiệm đã phát huy được tinh thần trách nhiệm, sáng tạo, chủ động, biết phân công rõ nhiệm vụ, có kỹ năng điều hành nên các Câu lạc bộ này đã đạt được những kết quả tích cực. Còn nơi nào chưa nhận được sự quan tâm của chính quyền cơ sở và thành viên Ban chủ nhiệm chưa biết cùng "chung vai gánh vác", chưa có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ thì Câu lạc bộ ở nơi đó hoạt động còn cầm chừng, chưa hiệu quả.
2.1.3.2. Thành phần tham gia sinh hoạt
Qua quá trình hoạt động cho thấy, có nơi do được quan tâm củng cố thì Câu lạc bộ ngày càng có nhiều người thuộc diện được trợ giúp pháp lý biết và tham gia sinh hoạt, nhiều người dân khác có vướng mắc pháp luật cũng tìm đến Câu lạc bộ để được tìm hiểu, tư vấn, hướng dẫn pháp luật. Họ đã phát huy được tính chủ động, tự tin bày tỏ ý kiến, quan điểm về những vướng mắc pháp luật, vụ việc của mình và của những người trong cộng đồng. Các vụ việc nếu được giải quyết kịp thời góp phần giảm bớt các vụ khiếu kiện kéo dài, vượt cấp, tạo lập, củng cố và duy trì lòng tin của người dân vào đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước. Ngoài ra, một số Câu lạc bộ còn mời người thực hiện trợ giúp pháp lý, tổ viên tổ hòa giải, tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn, bản, người cao tuổi... tham gia sinh hoạt (Quảng Ninh, Hải Dương, Hà Nội, Khánh Hòa, Nghệ An, Kon Tum, Sóc Trăng,...); cấp ủy, chính quyền địa phương cũng tham gia sinh hoạt Câu lạc bộ để nghe, tìm hiểu những vướng mắc pháp luật của người dân, từ đó có sự điều chỉnh hoạt động quản lý, chỉ đạo cho phù hợp.
Bên cạnh đó, vẫn còn nhiều Câu lạc bộ chưa thu hút được sự tham gia của người dân (nhất là các đối tượng thuộc diện được trợ giúp pháp lý). Có thể ở thời gian đầu khi mới thành lập Câu lạc bộ, nhiều người dân biết và
tham gia sinh hoạt trong một mô hình mới với những nội dung thiết thực gắn bó với đời sống cộng đồng của người dân nhưng sau đó ít dần hoặc không tham gia sinh hoạt thường xuyên, đều đặn như trước là do nội dung ngày càng nghèo nàn, không phong phú, thường chỉ thiên về phổ biến, thông tin văn bản pháp luật hoặc do người dân bận rộn mùa màng, công tác chuẩn bị do phải công phu nên Ban chủ nhiệm không có đủ thời gian cần thiết. Mỗi buổi sinh hoạt thường chỉ có từ 10-15 người, trong đó phần lớn là các thành viên Ban chủ nhiệm nên các buổi sinh hoạt của Câu lạc bộ thực chất mới mang tính nội bộ trong phạm vi Ban chủ nhiệm. Nguyên nhân của tình trạng trên là do cách thức triển khai thành lập Câu lạc bộ chưa phù hợp, việc thành lập và hoạt động khi chưa có đủ các điều kiện cần thiết như: thời gian triển khai ngắn, số lượng Câu lạc bộ nhiều (cùng đồng loạt triển khai), các cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, hỗ trợ trực tiếp cho Câu lạc bộ trong giai đoạn đầu thành lập (Trung tâm trợ giúp pháp lý, Phòng Tư pháp, chính quyền địa phương) có rất nhiều việc phải làm nên có quá ít thời gian chỉ đạo sâu sát, việc theo dõi các buổi sinh hoạt thường không có điều kiện sát sao và còn thụ động; Ban chủ nhiệm đều mới, chưa có kinh nghiệm và kỹ năng tổ chức sinh hoạt Câu lạc bộ.
2.1.3.3. Tổ chức sinh hoạt Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý
- Về nội dung sinh hoạt: Trên cơ sở khảo sát nhu cầu của người dân tại địa phương và hướng dẫn của Trung tâm, nội dung sinh hoạt của Câu lạc bộ chủ yếu tập trung thảo luận giải quyết các vụ việc, các tranh chấp nhỏ trong cộng đồng kết hợp truyền thông, phổ biến các văn bản pháp luật có liên quan thiết thực đến đời sống nhân dân như: Luật Trợ giúp pháp lý, Luật Đất đai, Luật Hôn nhân và gia đình, Luật Khiếu nại, Luật Bảo hiểm xã hội… Trong buổi sinh hoạt, những người tham dự nêu ra các vướng mắc pháp luật liên quan đến chủ đề sinh hoạt để cùng thảo luận phương án giải quyết. Nếu vướng mắc pháp luật đơn giản sẽ được hướng dẫn giải đáp ngay (thông
thường là nêu các quy định pháp luật có liên quan, soạn thảo đơn từ, giới thiệu đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết, hòa giải giữa các bên tranh chấp...); những vụ việc, vướng mắc phức tạp chưa thể giải quyết được ngay hoặc cần được tư vấn, hướng dẫn, giải thích chi tiết hơn sẽ được chuyển lên Trung tâm trợ giúp pháp lý hoặc hướng dẫn các thủ tục và giới thiệu đối tượng đến Trung tâm để được trợ giúp.
Bên cạnh đó, cũng có không ít Câu lạc bộ nội dung sinh hoạt chưa thật sự phong phú, hấp dẫn, chủ yếu phổ biến một vài văn bản luật hoặc kết hợp giải đáp một số thắc mắc của các thành viên Ban chủ nhiệm trong các cuộc họp của xã; tình huống pháp luật đưa ra thảo luận, trao đổi còn chung chung, không đáp ứng được nhu cầu giải tỏa các vướng mắc pháp luật cụ thể, đời sống thường nhật của người dân hoặc vượt quá khả năng giải quyết của các thành viên Ban Chủ nhiệm. Thực trạng này cho thấy Ban chủ nhiệm chưa thực sự quan tâm nghiên cứu, chuẩn bị kỹ nội dung sinh hoạt hoặc chưa có kỹ năng điều hành. Mặt khác, do thành viên Ban chủ nhiệm kiêm nhiệm nên thời gian dành cho công tác chuẩn bị sinh hoạt cũng hạn chế. Ở những nơi xa xôi thì Câu lạc bộ ít nhận được sự quan tâm hướng dẫn, theo dõi, chỉ đạo thường xuyên về chuyên môn nghiệp vụ của Trung tâm trợ giúp pháp lý hoặc Phòng Tư pháp.
- Về hình thức sinh hoạt:Đối với những Câu lạc bộ hoạt động bài bản, có nề nếp sinh hoạt tốt thì ở đó có hiệu quả thiết thực. Hàng tháng, Ban Chủ nhiệm gửi văn bản đề nghị Bí thư Chi bộ, trưởng bản, tổ trưởng tổ dân phố thông báo cho người dân về buổi sinh hoạt (thời gian, thành phần, nội dung, địa điểm). Kế hoạch sinh hoạt của tháng tiếp theo sẽ được thông tin ngay cuối buổi sinh hoạt Câu lạc bộ. Việc sinh hoạt định kỳ hàng tháng theo các chuyên đề pháp luật, tọa đàm, hỏi đáp pháp luật hoặc lồng ghép với các hoạt động cộng đồng, hoạt động của thôn, xóm và các tổ chức đoàn thể như: Mặt trận Tổ quốc, Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh, Hội
người cao tuổi. Để chuẩn bị cho buổi sinh hoạt, Ban Chủ nhiệm họp thống nhất đưa ra những vụ việc và tình huống thường gặp (tình huống mẫu) và gửi trước cho các thành viên nghiên cứu "kịch bản" sinh hoạt được chuẩn bị tương đối tốt. Biên bản sinh hoạt ghi cụ thể thời gian, địa điểm, thành phần và nội dung sinh hoạt, những vướng mắc pháp luật được nêu ra, các vấn đề đã và chưa giải quyết được cần phải chuyển lên Trung tâm hoặc Chi nhánh và có xác nhận của người chủ trì và thư ký buổi sinh hoạt. Hàng quý, Câu lạc bộ thường phối hợp với các đoàn thể xã (Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh....) đề xuất chính quyền tổ chức các cuộc thi tìm hiểu pháp luật ngay tại cộng đồng, lồng ghép với các hoạt động văn hóa, thể thao. Nhưng bên cạnh đó cũng còn nhiều nơi sinh hoạt chưa đều hoặc cá biệt không tổ chức sinh hoạt Câu lạc bộ do chưa được cấp kinh phí. Một số nơi chưa linh hoạt khi triển khai hoạt động của Câu lạc bộ, chưa lồng ghép các hoạt động của Câu lạc bộ với hoạt động của các tổ chức đoàn thể khác, vẫn còn tình trạng các đoàn thể và Câu lạc bộ đều có nhiều giấy mời người dân đi sinh hoạt trong cùng một tháng, "mạnh ai người ấy làm" hoặc tình trạng có quá nhiều các loại hình Câu lạc bộ cùng sinh hoạt ở một địa phương nên người dân không có đủ thời gian tham gia.
- Về địa điểm và thời gian sinh hoạt:Địa điểm sinh hoạt Câu lạc bộ do Ban Chủ nhiệm lựa chọn theo hướng thuận tiện cho người được trợ giúp pháp lý và những người khác đến tham dự, thông thường được bố trí tại trụ sở của Ủy ban nhân dân xã hoặc tại ấp, khu dân cư, nhà văn hóa xã, trường học hoặc nhà dân.
Kinh nghiệm cho thấy, nếu địa phương chỉ thường xuyên tổ chức sinh hoạt Câu lạc bộ tại hội trường Ủy ban nhân dân cấp xã mà không chú trọng bám sát vào từng khu dân cư (vụ việc xảy ra ở thôn, xóm nào thì tổ chức sinh hoạt ngay tại nơi đó) dẫn đến tình trạng có rất ít người biết để tham gia, nhất là người dân tộc thiểu số ở những thôn, bản cách xa trụ sở Ủy ban nhân dân
xã hoặc nếu có thì chỉ cử "được" người tham gia mang tính chất "đại diện" nên buổi sinh hoạt thường chỉ gói gọn trong "nội bộ " hoặc số người đến dự rất ít, vắng vẻ.
2.1.3.4. Về kinh phí tổ chức sinh hoạt Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý
Mức kinh phí tổ chức sinh hoạt Câu lạc bộ được cấp từ các nguồn khác nhau: Dự án "Hỗ trợ hệ thống pháp lý ở Việt Nam, giai đoạn 2005-2009" (4.800.000 đồng/năm, 400.000 đồng/tháng), các chương trình giảm nghèo (2.000.000 đồng/năm, chưa đủ 200.000 đồng/tháng), Quỹ trợ giúp pháp lý Việt Nam (2.400.000 đồng/năm, 200.000 đồng/tháng). Đáng chú ý, tại một số địa phương, do nhận thức được sự thiết thực của Câu lạc bộ trong việc giải tỏa vướng mắc pháp luật của người dân, góp phần ổn định tình hình trật tự xã hội ngay tại địa bàn cơ sở nên đã chủ động cấp nguồn kinh phí lấy từ ngân sách địa phương cho Câu lạc bộ (Hậu Giang, Quảng Nam, Thanh Hoá), cá biệt cũng có nơi phươngành viên Câu lạc bộ tự nguyện đóng góp kinh phí (Bình Phước) hoặc sử dụng một phần kinh phí trong chương trình phổ biến, giáo dục pháp luật. Kinh phí này chủ yếu phục vụ trực tiếp cho việc tổ chức sinh hoạt, mua sắm các phương tiện sinh hoạt (tủ sách pháp luật) và các chi phí hợp lý khác của Câu lạc bộ.
Như vậy, cơ sở vật chất, kinh phí bảo đảm duy trì sinh hoạt Câu lạc bộ vẫn chủ yếu dựa vào nguồn kinh phí hỗ trợ từ Trung ương thông qua Dự án hợp tác quốc tế, Quỹ trợ giúp pháp lý, các chương trình giảm nghèo. Do có sự chênh lệch về mức kinh phí hỗ trợ từ các nguồn khác nhau đã ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của các Câu lạc bộ, các Câu lạc bộ được Dự án hỗ trợ thường duy trì hoạt động đều đặn, thường xuyên hơn. Tại một số nơi, do nhận thức của một số cấp ủy đảng, chính quyền địa phương về trợ giúp pháp lý và về hoạt động của Câu lạc bộ còn chưa thống nhất và chưa thật đầy đủ nên chưa có sự quan tâm, chỉ đạo thiếu sát sao và chưa thật thường xuyên. Vì vậy, có tình trạng Câu lạc bộ mất nhiều công sức để thành lập nhưng nếu không có
kinh phí hỗ trợ từ Trung ương hoặc chậm nhận được kinh phí thì sẽ dừng hoạt động hoặc hoạt động thưa dần và không hiệu quả. Tình trạng này cũng cho thấy một số hạn chế của Trung tâm trợ giúp pháp lý chưa nhận được sự quan tâm, đầu tư đúng mức về biên chế, cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động nên Trung tâm ít cử được Trợ giúp viên pháp lý, cộng tác viên tham gia sinh hoạt thường xuyên với Câu lạc bộ để hướng dẫn, hỗ trợ về kỹ năng sinh hoạt. Mặt khác cũng còn do kinh phí in tài liệu hỗ trợ cho sinh hoạt Câu lạc bộ chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng nhiều.
2.1.3.5. Quản lý tổ chức và hoạt động của Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý
Thực hiện chức năng quản lý đối với Câu lạc bộ, Ủy ban nhân dân xã ra quyết định thành lập Câu lạc bộ, phê duyệt Điều lệ và kết quả bầu Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phê duyệt kế hoạch hoạt động của Câu lạc bộ bảo đảm phù hợp với tình hình thực tế địa phương. Hàng năm, Ban chủ nhiệm xây dựng kế hoạch hoạt động báo cáo Ban Tư pháp để trình Ủy ban nhân dân xã phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Ban chủ nhiệm báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã về kết quả hoạt động của Câu lạc bộ. Khi có vướng mắc phát sinh hoặc cần hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ, Ban chủ nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản gửi Trung tâm trợ giúp pháp lý kèm theo phương án đề xuất. Ban Tư pháp phối hợp với Ban chủ nhiệm trong việc tổ chức sinh hoạt Câu lạc bộ.
Ở những cuộc sinh hoạt Câu lạc bộ có Trung tâm hoặc Phòng Tư pháp tham dự thì việc hướng dẫn, giải đáp những khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ hoặc trực tiếp giải quyết các vụ việc cụ thể được tiến hành thuận lợi và chất lượng tốt hơn, người dân có sự thỏa mãn hơn khi tham gia sinh hoạt Câu lạc bộ. Các Trung tâm trợ giúp pháp lý cũng cung cấp các loại tờ gấp pháp luật để Câu lạc bộ phát miễn phí cho người dân và Câu lạc bộ cũng hỗ trợ các Trung tâm khảo sát nhu cầu trợ giúp pháp lý, tổ chức triển khai trợ giúp pháp lý lưu động, sinh hoạt chuyên đề pháp luật tại địa phương, giới thiệu và
hướng dẫn người được trợ giúp pháp lý về các thủ tục yêu cầu Trung tâm hoặc cộng tác viên của Trung tâm trợ giúp khi vụ việc chưa thể giải quyết