a. Chứng từ sử dụng
- Căn cứ vào các chứng từ gốc như: hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, hóa đơn bán lẻ, phiếu chi (xem phụ lục 04), bảng tổng hợp tiền lương và các chứng từ liên quan.
b. Luân chuyển chứng từ
Khi nhận được chứng từ gốc kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra, lập phiếu chi (nếu là nghiệp vụ cần chi tiền), chuyển phiếu chi kèm chứng từ gốc cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ tiến hành chi tiền và ký nhận. Sau khi đã chi tiền thủ quỹ giao 3 liên phiếu chi cho người nhận tiền ký nhận, thủ quỹ nhận lại liên 1 và 3. Liên 1 chuyển cho kế toán ghi sổ chi tiết,liên 2 giao cho người nhận tiền, liên 3 giữ lại ghi sổ quỹ. Cuối ngày, thủ quỹ chuyển phiếu chi và chứng từ gốc cho kế toán tổng hợp ghi sổ nhật ký chung và sổ cái
Hình 4.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí quản lý kinh doanh Phiếu chi
Phiếu chi
Ghi sổ chi tiết
Kế toán trưởng
Kiểm tra & ký duyệt
Kiểm tra & ký duyệt Ghi sổ tổng hợp Chứng từ gốc Chứng từ gốc Kế toán tổng hợp Sổ quỹ Ghi sổ quỹ Sổ NKC Sổ cái Người nhận tiền Thủ quỹ Phiếu chi
Thu tiền & ký nhận
Giám đốc
Chứng
từ gốc Phiếu chi
Kế toán thanh toán
Sổ chi tiết Người
nhận tiền
Chứng từ gốc
Kiểm tra & lập PC
Phiếu chi
Chứng
c. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 3 năm 2014
1. Ngày 01/3 chi tiền mặt chi phí vệ sinh đô thị BL 489 + 508 – Công ty TNHH MTV Công trình đô thị thành phố Cần Thơ số tiền 60.000 đồng, phiếu chi số 00084.
Nợ TK 6422: 60.000 Có TK 1111: 60.000
2. Ngày 01/3 chi tiền mặt chi phí đường bộ BL 4024388 + 1025407 – Nguyễn Bá Duy số tiền 80.000 đồng, phiếu chi số 00085
Nợ TK 6422: 80.000 Có TK 1111: 80.000
3. Ngày 01/3 chi tiền mặt đóng cước Dcom 3G HĐ GTGT 1667496 – Tập đoàn Viễn thông Quân đội – CN Viettel Cần Thơ số tiền 44.546 đồng, phiếu chi số 00086.
Nợ TK 6422: 44.546 Nợ TK 1331: 4.455
Có TK 1111: 49.001
4. Ngày 03/3 chi tiền mặt thanh toán chi phí chuyển fax HĐ 84248 – Tổng công ty cổ phần bưu chính Viettel (Viettel post) số tiền 35.400 đồng theo phiếu chi số 00088.
Nợ TK 6422: 35.400 Nợ TK 1331: 3.540
Có TK 1111: 38.940
5. Ngày 05/3 chi tiền mặt đóng cước điện thoại HĐ 189468 – TT Viễn thông Ninh Kiều – Viễn thông Cần Thơ số tiền 232.500 đồng, phiếu chi số 00091.
Nợ TK 6422: 232.500 Nợ TK 1331: 23.250
Có TK 1111: 255.750
6. Ngày 11/3 chi tiền dầu DO HĐ 79190 – CN Công ty TNHH MTV Dầu khí thành phố Hồ Chí Minh tại thành phố Cần Thơ – CH xăng dầu số 35 số tiền 910.000 đồng, phiếu chi số 00095.
Nợ TK 1331: 91.000 Có TK 1111: 1.001.000
7. Ngày 31/3 tiền lương phải trả nhân viên tháng 3/2014 theo NVK số 00014, số tiền 35.843.000 đồng.
Nợ TK 6422: 35.843.000 Có TK 334: 35.843.000
8. Ngày 4/3 chi tiền vận chuyển hàng hóa đi bán theo HĐ 14033, số tiền 369.000 đồng, phiếu chi số 00087.
Nợ TK 6421: 369.000 Nợ TK 1331: 36.900
Có TK 1111: 405.900
9. Ngày 24/3 chi bảo trì, bảo dưỡng xe tải theo HĐ 13045 số tiền 5.500.000 đồng, phiếu chi số 00099.
Nợ TK 6421: 5.500.000 Nợ TK 1331: 550.000
Có TK 1111: 5.500.000
10. Ngày 31/3 tiền lương phải trả nhân viên tháng 3/2014 theo NVK số 00013 số tiền 16.483.000 đồng.
Nợ TK 6421: 16.483.000 Có TK 334: 16.483.000
d. Sổ sách sử dụng
- Thực hiện kế toán chi tiết: ghi sổ chi tiết tài khoản 6421 (xem phụ lục 18), sổ chi tiết tài khoản 6422 (xem phụ lục 19)
- Thực hiện kế toán tổng hợp: ghi sổ nhật ký chung (xem phụ lục 22), sổ cái tài khoản 642 (xem phụ lục 09).
Nhận xét:
- Về thực hiện chế độ kế toán: công ty có đầy đủ chứng từ gốc hợp lý để làm căn cứ thanh toán và ghi sổ.
- Về tổ chức công tác kế toán: công ty thực hiện mở sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết đúng mẫu, đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản lý.