Trước hết, với mục đích tuyển đủ số lượng nhân viên đạt yêu cầu, chúng tôi muốn tự mình thiết kế một dự án tuyển dụng hoàn toàn mới cho công ty. So với cách thức tuyển dụng hiện có của công ty, mục tiêu của dự án tuyển dụng mới là giúp EuroLand tiết kiệm chi phí cũng như đạt đủ số lượng nhân viên cần tuyển yêu cầu. Nhìn chung, dự án của chúng tôi có thể giúp EuroLand thiết lập quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả tối đa trong thời gian ngắn. Công ty EuroLand sẽ không phải lo lắng trong việc thuê và hợp tác với các công ty nhân sự khác. Dựa trên những kinh nghiệm trong quá trình làm nghiên cứu về công ty, chúng tôi hoàn toàn hiểu rõ và có thể toàn lực hỗ trợ EuroLand trong việc giải bài toán về thiếu hụt nguồn nhân lực.
Dự án tuyển dụng của công ty bao gồm các bước liên quan. Mỗi bước thực hiện sẽ bao gồm định hướng cũng như phân chia công việc một cách cụ thể.
- Hình thành đội ngũ chuyên môn
- Xác định và phân chia nhiệm vụ
- Lập kế hoạch thực hiện dự án
- Ước tính chi phí dự kiến
- Đánh giá và đề phòng rủi ro
a. Đội ngũ chuyên môn
Trước hết, để hoàn thành dự án tuyển dụng, công ty cần lưu ý đến những công việc then chốt. Dự án được chia thành nhiều nhiệm vụ riêng biệt, cần phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Chính vì thế, dựa theo tính
chất của từng công việc đặt ra, EuroLand cần thành lập các nhóm phụ trách từng mảng việc riêng biệt của dự án chẳng hạn như, đội phụ trách dự án (gồm 3 người chúng tôi) sẽ chịu trách nhiệm hầu hết về thiết kế và kiểm soát tiến độ của dự án. Mặt khác, trong quá trình thực hiện dự án, chúng tôi cũng cần phải hợp tác tối đa với đội ngũ nhân viên trong công ty EuroLand, đặc biệt là các cán bộ thuộc phòng ban quản lý nhân sự, cũng như các công ty cung cấp dịch vụ khác về Internet, báo chí, quảng cáo, truyền thông... Đội ngũ chuyên môn phụ trách dự án tuyển dụng sẽ được tổng hợp theo bảng dưới đây:
Bảng 3: Đội ngũ chuyên môn thực hiện dự án
STT Tên nhóm nhân lực Số lượng yêu cầu
1 Nhóm phụ trách dự án tuyển dụng
3 người
2 Nhóm nhân viên của công ty 3 người
3 Nhóm các công ty dịch vụ
Trong đó, đội ngũ phụ trách dự án là những người chịu trách nhiệm tiến hành công việc, làm việc hết sức chặt chẽ cũng như tương tác với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung (theo Burke, 2003.) Nhóm nhân viên của công ty phụ trách việc đánh giá trình độ cũng như năng lực của ứng viên. Nhóm các công ty dịch vụ khác lại có vai trò quảng bá cuộc tuyển dụng của công ty đến công chúng cũng như cung cấp các khoá đào tạo cho nhân viên mới.
Trách nhiệm phân công
Đội phụ trách dự án tuyển dụng
Đội phụ trách dự án và nhân viên của công ty
Dự án tuyển dụ ng n hân v iên E urolan d Nghiên cứu
Thị trường lao động Việt Nam Yêu cầu tuyển dụng của công ty
Tham khảo dự án tương tự
Chuẩn bị văn bản liên quan Mô tả công việc
Yêu cầu chuyên môn
Liên hệ quảng cáo Internet
Báo chí
Tham gia hội thảo việc làm với các
doanh nghiệp khác Thu thập thông tin khách hàng trong ngành
Hợp tác với các trường Đại học
Tổ chức các buổi hội đàm Tuyển chọn sinh viên làm thực tập
sinh
Đánh giá và chỉnh sửa lại bài kiểm tra Cơ chế tuyển dụng
Chọn lọc hồ sơ xin việc Tổ chức buổi kiểm tra
Liên hệ phỏng vấn
Ký kết hợp đồng
Đào tạo và định hướng cho nhân viên
mới Công ty Proskills
Nhân viên của công ty Công ty dịch vụ
Nghiên cứu
Trước khi tiến hành tuyển dụng, đội phụ trách dự án tuyển dụng sẽ nghiên cứu về thị trường lao động Việt Nam, Yêu cầu tuyển dụng của công ty và Tham khảo dự án tương tự từ những công ty đã thành công trong việc tuyển dụng nhân viên đủ và đạt yêu cầu.
Thị trường lao động Việt Nam: Theo đánh giá tổng quan về thị trường lao động, Việt Nam có nguồn lao động trẻ dồi dào, tuy nhiên trình độ chuyên môn chưa cao, tiếng Anh vẫn còn là điểm yếu, cụ thể là tiếng Anh chuyên ngành Kinh tế. Song trong những năm gần đây, số lượng trường quốc tế, trường liên kết quốc tế và sinh viên du học ngày càng tăng, do đó, đây chính là nguồn nhân lực mà Euroland nên hướng tới, có khả năng đáp ứng những yêu cầu mà công ty đề ra.
Yêu cầu tuyển dụng của công ty: Euroland yêu cầu tuyển 8 nhân viên mới, tuy nhiên, dựa vào những đánh giá, phân tích trên, chúng tôi sẽ cân nhắc, đề xuất với Euroland về việc tăng số lượng nhân viên nhằm làm giảm áp lực cho nhân viên hiện tại.
Tham khảo dự án tương tự: FPT là một tập đoàn có cơ chế tuyển dụng nghiêm ngặt, chất lương nhân viên cao, đặc biệt, yêu cầu chuyên môn của FPT cũng có một số điểm tương tự Euroland như: thông thạo tiếng Anh, giỏi tin học, có nền tảng cơ bản về kinh tế. Do đó, từ những điểm tương đồng giữa 2 công ty, đội phụ trách tuyển dụng sẽ đánh giá, xem xét việc áp dụng một số quy trình tuyển dụng, bài kiểm tra, phỏng vấn của FPT để tăng khả năng tìm kiếm ứng viên đạt yêu cầu.
Chuẩn bị văn bản liên quan
Đội phụ trách dự án tuyển dụng sẽ chuẩn bị các văn bản liên quan đến công việc như bản “mô tả công việc” và “yêu cầu chuyên môn”. Những văn bản này sẽ được soạn thảo bằng tiếng Anh nhằm đánh giá sơ qua trình độ tiếng Anh của ứng cử viên. Thực tế, trong quá trình tuyển dụng trước đây, văn bản “mô tả
công việc” và “yêu cầu chuyên môn” của Euroland vẫn còn sơ sài, chưa nêu ra được những yêu cầu mà công ty thực sự mong muốn. Vì thế, dựa vào những nghiên cứu về yêu cầu tuyển dụng của công ty, nhóm sẽ đưa ra văn bản “mô tả công việc” và “yêu cầu chuyên môn” mới, cụ thể hơn. Ví dụ như trong bản “mô tả công việc”, công ty chưa nêu rõ mức lương của công việc; lợi ích khi làm việc tại Euroland vẫn chưa được đề cập rõ ràng. Về văn bản “yêu cầu chuyên môn”, chúng tôi sẽ thêm một số thông tin chi tiết hơn, dựa trên những nguyên nhân của việc rời bỏ công việc của nhân viên trước kia. Hai văn bản này được thể hiện chi tiết ở phụ lục 05 (văn bản mới sửa), và có thể so sánh với văn bản cũ của công ty ở phụ lục 04
Liên hệ quảng cáo
Nhằm đảm bảo thông tin tuyển dụng đến được với hầu hết mọi ứng cử viên, đội phụ trách tuyển dụng sẽ tăng cường liên hệ quảng cáo với các tổ chức uy tín. Thông tin tuyển dụng sẽ được đăng tải chủ yếu trên 2 nguồn chính là: Internet và Báo chí
Internet: Internet là cổng thông tin có mức độ lan truyền chóng mặt, tiện dụng nhất, điều đó sẽ giúp cho thông tin đến với người lao động thật dễ dàng, nhanh chóng. Hiện nay, có rất nhiều website việc làm hỗ trợ cho cả doanh nghiệp và người tìm việc. Theo đánh giá của tác giả Phục Hưng, dưới cái nhìn của người tìm việc, 5 website uy tín nhất về việc làm ở Việt Nam hiện nay là: www.vietnamworks.com, www.kiemviec.com, www.careerlink.vn, www.timviecnhanh.com và www.vieclam.24h.com.vn. Trong 5 website này, công ty hiện mới sử dụng vietnamworks.com để đăng tin tuyển dụng. Vì thế, chúng tôi sẽ chú trọng hơn vào việc liên hệ với các công ty này để tăng lượng người đọc thông tin tuyển dụng của Euroland, đồng thời, từ 5 website uy tín này có thể sẽ nâng cao chất lượng ứng cử viên của công ty hơn. Đội phụ trách dự án tuyển dụng sẽ chịu trách nhiệm liên hệ, ký hợp đồng với 5 website này
để thỏa thuận về điều khoản, nội dung của việc tuyển dụng cho Euroland. Ngoài ra, kể từ thời gian đăng tin, đội phụ trách dự án tuyển dụng sẽ kiểm tra thường xuyên về lượng người truy cập bài viết, phản hồi của người lao động về vấn đề tuyển dụng.
Báo chí: Thực tế, Internet ngày nay đang thay thế dần cho Báo chí, tuy nhiên, đội phụ trách dự án tuyển dụng của Euroland vẫn sẽ đăng tin tuyển dụng lên một số tờ báo có lượng người tìm việc lớn, chuyên đăng tải các tin tức về việc làm như Báo Lao Động, Báo Mua và Bán.
Tham gia tuần lễ hội thảo việc làm với các doanh nghiệp khác
Tham gia hội thảo việc làm cùng các doanh nghiệp khác là cơ hội để đội phụ trách dự án tuyển dụng của Euroland tiếp xúc với những sinh viên mới tốt nghiệp, người lao động đang có nhu cầu việc làm, đặc biệt là nhóm người lao động đang làm việc tại những công ty cùng ngành. Qua buổi hội thảo, nhóm sẽ tiến hành lấy thông tin cơ bản của người tham dự, lên danh sách, từ đó, Euroland có thể mời gọi, liên lạc được với những nhân viên xuất sắc từ công ty khác, phù hợp với yêu cầu của công ty. Ngoài ra, dựa vào thông tin người lao động, Euroland có thể thuê ngoài nhân viên trong những giai đoạn có quá nhiều công việc (như kỳ tổng kết giữa năm, cuối năm…)
Hợp tác với các trường Đại Học
Với cách này, đội phụ trách tuyển dụng hy vọng sẽ giúp công ty tăng khả năng được làm việc với các nhân tài từ các trường Đại học nổi tiếng ở Việt Nam như ĐH Ngoại Thương, ĐH KTQD, ĐH Hà Nội… Mặt khác, chúng tôi cũng nhắm tới đối tượng là các sinh viên từ những chương trình đào tạo quốc tế tại Việt Nam như ISME. Những sinh viên này có trình độ tiếng Anh giỏi và kiến thức tài chính khá tốt, đặc biệt là giỏi về tiếng Anh kinh tế - một điều mà sinh viên học tại các trường ĐH ở Việt Nam chưa đáp ứng được. Sinh viên của chương trình đào tạo quốc tế có thể đáp ứng được yêu cầu của những công ty nước ngoài như Euroland.
Tổ chức các buổi hội đàm: Trước hết, chúng tôi sẽ tổ chức một số hội thảo nhằm giới thiệu hình ảnh công ty tới các sinh viên. Sau những buổi hội thảo, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin cá nhân của những sinh viên quan tâm và có mong muốn làm việc tại công ty sau này, điều này sẽ mang đến hiệu quả cao cho công ty trong công tác tuyển dụng sau này. Tuyển chọn sinh viên làm thực tập sinh: Qua việc hợp tác với các
trường ĐH, đội dự án tuyển dụng sẽ đề nghị trường học giới thiệu những sinh viên xuất sắc của họ để thực tập cho Euroland. Trong giai đoạn này, công ty có thể đánh giá năng lực của thực tập sinh và đưa ra những ưu đãi để tuyển họ ngay khi họ tốt nghiệp..
Đánh giá và chỉnh sửa lại bài kiểm tra
Đề kiểm tra khó và thời gian làm bài ngắn cũng là yếu tố dẫn đến tình trạng không tuyển đủ số lượng nhân viên theo yêu cầu. Vì thế, đội phụ trách dự án tuyển dụng sẽ có buổi đánh giá và chỉnh sửa lại đề kiểm tra sao cho hợp lý. Ví dụ, đối với phần 2 “Tìm kiếm thông tin trên website chính thức của một công ty bất kỳ”, thay vì chọn ngẫu nhiên một công ty, chúng tôi sẽ khoanh vùng, thu hẹp phạm vi bằng cách chọn chỉ công ty trong khu vực Đông Á/Đông Nam Á. Ngoài ra, chúng tôi cũng cân nhắc tới việc tăng thời lượng làm bài từ 90 phút lên 120 phút, nhằm giảm bớt áp lực cho ứng cứ viên.
Cơ chế tuyển dụng
Phần Cơ chế tuyển dụng sẽ được chịu trách nhiệm bởi cả đội phụ trách dự án và nhân viên công ty, điều này giúp doanh nghiệp có thể giám sát tình hình tuyển dụng của chúng tôi, đồng thời có thể đưa ra những mong muốn, yêu cầu trực tiếp đối với ứng viên tham gia.
Chọn lọc hồ sơ: Đội phụ trách dự án sẽ lọc những hồ sơ phù hợp với yêu cầu đề ra của công ty nhằm giảm bớt thời gian, chi phí trong quá trình tuyển dụng, điều này cũng có nghĩa sẽ quy trình tuyển chọn sẽ diễn ra một cách khách quan nhất, không bị ảnh hưởng bởi những vấn đề mà
công ty Euroland có thể mắc phải (như mối quan hệ giữa người quen, người nhà nhân viên hiện tại…). Chúng tôi sẽ cố gắng giới hạn số lượng ứng cử viên xuống dưới 70 người có CV phù hợp với yêu cầu của công ty.
Tổ chức buổi kiểm tra: Để đảm bảo quá trình tuyển chọn diễn ra công bằng, minh bạch, nếu số lượng ứng cử viên khá nhiều, đội phụ trách tuyển dụng chúng tôi cũng cân nhắc tới việc thuê địa điểm làm bài rộng rãi, có mạng internet ổn định và có phòng máy tính hiện đại, trợ giúp cho bài kiểm tra của thí sinh được thuận lợi, hạn chế tối đa những vấn đề làm ảnh hưởng tới chất lượng làm bài của ứng viên. Bên cạnh đó, kết hợp với 3 nhân viên của Euroland, 6 giám thị sẽ giúp giảm thiểu tối đa vấn nạn tiêu cực trong thi cử.
Liên hệ phỏng vấn: Câu hỏi phỏng vấn sẽ do đội phụ trách dự án đề ra, gửi lên ban lãnh đạo của doanh nghiệp để chỉnh sửa, bổ sung. Giám khảo phỏng vấn bao gồm 2 thành viên của nhóm và 2 cán bộ cấp cao của công ty. Thời lượng phỏng vấn cho mỗi ứng viên là 10 phút.
Ký kết hợp đồng
Về việc ký kết hợp đồng với người lao động, công ty Euroland sẽ chịu trách nhiệm đối với khâu này để thỏa thuận, bàn bạc ý kiến phù hợp, ổn thỏa cho đôi bên.
Đào tạo và Định hướng cho nhân viên mới
Quy trình đào tạo và định hướng cho nhân viên mới sẽ do nhân viên nòng cốt của doanh nghiệp tiến hành nhằm đảm bảo nhân viên mới sẽ thỏa mãn điều kiện về chất lượng công việc của công ty. Đồng thời, đội phụ trách dự án cũng góp phần vào 2 quy trình quan trọng này nhằm đề xuất ý kiến về những điểm yếu của quy trình đào tạo của Euroland.
Định hướng: đội phụ trách dự án tuyển dụng cùng nhân viên công ty sẽ tổ chức tuần lễ định hướng cho nhân viên. Trong tuần lễ này, nhân viên
công ty sẽ giới thiệu về tầm nhìn, sứ mạng và mục tiêu của doanh nghiệp, từ đó, nhân viên mới sẽ được định hướng cụ thể và chỉ cho họ con đường thăng tiến rõ ràng khi làm việc trong môi trường này. Thêm nữa, tuần lễ định hướng có thể gắn kết mối quan hệ giữa nhân viên và cấp trên để tạo môi trường thân thiện, hòa đồng hơn.
Quy trình đào tạo: trước hết, nhân viên Euroland vẫn còn thiếu những kỹ năng chuyên nghiệp như kỹ năng thuyết trình, kỹ năng làm việc nhóm... Vì thế, chúng tôi sẽ liên kết với công ty Cổ phần đào tạo kỹ năng chuyên nghiệp ProSkills chuyên về đào tạo các kỹ năng quản lý và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp và tổ chức. Bốn khóa học diễn ra trong 8 ngày bao gồm: khóa học kỹ năng thuyết trình, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng hoạch định và kiểm soát công việc. Những khóa học này sẽ hướng dẫn nhân viên cách sắp xếp công việc, việc gì nên làm trước, việc gì nên làm sau và việc gì nên làm cùng nhau. Do đó, nhân viên sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và không phải tăng ca làm việc, hiểu được cách tiếp xúc, làm việc trong một nhóm, tránh xung đột không đáng có... Về đào tạo chuyên môn, nhân viên đào tạo mà Euroland chỉ định nên áp dụng phương pháp sau. Nhân viên mới sẽ được hướng dẫn chuyên môn vào buổi sáng và được áp dụng kiến thức đó ngay vào buổi nhiều. Nếu nhân viên mới thể hiện tốt trong giai đoạn thử việc,