2.3.3.1 Tình hình kinh doanh nội bộ hiện tại của doanh nghiệp
Quy trình kinh doanh nội bộ đƣợc xem xét trên 4 quá trình cụ thể gồm: quy trình dự thầu, quy trình thi công dự án, quy trình thanh toán và quy trình an toàn, bảo trì – bảo hành. Đƣợc thể hiện bằng sơ đồ thông qua Phụ lục 02.
Quy trình dự thầu:
Bộ phận dự thầu khi có thông tin về dự án thi công có trách nhiệm tìm hiểu thông tin Chủ đầu tƣ, dự án dự thầu, sau khi có thông tin bộ phận này có trách nhiệm báo cáo với BGĐ về tình hình dự án dự thầu, thông tin Chủ đầu tƣ của dự án, thuyết minh các biện pháp thi công yêu cầu ban đầu. Sau khi BGĐ xét duyệt dự án phù hợp với điều kiện năng lực công ty, bộ phận đấu thầu tiến hành lập hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực công ty. Bộ phận kỹ thuật phân tích nội dung chi tiết của gói thầu và biện pháp thi công cụ thể của dự án và chịu trách nhiệm lập giá dự thầu và giá trị dự thầu, chuyển cho bộ phận đấu thầu tiến hành làm thủ tục gửi hồ sơ dự thầu đến Chủ đầu tƣ.
Quy trình thi công:
Sau khi trúng thầu hồ sơ kỹ thuật chuyển về phòng dự án, bộ phận QS liên hệ các thầu phụ thƣơng lƣợng giá tốt nhất để ký kết hợp đồng. Bộ phận thu mua làm việc với nhà cung cấp vật tƣ, máy móc, thiết bị, theo nhu cầu bản vẽ và phát sinh tại công trình, bộ phận thu mua có trách nhiệm quản lý các đơn hàng theo nhu cầu, đối chiếu với kho
công ty để xem xét việc luân chuyển hay mua mới. Thông tin về thầu phụ và nhà cung cấp phải đƣợc chuyển đến phòng kế toán để kế toán theo dõi, cập nhật công nợ một cách chính xác và nhanh chóng. Phòng thu mua và phòng QS có liên hệ trực tiếp với BCH công trƣờng để theo dõi nhu cầu thực tế của công trƣờng.
Quy trình thanh toán:
- Thanh toán với Chủ đầu tƣ: kế toán liên lạc, theo dõi thông tin thanh toán các khoản thu từ Chủ đầu tƣ theo tiến độ hợp đồng thi công đƣợc ký kết.
- Thanh toán với nhà cung cấp, thầu phụ: đối với thầu phụ kế toán công trình có nhiệm vụ tập hợp hồ sơ khối lƣợng xác nhận khối lƣợng thực tế thi công tại công trình đã đƣợc bộ phận kỹ thuật, BCH công trình xét duyệt. Đối với thanh toán cho nhà cung cấp, sau khi kế toán công trình tập hợp đầy đủ chứng từ có trách nhiệm chuyển về kế toán công nợ tại trụ sở chính để tiến hành kiểm tra đối chiếu với đơn hàng đƣợc phòng thu mua chuyển xuống trƣớc đó và lên kế hoạch thanh toán. Đối với thầu phụ trƣớc khi thanh toán kế toán công trình chuyển các khối lƣợng phát sinh thực tế của công trình đến bộ phận QS để kiểm tra xét duyệt, sau đó mới chuyển xuống kế toán công nợ lập kế hoạch thanh toán. Quy trình thanh toán công nợ cho thầu phụ hay nhà cung cấp đều bắt buộc phải đƣợc sự xét duyệt của giám đốc dự án.
Quy trình an toàn, bảo hành bảo trì:
- Quy trình an toàn: bắt đầu từ khi dự án bắt đầu khởi công cho đển khi kết thúc công trình, chịu trách nhiệm trực tiếp và xuyên suốt về an ninh, an toàn lao động trong suốt thời gian thi công dự án. Ban an toàn chịu trách nhiệm lên kế hoạch nhu cầu cấp cụ thể nhƣ việc phát đồ, dụng cụ bảo hộ lao động nhƣ kiếng bảo hộ, nón bảo hộ, giày, quần áo bảo hộ, các biển báo an toàn, thẻ ra vào công trình, hệ thống lƣới bao che, giàn giáo và phụ trách mua bảo hiểm tai nạn cho công nhân, kỹ sƣ làm việc tại công trình. Định kỳ 3 tháng/1 lần tổ chức các lớp huấn luyện phòng cháy chữa cháy, sơ cứu, lƣợng lƣợng phản ứng nhanh khi có sự cố xảy ra tại công trình.
- Quy trình bảo trì: bảo hành, bảo trì là một trong những điều kiện tiên quyết trong hợp đồng đƣợc ký kết và trên hợp đồng quy định rõ thời gian công ty chịu trách nhiệm bảo hành, bảo trì. Đối với quy trình này, công ty hiện nay có một đội gồm 20 công nhân chuyên phụ trách hoạt động bảo trì sau khi kết thúc dự án. Quy trình đƣợc bắt đầu khi Chủ đầu tƣ có thƣ yêu cầu đính kèm “defect-list”, Trƣởng bộ phận an toàn
có trách nhiệm đối chiếu với hợp đồng ký kết các điều khoản và các hạng mục bảo hành. Sau đó, lên kế hoạch khối lƣợng công việc và chi phí, tổ bảo hành sẽ tiến hành đến công trình để bảo trì, sau khi hoàn thành phải có Biên bản nghiệm thu đƣợc Chủ đầu tƣ ký duyệt các hạng mục đã sửa chữa theo yêu cầu.
Có thể mô tả quy trình kinh doanh hiện tại của công ty nhƣ sơ đồ sau:
(Nguồn: tài liệu tại Công ty U&I (2014))
Sơ đồ 2.3: quy trình kinh doanh của công ty
2.3.3.2 Đánh giá thành quả hoạt động về khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ hiện tại của doanh nghiệp
Nhìn chung, bốn quy trình kinh doanh nội bộ đƣợc thiết lập một cách hệ thống và rõ ràng. Tuy nhiên giữa các quy trình có một số bộ phận chồng chéo về trách nhiệm dẫn đến việc sai sót, chậm trễ. Cụ thể, phòng thu mua sau khi đặt hàng nhà cung cấp sẽ chuyển đơn hàng đến kế toán công nợ tại công ty, nhƣng hàng đƣợc giao trực tiếp đến công trình, điều này có thể dẫn đến sự sai sót, nhầm lẫn về mã hàng đƣợc giao thực tế tại công trình với đơn đặt hàng, sau khi kế toán công trình tập hợp đầy đủ chứng từ về phiếu nhập kho, chứng nhận chất lƣợng xuất xƣởng, hóa đơn, chuyển về kế toán công nợ tại công ty sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu, thanh toán… Về thầu phụ sau khi thi công khối lƣợng tại công trình, kỹ thuật và BCH công trình xác nhận về khối lƣợng thi công hoàn thành thực tế, sau đó chuyển về QS tại trụ sở chính công ty kiểm tra khối lƣợng một lần nữa, sau đó chuyển xuống kế toán công nợ thanh toán. Vì tình hình hiện nay công ty thi công nhiều dự án song song, do đó QS tại công ty chịu trách nhiệm nhiều công trình cùng lúc, do đó có thể dẫn đến thanh toán chậm trễ và sai sót.