Đảm bảo sự cân đối giữa lợi ích và chi phí cũng như tính khả thi của các giải pháp được đưa ra.
3.1.4 Quan điểm ứng dụng thông tin trong quản lý
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giúp cho việc kiểm soát các nguồn lực đạt hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian và sức lao động. Vì vậy, những giải pháp tác giảđưa ra có dựa trên quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin.
3.1.5 Quan điểm nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
Là nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh bằng sự hiện hữu của của hệ thống kiểm soát nội bộ, thể hiện thông qua việc tuân thủ các chính sách, điều lệ của công ty và các luật lệ hiện hành của nhà nước.
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Tính chính trực và giá trịđạo đức 3.2.1.1 Tính chính trực và giá trịđạo đức
Xây dựng các giá trị đạo đức là rất cần thiết vì nó là nền tảng cho các bước tiếp theo việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc thiết lập bản quy tắc ứng xử là rất cần thiết và hữu ích để truyền đạt các giá trị đạo đức đến nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng
Công ty cần ban hành các biện pháp kỷ luật đối với việc vi phạm nguyên tắc ứng xử cũng tạo được sự tin tưởng ở nhân viên. Công ty nên ban hành những quy định rõ ràng, định lượng được vi phạm như thế nào sẽ bị cảnh cáo sa thải. Nên ban hành quy định vi phạm như làm mất uy tín công ty, không hoàn thành nhiệm vụ … lần 1 bị nhắc nhở, lần 2 sẽ bị cảnh cáo, lần 3 sẽ sa thải. Ngược lại, những hành động tốt đáng được khen thưởng như cần có giải thưởng cho đơn vị thi công nào đảm bảo an toàn lao động, không để xảy ra tai nạn trong thi công, sản xuất… những cá nhân có sáng kiến đảm bảo an toàn lao động, sáng kiến cải tiến kỹ thuật nâng cao năng suất.
Nên có chế độ khen thưởng với giá trị giải thưởng xứng đáng, kịp thời nhằm động viên sự đóng góp của nhân viên. Hàng năm, bầu chọn thi đua, thực sự lựa chọn những nhân viên thật xuất sắc và nâng giá trị của chế độ khen thưởng danh hiệu chiến sỹ thi đua để mỗi nhân viên khi nhận danh hiệu đều cảm thấy thật xứng đáng. Xây dựng chếđộ khen thưởng không cào bằng nhằm tạo động lực cạnh tranh giữa các nhân viên nhằm nâng cao năng suất lao động.
3.2.1.2. Năng lực làm việc của nhân viên
Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển của doanh nghiệp. Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương cũng xây dựng chiến lược năm 2011-2015 trong đó có định hướng phát triển nguồn nhân lực nhằm điều hành và phát triển Công ty.
Sắp xếp lại nhân sự tại các phòng ban. Từng giám đốc các bộ phận có chương trình hành động cụ thể sắp xếp lại nhân sự của bộ phận mình và trình Ban Tổng giám đốc phương án sắp xếp nhân sự cho phù hợp với trình độ, năng lực nhằm phát huy được khả năng đóng góp của nhân viên.
Hoàn thiện quy chếđánh giá nhân viên theo hướng tập trung vào kết quả hoàn thành công việc như thi công an toàn, đúng tiến độ, tiết kiệm nguyên vật liệu, giải
pháp cải tiến phương pháp thi công, vượt năng suất… và điều chỉnh các quy chế khen thưởng theo năng suất và kết quả công việc tránh tình trạng cào bằng, nhằm động viên khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực.
Đào tạo lại những nhân viên chưa đáp ứng nhu cầu chuyên môn. Tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên.
Thường xuyên tổ chức các lớp học nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng cho các nhân viên.
Cần có chính sách nhằm lựa chọn duy trì bồi dưỡng những nhân viên nòng cốt tạo một bộ khung nhân sự vững chắc để thúc đẩy đội ngũ nhân viên toàn công ty .
Nên tổ chức lớp học bồi dưỡng kiến thức về hệ thống KSNB cho toàn thể nhân viên nhằm cho nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp.
3.2.1.3.Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện thông qua quan điểm thái độ của người quản lý. Nhằm nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong việc hoàn thành mục tiêu chiến lược. Hàng năm, Công ty nên thông báo mục tiêu chiến lược cho toàn thể nhân viên được biết. Nhân viên sẽ ý thức hơn công việc mình làm tránh rủi ro sai sót hoặc làm không đầy đủ.
Ban giám đốc công ty nên gần gũi, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên. Động viên và có những chính sách khuyến khích nhân viên đóng góp những sáng kiến nhằm mang lại lợi ích cho Công ty.
3.2.1.4. Cơ cấu tổ chức
Công ty nên luân chuyển công việc giữa các nhân viên nhất là khối văn phòng một cách hợp lý làm giảm nguy cơ câu kết móc ngoặc làm mất tác dụng của hệ thống KSNB, đồng thời giúp. nhân viên cũng sẽ cố gắng tìm hiểu công việc, và học hỏi thêm được nhiều kiến thức mới. Đồng thời giúp công ty tránh bị động khi có biến động nhân sự vì luôn có người sẵn sàng thay thế.
Định kỳ hàng quý, Công ty nên xem xét lại cơ cấu tổ chức nhằm xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với các bộ phận nhằm thiết lập cơ cấu tổ chức cho thích hợp.
Cần gấp rút ban hành bằng văn bản những chính sách để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho môi trường kiểm soát được thuận lợi.
Sắp xếp lại nguồn nhân lực, khảo sát lại nguồn lực của toàn hệ thống Công ty, tạo kết nối thông tin với nguồn nhân lực thuộc các chức vụ quản lý có kế hoạch luân chuyển, tuyển dụng tìm ra những người quản lý tốt phù hợp với các Công ty thành viên đểđáp ứng nhu cầu công việc tốt nhất. Bên cạnh đó, cần có chính sách sa thải, cách chức đối với nhân viên và quản lý cấp trung, quản lý cấp cao nếu không hoàn thành nhiệm vụ.
3.2.1.5 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Công ty cần thường xuyên rà soát xác định lại trách nhiệm của từng nhân viên qua bảng mô tả công việc và trách nhiệm quyền hạn công việc, đặc biệt là đối với những nhân viên mới.
3.2.1.6.Chính sách nhân sự
Công ty cần xây dựng lại tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa vào mức độ hoàn và thời gian hoàn thành công việc, mức độ hoàn thành, kết quả đạt được của mỗi nhân viên. Bên cạnh việc thông qua đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên cần có chính sách tăng lương trước thời hạn hoặc tăng lương cho những cá nhân đạt hiệu quả cao.
Xây dựng chính sách khen thưởng định kỳ và đột xuất. Khen thưởng kịp thời với giá trị khen thưởng phù hợp với thành tích đạt được của nhân viên. Xây dựng những mức thưởng tương xứng như với CBCNV khi đạt danh hiệu lao động xuất sắc, có những giải pháp cải tiến công việc máy móc, làm nâng cao năng suất, chất lượng. Giải thưởng nên có giá trị tương xứng với danh hiệu mà nhân viên đạt được.
Nghiên cứu mức lương của các Công ty trong cùng ngành nghề và điều chỉnh quy chế lương cho phù hợp nhằm giữ chân người có năng lực và kinh nghiệm, tránh tình trạng phải đào tạo lại và chi phí tổn thất do thiếu kinh nghiệm gây ra.
Có chính sách tăng lương đối với nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, đào tạo lại hoặc sa thải với nhân viên không đáp ứng nhu cầu chuyên môn.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện việc đánh giá rủi ro
Công ty cần xây dựng bộ chỉ số đánh giá rủi ro dùng cho Công ty và các Công ty thành viên trong toàn hệ thống, bằng việc tổ chức bộ phận chuyên trách đánh giá rủi ro lựa chọn các cán bộ có năng lực đại diện cho các bộ phận cử đi đào tạo về quản trị rủi ro và tiên hành xây dưng quy trình quả trị rủi ro cho bộ phận, lĩnh vực của mình và phối hợp với những người khác hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro cho toàn công ty.
Ngoài ra công ty cũng có thể tham khảo nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro trong các Công ty cùng ngành hoặc các công ty khác ngành nhưng, hoặc có thể nhờ chuyên gia tư vấn xây dưng quy trình quản trị rủi ro cho Công ty và xây dựng những “kịch bản” đối phó rủi ro nhằm giảm thiểu rủi ro.
Công ty cần quan tâm khuyến khích toàn bộ nhân viên phát hiện rủi ro đặc biệt là các rủi ro về an toàn trong xây dựng và sản xuất, vì trong xây dựng rủi ro về an toàn lao động là rất cao. Cần có chế độ khen thưởng đối với các nhân viên có các phát hiện khả năng mất an toàn lao động cũng như các sáng kiến nâng cao an toàn lao động co công ty.
Công ty cần quan tâm hơn đến việc thu thập thông tin từ môi trường bên trong cũng như bên ngoài ảnh hưởng đến việc đánh giá rủi ro bằng việc hoàn thiện hệ thống thống tin giúp các thông tin các sư kiện bên trong cũng như bên ngoài ảnh hưởng đến Công ty.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì các doanh nghiệp đều khan hiếm những nhà lãnh đạo giỏi. Rủi ro về biến động nhân sự sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty cần lựa chọn và bồi dưỡng các nhân viên, cán bộ giỏi có tiềm năng, tạo một nguồn nhân lực có tài có đức để có thể sẵn sàng thay thế các vị trí lãnh đạo chủ chốt nhằm đối phó được rủi ro biến động về nhân sự. Hiện nay Công ty bắt đầu tiến hành đầu tư sang những lĩnh vực mới ngoài ngoài ngành kinh doanh truyền thống là xây dựng như trường học, cảng, chợ…và có thể là những ngành khác, Công ty cần có nghiên cứu kỹ những rủi ro liên quan nhằm phát triển công ty một cách tốt nhất. tránh sai lầm dẫn tới những tổn thất nghiêm trọng do không có kinh nghiệm cũng như lợi thế trong những ngành nghề mới này.
Công ty cũng nên tập trung nghiên cứu đánh giá các tác động về các cơ hội và rủi ro đối với công ty từ các hiệp định thương mại tư do mà Việt nam đã ký kết tham gia và sắp có hiệu lực.
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện các hoạt động kiểm soát 3.2.3.1 Kiểm soát tài sản 3.2.3.1 Kiểm soát tài sản
Công ty cần xây dựng hệ thống mã tài sản thống nhất trong toàn hệ thống công ty, giúp việc phân loại bảo quản, và nhập liệu máy tính thuận lợi tránh lộn xộn. Các tài sản phải được phân loại và đánh mã số thống nhất.
3.2.3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin
Công ty nên hoàn thiên hê hệ thống phần mềm kế toán khắc phục những sai lỗi hay trùng lắp các nghiệp vụ.
Cần tăng cường chương trình ngăn chặn vi rút tựđộng đến từng máy cho nhân viên. Tránh vi rút xâm nhập vào các máy tính phá hủy dữ liệu làm thiệt hại đến Công ty.
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện công tác thông tin truyền thông
Một hệ thống thông tin truyền thông tốt sẽ hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh, hỗ trợ cho những sáng kiến mang tính chiến lược, tích hợp với hoạt động kinh doanh nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin kịp thời đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp. Một thông tin không tốt về công ty từ bên trong cũng như bên ngoài sẽảnh hưởng lớn đến uy tín gây hoang mang cho công nhân viên của công ty vì thế để hệ thống thông tin truyền thông thực sự mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Công ty cần có những giải pháp sau:
Công ty nên thiết lập bộ phận chuyên phụ trách về thông tin truyền thông, có thể là kiêm nhiệm, Như các bộ phận cử người có chuyên môn theo dõi và tải các thông tin có ảnh hưởng đến lĩnh vực của mình gửi về cho một người chịu trách nhiệm biên tập các thông tin bên trong cũng như bên ngoài của tổ chức có thể ảnh hưởng đến Doanh nghiệp như tuyển chọn các thông tin về kinh tế, xã hội như như các bản tin kinh tê trong và ngoài nước các văn bản luật mới sắp có hiệu lực, các thông tin liên quan đến môi trường ngành như xây dựng…, đăng trên bản tin nội bô.
Tất cả những thông tin từ công ty cung cấp ra bên ngoài cần được xét duyệt kỹ càng và phân công người phát ngôn thích hợp.
Công ty cần quan xây dựng hoàn thiên hệ thống ERP nhằm kết hợp hệ thống thông tin thành hệ thống thông tin thống nhất. Hệ thống sẽ hỗ trợ cho công việc quản lý khai thác thông tin thống nhất công tác quản trị kế toán, quản trị tài chính, sản xuất, nhân sự cho công ty.
Một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nguồn thông tin thống nhất, đáng tin cậy một cách nhanh chóng hỗ trợ trong mọi công tác điều hành kinh doanh và quản trị, góp phần đẩy mạnh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cần có biện pháp bắt buộc mọi người phải sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và lưu hồ sơ theo phương pháp số hoá.
Bên cạnh đó, Công ty cần xây dựng những diễn đàn cung cấp những thông tin trên website của Công ty. Khuyến khích nhân viên bày tỏ quan điểm của mình để ban lãnh đạo lắng nghe được ý kiến của nhân viên nhằm giúp hệ thống KSNB của Công ty được hoàn thiện hơn.
Công ty cũng cần hoàn thiện mạng nội bộ nhằm tạo thuận lợi cho việc liên lạc trong công việc cũng như thông báo quyết định chính sách mới của công ty, những thay đổi các chính sách và các biến động của nền kinh tế phải thông tin đến nhân viên, nhằm giúp nhân viên nâng cao được kiến thức cũng như cùng nhau đối phó rủi ro có thể xảy đến cho doanh nghiệp, đồng thời cũng cần có biện pháp đảm bảo an toàn thông tin tránh rò rỉ những thông tin quan trọng ( lộ bí mật kinh doanh) ra bên ngoài bằng cách dùng các phần mềm diệt virus có độ tin cậy, thiết lập tường lửa, hệ thống mã số (password), thiết lập các quy định về quyền truy cập thông tin với các nhân viên, cán bộ…
Công ty tiến hành tuyên truyền hơn nữa về an toàn lao động, đặc biệt là an toàn trong thi công các công trình như tất các các công trình từ khi khởi công đều phải treo các khẩu hiệu về an toàn lao động, có những phần thưởng cho đội thi công không để xảy ra tai nạn lao động trong năm.
Nên bố trí hòm thư góp ý ( thư tay cũng như email) , đường dây nóng để sẵn sàng tiếp nhận những đóng góp, phê bình mang tính xây dựng từ cán bộ công nhân viên cũng như từ bên ngoài công ty , và có phần thưởng xứng đáng cho những ý kiến có giá trị.
3.2.5 Giải pháp hoàn thiện việc giám sát
Hoạt động giám sát tốt sẽ luôn đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu. Để hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty hoạt động hữu hiệu hơn cần có những giải pháp sau:
Bộ phận kiểm soát nội bộ cần tăng cường những cuộc kiểm tra đột xuất nhằm tìm ra những sai phạm để có những biện pháp chấn chỉnh, đề phòng những rủi ro do gian lận.
Bên cạnh công việc kiểm tra BCTC, bộ phận kiểm soát nội bộ phải thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ các quy trình hoạt động của các phòng ban và các công ty thành viên.
Hàng tháng, trưởng các bộ phận phải yêu cầu nhân viên lập kế hoạch công việc