Công ty đã tạo một môi trường văn hóa nhằm nâng cao tính chính trực và phẩm chất đạo đức của nhân viên. Điều này thể hiện trong các văn bản nội quy của Công ty cũng như phát ngôn và tác phong làm việc hàng ngày của ban lãnh đạo , tổng giám đốc, các giám đốc và các trưởng bộ phận bằng việc gương mẫu chấp hành các nội quy, quy định và quy chếđã ban hành.
Công ty cũng thể hiện sự chia sẻ trách nhiệm xã hội và với cộng đồng thông qua các hoạt động : đồng hành cùng địa phương xây dựng nhà tình thương, nhà tình
nghĩa, hoạt động vì thế hệ trẻ, tài trợ học bổng. Qua các hoạt động trên ban lãnh đạo cũng nâng cao trách nhiệm của cán bộ công nhân viên với hoạt động xã hội.
Công ty có một đội ngũ lãnh đạo, ban giám đốc có đầy đủ kiến thức, năng lực chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với từng nhiệm vụ được giao. Điều này làm giảm rủi ro trong khả năng không hoàn thành công việc được giao ảnh hưởng đến kết quả chung trong Công ty.
Công ty cũng thường xuyên tổ chức bồi dưỡng, nâng cao kiến thức cho cán bộ công nhân viên theo nhu cầu của từng bộ phận , phòng ban, bằng cách cử cán bộ đi học hay hỗ trợ tiền học phí và các lớp kỹ năng cho công nhân viên như : tin học an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, các khóa học cập nhật về thuế, …
Hội đồng quản trị và ban giám đốc của công ty có đủ kiến thức và kinh nghiệm phù hợp cho việc điều hành và quản lý công ty.
Hội đồng quản trị đề cao vai trò của ban kiểm soát và các kiểm soát viên Ban kiểm soát và các kiểm soát viên làm việc độc lập
Về triết lý quản lý và phong cách điều hành
Các nhà quản lý của Công ty luôn ý thức chấp hành luật pháp, luôn tuân thủ nguyên tắc kế toán khai báo đầy đủ thông tin trên BCTC, chống gian lận và giả mạo chứng từ.
Công ty chấp nhận mức rủi ro trong kinh doanh. Thực tế, Công ty hoạt động chính trong đầu tư dự án. Ban lãnh đạo Công ty luôn cân nhắc giữa rủi ro và lợi nhuận đạt được mỗi khi quyết định một phương án kinh doanh mới.
Các nhà quản lý và nhân viên cùng nhau bàn bạc mục tiêu kinh doanh, tài chính. Hàng năm, mục tiêu kinh doanh, mục tiêu tài chính và chiến lược của Công ty được ban lãnh đạo truyền đạt với với lãnh đạo cấp trung. Đối với nhân viên tùy từng phòng ban, quản lý cấp trung sẽ thông báo với nhân viên về những mục tiêu trong năm mà Công ty phải đạt được. Tạo một tư tưởng nhất quán trong đội ngũ cán bộ công nhân viên , tuy nhiên có một số thông tin chỉ có ban lãnh đạo cấp cao được biết liên quan tới bí mật kinh doanh của công ty.
Về cơ cấu tổ chức
Công ty thiết lập sơ đồ tổ chức rõ ràng. Các phòng Các phòng hành chính quản trị, phòng chiến lược kinh doanh, Kế toán tài vụ, Dự án, quản lý thi công được tổ chức một cách độc lập.
Công ty luôn xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và độ phức tạp của công việc. Công ty cũng có quy trình nghiệp vụ cho từng phòng ban. Các phòng hành chính quản trị, phòng chiến lược kinh doanh, Kế toán tài vụ, Dự án, quản lý thi công được tổ chức một cách độc lập.
Công ty có ban hành bằng văn bản những chính sách để cụ thể hoá hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Nguồn nhân lực hiện tại đủ đểđáp ứng các chức vụ quản lý điều hành. Tuy còn một số nhân viên chưa đáp ứng yêu cầu tuy nhiên công ty có chếđộ bồi dưỡng đào tạo để đáp ứng yêu cầu công việc.
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Công ty phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản, quyền hạn và trách nhiệm được phân chia cho các thành viên. Nhiệm vụ được phân công rõ ràng, các nhân viên đều ý thức vai trò trách nhiệm của mình trong công việc.
Hội đồng thành viên phân cấp bằng văn bản cho Tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc, các giám đốc mức duyệt chi thường xuyên hằng năm, chi bất thường theo mức ấn định bởi hội đồng quản trị được ấn định đầu năm, các khản đầu tư, mua sắm mới tài sản và các khoản chi bất thường vượt ngưỡng ấn định phải được xét duyệt bởi hội đồng quản trị và tổng giám đốc.
Chính sách nhân sự
Hàng năm, các phòng ban có định biên lao động và đều phải gửi kế hoạch tuyển dụng cho phòng nhân sự trình Tổng giám đốc. Đối với việc tuyển nhân viên thì Giám đốc các bộ phận làm đề nghị tuyển dụng trình tổng giám đốc ký và hành chính quản trị tổ chức tuyển công khai. Đối với việc tuyển cán bộ cấp trung Tổng giám đốc, và các phó tổng giám đốc quyết định tuyển dụng .
Hội đồng quản trị của công ty ban hành quy chế khen thưởng cán bộ công nhân viên. Hàng năm, Công ty đều có chính sách khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên. Hội đồng quản trị công ty đã có xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và định kỳ thực hiện đánh giá nhân viên vào cuối năm.
2.3.1.2 Đánh giá rủi ro Về việc thiết lập muc tiêu Về việc thiết lập muc tiêu
Công ty xây dựng chiến lược 5 năm 2011 - 2015, khi xây dựng mục tiêu, Ban giám đốc luôn xem xét đến ngân sách và nguồn lực của Công ty xem có đạt được không. Hàng năm, Công ty đều có xây dựng mục tiêu để đạt được chiến lược đã đề ra và trình cho Hội đồng quản trị phê duyệt.
Khi mục tiêu đã được phê duyệt, Tổng giám đốc sẽ phân các chia các mục tiêu cho từng bộ phận có liên quan. Đểđạt được mục tiêu đề ra các bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch cho đơn vị mình và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Sau khi kế hoạch các phòng ban được duyệt Công ty sẽ lập kế hoạch của toàn công ty trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Mục tiêu của toàn công ty trong năm 2011- 2015, phát triển nguồn nhân lực nhằm hình thành đội ngũ các nhà quản trị có phẩm chất và đủ năng lực điều hành phát triển doanh nghiệp. Hoạt động của Công ty đảm bảo khai thác tiềm năng, quản trị nguồn vốn của Công ty nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn hệ thống. Mục tiêu cạnh tranh tạo lợi thế so sánh với đối thủ để khẳng định giá trị, qua đó định vị doanh nghiệp và xác định mục tiêu phát triển.
Nhận dạng rủi ro
Công ty luôn quan tâm đến việc nhận dạng các sự kiện và đánh giá sự kiện ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp, thể hiện qua việc hàng tuần ban tổng giám đốc và các giám đốc và trưởng các bộ phận và các giám đốc các công ty thành viện thực hiện họp định kỳđể báo cáo tình hình hoạt động, kiểm tra tiến độ kế hoạch các công trình đang thi công xem xét các mặt thuận lợi, khó khăn bên trong cũng như bên ngoài công ty để có biện pháp giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó còn có những cuộc họp đột xuất được thực hiện để giải quyết các tình huống đột xuất giữa những phòng ban có liên quan. Các phòng ban, các công ty thành viên cũng có thể thông
báo trực tiếp cho ban tổng giám đốc biết các thông tin quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến công ty khi cần.
Đánh giá rủi ro
Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương có quan tâm đánh giá rủi. Công ty luôn thường xuyên cập nhật những thay đổi của chính sách thuế, chính sách đầu tư và những thông tin có thểảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Luôn tìm hiểu những thông tin của khách hàng, đối thủ cạnh tranh nhằm đánh giá được mức độ rủi ro Công ty mình sẽ gặp phải.
Đối phó rủi ro
Công ty luôn chấp nhận rủi ro và có hướng giảm thiểu rủi ro một cách thấp nhất. Công ty đã quan tâm đến việc nhận dạng rủi ro và đánh giá rủi ro và đang tiến hành xây dựng được những biện pháp đối phó rủi ro nhằm ứng phó trước những biến động về nhân sự, kinh tế… có ảnh hưởng tiêu cực đến sự tồn tại và phát triển của Công ty.
2.3.1.3 Hoạt động kiểm soát Phân chia trách nhiệm Phân chia trách nhiệm
Công ty luôn phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các thành viên trong Công ty, luôn đảm bảo nguyên tắc không kiêm nhiệm.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Nhân viên kế toán tại công đều được trang bị máy tính. Khi đăng nhâp phải khai báo người dùng và mã số ( User và password).
Đối với nhân viên kế toán, phần mềm kế toán được phân quyền cho từng cá nhân khi đăng nhập vào hệ thống. Kế toán trưởng được quyền đăng nhập bất cứ phần hành kế toán nào.
Toàn bộ các đơn vị trong hệ thống Công ty đều sử dụng phần mềm kế toán để lập báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán thống nhất trong toàn hệ thống, và tổ chức lưu giữ dữ liệu kế toán trong toàn công ty.
Quy trình kiểm soát tài sản
Công ty đã xây dựng hệ thống mã số cho các loại tài sản. làm cơ sở cho việc quản lý phân loại, bảo quản và ghi sổ kế toán.
Công ty có quy trình duyệt chi thanh toán các khoản chi phi đầy đủ được phổ biến tới tất cả các nhân viên.Các khoản chi phí khi xác định được các trưởng( phó) của bộ phận làm phiếu đề nghị mua hàng chuyển đến giám đốc bộ phận xét duyệt chuyển đến giám đốc hoặc tổng giám đốc xét duyệt. sau đó chuyển đến bộ phận kế toán làm thủ tục chi thanh toán. Các khoản chi phải có hóa đơn chứng từ đầy đủ. Tuy nhiên các khoản chi này nằm trong hạn mức cụ thể được quy định trong quy chế tài chính của công ty, các khoản chi ngoài định mức vượt quá giới hạn Phải trình hội đồng quản trị xét duyệt.
Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương tiến hành thực hiện kiểm kê tài sản ( 6 tháng một lần), Đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp và các khách hàng ( 3 tháng một lần ), đối chiếu tài khoản ngân hàng và sổ sách kế toán hàng tháng.
Kiểm soát công tác xây dựng cơ bản
Hàng năm, công ty mẹ đều có lập kế hoạch đầu tư xây dựng công trình và kế hoạch đều được thông qua Hội đồng Quản trị phê duyệt.
Sau khi Hội đồng Quản trị phê duyệt kế hoạch đầu tư xây dựng công trình, Phòng Dự án sẽ lập và thẩm định báo cáo nghiên cứu tiền khả thi của dự án thông qua Tổng giám đốc và trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Công ty sẽ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật hoặc lập dự án đầu tư thông qua Hội đồng quản trị phê duyệt. Phòng Dự án sẽ tiến hành chỉ định đơn vị chịu trách nhiệm thi công và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Trong quá trình thi công, Phòng Dự án sẽ tổ chức lập những bộ phận giám sát thi công, thi công và nghiệm thu công trình. Các bộ phận này được tổ chức độc lập nhau.
Việc thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản tại Công ty thì không có chính sách thi tuyển và tuyển chọn phương án thiết kế kiến trúc xây dựng công trình do công ty có Công ty thành viên là Công ty cổ phần thiết kế Kiến Bình Dương thực hiện. Khi thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật đầu tư dự án có sự tham gia của các phòng ban
khác như Kế toán tài vụ, phòng Chiến lược kinh doanh, phòng quản lý thi công trình Tổng giám đốc.
Hàng năm phòng Dự án có lập kế hoạch thi công của các đội thi công trong công ty trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Khi ký hợp đồng thi công chỉ có sự tham gia của Phòng Dự án và Tổng giám đốc có sự tham gia của phòng Tài chính, phòng Kế toán. Khi nghiệm thu công trình có sự tham gia của phòng Dự án, đơn vị thiết kế, đơn vị thi công, đơn vị giám sát, phòng kế toán .
2.3.1.4 Thông tin truyền thông
Công ty xác định thông tin và truyền thông rất cần thiết trong doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin tốt sẽ giúp cho Công ty quản lý và kiểm soát tốt hoạt động của Công ty.
Mạng nội bộ (LAN) cũng được xây dựng nhằm kết nối thông tin giữa các bộ phận và nhằm để nhân viên báo cáo kịp thời cho các nhà quản lý những đóng góp, góp ý phê bình, xây dựng nhằm phát triển công ty..
Đa số đối tượng được khảo sát tại công ty cho rằng những chính sách, quyết định, thông báo của công ty, các văn bản pháp lý, những thay đổi chính sách và các biến động của nền kinh tế và các thông tin có liên quan đến hoạt động của công ty được thông tin đến nhân viên có liên quan.
2.3.1.5 Giám sát
Ban kiểm soát thường xuyên kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và công việc của các cá nhân. Việc kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và đánh giá kết quả công việc của các cá nhân có trách nhiệm diễn ra đồng thời với các cuộc kiểm tra báo cáo tài chính và kiểm tra hoạt động theo định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm.
Hàng tuần, Ban Tổng giám đốc họp giao ban với Giám đốc và phó Giám đốc bộ phận. Hàng tháng, khi họp giao ban Ban Tổng giám đốc có mời thêm các giám đốc các Công ty thành viên báo cáo tình hình của đơn vị.
Hằng năm Công ty tiến hành thuê các Công ty kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty.
Hằng năm công ty đều có các đoàn thanh kiểm tra của cơ quan nhà nước như: Thanh tra Bộ xây dựng. và các cơ quan khác như môi trường, thuế… đến kiểm tra công ty góp phần thúc đẩy ý thức chấp hành các quy định của nhà nước tại công ty.