Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương Nguồn: Phòng hành chánh quản trị Công ty cổ phần xây dựng đầu tư Bình Dương
2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 2.1.4.2.1 Đại hội cổđông
ĐẠI HÔI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Hành Chính Quản Trị Phòng Kế Toán Tài Vụ Phòng Dự Án Sàn Giao Dịch Bất Động Sản Các Đơn Vị Thi Công Xây Dựng Dịch Vụ Các Ban Quản Lý Dự Án Chợ Phòng Chiến Lược Kinh Doanh Phòng Quản Lý Thi Công Công ty cổ phần cảng Thạnh Phước Công Ty Cổ phần XD Hiệp Thành Thái Trường trung tiểu học Petrú Ký Công ty cổ phần vật liệu Xây dựng Biconsi Công ty cổ phần thiết kế Kiến Bình Dươn g Công ty cổ phần đầu tư Phát Bình Các đơn vị thành viên
Là hội nghị quan trọng nhất công ty nơi bầu ra hội đồng quản trị và ban kiểm soát của công ty.
2.1.4.2.2 Hội đồng quản tri.
Được đại hội cổđông bầu ra, có quyền đề cử tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc.
2.1.4.2.3 Ban kiểm soát
Do Đại hội cổđông bầu ra, có quyền kiểm tra giám sát mọi hoạt động của công ty và báo cáo hội đồng quản trị và Đại hội cổđông.
2.1.4.2.4 Ban giám đốc
- Tổng giám đốc : Điều hành những hoạt động hàng ngày của công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động tác nghiệp hàng ngày, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty, thi hành các nghị quyết, quyết định của hôi đồng quản trị theo nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
2.1.4.2.5 Phòng hành chính quản trị
- Phònng hành chính quản trị có chức năng tham mưu giúp Hội đồng quản trị, tổng giám đốc công ty trong việc sắp xếp, cải tiến tổ chức, quản lý bồi dưỡng, và quy hoạch cán bộ, thực hiện chế độ chính sách nhà nước đối với người lao động, quản lý hành chính và văn phòng công ty đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển công ty.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức, quản lý, sắp xếp cán bộ cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất kinh doanh của công ty. Tiến hành làm thủ tục về thành lập, sáp nhập, giải thể các doanh nghiệp trực thuộc theo pháp luật quy định.
- Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ các bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của công ty, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thuộc phạm vi quản lý.
- Nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ công ty, lập kế hoạch chương trình đào tạo hàng năm phối hợp với các phòng ban tổ chức thực hiện
- Giải quyết các thủ tục chếđộ chính sách khi cử người đi học đào tạo bồi dưỡng kiến thức.
- Giải quyết các thủ tục về họp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm miễn nhiễm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân viên chức.
- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương , tiền thưởng theo quy định của nhà nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tổng hợp báo cáo quỹ lương tòa công ty.
- Tham mưu cho hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc công ty trong việc giải quyết chính sách, chếđộ đối với người lao động theo quy định của luật lao động. Theo dõi giải quyết các chếđộ chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tai nạn lao động hưu trí, nghỉ mất sức, các chếđộ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ công nhân viên công ty.
- Là thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng, hội đồng kỷ luật của công ty, thực hiện công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật. Là thường trực giúp ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ công ty có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo công ty, Theo dõi , nhận xét cán bộ công nhân viên công ty đểđề xét việc nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.
- Xây dựng công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ công ty, theo dõi xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo, thường trực trong công tác tiếp dân, thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Tổ chức tiếp các đoàn thanh tra , kiểm tra những lĩnh vực liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Có nhiệm vụ quản lý hành chính, ấn chỉ công văn, lên lịch công tác nhân sự, tuyển dụng, bố trí, đào tạo nhân sự. Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên toàn Công ty, giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng,… theo đúng quy định hiện hành của Nhà Nước.
- Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu, thực hiện lưu trữ tài liệu trong Công ty.
2.1.4.2.6 Phòng kế toán tài vụ
- Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, đầu tư tài sản, nắm bắt chính xác kịp thời số liệu kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa tiêu cực.
- Tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp luật Nhà Nuớc. Tập hợp kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê.
- Có nhiệm vụ tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống các số liệu về tình hình tài chính của Công ty, theo dõi kiểm tra, hướng dẫn công tác kế toán ởđơn vị trực thuộc.
- Ngoài ra, cùng các phòng ban khác làm công tác hoạt động kinh tế kỹ thuật, thực hiện các chếđộ thuế cho Nhà Nước.
2.1.4.2.7 Phòng dự án
- Tìm kiếm quan hệ thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đơn vị: thiết kế quy hoạch, đo đạc, xây lắp, thiết bị …
- Thực hiện giai đoạn chuẩn bị: khảo sát, nghiên cứu, quy hoạch, lập dự án tiền khả thi, làm thủ tục xin điều chỉnh quy hoạch, lập quy chế quản lý xây dựng. Phối hợp các ban đền bù giải tỏa, bồi thường, hỗ trợ đất và tài sản nằm trong vùng quy hoạch.
2.1.4.2.8 Phòng chiến lược kinh doanh
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về phương án kinh doanh, xây dựng giá chuyển nhượng nhà đất.
- Nghiên cứu các tài liệu pháp lý có liên quan để tham mưu cho Ban giám đốc. - Phối hợp cùng các phòng ban để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Tổng hợp báo cáo về tình hình thực tế kế hoạch và các biện pháp thực hiện kế hoạch, theo dõi việc thực hiện kế hoạch đúng tiến độ.
2.1.4.2.9 Phòng quản lý thi công
Phòng quản lý thi công có chức năng tham mưu giúp việc cho hội đồng quản trị, Tổng giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý hoạt động hoa học kỹ thuật – công nghệ, công tác đầu tư chiều sâu đổi mới công nghệ và công tác an toànn bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão trong toàn công ty.
Quản lý về khoa học công nghệ :
- Căn cứ phương hướng phát triển khoa học, kỹ thuật của ngành xây dựng, tiến bộ kỹ thuật xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện ứng dụng các đề tài, tiến bộ
khoa học kỹ thuật vào quản lý xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, công trình xây dựng trình Tổng giám đốc công ty quyết định.
- Là đầu mối tập hợp những đề tài nghiên cứu khoa học, sáng chế, sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty.
- Tổ chức nghiệm thu đánh giá các đề tài nghiên cứu khoa học, sáng chế sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty, cáo cáo hội đồng quản trị, Tổng giám đốc công ty quyết định.
- Đề xuất và quản lý việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, áp dụng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hệ thống quảnlý chất lượng trong hoạt động kinh doanh của công ty. - Xây dựng chương trình, kế hoạch khoa học hằng năm và dài hạn của công ty, tổ chức quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật và công nghệ thống nhất trong công ty. Theo dõi quản lý các dự án đầu tư chiều sâu và báo cáo hội đồng quản trị tổng giám đốc quyết định .
- Lập và triển khai các dự án đầu tư chiều sâu, đổi mới công nghệ của công ty. - Tổ chức duyệt biện pháp thiết kế tổ chức thi công, biện pháp ATVSLĐ các công trình thi công của công ty.
- Cung cấp thông tin và tư vấn về áp dụng công nghệ mới, sử dụng các loại vật liệu có tính năng kỹ thuật và chất lượng cao phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam cho các đơnvị trong công ty .
- Tổ chức và hướng dẫn các công ty thành viên, văn phòng công ty tham gia các hội chợ, triển lãm khoa học kỹ thuật theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
- Quản lý hộp thư điện tử, mạng internet của văn phòng công ty. Quản lý an toàn lao động :
- Quản lý công tác an toàn bảo hộ lao động, tổ chức huấn luyện về công tác an toàn bảo hộ lao động , phòng chống cháy nổ.
- Đề xuất lực lượng phồng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt và ứng trực trong trường hợp xảy ra của công ty.
- Hướng dẫn kiểm tra luật bảo vệ môi trường trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc công ty. Xây dựng quy chế về bảo vệ môi trường của công ty.
- Đề xuất giao khoán cho từng công trình, thực hiện kiểm tra định mức vật tư, chủng loại vật tư, nhân công.
- Chịu trách nhiệm bảo hành, bảo trì và các sự cố phát sinh tại các công trình. - Cải tiến kỹ thuật trong thi công, biện pháp thi công, tiết kiệm thời gian, nhân lực và nâng cao chất lượng xây dựng.
- Theo dõi, kiểm tra xác nhận khối lượng và chất lượng các công trình trong quá trình thi công, theo Nghị định của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng số 209/2004/NĐ-CP, ngày 16/12/2004.
- Kiểm tra chất lượng vật liệu, cấu kiện và sản phẩm xây dựng.
Chịu trách nhiệm giám sát Chủ đầu tư đối với các công trình do Công ty làm Chủđầu tư.
2.1.4.2.10 Các đơn vị trực thuộc
- Các đội xây dựng và tổ chuyên: Có trách nhiệm hoàn thành các chỉ tiêu được giao về xây dựng, thi công xây lắp.
- Xưởng sản xuất thiết bị: có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm thiết bị trường học: bàn ghế, bảng viết,…. theo đúng như hợp đồng đã được ký kết với khách hàng. - Sàn giao dịch bất động sản: Liên hệ giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng để đi đến việc ký kết hợp đồng chuyển nhượng nhà ở, hợp đồng xây dựng nhà ở… hỗ trợ khách hàng thủ tục vay vốn trả góp. Tổ chức cho nhân viên tham gia hội chợ, quảng cáo, tiếp thịđến khách hàng.
2.1.4.2.11 Các Công ty, đơn vị thành viên
- Công ty cổ phần đầu tư Phát Bình
- Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Biconsi - Công ty cổ phần cảng Thạnh Phước
- Công ty cổ phần XD Hiệp Thành Thái - Công ty cổ phần thiết kế Kiến Bình Dương - Trường Tiểu học Petrus Ký
2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư Bình Dương. 2.2.1 Khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần tư vấn đầu tư Bình Dương 2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát Khảo sát thực tế nhằm tìm hiểu thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương. Ghi nhận lại các ưu, khuyết điểm của quy trình kiểm soát nội bộ đang áp dụng để từđó tác giả sẽ tìm ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty.
2.2.1.2 Phương pháp khảo sát
Dựa trên lý thuyết về năm bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chương một, tác giả đã thiết kế bảng câu hỏi điều tra (mỗi bảng gồm 84 câu hỏi) và gửi 50 bảng câu hỏi khảo sát trực tiếp đến nhân viên và lãnh đạo của Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương nhằm thu thập thông tin đểđánh giá thực trạng về hệ thống KSNB tại Công ty.