Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khoán phải thành lập Ủy ban kiểm toán. Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sựđộc lập của kiểm toán nội bộ… Do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của ủy ban kiểm toán và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát .
Các nhân tốđược xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
1.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Triết lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên . Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tựđã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị…
1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức
Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. ngược lại, khi thiết kế không đúng cơ cấu tổ chức sẽ làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Thí dụ, nếu sắp xếp bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không thể phát huy tác dụng. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
1.2.1.6 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân định quyền hạn trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của những thành viên và quan hệ của họ với nhau.
1.2.1.7 Chính sách nhân sự
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng,huấn luyện, bổ nhiệm đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực tính chính trực và các giá trị đạo đức… Thí dụ, một chính sách tuyển dụng ưu tiên dành
cho các các nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽđảm bảo không những về năng lực và còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Thí dụ, một quan điểm không đúng đắn của giám đốc khi báo cáo về lợi nhuận có thể làm mất đi tính trung thực và hợp lý của báo cái tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu trong các báo cáo này. (Bộ môn kiểm toán, Trường Đại học kinh tế Tp. Hồ Chí Minh (2011), Kiểm Toán, NXB Lao Động Xã Hội, Tp. Hồ Chí Minh,81-84.)
1.2.2 Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả những mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên.
Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từđó mới có thể quản trịđược rủi ro.
1.2.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị
Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết đểđánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có thể trở thành rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn , trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hằng ngày của nhà quản lý.
1.2.2.2 Nhận dạng rủi ro
Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể.
Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sựđổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của nhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý… Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán… rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị .
Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng tiếp xúc khách hàng, ngân hàng…hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ.
1.2.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro
Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đểđối phó rủi ro.
Trong lĩnh vưc kế toán, có thể có những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý của các báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị ; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán, khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí ; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chếđộ kế toán…
Các rủi ro trên có thể phát sinh từ bản chất của đơn vị hoặc từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường được kiểm toán viên quan tâm rất nhiều lần trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán.
1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang
hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thểđược thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc. Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽđược phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và dấu diếm những sai phạm của mình.
Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán. Lý do là không cho phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách về các tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo ra rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che dấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản. Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo ra khả năng thâm lạm tài sản. Thí dụ, nếu một người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt lương của các nhân viên không có thật này.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán. Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ kế toán nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện - thường là bộ phận kế toán.
1.2.3.2 Kiểm soát quá trình quản lý thông tin và các nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần phải đảm bảo rằng (1) Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2) việc phê chuẩn các loai nghiệp vụ phải đúng đắn cụ thể là:
Kiểm sát hệ thống chứng từ, sổ sách : cần phải chú ý những vấn đề sau:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng cần phải lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. - Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khách nhau. Thí dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứđể tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê bán hàng và tính hoa hồng bán hàng.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chi đi qua các bộ phận có liên qua tới nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát...
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoạt động. Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép bởi nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung. Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Thí dụ, ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng...Sau đó, nhân viên căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể. Là trường hợp người quản lý phải xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không phải đưa ra chính sách chung . Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên, thí dụ phê chuẩn việc mua sắm máy móc thiết bị...phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng với những nghiệp vụ
thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn hơn một mức ấn định nào đó
Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền được thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như quyết định về việc mua sắm tài sản có giá trị lớn từ một số tiền nào đó trở lên Phải do hội đồng quản trị phê Chuẩn.
1.2.3.3 Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thưc hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu...
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.
1.2.3.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các các nhân (hoặc bộ phận ) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Thí dụ nhân viên