Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc. Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽđược phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và dấu diếm những sai phạm của mình.
Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán. Lý do là không cho phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách về các tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo ra rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che dấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản. Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo ra khả năng thâm lạm tài sản. Thí dụ, nếu một người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt lương của các nhân viên không có thật này.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán. Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ kế toán nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện - thường là bộ phận kế toán.