Ở bất kỳđơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây :
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới …
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thểđảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình. (Bộ môn kiểm toán,Trường Đại học kinh tế Tp. Hồ Chí Minh (2011), Kiểm Toán, NXB Lao Động Xã Hội, Tp. Hồ Chí Minh,97-98.)
Kết Luận Chương 1 Trong chương 1, tác giảđã làm rõ được các vấn đề sau :
- Tổng kết lịch sử hình thành và phát triển của các lý thuyết về kiểm soát nội bộ và các xu hướng phát triển của lý thuyết kiểm soát nội bộ.
- Trình bày khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ, sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ và phân loại hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Trình bày các bộ phận cấu thành và mối quan hệ giữa các bộ phận cơ bản của hệ thống của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013
- Các hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Dựa trên cơ sở lý thuyết đã tổng hợp tác giả sẽ tiến hành phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương để đánh giá những ưu điểm, nhược điểm của hệ thống KSNB tại công ty trong chương 2.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TƯ VẤN ĐẦU TƯ BÌNH
DƯƠNG
2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương 2.1.1 Giới thiệu chung
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương là một đơn vị chuyên về xây dựng và sản xuất thiết bị trường học, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng có tài khoản riêng tại ngân hàng.
Tên giao dịch quốc tế: Binh Duong Construction Consultant Investment Joint Stock Company.
Tên viết tắt : BICONSI
Trụ sở chính : số 02 Trần văn ơn, Phường Phú Hòa, thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
Điện thoại giao dịch : 0650.3822936-0605.3822908 Fax : 0605.3822936 Email :biconsi@hcm.vnn.vn Website :www.biconsi.com.vn
Giấy phép đăng ký kinh doanh số 3700145599 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Bình Dương cấp ngày 10/05/2006, thay đổi lần thứ bảy ngày 13/09/2012
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Tiền thân Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương là đội xây dựng công trình của sở Giáo dục và đào tạo tỉnh Sông Bé (nay là tỉnh Bình Dương) với nhiệm vụ là xây dựng , thi công, tu sửa các công trình thuộc sở Giáo Dục như trường học, Nhà ở, nhà làm việc của cán bộ giáo viên ngành giáo dục. Đến năm 1993 được sự quan tâm của UBND tỉnh Bình Dương và sự giúp đỡ của các ngành chức năng, công ty được thành lập theo quyết định số 583/QĐ-UB ngày 30/06/1993 của UBND tỉnh Bình Dương với tên gọi là "Xí nghiệp Xây Dựng Và Sản Xuất Thiết Bị Trường Học".
Trải qua thời gian công ty Công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả, đến ngày 17/06/2002, UBND tỉnh đã có quyết định số 81/2002/QĐ-UB kể từ ngày 1/7/2002
đổi tên Xí nghiệp thành "Công Ty Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương". Ngày 20/02/2006 UBND tỉnh Bình Dương có quyết định số 699/QĐ-UBND về việc phê duyệt phương án chuyển đổi Công Ty Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương thành "Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương".
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Ngành nghề kinh doanh chính
2.1.3.1 Xây Dựng
_ Thi công xây lắp các công trình nhà ở dân dụng – công nghiệp _ Thi công xây dựng đường giao thông
_ Thi công các công trình cấp thoát nước sinh hoạt – công nghiệp quy mô vừa _ Thi công lắp đặt đường dây điện, trạm biến thế, hệ thống chiếu sáng
_ San lấp mặt bằng
_ Thực hiện các dịch vụ san, xây lắp
2.1.3.2 Tư vấn
_ Soạn thảo hồ sơ mời thầu.
_ Lập Dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư giám sát toàn bộ quá trình thực hiện dự án
_ Khảo sát đo vẽ bản đồ phục vụ công tác thiết kế các công trình xây dựng dân dụng công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cấp thoát nước, điện trung và hạ thế.
_ Thẩm tra thiết kế kỹ thuật – tồng dự toán các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi, cấp thoát nước, điện trung và hạ thế
_ Tư vấn thiết kế, lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật –Tổng dự toán, tư vấn giám sát các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cấp thoát nước, điện trung và hạ thế.
_ Quy hoạch các dự án xây dựng khu công nghiệp, khu dân cư.
2.1.3.3 Đầu tư
_ Quản lý và kinh doanh nhà nước thuộc sở hữu nhà nước _ Đầu tư xây dựng dự án khu dân cư
_ Đền bù giải tỏa, giải phóng mặt bằng tạo quỹđất để phục vụ xây dựng các khu công nghiệp, khu dân cư trong tương lai.
2.1.3.4 Sản xuất
_ Sản xuất các loại thiết bị phục vụ cho việc dạy và học. _ Sản xuất khung nhà xưởng, xà gồ, kèo thép.
_ Đồ gỗ gia dụng. _ Sơn tĩnh điện.
2.1.4 Bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức 2.1.4.1 Sơđồ bộ máy quản lý 2.1.4.1 Sơđồ bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương Nguồn: Phòng hành chánh quản trị Công ty cổ phần xây dựng đầu tư Bình Dương
2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 2.1.4.2.1 Đại hội cổđông
ĐẠI HÔI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Hành Chính Quản Trị Phòng Kế Toán Tài Vụ Phòng Dự Án Sàn Giao Dịch Bất Động Sản Các Đơn Vị Thi Công Xây Dựng Dịch Vụ Các Ban Quản Lý Dự Án Chợ Phòng Chiến Lược Kinh Doanh Phòng Quản Lý Thi Công Công ty cổ phần cảng Thạnh Phước Công Ty Cổ phần XD Hiệp Thành Thái Trường trung tiểu học Petrú Ký Công ty cổ phần vật liệu Xây dựng Biconsi Công ty cổ phần thiết kế Kiến Bình Dươn g Công ty cổ phần đầu tư Phát Bình Các đơn vị thành viên
Là hội nghị quan trọng nhất công ty nơi bầu ra hội đồng quản trị và ban kiểm soát của công ty.
2.1.4.2.2 Hội đồng quản tri.
Được đại hội cổđông bầu ra, có quyền đề cử tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc.
2.1.4.2.3 Ban kiểm soát
Do Đại hội cổđông bầu ra, có quyền kiểm tra giám sát mọi hoạt động của công ty và báo cáo hội đồng quản trị và Đại hội cổđông.
2.1.4.2.4 Ban giám đốc
- Tổng giám đốc : Điều hành những hoạt động hàng ngày của công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động tác nghiệp hàng ngày, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty, thi hành các nghị quyết, quyết định của hôi đồng quản trị theo nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
2.1.4.2.5 Phòng hành chính quản trị
- Phònng hành chính quản trị có chức năng tham mưu giúp Hội đồng quản trị, tổng giám đốc công ty trong việc sắp xếp, cải tiến tổ chức, quản lý bồi dưỡng, và quy hoạch cán bộ, thực hiện chế độ chính sách nhà nước đối với người lao động, quản lý hành chính và văn phòng công ty đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển công ty.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức, quản lý, sắp xếp cán bộ cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất kinh doanh của công ty. Tiến hành làm thủ tục về thành lập, sáp nhập, giải thể các doanh nghiệp trực thuộc theo pháp luật quy định.
- Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ các bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của công ty, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thuộc phạm vi quản lý.
- Nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ công ty, lập kế hoạch chương trình đào tạo hàng năm phối hợp với các phòng ban tổ chức thực hiện
- Giải quyết các thủ tục chếđộ chính sách khi cử người đi học đào tạo bồi dưỡng kiến thức.
- Giải quyết các thủ tục về họp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm miễn nhiễm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân viên chức.
- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương , tiền thưởng theo quy định của nhà nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tổng hợp báo cáo quỹ lương tòa công ty.
- Tham mưu cho hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc công ty trong việc giải quyết chính sách, chếđộ đối với người lao động theo quy định của luật lao động. Theo dõi giải quyết các chếđộ chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tai nạn lao động hưu trí, nghỉ mất sức, các chếđộ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ công nhân viên công ty.
- Là thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng, hội đồng kỷ luật của công ty, thực hiện công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật. Là thường trực giúp ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ công ty có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo công ty, Theo dõi , nhận xét cán bộ công nhân viên công ty đểđề xét việc nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.
- Xây dựng công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ công ty, theo dõi xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo, thường trực trong công tác tiếp dân, thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Tổ chức tiếp các đoàn thanh tra , kiểm tra những lĩnh vực liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Có nhiệm vụ quản lý hành chính, ấn chỉ công văn, lên lịch công tác nhân sự, tuyển dụng, bố trí, đào tạo nhân sự. Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên toàn Công ty, giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng,… theo đúng quy định hiện hành của Nhà Nước.
- Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu, thực hiện lưu trữ tài liệu trong Công ty.
2.1.4.2.6 Phòng kế toán tài vụ
- Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, đầu tư tài sản, nắm bắt chính xác kịp thời số liệu kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa tiêu cực.
- Tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp luật Nhà Nuớc. Tập hợp kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê.
- Có nhiệm vụ tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống các số liệu về tình hình tài chính của Công ty, theo dõi kiểm tra, hướng dẫn công tác kế toán ởđơn vị trực thuộc.
- Ngoài ra, cùng các phòng ban khác làm công tác hoạt động kinh tế kỹ thuật, thực hiện các chếđộ thuế cho Nhà Nước.
2.1.4.2.7 Phòng dự án
- Tìm kiếm quan hệ thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đơn vị: thiết kế quy hoạch, đo đạc, xây lắp, thiết bị …
- Thực hiện giai đoạn chuẩn bị: khảo sát, nghiên cứu, quy hoạch, lập dự án tiền khả thi, làm thủ tục xin điều chỉnh quy hoạch, lập quy chế quản lý xây dựng. Phối hợp các ban đền bù giải tỏa, bồi thường, hỗ trợ đất và tài sản nằm trong vùng quy hoạch.
2.1.4.2.8 Phòng chiến lược kinh doanh
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về phương án kinh doanh, xây dựng giá chuyển nhượng nhà đất.
- Nghiên cứu các tài liệu pháp lý có liên quan để tham mưu cho Ban giám đốc. - Phối hợp cùng các phòng ban để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Tổng hợp báo cáo về tình hình thực tế kế hoạch và các biện pháp thực hiện kế hoạch, theo dõi việc thực hiện kế hoạch đúng tiến độ.
2.1.4.2.9 Phòng quản lý thi công
Phòng quản lý thi công có chức năng tham mưu giúp việc cho hội đồng quản trị, Tổng giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý hoạt động hoa học kỹ thuật – công nghệ, công tác đầu tư chiều sâu đổi mới công nghệ và công tác an toànn bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão trong toàn công ty.
Quản lý về khoa học công nghệ :
- Căn cứ phương hướng phát triển khoa học, kỹ thuật của ngành xây dựng, tiến bộ kỹ thuật xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện ứng dụng các đề tài, tiến bộ
khoa học kỹ thuật vào quản lý xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, công trình xây dựng trình Tổng giám đốc công ty quyết định.
- Là đầu mối tập hợp những đề tài nghiên cứu khoa học, sáng chế, sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty.
- Tổ chức nghiệm thu đánh giá các đề tài nghiên cứu khoa học, sáng chế sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty, cáo cáo hội đồng quản trị, Tổng giám đốc công ty quyết định.
- Đề xuất và quản lý việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, áp dụng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hệ thống quảnlý chất lượng trong hoạt động kinh doanh của công ty. - Xây dựng chương trình, kế hoạch khoa học hằng năm và dài hạn của công ty, tổ chức quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật và công nghệ thống nhất trong công ty. Theo dõi quản lý các dự án đầu tư chiều sâu và báo cáo hội đồng quản trị tổng giám đốc quyết định .
- Lập và triển khai các dự án đầu tư chiều sâu, đổi mới công nghệ của công ty. - Tổ chức duyệt biện pháp thiết kế tổ chức thi công, biện pháp ATVSLĐ các công trình thi công của công ty.
- Cung cấp thông tin và tư vấn về áp dụng công nghệ mới, sử dụng các loại vật liệu có tính năng kỹ thuật và chất lượng cao phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam cho các đơnvị trong công ty .
- Tổ chức và hướng dẫn các công ty thành viên, văn phòng công ty tham gia các hội chợ, triển lãm khoa học kỹ thuật theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.