Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần phải đảm bảo rằng (1) Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2) việc phê chuẩn các loai nghiệp vụ phải đúng đắn cụ thể là:
Kiểm sát hệ thống chứng từ, sổ sách : cần phải chú ý những vấn đề sau:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng cần phải lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. - Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khách nhau. Thí dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứđể tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê bán hàng và tính hoa hồng bán hàng.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chi đi qua các bộ phận có liên qua tới nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát...
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoạt động. Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép bởi nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung. Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Thí dụ, ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng...Sau đó, nhân viên căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể. Là trường hợp người quản lý phải xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không phải đưa ra chính sách chung . Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên, thí dụ phê chuẩn việc mua sắm máy móc thiết bị...phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng với những nghiệp vụ
thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn hơn một mức ấn định nào đó
Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền được thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như quyết định về việc mua sắm tài sản có giá trị lớn từ một số tiền nào đó trở lên Phải do hội đồng quản trị phê Chuẩn.