Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu được cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình hành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. Điều này sẽ được thực hiện nhờ tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.
- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng...) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới
có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cho bên ngoài ( Nhà nước, cổ đông...) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
- Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là phân hệ quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tếđược biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp.
Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm toán báo cáo tài chính.
Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào ( tính kịp thời, hiêu quả...), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin phải đạt được như sau:
- Xác định và ghi chép các nghiệp vụ có thật.
- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng đắn các nghiệp vụ
- Đo lường giá trị của các nghiệp vụđể ghi chép đúng giá trị.
- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tếđã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính.
Để đạt được các điều kiện trên, cần phải chú ý đến hai điều kiện quan trọng trong hệ thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
Với đặc trưng là ghi nhận từng nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ còn cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ. Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị. Thí dụ, thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽ giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy định. Bên cạnh đó,
chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Như vậy, với chức năng tiền kiểm, chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán nói riêng, và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung toàn đơn vị.
Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên những chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ, chi phí, thu nhập... sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Việc ghi nhận thông tin cho những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, lưu trữ...và cuối cùng kết chuyển những thông tin đó vào báo cáo sẽđể lại “dấu vết kiểm toán”giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý . Thí dụ, nhà quản lý có thể sử dụng chứng từ sổ sách lưu trữ để phúc đáp những yêu cầu từ phía khách hàng hoặc nhà cung cấp về các vấn đề có liên quan đến số dư tài khoản phải thu khách hàng, hoặc phải trả người bán. Tương tự kiểm toán viên cũng dựa vào đó để kiểm tra.
Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách thủ tục kế toán, vì thế chúng còn được xem như là phương tiện truyền thông về chính sách.
Sơ đồ hạch toán mô tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị, thường dưới dạng hình vẽ. Sổ tay hướng dẫn thường bao gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản sử dụng và diễn giải chi tiết về mục đích và nội dung của từng tài khoản, cách thức xử lý nghiệp vụ hoặc sơ đồ hạch toán. Sổ tay đầy đủ sẽ giúp cho việc xử lý các nghiệp vụđúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị.
Truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ liên quan tới quá trình lập báo cáo tài chính. Các nhân viên xử
lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan thế nào đến người khác và họđược yêu cầu phải báo cáo ngay những tình huống bất thường cho cấp trên. 1.2.5 Giám sát
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Đểđạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp...hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường.
Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Cần chú ý rằng việc đưa ra một cấu trúc kiểm soát nôi bộ bao gổm các bộ phận như trên nhằm giúp doanh nghiệp có thể nhận thức được toàn diện những yêu cầu phải đạt được của một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn là hơn là hướng đến một sự phân chia rạch ròi giữ các bộ phận của kiểm soát nội bộ. Trong nhiều trường hợp có sự “xen phủ” giữa các bộ phận đối với cùng một vấn đề. (Bộ môn kiểm toán, Trường Đại học kinh tế Tp. Hồ Chí Minh (2011), Kiểm Toán, NXB Lao Động Xã Hội, Tp. Hồ Chí Minh,81-93.)
1.2.6 Mối quan hệ giữa các bộ phận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Các bộ phận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ có mối quan hệ mật thiết với nhau và với các mục tiêu , các bộ phận, các chức năng của một tổ chức . Kiểm soát nội bộ liên quan đến từng bộ phận, từng hoạt động của tổ chức và toàn bộ tổ chức nói chung.
Quan hệ theo hàng dọc
Các yếu tố tác động và ảnh lẫn nhau như môi trường kiểm soát quyết định việc đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát, đáng giá rủi ro tác động tới các yếu tố khác thông qua việc đánh giá rủi ro của mỗi yếu tố và rủi ro chung của tất cả các yếu tố của hệ thống KSNB…
Quan hệ theo hàng ngang
Trong đó mỗi yếu tố của hệ thống KSNB được thiết kế nhằm đáp ứng yêu cầu của mỗi loại mục tiêu như : hoạt động, báo cáo và tuân thủ hay cả ba loại mục tiêu trên.
1.3 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kỳđơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây :
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới …
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thểđảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình. (Bộ môn kiểm toán,Trường Đại học kinh tế Tp. Hồ Chí Minh (2011), Kiểm Toán, NXB Lao Động Xã Hội, Tp. Hồ Chí Minh,97-98.)
Kết Luận Chương 1 Trong chương 1, tác giảđã làm rõ được các vấn đề sau :
- Tổng kết lịch sử hình thành và phát triển của các lý thuyết về kiểm soát nội bộ và các xu hướng phát triển của lý thuyết kiểm soát nội bộ.
- Trình bày khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ, sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ và phân loại hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Trình bày các bộ phận cấu thành và mối quan hệ giữa các bộ phận cơ bản của hệ thống của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013
- Các hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Dựa trên cơ sở lý thuyết đã tổng hợp tác giả sẽ tiến hành phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương để đánh giá những ưu điểm, nhược điểm của hệ thống KSNB tại công ty trong chương 2.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TƯ VẤN ĐẦU TƯ BÌNH
DƯƠNG
2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần xây dựng tư vấn đầu tư Bình Dương 2.1.1 Giới thiệu chung
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương là một đơn vị chuyên về xây dựng và sản xuất thiết bị trường học, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng có tài khoản riêng tại ngân hàng.
Tên giao dịch quốc tế: Binh Duong Construction Consultant Investment Joint Stock Company.
Tên viết tắt : BICONSI
Trụ sở chính : số 02 Trần văn ơn, Phường Phú Hòa, thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
Điện thoại giao dịch : 0650.3822936-0605.3822908 Fax : 0605.3822936 Email :biconsi@hcm.vnn.vn Website :www.biconsi.com.vn
Giấy phép đăng ký kinh doanh số 3700145599 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Bình Dương cấp ngày 10/05/2006, thay đổi lần thứ bảy ngày 13/09/2012
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Tiền thân Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương là đội xây dựng công trình của sở Giáo dục và đào tạo tỉnh Sông Bé (nay là tỉnh Bình Dương) với nhiệm vụ là xây dựng , thi công, tu sửa các công trình thuộc sở Giáo Dục như trường học, Nhà ở, nhà làm việc của cán bộ giáo viên ngành giáo dục. Đến năm 1993 được sự quan tâm của UBND tỉnh Bình Dương và sự giúp đỡ của các ngành chức năng, công ty được thành lập theo quyết định số 583/QĐ-UB ngày 30/06/1993 của UBND tỉnh Bình Dương với tên gọi là "Xí nghiệp Xây Dựng Và Sản Xuất Thiết Bị Trường Học".
Trải qua thời gian công ty Công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả, đến ngày 17/06/2002, UBND tỉnh đã có quyết định số 81/2002/QĐ-UB kể từ ngày 1/7/2002
đổi tên Xí nghiệp thành "Công Ty Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương". Ngày 20/02/2006 UBND tỉnh Bình Dương có quyết định số 699/QĐ-UBND về việc phê duyệt phương án chuyển đổi Công Ty Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương thành "Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Tư Vấn Đầu Tư Bình Dương".
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Ngành nghề kinh doanh chính
2.1.3.1 Xây Dựng
_ Thi công xây lắp các công trình nhà ở dân dụng – công nghiệp _ Thi công xây dựng đường giao thông
_ Thi công các công trình cấp thoát nước sinh hoạt – công nghiệp quy mô vừa _ Thi công lắp đặt đường dây điện, trạm biến thế, hệ thống chiếu sáng
_ San lấp mặt bằng
_ Thực hiện các dịch vụ san, xây lắp
2.1.3.2 Tư vấn
_ Soạn thảo hồ sơ mời thầu.
_ Lập Dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư giám sát toàn bộ quá trình thực hiện dự án
_ Khảo sát đo vẽ bản đồ phục vụ công tác thiết kế các công trình xây dựng dân dụng công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cấp thoát nước, điện trung và hạ thế.
_ Thẩm tra thiết kế kỹ thuật – tồng dự toán các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi, cấp thoát nước, điện trung và hạ thế
_ Tư vấn thiết kế, lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật –Tổng dự toán, tư vấn giám sát các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cấp thoát nước, điện trung và hạ thế.
_ Quy hoạch các dự án xây dựng khu công nghiệp, khu dân cư.
2.1.3.3 Đầu tư
_ Quản lý và kinh doanh nhà nước thuộc sở hữu nhà nước _ Đầu tư xây dựng dự án khu dân cư
_ Đền bù giải tỏa, giải phóng mặt bằng tạo quỹđất để phục vụ xây dựng các khu công nghiệp, khu dân cư trong tương lai.
2.1.3.4 Sản xuất
_ Sản xuất các loại thiết bị phục vụ cho việc dạy và học. _ Sản xuất khung nhà xưởng, xà gồ, kèo thép.
_ Đồ gỗ gia dụng. _ Sơn tĩnh điện.
2.1.4 Bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức 2.1.4.1 Sơđồ bộ máy quản lý 2.1.4.1 Sơđồ bộ máy quản lý