5. Kết cấu của đề tài
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN TÂN
2.1.1. Một số thông tin chung về công ty Cổ phần Thiên Tân
- Tên công ty bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Thiên Tân - Tên công ty bằng tiếng Anh: Thien Tan joint stock company - Tổng giám đốc: Ông Dương Văn Sơn
- Địa chỉ trụ sở chính: Khu phố 7, Phường 3, TP Đông Hà, tỉnh Quảng Trị - Điện thoại: (053) 3858819 - (053) 3853895
- Số Fax: (053) 3859958 - Email: info@thientan.net.vn - Website: http://thientan.net.vn - Mã số thuế: 3200193178
- Vốn điều lệ 8.250.000.000 (tám tỷ hai trăm năm mươi triệu đồng)
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh
- Khai thác đá nguyên liệu cho sản xuất xi măng và vôi; - Khai thác và chế biến đá xây dựng các loại và đá ốp lát; - Nhận thầu thi công, san ủi nền móng thuộc cơ sở hạ tầng; - Thi công công trình giao thông và thủy lợi;
- Sản xuất ngói lợp, gạch Block, gạch Terrazo; - Sản xuất Dolomite, Super canxi , bột Asphal; - Kinh doanh xăng dầu và vật liệu xây dựng; - Dịch vụ khoan, nổ mìn phá đá;
- Dịch vụ vận tải, lắp đặt hệ thống điện, lắp đặt hệ thống cấp thoát nước.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2.1.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến - chức năng, các mối quan hệ giữa các bộ phận chi tiết theo sơđồ sau:
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng:
Sơđồ 2.1: Sơđồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Thiên Tân
(Nguồn: Công ty Cổ Phần Thiên Tân)
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Hội đồng Quản trị: Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổđông. Hội đồng quản trị của công ty gồm có 5 người, có chủ tịch Hội đồng quản trị và 4 ủy viên.
- Tổng giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, trước cổ đông về điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Có quyền điều hành và vạch kế hoạch giao cho các phòng ban, Xí nghiệp và giám sát việc thực hiện các quyết định nhằm đạt được mục tiêu của công ty.
- Giám đốc: Là người trực tiếp lãnh đạo, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của công ty, Xí nghiệp. Ký kết các hợp đồng, các văn bản liên quan đến hợp đồng. Ký duyệt các chứng từ ban đầu phát sinh về tiền, hàng hóa...
- Phòng Tổ chức - Hành chính: Gồm 5 người, có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc thực hiện chức năng về công tác cán bộ và hành chính quản trị của công ty, giúp đỡ Giám đốc tổ chức bộ máy trong công ty, trực tiếp quản lý nhân sự, tuyển dụng và ký hợp đồng lao động với người lao động trong toàn công ty, quản lý văn thư và hồ sơ pháp lý của công ty.
- Phòng kế toán: Gồm có 7 người, có nhiệm vụ tổ chức kế toán phù hợp, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý vốn, đảm bảo vốn cho hoạt động SXKD, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin tài chính cho Hội đồng Quản trị. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất được duyệt, lập kế hoạch tài chính hằng năm, phân bổ nguồn vốn, tổ chức hoạt động tài chính một cách có hiệu quả. Thanh quyết toán kịp thời cho người lao động, khách hàng. Hạch toán đúng theo chếđộ kế toán của doanh nghiệp hiện hành.
- Phòng Kinh doanh: Gồm 4 người có nhiệm vụ:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm; kết hợp chặt chẽ với các phòng ban và các xí nghiệp để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh trong công ty.
+ Xây dựng các phương án, các chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Tìm kiếm thị trường, mở rộng thị trường, tham mưu giá cả bán ra và mua vào của công ty. Mở rộng các quan hệ mua bán để chuyển hướng kinh doanh sang nhiều ngành nghề, mở rộng quy mô sản xuất, làm tăng lợi nhuận cho công ty.
+ Cung ứng vật tư phục vụ sản xuất và hàng hóa thương mại tại 2 cửa hàng xăng dầu.
- Các đơn vị trực thuộc của công ty:
+ Xí nghiệp khai thác đá Tân Lâm: Có nhiệm vụ khai thác và chế biến các loại đá nguyên liệu và xây dựng các loại. Ngoài ra kinh doanh xăng dầu và kinh doanh vận tải, sản xuất bột Dolomite (phục vụ nuôi trồng thủy sản), bột Asphat và bột Super Canxi.
+ Xí nghiệp xây dựng công trình: Thi công san ủi nền móng thuộc cơ sở hạ tầng. Thi công công trình giao thông đường bộ, xây dựng công trình dân dụng và thủy lợi.
+ Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng: Sản xuất gạch Block, gạch Terrazzo, gạch tráng men, ngói màu xi măng, kinh doanh xăng dầu và vật liệu tổng hợp.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổ phần Thiên Tân
2.1.4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Cổ phần Thiên Tân là doanh nghiệp có quy mô lớn, tổ chức sản xuất nhiều ngành nghề, mô hình kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung nên đảm bảo tính thống nhất trong toàn công ty. Mô hình bộ máy kế toán được thể hiện qua sơđồ 2.2.
Ghi chú: Mối quan hệ chỉđạo: Mối quan hệ chức năng:
Sơđồ 2.2: Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Thiên Tân
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Kế toán Trưởng: Là người giúp đỡ ban Giám đốc Công ty và là người đứng đầu trong bộ máy kế toán chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế, có nhiệm vụ:
+ Tổ chức công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh nghiệp một cách hợp lí.
+ Định mức vốn lưu động, huy động vốn, quan sát việc sử dụng vốn của công ty, kiểm tra tài chính, phân tích thống kê.
+ Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc và Nhà nước về hoạt động kế toán. + Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, khách quan, đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kế toán tổng hợp:
+ Lập báo cáo thống kê tổng hợp theo yêu cầu của Nhà nước và Công ty. + Trợ lý cho Kế toán trưởng, giúp đỡ các bộ phận khác khi cần thiết. + Giữ sổ cái cho Công ty, tổ chức lưu trữ tài liệu của kế toán.
+ Phân tích kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành thành phẩm, dịch vụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý của Công ty.
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập – xuất kho tiêu thụ hàng hoá, các loại vốn, loại quỹ của Công ty, xác định kết quả lãi lỗ, ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán thuộc phần việc của mình phụ trách.
- Kế toán vật tư kiêm công nợ:
+ Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa. + Ghi chép, tổng hợp, lên bảng kê.
+ Theo dõi công nợ nội bộ và khách hàng.
- Kế toán tiêu thụ:
+ Theo dõi hàng hóa nhập xuất lên sổ doanh thu.
+ Theo dõi cập nhật tình hình nhập - xuất - tồn kho để tính giá thành.
- Kế toán thanh toán:
+ Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán.
+ Giữ các sổ sách, báo biểu có liên quan đến tài khoản thanh toán. + Lập báo cáo theo yêu cầu của Nhà nước và Công ty.
- Kế toán tiền lương
+ Tính chính xác tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH) phải trả cho từng người theo đúng quy định, tổ chức trả lương đến tận tay công nhân, tổng hợp tình hình sử dụng quỹ lương thực tế.
+ Phân bổ chính xác chi phí tiền lương, tổ chức phân tích tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương…Đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động.
- Thủ quỹ
+ Là một bộ phận độc lập, có trách nhiệm thu tiền, xuất tiền theo lệnh của ban Giám đốc và Kế toán trưởng.
+ Có nhiệm vụ mở các sổ chi tiết cho từng loại tiền mặt, ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ thu tiền, chi tiền phát sinh trong ngày.
+ Nắm vững tiền mặt tại công ty, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ thu, chi tiền phát sinh trong ngày.
+ Theo dõi chặt chẽ các khoản thu, chi tạm ứng và báo cáo kịp thời tình
hình công nợ cho kế toán tổng hợp cũng như kế toán trưởng. Theo dõi các khoản
nợ của khách hàng cũng như nội bộ công ty. Mở sổ chi tiết ghi nhận việc thanh
toán công nợ và vốn bằng tiền. Cuối ngày báo cáo tiền mặt tồn quỹ.
+ Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định Nhà nước.
+ Lập báo cáo kế toán thống kê theo đúng quy định và kiểm tra sự chính xác của báo cáo do các phòng ban lập.
+ Giúp ban Giám đốc hướng dẫn chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện ghi chép đúng chếđộ, phương án, tổ chức công tác và thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên, hướng dẫn thường xuyên việc kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ công tác tài chính trong phạm vi toàn công ty.
+ Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, số liệu kế toán đúng quy định.
- Kế toán Xí nghiệp khai thác đá Tân Lâm: Tập hợp các chứng từ ban đầu, trực tiếp xuất nhập, làm các thủ tục thay kế toán Công ty tại Xí nghiệp. Vào cuối mỗi tuần bàn giao chứng từ cho phòng kế toán Công ty để hạch toán và tính giá thành.
- Kế toán Xí nghiệp Xây dựng công trình và Kế toán Xí nghiệp Sản xuất vật liệu xây dựng: Tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp hạch toán, tính giá thành công trình và sản xuất hàng hóa. Cuối mỗi quý, hạch toán xác định kết quả kinh doanh báo cáo lên kế toán Công ty tập hợp ghi chép sổ sách quyết toán.
2.1.4.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần Thiên Tân
a) Chếđộ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính được ban hành vào ngày 20/03/2006.
b) Chính sách kế toán
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. + Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam.
+ Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc.
+ Tính trị giá vốn xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. + Tính giá thành theo phương pháp phân bước.
+ Kế toán TSCĐ ghi nhận theo nguyên giá.
+ Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. + Kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
b) Hình thức ghi sổ kế toán
Công ty Cổ phần Thiên Tân sử dụng phần mềm kế toán CADS 10.0 – Chứng từ ghi sổ. Đây là phần mềm được thiết kế dựa trên chuẩn mực kế toán QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Khi sử dụng phần mềm, kế toán chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào phát sinh, máy tính sẽ tự động tính toán và kết xuất vào các sổ sách, báo cáo kế toán, thông tin quản trị, thông tin về phân tích tài chính, kinh doanh.
c) Hệ thống sổ sách kế toán Với hình thức kế toán máy - Chứng từ ghi sổ, các sổ sách kế toán sử dụng
tại công ty đa sốđều là những sổ sách theo biểu mẫu quy định trong hình thức Chứng từ ghi sổ (chứng từ ghi sổ; sổđăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ và thẻ kế toán chi tiết).
Ghi chú: Ghi hằng ngày: Ghi cuối kỳ Quan hệđối chiếu
Sơđồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ và sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn: Công ty Cổ Phần Thiên Tân) d) Trình tự ghi sổ:
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Kết xuất dữ liệu Đối chiếu, kiểm tra
Sơđồ 2.4: Trình tự nhập dữ liệu vào máy tại Công ty Cổ phần Thiên Tân
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
e) Hệ thống tài khoản
- Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006.
- Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý, công ty còn mở thêm các loại tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
f) Hệ thống báo cáo kế toán
Kế toán của Công ty lập báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành, đảm bảo tính trung thực chính xác dựa trên số liệu thực, bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
g) Phần mềm kế toán
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán CADS 10.0. Các phân hệ của phần mềm:
+ Vốn bằng tiền + Mua hàng - Phải trả
+ Bán hàng - Phải thu + Phải thu - trả khác + Hàng tồn kho + Vật tư tồn kho + Quản lý tài sản + Chi phí giá thành + Kế toán tổng hợp + Hệ thống
2.1.5. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Cổ phần Thiên Tân
2.1.5.1. Chức năng
Hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, công ty Cổ phần Thiên Tân thực hiện chức năng như sau: Khai thác và chế biến đá các loại; sản xuất, chế biến tổng hợp các sản phẩm khác; thi công xây dựng các công trình xây dựng công cộng, tham gia ứng cứu, xử lý các trường hợp khẩn cấp do thiên tai, địch họa gây ra theo yêu cầu của ngành, các cấp chính quyền của địa phương.
2.1.5.2. Nhiệm vụ
- Với đặc điểm kinh doanh hiện nay, nhiệm vụ chính của công ty là tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghềđã đăng ký.
- Đồng thời công ty phải có nghĩa vụ hoàn thành tốt trách nhiệm đối với Nhà nước, với cộng đồng và xã hội. Tổ chức sản xuất hợp lý, nghiên cứu các biện pháp kỹ thuật để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm; cải
