5. Kết cấu của luận văn
2.3.3.2 Thực trạng mua hàng và tồn kho
Cao Hùng là thương hiệu khá nổi tiếng trong lĩnh vực về sản phẩm máy móc phục vụ nông nghiệp, công ty có hệ thống đại lý trên 64 tỉnh thành phố. Sản phẩm của công ty đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng, chủng loại để phục vụ nhu cầu của người sử dụng.
Bên cạnh việc hợp tác với các thương hiệu nổi tiếng như Maruyama (Nhật Bản) Solo (Đức) Huasheng (Trung Quốc) công ty còn đặt các nhà máy gia công theo yêu cầu của công ty với nhãn hiệu riêng của công ty (Oshima, Dragon). Hiện nay công việc mua hàng do phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm, dựa trên kế hoạch nhập hàng của phòng kinh doanh sau khi đã được giám đốc duyệt. Phòng mua hàng sẽ chuyển đơn hàng cho nhà cung cấp, sau khi nhận thông tin phản hồi từ nhà cung cấp về số lượng, chủng loại, mẫu mã, thời gian giao hàng sẽ phản hồi thông tin cho phòng kinh doanh điều chỉnh lại đơn hàng nếu có sai sót xảy ra. Nhà cung cấp sản phẩm hiện nay của Cao Hùng chủ yếu xuất phát từ Trung Quốc, Nhật Bản và Thái Lan.
Quy trình mua hàng của công ty được thể hiện như sau:
Hình 2.3: Quy trình mua hàng
(Nguồn: Tài liệu ISO của Công ty TNHH Cao Hùng)
Khi nhân viên kinh doanh chuyển đơn đặt hàng đến phòng mua hàng, nhân viên bộ phận đặt hàng sẽ chuyển đơn hàng cho nhà cung cấp và nhận thông tin phản hồi từ nhà cung cấp về số lượng, thời gian giao hàng cụ thể, để chuyển cho nhân viên phụ trách đặt hàng biết tình hình cụ thể và điều chỉnh đơn hàng nếu cần.
Doanh số bán hàng của công ty đều tăng qua hàng năm, do đó lượng hàng hoá công ty đặt gia công cũng tăng lên, công tác mua hàng của bộ phận xuất nhập khẩu cũng chịu áp lực rất lớn từ phòng kinh doanh về tiến độ giao hàng. Những đơn hàng nhập về sai so với lịch dự kiến từ 3 đến 6 tuần diễn ra thường xuyên, nguyên nhân do nhiều yếu tố ảnh hưởng như nhà cung cấp, tiến độ thanh toán, tiến độ đặt hàng... điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động bán hàng của công ty.
Khi nhận yêu cầu đặt hàng từ phía phòng kinh doanh, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với nhà cung cấp để xem tiến độ sản xuất, báo cáo số lượng thực tế, cố gắng tối đa sắp xếp hàng hoá cho đầy container để giảm chi phí vận chuyển, đặt hàng với số lượng lớn để được giảm giá từ nhà cung cấp nên nhiều khi hàng hoá về sai số lượng so với thực tế. Nếu lượng hàng hoá về nhiều hơn so với nhu cầu thì không có việc gì xảy ra, nếu lượng hàng hoá về ít so với thực tế nhu cầu thì sẽ xảy ra tình trạng tranh giành hàng hoá giữa các phòng kinh doanh và giữa các nhân viên kinh doanh, điều này xảy ra thường xuyên vào mùa cao điểm của sản phẩm.
Thời gian vừa qua, có nhiều đơn hàng bị lỗi do sản xuất nhưng không bị phát hiện, khi hàng hoá giao đến tay khách hàng được trả về hàng loạt, gây ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của công ty.
Quản lý tồn kho
Hiện nay, Cao Hùng đang thực hiện việc quản lý tồn kho bằng phần mềm Excel trên máy vi tính.
Việc tính toán tồn kho được thực hiện như sau: tồn kho = tồn kho ngày hôm trước + hàng nhập trong ngày – hàng xuất trong ngày.
Chứng từ giao hàng ngày hôm trước được thủ kho tập hợp lại và giao cho kế toán vào lúc 8h sáng mỗi ngày để cho kế toán nhập dữ liệu vào Excel. Và bản tồn kho được gửi cho bộ phận kinh doanh vào khoảng 10h sáng mỗi ngày.
Việc quản lý tồn kho hàng ngày như vậy còn tồn tại nhiều bất cập, nhân viên kinh doanh không biết được tình trạng hàng hóa tồn kho lúc nào còn lúc nào hết. Rất nhiều trường hợp khách hàng hỏi mua hàng, nhân viên thấy bảng tồn kho còn hàng và xuất hàng cho khách và được nhân viên kho báo lại là đã hết hàng, gây ra mất niềm tin với khách hàng.
Công ty có cơ cấu hàng hoá đa dạng, hơn 1000 mã hàng hoá khác nhau, để đáp ứng nhu cầu hàng hoá của khách hàng, lượng hàng hoá tồn kho tại công ty rất lớn, do đó công tác quản lý hàng tồn kho gặp rất nhiều khó khăn, nhất là công tác theo dõi hàng hoá xuất nhập tồn và theo dõi hàng cũ và mới nên tình trạng hàng hoá cũ chưa bán hết đã xuất bán hàng mới đó là nguyên nhân dẫn đến việc hàng hoá bị lỗi mốt. Công tác theo dõi hàng tồn kho hiện nay được làm bằng thủ công, kiểm đếm thực tế và đối chiếu với sổ sách nên tốn rất nhiều thời gian và nhân công.
Ngoài ra, công tác quản lý lưu trữ hàng hoá chưa được thực hiện tốt, nhất là vào mùa mưa, nước tràn vào kho làm cho hàng hoá bị ẩm mốc, bao bì hàng hoá bị ướt ...ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá.