5. Kết cấu của luận văn
2.3.3 Thực trạng quản trị chuỗi cung ứng của công ty TNHH Cao Hùng
2.3.3.1 Thực trạng lập kế hoạch
Để lập kế hoạch công ty phải dự đoán được các khả năng có thể xảy ra trong tương lai. Hiện tại việc lập kế hoạch tại công ty do nhân viên kinh doanh phụ trách, thực hiện theo nguyên tắc dự báo 3 tháng 1 lần, cụ thể: tháng 1 sẽ lập kế hoạch cho tháng 2-3-4, tháng 2 sẽ lập kế hoạch cho tháng 5 và điều chỉnh kế hoạch của tháng 3 và 4, trong tháng có phát sinh sẽ điều chỉnh ngay kế hoạch cho phù hợp với nhu cầu thị trường. Cơ sở lập kế hoạch dựa vào dữ liệu cùng kỳ trong quá khứ và thông tin về nhu cầu hiện tại nhân viên thu thập được bao gồm: các đơn đặt hàng của khách hàng, các thông tin về thị trường, các đối thủ cạnh tranh, yêu cầu của nhân viên kinh doanh. Quy trình lập kế hoạch của công ty thể hiện như sau:
Hình 2.2: Quy trình lập kế hoạch
(Nguồn: Tài liệu ISO của Công ty TNHH Cao Hùng)
Dựa vào quy trình lập kế hoạch, nhân viên phụ trách đặt hàng sẽ thực hiện việc lên kế hoạch đặt hàng khi sản lượng tồn kho còn lại tại một mức cụ thể quy định trước, nhân viên kinh doanh phụ trách sẽ phối hợp với các nhân viên kinh doanh của 4 phòng kinh doanh để lên kế hoạch đặt hàng cụ thể về số lượng, chủng loại, thời gian giao hàng và trình cho giám đốc phê duyệt. Giám đốc sẽ căn cứ trên tình hình thực tế và đưa ra điều chỉnh cho phù hợp với tình hình của công ty. Sau đó kế hoạch đặt hàng được chuyển cho bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện việc mua hàng.
Thực tế hiện nay, một nhân viên kinh doanh trong công ty đảm nhiệm rất nhiều công việc, cụ thể: bán hàng, thu hồi công nợ, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, giới thiệu sản phẩm mới, đi công tác, chăm sóc khách hàng, nên công tác lập kế hoạch chưa được quan tâm, theo dõi sát sao. Để tiết kiệm thời gian, nhân viên thường lấy số liệu bán hàng cùng kỳ năm trước và cộng thêm một số lượng cụ thể làm sao cho đủ số lượng của một container và trình lên cho giám đốc xem xét.
Đối với công ty chuyên về phân phối và có lượng khách hàng trên toàn quốc và cung cấp sản phẩm phục vụ sản xuất nông nghiệp theo mùa vụ như Cao Hùng, công tác lập kế hoạch vô cùng quan trọng, công ty phải luôn đảm bảo có một lượng
hàng hoá tồn kho nhất định để đáp ứng nhu cầu của khách hàng bất cứ lúc nào. Nếu hàng hoá dự trữ ít sẽ không đủ cung cấp cho khách hàng, hàng hoá dự trữ nhiều không bán hết sẽ rơi vào tình trạng tồn kho.
Mỗi quý 3 tháng, nhân viên kinh doanh phụ trách quản lý khách hàng sẽ lập các báo cáo về doanh số bán hàng, kế hoạch phát triển thị trường, thông tin đối thủ cạnh tranh, sản phẩm mẫu mã mới trên thị trường và trình cho ban giám đốc để ban giám đốc có kế hoạch phát triển cụ thể trong những tháng tiếp theo.
2.3.3.2 Thực trạng mua hàng và tồn kho
Cao Hùng là thương hiệu khá nổi tiếng trong lĩnh vực về sản phẩm máy móc phục vụ nông nghiệp, công ty có hệ thống đại lý trên 64 tỉnh thành phố. Sản phẩm của công ty đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng, chủng loại để phục vụ nhu cầu của người sử dụng.
Bên cạnh việc hợp tác với các thương hiệu nổi tiếng như Maruyama (Nhật Bản) Solo (Đức) Huasheng (Trung Quốc) công ty còn đặt các nhà máy gia công theo yêu cầu của công ty với nhãn hiệu riêng của công ty (Oshima, Dragon). Hiện nay công việc mua hàng do phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm, dựa trên kế hoạch nhập hàng của phòng kinh doanh sau khi đã được giám đốc duyệt. Phòng mua hàng sẽ chuyển đơn hàng cho nhà cung cấp, sau khi nhận thông tin phản hồi từ nhà cung cấp về số lượng, chủng loại, mẫu mã, thời gian giao hàng sẽ phản hồi thông tin cho phòng kinh doanh điều chỉnh lại đơn hàng nếu có sai sót xảy ra. Nhà cung cấp sản phẩm hiện nay của Cao Hùng chủ yếu xuất phát từ Trung Quốc, Nhật Bản và Thái Lan.
Quy trình mua hàng của công ty được thể hiện như sau:
Hình 2.3: Quy trình mua hàng
(Nguồn: Tài liệu ISO của Công ty TNHH Cao Hùng)
Khi nhân viên kinh doanh chuyển đơn đặt hàng đến phòng mua hàng, nhân viên bộ phận đặt hàng sẽ chuyển đơn hàng cho nhà cung cấp và nhận thông tin phản hồi từ nhà cung cấp về số lượng, thời gian giao hàng cụ thể, để chuyển cho nhân viên phụ trách đặt hàng biết tình hình cụ thể và điều chỉnh đơn hàng nếu cần.
Doanh số bán hàng của công ty đều tăng qua hàng năm, do đó lượng hàng hoá công ty đặt gia công cũng tăng lên, công tác mua hàng của bộ phận xuất nhập khẩu cũng chịu áp lực rất lớn từ phòng kinh doanh về tiến độ giao hàng. Những đơn hàng nhập về sai so với lịch dự kiến từ 3 đến 6 tuần diễn ra thường xuyên, nguyên nhân do nhiều yếu tố ảnh hưởng như nhà cung cấp, tiến độ thanh toán, tiến độ đặt hàng... điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động bán hàng của công ty.
Khi nhận yêu cầu đặt hàng từ phía phòng kinh doanh, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với nhà cung cấp để xem tiến độ sản xuất, báo cáo số lượng thực tế, cố gắng tối đa sắp xếp hàng hoá cho đầy container để giảm chi phí vận chuyển, đặt hàng với số lượng lớn để được giảm giá từ nhà cung cấp nên nhiều khi hàng hoá về sai số lượng so với thực tế. Nếu lượng hàng hoá về nhiều hơn so với nhu cầu thì không có việc gì xảy ra, nếu lượng hàng hoá về ít so với thực tế nhu cầu thì sẽ xảy ra tình trạng tranh giành hàng hoá giữa các phòng kinh doanh và giữa các nhân viên kinh doanh, điều này xảy ra thường xuyên vào mùa cao điểm của sản phẩm.
Thời gian vừa qua, có nhiều đơn hàng bị lỗi do sản xuất nhưng không bị phát hiện, khi hàng hoá giao đến tay khách hàng được trả về hàng loạt, gây ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của công ty.
Quản lý tồn kho
Hiện nay, Cao Hùng đang thực hiện việc quản lý tồn kho bằng phần mềm Excel trên máy vi tính.
Việc tính toán tồn kho được thực hiện như sau: tồn kho = tồn kho ngày hôm trước + hàng nhập trong ngày – hàng xuất trong ngày.
Chứng từ giao hàng ngày hôm trước được thủ kho tập hợp lại và giao cho kế toán vào lúc 8h sáng mỗi ngày để cho kế toán nhập dữ liệu vào Excel. Và bản tồn kho được gửi cho bộ phận kinh doanh vào khoảng 10h sáng mỗi ngày.
Việc quản lý tồn kho hàng ngày như vậy còn tồn tại nhiều bất cập, nhân viên kinh doanh không biết được tình trạng hàng hóa tồn kho lúc nào còn lúc nào hết. Rất nhiều trường hợp khách hàng hỏi mua hàng, nhân viên thấy bảng tồn kho còn hàng và xuất hàng cho khách và được nhân viên kho báo lại là đã hết hàng, gây ra mất niềm tin với khách hàng.
Công ty có cơ cấu hàng hoá đa dạng, hơn 1000 mã hàng hoá khác nhau, để đáp ứng nhu cầu hàng hoá của khách hàng, lượng hàng hoá tồn kho tại công ty rất lớn, do đó công tác quản lý hàng tồn kho gặp rất nhiều khó khăn, nhất là công tác theo dõi hàng hoá xuất nhập tồn và theo dõi hàng cũ và mới nên tình trạng hàng hoá cũ chưa bán hết đã xuất bán hàng mới đó là nguyên nhân dẫn đến việc hàng hoá bị lỗi mốt. Công tác theo dõi hàng tồn kho hiện nay được làm bằng thủ công, kiểm đếm thực tế và đối chiếu với sổ sách nên tốn rất nhiều thời gian và nhân công.
Ngoài ra, công tác quản lý lưu trữ hàng hoá chưa được thực hiện tốt, nhất là vào mùa mưa, nước tràn vào kho làm cho hàng hoá bị ẩm mốc, bao bì hàng hoá bị ướt ...ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá.
2.3.3.3 Thực trạng tổ chức bán hàng
Công ty Cao Hùng có hệ thống đại lý phân phối tại 64 tỉnh thành, mỗi tỉnh có trên 15 đại lý, mỗi nhân viên kinh doanh sẽ quản lý trung bình 3 tỉnh. Riêng tại
Thành Phố Hồ Chí Minh có trên 150 đại lý, thị trường rộng lớn nên do 5 nhân viên quản lý. Mỗi nhân viên sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm quản lý khu vực đã được phân công từ việc tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm, bán hàng, thu hồi công nợ, đề xuất các chương trình marketing để thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng doanh số. Ngoài ra, nhân viên kinh doanh còn phụ trách tìm hiểu thị trường, nhu cầu của khách hàng để phát triển sản phẩm mới.
Quy trình bán hàng của công ty được thực hiện như sau:
Hình 2.4: Quy trình bán hàng
(Nguồn: Tài liệu ISO của Công ty TNHH Cao Hùng)
Dựa vào quy trình bán hàng như hình 2.4, khi nhân viên kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khách hàng sẽ kiểm tra hàng tồn kho về số lượng, chủng loại, màu sắc, giá thành, nếu không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng sẽ gọi điện thoại phản hồi với khách hàng để có sự điều chỉnh. Sau đó nhân viên kinh doanh sẽ xuất đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng, đơn hàng sẽ được bộ phận kế toán kiểm tra về giá thành, thông tin hóa đơn, nếu có sai lệch với thông tin đã lưu trữ từ trước sẽ thông báo cho nhân viên kinh doanh điều chỉnh. Sau đó đơn hàng sẽ chuyển xuống đến bộ phận kho vận để bộ phận này tiến hành đóng gói, chuyển hàng cho khách.
Sau khi hàng hóa được chuyển cho khách hàng, nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ xác nhận đơn hàng, giá bán, số lượng thực nhận so với đơn hàng đã xuất nếu có sai sót sẽ điều chỉnh cho phù hợp.
Hiện nay công ty chỉ có văn phòng chính tại Thành phố HCM, quản lý mọi hoạt động kinh doanh của nhân viên. Để quản lý công việc kinh doanh dễ dàng, công ty tổ chức phòng kinh doanh thành 4 bộ phận trực thuộc phòng kinh doanh là
phòng kinh doanh miền Bắc, phòng kinh doanh miền Trung, phòng kinh doanh miền Nam và phòng kinh doanh Thành phố, mỗi phòng sẽ do một trưởng phòng phụ trách công việc quản lý và đều phối các nhân viên trong phòng. Việc phân chia phạm vi quản lý cho nhân viên sẽ do trưởng phòng phụ trách.
Mỗi năm, nhân viên phụ trách sẽ lên kế hoạch đi công tác tại các tỉnh do mình phụ trách từ 2-4 lần để nắm tình hình thị trường, thăm hỏi khách hàng, tạo thiện cảm với khách hàng. Đi kèm với chuyến công tác, nhân viên sẽ giới thiệu những mặt hàng mới cho khách hàng, thăm hỏi tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và mở rộng thị trường bằng cách tìm thêm khách hàng mới hoặc đi làm thị trường cho các đại lý của mình. Với phòng kinh doanh Thành phố, do phạm vi đại lý trong Thành phố nên việc quản lý và chăm sóc khách hàng sẽ dễ dàng hơn phòng kinh doanh ở tỉnh. Điều bất lợi của nhân viên đối với những khách hàng ở xa là không thường xuyên thăm hỏi trực tiếp nên tình cảm khách hàng dành cho nhân viên và công ty so với đối thủ cạnh tranh có sự khác nhau.
Ngoài ra, hiện nay nhân viên kinh doanh trong công ty phụ trách nhiều công việc khác nhau như bán hàng, thu công nợ, chăm sóc khách hàng, đặt hàng, nghiên cứu thị trường, đi công tác, phát triển hệ thống, tổ chức hội thảo, nên nhân viên chưa phát huy hết khả năng trong công việc chính là bán hàng.
2.3.3.4 Thực trạng phân phối
Hiện nay công ty có thuê kho bãi tại Thành phố Hồ Chí Minh để chứa toàn bộ hàng hóa. Việc vận chuyển hàng hóa cho khách hàng sẽ thực hiện như sau:
Hình 2.5: Sơ đồ tổ chức phân phối
Theo sơ đồ tổ chức phân phối hình 2.5 thì hàng hoá được phân phối trực tiếp đến người sử dụng thông qua hai kênh phân phối chính là bán hàng trực tiếp cho người sử dụng, kênh bán hàng thứ hai và chủ lực của công ty là bán hàng thông qua các đại lý phân phối trên toàn quốc và từ đây hàng hoá được bán cho người sử dụng.
Đối với đại lý tại Thành phố Hồ Chí Minh, công ty sẽ có nhân viên chở hàng giao đến tận nơi cho khách hàng. Đội ngũ nhân viên giao hàng khoảng 40 người, phương tiện vận chuyển chủ yếu là xe máy để đảm bảo việc giao hàng nhanh.
Đối với đại lý tại các tỉnh thành xa Thành phố Hồ Chí Minh, công ty sẽ vận chuyển hàng hóa cho khách hàng đến địa điểm là các chành xe do đại lý yêu cầu, sau đó chành xe sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về cho khách hàng.
Với những tỉnh thành phố gần Thành phố Hồ Chí Minh như Long An, Tiền Giang, Biên Hòa, công ty sẽ kết hợp nhiều đơn hàng của nhiều khách hàng để giao hàng cho khách hàng bằng xe tải.
Hàng hóa sau khi được giao ra chành xe, hoặc giao đến tay khách hàng, chứng từ giao hàng sẽ được chuyển về bộ phận kế toán kiểm tra và theo dõi công nợ. Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ đối chiếu đơn hàng với khách hàng về số hàng thực nhận với số lượng hàng hóa đã xuất, đơn giá, từ 15-45 ngày sau, khách hàng chuyển tiền thanh toán đơn hàng. Mọi khiếu nại thắc mắc của khách hàng sẽ do nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm thu thập thông tin và trả lời.
Việc phân phối hàng hoá cho khách hàng ở tỉnh, nhất là khách hàng ở các tỉnh miền Trung và miền Bắc phụ thuộc rất nhiều vào các nhà vận chuyển trung gian, công ty không thể kiểm soát được chất lượng của hàng hoá và thời gian giao hàng. Những mất mát hàng hoá, hoặc sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển do nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm xử lý.
2.3.3.5 Thực trạng thu hồi
Hiện nay Cao Hùng vẫn chưa có cơ chế thu hồi sản phẩm cụ thể rõ ràng, hàng khi giao cho khách qua chành xe không đảm bảo được chất lượng vận chuyển, nhất là đối với những tỉnh có khoảng cách xa Thành Phố Hồ Chí Minh, hàng không
bán được, hàng bị lỗi kỹ thuật, hàng bị sứt mẻ đều được khách hàng trả về cho công ty. Khi nhận được hàng trả về, những hàng bị lỗi kỹ thuật sẽ được bộ phận kỹ thuật sửa chữa và giao trả cho khách. Những mặt hàng cũ, không bán được sẽ được bộ phận kỹ thuật tân trang và bán cho khách hàng khác hoặc thanh lý. Quy trình xử lý hàng hóa khách hàng trả về phức tạp, không có một quy trình cụ thể, công ty cũng không có chế tài ràng buộc khách hàng, có những mặt hàng khách lấy hàng đã 2 năm, bán không được và trả về cho công ty, bộ phận kế toán không chấp nhận nhập hàng, đùn đẩy cho nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm xử lý. Nhân viên kinh doanh phải xin ý kiến giám đốc, làm thủ tục nhập hàng trả, trừ công nợ cho khách, quá trình này có khi kéo dài gây mất thời gian và hiệu quả công việc, gây ảnh hưởng đến khách hàng.
Công tác bảo hành sản phẩm cho khách hàng hiện nay chưa được thực hiện tốt, phòng kỹ thuật chỉ có 5 nhân viên nhưng sản phẩm được khách hàng gửi bảo hành rất nhiều, toàn bộ sản phẩm của khách hàng trên 64 tỉnh thành cần bảo hành sửa chữa được chuyển về cho phòng kỹ thuật. Ngoài ra, công ty cũng chưa có kho phụ tùng để dự trữ phụ tùng thay thế cho tất cả các loại hàng hoá công ty đang kinh doanh. Việc bảo hành chậm trễ này ít nhiều cũng gây ảnh hưởng đến uy tín và công việc kinh doanh của công ty.
2.4 Khảo sát khách hàng về thực trạng quản trị chuỗi cung ứng của cty Cao Hùng Hùng
Nghiên cứu được thực hiện thông qua việc kết hợp hai phương pháp: phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp nghiên cứu định lượng.