Hiện nay quy trình đã xác định tương đối rõ trách nhiệm các phòng ban chuyên môn và phòng nhân sự có những trách nhiệm trong hoạt động tuyển dụng đã xác định tương đối rõ. Cụ thể phòng nhân sự và các phòng ban chuyên môn hợp tác như bảng 2.9:
Bảng 2.9: Nhiệm vụ của các phòng ban hỗ trợ và quản lý tại VINCEM Hà Tiên
STT Phòng/ban Nhiệm vụ 1 Trưởng/thủ các đơn vị và Phòng hành chính nhân sự của các Trạm/Nhà Máy/Xí Nghiệp,
- Vào quý 4 hàng năm, căn cứ vào định biên và tình hình nhân sự của đơn vị mình đề xác định nhu cầu bổ sung nhân sự của năm tiếp theo
- Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của
Trạm/Nhà máy/Xí nghiệp gửi phòng TCHC - Cứ người đại diện tham gia phỏng vấn - Phối hợp với phòng HCNS phối hợp với các Ban ISO-STMT hoặc phòng Nghiên cứu triển khai - Môi trường các đơn vị (Nếu có) tổ chức huấn luyện đào tạo cho nhân viên mới tại các đơn vị.
- Sau khi tổ chức huấn luyện đào tạo, hồ sơ lưu tại các đơn vị
- Trường/ Thủ trưởng các đơn vị đánh giá kết quả của nhân viên thử việc.
- Nếu đồng ý ký hợp đồng lao động, gửi bảng đánh giá sau thời gian thử việc về phòng TCHC trước ngày kết thúc thử việc ít nhất 5 ngày làm viêc.
- Nếu không đồng ý ký hợp đồng lao động: thông báo chấm dứt thời gian thử việc đối với nhân viên không đạt yêu cầu bằng văn bản và báo về phòng TCHC trước ngày kết thức ít nhất 5 ngày.
2 Phòng TCHC - Tập hợp nhu cầu bổ sung nhân sự của toàn
Công ty.
- Căn cứ nhu cầu tuyển dụng và đối chiếu với định biên nhân sự đã được duyệt của các đơn vị, lập kế hoạch tuyển dụng trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Nếu các trường hợp nằm ngoài định biên nhân sự, phòng TCHC sẽ có phản hồi về các đơn vị.
hoặc các hình thức sau:
+ Thông báo nội bộ trong Công ty.
+ Thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng.
+Thông báo tại các trường đại học. + Qua các công ty chuyên cung ứng
- Tiếp nhận hồ sơ: Phối hợp với tư vấn (nếu có) tiếp nhận hồ sơ và phân loại hồ sơ.
- Thi tuyển và phỏng vấn: Lập danh sách ứng viên đạt yêu cầu và mời tham dự thi tuyển, phỏng vấn sơ bộ
- Tiến hành liên hệ ứng viên để thỏa thuận ký hợp đồng thử việc
- Phối với với Ban ISO-ATMT, tổ chức huấn luyện đào tạo cho nhân viên tạo Văn phòng chính.
- Trong thời gian thử việc, đối chiếu bằng cấp, kiểm tra năng lực, sức khỏe của nhân viên mới.
- Cập nhập và lưu trữ hồ sơ
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính VICEM Hà Tiên)
Tuy nhiên các trưởng đơn vị hay đề xuất nhu cầu tuyển dụng chậm trễ trong khi đơn vị đang thiếu nhân lực trầm trọng, vì gửi yêu cầu đề xuất lên chậm trễ, lại qua nhiều công đoạn làm chậm công tác tuyển dụng (từ phiếu đề xuất nhân sự của các phòng ban, chuyển lên phòng nhân sự nhà máy, rồi chuyển lên phòng nhân sự của Tổng công ty) lúc này Tổng công ty mới bắt đầu thực hiện thông báo tuyển dụng dẫn đến một số nhân viên phải làm việc của 2, 3 người, gây áp lực cho nhân viên dẫn đến một số nhân viên phải ra đi. Và nhiều khi đơn vị đề xuất tuyển dụng người có chuyên môn kỹ thuật riêng, nhưng lại không cử người đại diện tham gia phỏng vấn, khi tiến hành tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếu cho công ty, phòng nhân sự trực tiếp phỏng vấn ở các vị trí mà không có nhân viên chuyên môn ở phòng đó hay cán bộ kỹ thuật có trình độ, kinh nghiệm trực tiếp tuyển dẫn đến chọn người không phù hợp rồi phải tuyển dụng lại làm mất thời gian chi phí tiền bạc của công ty.
Về phòng nhân sự tổ chức tuyển dụng trễ nên để đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân sự từ các phòng ban, và áp lực từ Ban Giám đốc đôi khi phòng nhân sự cũng
đã bỏ qua một số bước cần thiết trong quy trình tuyển dụng hoặc chỉ phỏng vấn qua loa mà không phỏng vấn sâu. Phòng nhân sự cũng chưa thực hiện tốt phản biện đề thi của phòng ban chuyên môn.
Việc phối hợp giữa các phòng ban chưa tốt, thường bị chậm trễ, vẫn chưa thực hiện chặt chẽ và nhanh chóng. Mặc dù phòng nhân sự đã xây dựng được quy trình tuyển dụng riêng nhưng trên thực tế các phòng ban lại không tuân thủ chặt chẽ theo quy trình này. Khi phỏng vấn chuyên gia chuyên gia Nguyễn Thanh Duy, phòng hành chính nhân sự nhà máy Bình Phước cũng nhận xét rằng: “Việc phối hợp giữa các phòng ban chưa tốt, thường bị chậm trễ”.
Điều này cũng thể hiện qua kết quả khảo sát với 256 nhân viên tại VICEM với câu hỏi “Các quản lý của các phòng ban và phòng nhân sự cùng tham gia vào công tác tuyển dụng” có 96 người chọn trà lời ở mức trung lập, 16 người chọn trà lời ở mức 1 (rất không đồng ý) và 46 người trả lời ở mức 2 (không đồng ý) chiếm 24,3% tổng số người được khảo sát.
Hình 2.9: Kết quả khảo sát nhân viên về “Cấp quản lý của các phòng ban và phòng nhân sự cùng tham gia vào công tác tuyển dụng”
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)