Trong bối cảnh tình hình kinh tế khó khăn và khủng hoảng, Techconvina đã phải thu hẹp quy mô của hai chi nhánh là chi nhánh Đà Nẵng và chi nhánh TP Hồ Chí Minh.Việc thu hẹp này cũng có tác động tới hoạt động Marketing và sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên đó cũng là yếu tố tất yếu và Techconvina nên tận dụng cơ hội này để sắp xếp lại hoạt động của các chi nhánh và văn phòng đại diện bao gồm: Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động . Nhằm mục đích kiểm soát đƣợc hoạt động của các đơn vị này và bên cạnh đó cũng tăng tính chủ động, chịu trách nhiệm trong việc giao tiếp với khách hàng, tiếp xúc dự án.
3.2.3 Xây dựng chương trình xúc tiến phù hợp
Hoạt động xúc tiến có chọn lọc và thực sự có chất lƣợng:
Hoạt động xúc tiến hỗn hợp tại Techconvina luôn đƣợc ƣu tiên và là điểm
mạnh của Công ty nhƣng bên cạnh đó cũng cần thấy một thực tế đó là kinh tế ngày càng khó khăn, chi phí cho các hoạt động này vì thế cũng eo hẹp dần nên hoạt động xúc tiến hỗn hợp tại Techconvina cần đƣợc đầu tƣ có chọn lọc hơn và thực sự có chất lƣợng, mang lại hiệu quả quảng bá cho doanh nghiệp và lợi ích cho cộng đồng. Cụ thể nhƣ sau:
- Cần xây dựng thành chƣơng trình hành động với những kế hoạch cụ thể để tránh tình trạng các hoạt động đôi khi mang tính thời điểm, bị động theo hoàn cảnh và diễn ra rời rạc. Kế hoạch và chƣơng trình hành động cần đƣợc xây dựng căn cứ vào mục tiêu, định hƣớng của Công ty, tiềm lực tài chính, tình hình kinh doanh. Kiên quyết loại bỏ những kế hoạch và mục tiêu phi thực tế. Việc này cũng giúp các hoạt động xúc tiến yểm trợ của Công ty không bị rời rạc và đƣợc gắn kết thành chƣơng trình hành động chung.
- Chắt lọc và kiểm duyệt kỹ các chƣơng trình đặc biệt là các chƣơng trình giao lƣu, tài trợ với mục đích tìm kiếm các chƣơng trình thật sự phù hợp, ý nghĩa, chuyên nghiệp và tránh lãng phí không cần thiết cho doanh nghiệp và lại làm cho các hoạt động bị “loãng” và không mang ý nghĩa.
74
- Nội dung các chƣơng trình nên đƣợc tiếp cận và xây dựng một cách chuyên nghiệp hơn, xứng với sự đầu tƣ và quy mô các chƣơng trình đó. Thể hiện ở việc thiết kế các chƣơng trình, các thông điệp và xây dựng nội dung các quảng cáo, các chƣơng trình xúc tiến đầu tƣ.
Thích ứng với tiếp thị trực tuyến trong thời đại mới:
Tác giả rất tâm đắc với câu nói của Jack Welch - chủ tịch hãng GE (General Electric - Mỹ) “Khi mà tốc độ thay đổi bên trong của công ty chậm hơn tốc độ thay
đổi bên ngoài công ty, thì sự cáo chung đang tới gần”. Điều này hoàn toàn đúng
trong thế kỷ của công nghệ thông tin khi mà nó xâm nhập và làm thay đổi hết tất thảy các khía cạnh của đời sống, nó cũng làm thay đổi quan điểm của chúng ta về thời gian, không gian và khối lƣợng. Thế kỷ 21 là thế kỷ của công nghệ thông tin và chƣa bao giờ Internet lại gần gũi và mang lại hiệu quả cho các doanh nghiệp nhƣ bây giờ. Internet giúp doanh nghiệp tiếp cận đƣợc nhiều khách hàng và trong thời gian nhanh nhất và lại tiết kiệm đƣợc chi phí. Nhƣng Techconvina cần xác định rõ đó là việc xây dựng thƣơng hiệu trên internet chứ không phải là việc quảng cáo, tuyên truyền hay quảng bá đơn thuần. Chính bởi vậy Techconvina cần xác định chƣơng trình hành động cụ thể nhƣ: Xác định mục tiêu Công ty cần hƣớng tới; chƣơng trình và kế hoạch cũng nhƣ lộ trình cụ thể cho hoạt động xây dựng thƣơng hiệu trực tuyến; cần có một cá nhân chịu trách nhiệm và một nhóm để thực hiện chƣơng trình và ngƣời phụ trách cần phải có kinh nghiệm về hoạt động Internet Marketing sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và chi phí cho doanh nhiệp; chi phí cho việc xây dựng thƣơng hiệu trên Internet cũng không tốn nhiều chi phí nhƣng cũng cần đƣợc tính toán trƣớc để đảm bảo tất cả các kế hoạch đƣợc diễn ra theo đúng tiến độ đã định. Ngoài ra việc xây dựng thƣơng hiệu trên internet cũng cần chú ý một số điểm quan trọng sau: Vì Internet là một môi trƣờng mở và tại Việt Nam cũng chƣa có hành lang chặt chẽ để kiểm soát các hoạt động trên Internet nên tất cả các thông tin trƣớc khi đƣa lên cần đƣợc kiểm soát vô cùng chặt chẽ và phải là các thông tin chính thống và thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm, tránh tình trạng nhiều doanh nghiệp đƣa thông tin một cách cẩu thả và mất kiểm soát với
75
chính các thông tin đó; cần chú ý đến uy tín của các đối tác mà doanh nghiệp sẽ hợp tác để quảng bá trên Internet; viêc quảng bá là hƣớng đến khách hàng là thể hiện hình ảnh của Công ty nên tất cả thông tin, hình ảnh hay thậm chí cách thức làm việc cũng cần hƣớng đến khách hàng, tôn trọng khách hàng và tôn trọng chính hình ảnh của doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật.
3.2.4 Đổi mới công tác quản trị nhân lực
Tƣơng lai của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đƣợc quyết định bởi chất lƣợng đội ngũ CBCNV của doanh nghiệp đó. Chính bởi vậy Công ty cần coi nguồn nhân lực là tài sản quan trọng nhất của mình để từ đó có những chiến lƣợc tuyển dụng, đào tạo và đãi ngộ thích hợp nhất. Việc hoàn thiện chiến lƣợc nguồn nhân lực cần thực hiện theo hƣớng sau:
Về tuyển dụng:
Cần xây dựng và ban hành quy chế tuyển dụng một cách chặt chẽ, công
khai, minh bạch, công bằng và đảm bảo các quy chế đó đƣợc áp dụng tại Công ty. Cụ thể là:
- Kế hoạch tuyển dụng phải đƣợc xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế công việc của các bộ phận, gắn với năng suất lao động và quỹ lƣơng của Công ty.
- Việc kết hợp giữa bộ phận nhân sự và các bộ phân có liên quan để xây dựng đƣợc yêu cầu và tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp với đặc thù công việc ngành xây dựng và yêu cầu về mặt chuyên môn, tính chất công việc.
- Việc tuyển dụng và chiêu mộ các nhân sự cấp cao cũng cần đƣợc thực hiện một cách công khai, chặt chẽ và minh bạch. Trƣớc khi đƣa ra các quyết định chiêu mộ và tuyển dụng nhân sự cấp cao cũng cần có sự thống nhất cao từ hội đồng quản trị và các thành viên trong ban Tổng giám đốc. Thực tế cho thấy tại Techconvina có nhiều quyết định chiêu mộ nhân sự cao cấp tỏ ra không hiệu quả do chƣa có sự thống nhất và đánh giá năng lực và sự phù hợp một cách khách quan trƣớc đó. Những quyết định này gây thiệt hại đáng kể và ảnh hƣởng lớn đến tâm lý và bầu không khí chung trong Công ty.
76
Về đào tạo:
Cần có chiến lƣợc và xây dựng chƣơng trình đào tạo phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, nhu cầu của khách hàng và tình hình kinh tế. Cụ thể là:
- Xây dựng chƣơng trình đào tạo có trọng tâm, hiệu quả và phải tiết kiệm. Tránh việc tham gia, tổ chức tràn lan gây lãng phí thời gian và tiền bạc.
- Chú trọng đến công tác đào tạo Marketing không chỉ cho các nhân viên Marketing, kinh doanh hay dự án mà phải biến Marketing là nhiệm vụ của tất cá các CBCNV. Muốn vậy Công ty nên chủ động tuyên truyền, đào tạo để thay đổi trƣớc tiên về mặt nhận thức và tƣ duy về Marketing và làm Marketing kế đến mới là việc trang bị các kỹ năng và kiến thức và công cụ cơ bản cần thiết cho các CBCNV một cách hiệu quả nhất.
- Mặt khác cần chú trọng đến việc đào tạo ngoại ngữ trƣớc hết là cho các nhân viên văn phòng, những ngƣời phải giao dịch thƣờng xuyên với các chủ đầu tƣ nƣớc ngoài. Không có ngoại ngữ là một rào cản đáng kể để có thể tiếp cận với khách hàng và giảm tính chuyên nghiệp của công ty. Việc đào tạo và đánh giá trình độ ngoại ngữ cần có kế hoạch, đƣợc làm thƣờng xuyên mới có tác dụng tích cực và rõ rệt. Đồng thời cũng cần xây dựng tiêu chuẩn yêu cầu về ngoại ngữ trong khâu tuyển dụng và cần có sự sát hạch một cách nghiêm túc mới có thể tìm ra những ứng viên phù hợp nhất. Ngoài ra trong quá trình làm việc Công ty cũng chủ động tạo ra nhiều môi trƣờng sử dụng ngoại ngữ để từng bƣớc xây dựng một môi trƣờng quốc tế hóa và chuyên nghiệp hơn. Cụ thể là có thể xây dựng và đƣa vào sử dụng các mẫu bảng biểu hành chính, kinh doanh bằng tiếng Anh. Techconvina cũng đã tuyển dụng nhân sự là ngƣời nƣớc ngoài, điều này cũng có tác động tích cực và cải thiện khả năng sử dụng tiếng Anh một cách đáng kể trong bộ phận đó. Việc đào tạo và rèn luyện kỹ năng giao tiếp cũng cần đƣợc quan tâm vì kỹ năng giao tiếp không chỉ quan trọng và cần thiết với với các Cán bộ dự án hay Marketing mà còn cần thiết với cả các nhân viên hành chính, kế toán, các cán bộ kỹ thuật, giám sát thi công…
77
cũng cần có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng mới mong phục vụ tốt và lƣu giữ đƣợc hình ảnh đẹp và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tăng cƣờng tổ chức các lớp huấn luyện tại các công trƣờng: Tập trung vào đào tạo kỹ thuật thi công, đào tạo về an toàn lao động và phòng chống cháy nổ, nội quy tại công trƣờng. Các vấn đề này thƣờng không đƣợc các doanh nghiệp xây dựng quan tâm đúng mức hoặc không đƣợc đào tạo một cách nghiêm túc. Techconvina nên xây dựng bộ nội quy công trƣờng và xiết chặt các hoạt động an toàn tại các công trƣờng xây dựng của mình. Yếu tố an toàn con ngƣời là vô cùng quan trọng với các công ty xây dựng, nếu thực hiện tốt và xây dựng thành bộ quy tắc sẽ có tác động rất tích cực đến hình ảnh và thƣơng hiệu của Công ty, cũng là một trong những lợi thế cạnh tranh lớn với các công ty trong nƣớc hiện tại và cũng thể theo kịp và thỏa mãn những yêu cầu ngày càng khắt khe của các chủ đầu tƣ Nhật Bản và Châu Âu.
Chấm dứt tình trạng chậm thanh toán lƣơng và nợ lƣơng: Do đặc thù ngành xây dựng nên đôi khi tiến độ thanh toán cũng ảnh hƣởng trực tiếp đến việc thanh toán lƣơng, cuộc khủng hoảng kinh tế cũng là tác nhân ảnh hƣởng đến nguồn tài chính của doanh nghiệp. Nhƣng cho dù là bất kỳ nguyên nhân nào thì Techconvina cũng cần đặt ƣu tiên số một cho việc thanh toán lƣơng đúng hẹn cho ngƣời lao động. Chậm thanh toán lƣơng sẽ ảnh hƣởng đến đời sống CBCNV, ảnh hƣởng đến thái độ và bầu không khí làm việc trong công ty, năng suất lao động và hiệu quả công việc cũng bị ảnh hƣởng theo. Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế việc đảm bảo lƣơng và các chế độ đãi ngộ là một trong những yếu tố quan trọng để giữ chân đƣợc nhân viên trong Công ty.
3.2.5 Quản lý chặt chẽ quá trình cung cấp di ̣ch vụ
Xây dựng quy trình làm việc và bộ quy tắc ứng xử với khách hàng, hƣớng dẫn tới từng CBCNV và áp dụng thành quy định tại Công ty.
- Cần xây dựng quy trình làm việc với khách hàng bao gồm các bƣớc thực hiện công việc từ khi khách hàng có nhu cầu về xây dựng cho đến sau khi nghiệm thu bàn giao, quy trình này cũng cần có hƣớng dẫn rõ các thủ tục và ngƣời phụ
78
trách tiếp nhận yêu cầu và xử lý yêu cầu cho khách hàng. Việc này giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc với nhà thầu, mọi yêu cầu sẽ đƣợc chuyển đến đúng bộ phận, đúng ngƣời và đƣợc xử lý nhanh chóng và có trách nhiệm. Đây là quy trình chung cho khách hàng tham khảo, đến khi chính thức ký kết hợp đồng nếu có bất kỳ thay đổi về nhân sự phụ trách hay nội dung gói dịch vụ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng thì nên có bản điều chỉnh và áp dụng cho hợp đồng đó để khách hàng và Công ty lƣu lại.
- Mặt khác bản thân Techconvina cũng cần xây dựng “bộ quy tắc ứng xử với khách hàng”. Mỗi nhân viên và đặc biệt với những bộ phận phải thƣờng xuyên tiếp xúc với khách hàng nắm đƣợc các yêu cầu, nhiệm vụ và cách thức ứng xử với khách hàng. Tránh tình trạng thiếu kỹ năng, kinh nghiệm và lại không đƣợc hƣớng dẫn cụ thể khi giao tiếp và quan trọng hơn là giải quyết thắc mắc và những phản hồi tiêu cực từ khách hàng gây thiệt hại đến uy tín của Công ty.
- Giải quyết dứt điểm tình trạng chậm tiến độ công trình tại một số dự án diễn ra trong năm 2013. Chậm tiến độ ảnh hƣớng đến tâm lý khách hàng, uy tín của Công ty. Chậm tiến độ cũng làm phát sinh nhiều chi phí nhƣ chi phí nhân công, chi phí phát sinh do biến động giá vật liệu và thậm chí là cả chi phí phạt chậm tiến độ từ phía khách hàng.
3.2.6 Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác Marketing
Để hoạt động của Công ty ngày càng phát triển, các chiến lƣợc Marketing ngày càng phải gần gũi với khách hàng, hƣớng vào khách hàng và thực sự mang lại hiệu quả cao cho Techconvina thì việc nâng cao nhận thức về vai trò của công tác Marketing là điều vô cùng cấp thiết và quan trọng. Điều này trƣớc hết phải xuất phát từ ban lãnh đạo Công ty, khi họ thấy và xác định rõ tầm quan trọng, mức độ ƣu tiên thì sẽ có sự đầu tƣ thích đáng cho hoạt động Marketing tại doanh nghiệp. Điều đó có tác dụng tích cực tới các CBCNV tại Công ty, nó sẽ tạo lên bầu không khí mới mẻ, một luồng tƣ duy về Marketing mọi lúc mọi nơi trong văn phòng. Đó là lúc mà mỗi một CBCNV đều là một nhân viên Marketing, đều sẵn sàng mang trong mình nhiệm vụ, trách nhiệm xây dựng và quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp mọi
79
lúc mọi nơi. Khi ban lãnh đạo đã xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác Marketing thì họ sẽ: Hoạch định chiến lƣợc và xây dựng các mục tiêu Marketing cụ thể mà doanh nghiệp muốn hƣớng tới và khi xây dựng đƣợc mục tiêu cụ thể thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng xây dựng các kế hoạch và kiểm soát đƣợc các kế hoạch để đạt đƣợc mục tiêu; kế đến doanh nghiệp cũng sẽ có những nỗ lực và đầu tƣ thích đáng cho hoạt động Marketing, đó có thể là sự đầu tƣ về tài chính, về nhân sự về cơ sở vật chất, về đào tạo nhằm tạo động lực và sức mạnh để Công ty đạt đƣợc những mục tiêu đã định.
3.2.7 Hoàn thiện mô hình tổ chức Công ty
Với đặc thù doanh nghiệp xây dựng nên với mạng lƣới ba chi nhánh tại Đà Nẵng, Sài Gòn, Hải phòng và trụ sở chính tại Hà Nội cũng là hợp lý và có khả năng bao quát hết các khu vực khách hàng của Công ty. Nhƣng cần xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động và quyền hạn của mỗi chi nhánh để mỗi chi nhánh đều có thể phát huy hết đƣợc sức mạnh và mục tiêu cuối cùng là thu hút đƣợc khách hàng và phục vụ khách hàng hiệu quả. Tránh tình trạng các chi nhánh hoạt động dƣới bóng Công ty, hoạt động cầm chừng và gây thiệt hại và lãng phí cho Công ty.
Techconvina cũng cần quan tâm xây dựng một mô hình tổ chức phù hợp nhất sao cho hệ thống vận hành tốt nhất, hiệu quả nhất và phát huy đƣợc vai trò của Marketing. Tại Công ty, việc triển khai hoạt động Marketing còn mỏng, chƣa xứng với sự đầu tƣ và kỳ vọng của các CBCNV. Techconvina chƣa có bộ phận Marketing