L Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chỉnh quản lý trực tiếp:
2. Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc các hệ thong, cơ quan thuộc Bộ Tài chính
53 Chứng từ gốc
Chứng từ gốc
Các đon vị mở số kế toán theo hình thức này đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép vừa theo thứ tự’ thời gian vừa được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký - sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép.
Nội dung và trình tự hạch toán: hàng ngày căn cứ chứng từ kế toán đã được kiếm tra, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có, kế toán đon vị phản ánh vào số chi tiết tài khoản, đối tượng. Cuối tháng, cộng tống một dòng phát sinh trên số chi tiết ghi vào Sổ nhật ký - sổ cái. số liệu trên sổ thẻ chi tiết, cuối năm sau khi khoá, kiểm tra sẽ được kế toán sử dụng lên bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
* Đom vị có đom vị trực thuộc
Sử dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp, lựa chọn hình thức số nhật ký chung. Quy trình hạch toán trên hệ thống sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ
sau:
54
Chứng từ gốc
Phần mềm kế
Khi lựa chọn hình thức sổ này nghĩa là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó.
Hệ thống số kế toán của đon vị được phân thành hai loại: số chi tiết và số tổng hợp. Số tổng hợp gồm: số nhật ký chung, sổ cái tài khoản, số chi tiết được phân theo đối tượng (tài khoản).
Nội dung và trình tự ghi sổ như sau: Hàng ngày sau khi phân loại chứng từ kế toán đã được kiếm tra, kế toán nhập dữ liệu vào máy, phần mềm tụ’ động ghi số cái tài khoản và số chi tiết tài khoản, đối tượng. Từ cùng một cách hạch toán ban đầu nên kế toán không mất thời gian ghi hai lần trên sổ cái và sổ chi tiết, mặt khác sử dụng phần mềm kế toán đảm bảo số liệu trên sổ cái tài khoản và sổ chi tiết tài khoản, đối tượng là trùng khớp, những sai sót trong lúc hạch toán được phát hiện, sửa chữa kịp thời. Cuối năm phần mềm kế toán tự động lên báo cáo tài chính.
Các đơn vị áp dụng phần mềm kế toán có nhiều ưu điểm hơn so với cách ghi sổ thủ công. Tuy nhiên khi lựa chọn hình thức kế toán cụ thể áp dụng trong kế toán máy, các dữ liệu trên sổ kế toán không phản ánh được mối quan hệ kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. Vì vậy việc áp dụng kế toán máy chỉ thực sự phát huy hết tác dụng
55
khi nhân viên kế toán có trình độ kế toán nhất định để đảm bảo mức độ chuẩn xác ngay từ khâu hạch toán ban đầu.
Các đơn vị áp dụng theo hình thức nhật ký chung trong kế toán máy, số nhật ký chung không được lập riêng, phần mềm ghi sổ vào luôn số cái và số chi tiết tài khoản. Với cách đó các nghiệp vụ kinh tế vẫn được ghi nhận theo trình tự thời gian và theo đối tượng hạch toán nhưng được chi tiết cho từng đầu tài khoản. Không có sổ nào thể hiện một bút toán trọn vẹn của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi đó muốn xem, sửa chữa bút toán, kế toán phải kiểm tra lại ở bước hạch toán ban đầu. Cách tố chức này phù hợp với điều kiện thường xuyên cập nhật phần mềm. Tuy nhiên, kết thúc kỳ kế toán, để phục vụ cho công tác lưu giữ, kế toán phải tiến hành sao lưu dữ liệu thành file với các đầu sổ như đã trình bày trên. Như vậy sau nhiều năm để kiểm tra lại dữ liệu, kế toán gặp nhiều khó khăn khi đối chiếu, tìm số liệu trên nhiều đầu sổ khác nhau.