L Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chỉnh quản lý trực tiếp:
2. Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc các hệ thong, cơ quan thuộc Bộ Tài chính
2.3.1.1. Tổ chức chứng từ kếtoán
Hệ thống chứng từ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính áp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Theo đó chứng từ kế toán gồm bốn chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lao động tiền lương
- Chỉ tiêu vật tư - Chỉ tiêu tiền tệ - Chỉ tiêu tài sản cố định Hệ thống chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
45
Thông thường tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ, chứng từ kế toán được phân loại theo một trong hai tiêu thức:
- Theo địa điếm lập chứng tù’ gồm: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. Chứng từ bên trong chủ yếu là các chứng từ thuộc hệ thống chứng tù’ hướng dẫn phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ. Chứng từ bên ngoài là những chứng từ bắt buộc.
- Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ gồm chứng từ về tiền mặt, về vật tư, tiêu thụ hàng hoá, thanh toán với ngân hàng... Tại các đơn vị này nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu là các nghiệp vụ liên quan đến tiền, hoạt động kinh doanh dịch vụ phần lớn chỉ được ghi nhận khi khách hàng đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán
Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ được thành lập, tổ chức hoạt động xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của nhiều ngành, lĩnh vực khác nhau nhưng với quy mô sự nghiệp có thu chưa lớn, chưa phát sinh các nghiệp vụ kinh tế đặc thù ngoài những hướng dẫn của Bộ tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC nên không áp dụng mẫu chứng từ tại danh mục mẫu chứng từ kế toán riêng.
Tuy nhiên để phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc, các đơn vị này còn vận dụng có sáng tạo các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn của Bộ. Cụ thể:
- Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp: hàng tháng đơn vị thực hiện tạm trích trả trước thu nhập tăng thêm cho nhân viên nên Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp được gộp tù’ Bảng thanh toán tiền lương theo mẫu số C02a-HD, Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm theo mẫu số C02b-HD và Bảng thanh toán phụ cấp theo mẫu số C05-HD;
- Không lập Bảng kê trích nộp các khoản theo lương theo mẫu số c 11 -HD mà chỉ tính trích trừ vào lương, tính vào chi phí căn cứ trên Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp hàng tháng.
46
- Không lập riêng Bảng kê thanh toán công tác phí theo mẫu số C12-HD mà đã được thể hiện chi tiết trên Giấy đi đường theo mẫu số C06-HD.
- Do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị thường xuyên phải đi công tác các tỉnh. Đe quản lý phương tiện, nguyên, nhiên liệu tiêu hao khi đi công tác, đơn vị xây dựng Giấy đăng ký xe ô tô; Nhật trình công tác.
- Máy móc, thiết bị văn phòng, xe ôtô; các công cụ dụng cụ như bàn ghế văn phòng... chiếm số lượng lớn trong tổng số tài sản của đơn vị. Đe quản lý các tài sản trên, kế toán sử dụng tài khoản 211 và 153, mở sổ chi tiết cho từng đối tượng, hàng năm không thực hiện kiêm kê tài sản.
- Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, đơn vị không lập Bảng kê mua hàng theo mẫu C24-HD mà sử dụng Giấy đề nghị mua hàng đã được quy định trong Hồ sơ ISO của đơn vị (nếu có).
- Biên bản giao nhận thiết bị mới hay điều chuyển chỉ đơn thuần là giấy bàn giao kỹ thuật của tài sản giữa bên giao và bên nhận, không thể hiện giá trị bằng tiền của tài sản.
* Luân chuyến chứng từ kế toán
- Đơn vị không có đơn vị trực thuộc
Chứng từ gốc sau khi phát sinh được tập hợp chuyển đến phòng kế toán, kế toán kiếm tra tính hợp lý, hợp lệ, thông tin trên chứng từ gốc, lập chứng từ nội bộ sau đó chuyển thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
- Đơn vị có đơn vị trực thuộc
+ Đơn vị có đơn vị trực thuộc hạch toán theo chế độ độc lập: sau khi được thủ trưởng đơn vị trung tâm hoặc trực thuộc đồng ý về mặt chủ trương, chứng từ gốc phát sinh tại đơn vị được tập hợp chuyển đến phòng kế toán trung tâm hoặc bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc. Ke toán trưởng trung tâm và đơn vị trực thuộc kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; kiếm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; tiến hành đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu
47
khác có liên quan; kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Truờng hợp chứng từ kế toán không lập đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rồ ràng thì kế toán trưởng trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh. Sau đó chuyến cho nhân viên kế toán phụ trách lập chứng từ luân chuyến nội bộ, định kỳ (ba ngày, một tuần hoặc một tháng) chuyển thủ truởng đơn vị ký duyệt.
Chứng từ sau khi đã được ký duyệt sẽ được phân loại theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ gồm:
- Chứng từ tiền mặt - Chứng từ chuyển khoản - Chứng từ thuế
- Chứng từ bảo hiểm
- Chứng từ lao động tiền lương...
Các chứng từ kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh, được định khoản ngay khi lập chứng từ. Định kỳ tuỳ theo hình thức số kế toán lựa chọn, nhân viên kế toán ghi số kế toán và đưa vào lưu trữ.
+ Đơn vị có đơn vị trục thuộc hạch toán theo chế độ phụ thuộc:
* Tại các đơn vị kế toán trung tâm: quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ tương tự như đã trình bầy bên trên.
* Tại các đơn vị trực thuộc, khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh người được phân công theo dõi kiểm tra và lập chứng từ kế toán theo quy định, trình thủ trưởng đơn vị trực thuộc ký duyệt tạm thời. Cuối tháng tất cả chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng được tập hợp chuyển về Phòng kế toán trung tâm đế hạch toán. Ke toán trưởng trung tâm kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra mức độ chấp hành về quy chế quản lý tài chính tại đơn vị trực thuộc, chỉ đạo nhân viên kế toán trong phòng lập chứng từ tổng hợp, hướng dẫn định khoản trên chứng từ kế toán sau đó trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Chứng từ gốc, chứng từ nội bộ sau khi được lập được tập hợp hàng tháng ghi số kế
48
Như vậy quy định chế độ hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc cho các đon vị trực thuộc thực chất chỉ là sự phụ thuộc về mặt cơ chế, chính sách, quy định tài chính được phép áp dụng còn về cách hạch toán, trình tự lập và luân chuyển chứng tù' đã được các đơn vị trực thuộc thực hiện trước đó. Cơ sở tài chính áp dụng cho các đơn vị trực thuộc được thủ trưởng đơn vị quy định cụ thể tại Quy chế chi tiêu nội bộ tại trung tâm và Quy chế chi tiêu nội bộ tại đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập. Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh bất thường không quy định trong quy chế, Ke toán trưởng trung tâm, kế toán trưởng hoặc người phụ trách tại các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm báo cáo, trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt bằng văn bản. Trường hợp các đơn vị trực thuộc không tuân thủ quy định trên thì mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được công nhận, trung tâm không thực hiện quyết toán đối với những trường hợp này khi đó sẽ quy trách nhiệm cá nhân để bồi thường.