Nhƣ ta đã biết, kiểm kê HTK là một trong những các thủ tục then chốt của đơn vị nhằm xác định chất lƣợng HTK. Kết quả kiểm kê có thể sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả BCTC của đơn vị. Do đó, trên phƣơng diện kiểm toán BCTC, việc chứng kiến quá trình kiểm kê của KTV là một thủ tục là một thủ tục hữu hiệu và vô cùng quan trọng, có thể cung cấp bằng chứng đáng tin cậy về các mục tiêu đảm bảo sự hiện hữu đầy đủ và đánh giá đối với HTK.
Trong quá trình kiểm kê HTK, KTV tập trung xác định về mặt số lƣợng, có thể vẫn chƣa nắmhết đƣợc tính năng, chất lƣợng mặt hàng, nhất là với một số ngành đặc thù, vậy nên tính chính xác của cuộc kiểm kê cũng phần nào bị hạn chế. Để khắc phục, KTV có thể sử dụng ý kiến của chuyên gia khi đánh giá giá trị HTK.
Khách hàng của công ty rất đa dạng, bao gồm nhiều thức kinh doanh. Đối với một số lĩnh vực đặc thù nhƣ chăn nuôi gia súc, cây trồng, thủy sản … có quy mô lớn, tính chất phức tạp, chất lƣợng của cuộc kiểm kê chỉ phát huy tác dụngkhi đơn vị khách hàng có công tác phân loại tốt, đánh giá tốt thì quá trình kiểm kê mới diễn ra theo đúng kế hoạch, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả hai bên. Để thực hiện đƣợc điều đó KTV nên có sự trao đổi trƣớc với khách hàng về kế hoạch kiểm kê, cũng nhƣ các giấy tờ làm việc cần thiết để tránh làm kéo dài thời gian kiểm kê, gây nên áp lực về thời gian cho KTV.
KTV nên trực tiếp chứng kiến kiểm kê HTK của đơn vị tại ngày kiểm toán BCTC (sau ngày 31/12), sau đó sẽ xác định ngƣợc lại giá trị HTK tại ngày khóa sổ 31/12 bằng cách lấy số liệu thực tế kiểm kê tại ngày KTV tiến hành kiểm kê HTK cộng với số lƣợng xuất trên PXK và trừ đi số lƣợng nhập trên PNK kể từ ngày khóa sổ tới ngày KTV thực hiện kiểm kê.
74
Nếu vì lý do khách quan, KTV cũng không thể kiểm kê tại kho của doanh nghiệp sau ngày kết thúc năm tài chính, bắt buộc KTV phải xem xét lại quy trình kiểm soát HTK của đơn vị, kiểm tra các biên bản kiểm kê gần nhất để đánh giá sự chênh lệch giữa số thực tế và số sổ sách. Nếu có sự chênh lệch lớn giữa số sổ sách và sổ kiểm kê trong các biên bản kiểm kê của đơn vị, KTV có quyền nghi ngờ về tính hiện hữu của HTK và có thể ra ý kiến ngoại trừ hoặc không chấp nhận trên BCTC.
3.3.4 Cách thức chọn mẫu trong chu trình kiểm toán hàng tồn kho
Công ty nên hƣớng dẫn thêm cho KTV thực hiện thêm một số cách chọn mẫu khác, tuy tốn nhiều thời gian nhƣng sẽ mang lại hiệu quả cao, tránh sai sót, gian lận thƣờng gặp. Một số phƣơng pháp chọn mẫu khác nhƣ: phƣơng pháp chọn mẫu ngẫu nhiên, chọn mẫu nghiệp vụ bất thƣờng, nghiệp vụ ít xảy ra trong kỳ, các nghiệp vụ có số tiền lớn bất thƣờng…
Công ty nên sớm ban hành, huấn luyện nhân viên và áp dụng phần mềm kiểm toán trên diện rộng hơn, trong đó có phần mềm chọn mẫu cho tất cả các cuộc kiểm toán để có thể rút ngắn đƣợc thời gian và chi phí kiểm toán.
3.3.5 Công tác ghi chép tài liệu, sao lƣu tài liệu
Trƣớc khi bắt đầu một cuộc kiểm toán, KTV phải chuẩn bị công tác tổng hợp và xây dựng kế hoạch kiểm toán thật tốt. Thống nhất các quy tắc sao lƣu tài liệu. Nắm bắt và hiểu biết những vấn đề trọng yếu cần kiểm tra, lên danh sách những tài liệu cần thiết sao lƣu vì khi xuống kiểm toán khách hàng, KTV sẽ có nhiều việc cần làm, do thời gian kiểm toán ngắn dễ dẫn đến không nhớ hết tất cả những gì cần làm và cần sao lƣu lại.
Bằng chứng kiểm toán là minh chứng ý kiến cho KTV về số dƣ, chu trình hay toàn bộ BCTC, KTV nên ghi chép đầy đủ nội dung công việc đã thực hiện trên giấy tờ làm việc nhằm nâng cao tính hiệu lực các kết luận của mình, đồng thời cũng giúp cho việc soát xét, kiểm tra sau kiểm toán đƣợc thực hiện dễ dàng.