Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự AASCs)
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
Hội đồng thành viên: gồm chủ tịch Hội đồng thành viên và các thành viên, là bộ phận chịu trách nhiệm cuối cùng đối với hoạt động của AASCs nhƣ hoạch định chính sách, các vấn để liên quan đến nhân lực, hành chính, khách hàng và các lĩnh vực nhƣ lập kế hoạch, ngân sách, phát triển kinh doanh.
Ban Tổng giám đốc: là bộ phận quản lý cao nhất, có năng lực chuyên môn và quản lý cao, đại diện toàn quyền của Công ty, có quyền điều hành, quyết định mọi hoạt động, chính sách của Công ty. Ban giám đốc gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc.
25
- Giám đốc Công ty: là ngƣời đứng đầu quyết định các vấn đề về mọi hoạt động của Công ty, đồng thời là ngƣời đại diện cho Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Pháp luật và trƣớc Bộ.
- Phó Giám đốc Công ty: có nhiệm vụ tƣ vấn cho Giám đốc về việc điều hành hoạt động của Công ty cũng nhƣ điều hành trực tiếp một số lĩnh vực hoạt động theo sự ủy quyền của Giám đốc.
Ban kiểm soát: thay mặt các thành viên Công ty kiểm soát mọi hoạt động quản lý và điều hành. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo Điều lệ Công ty.
Phòng kiểm toán 1, 2, 3, 5, 6 và Phòng kiểm toán và Quan hệ Quốc tế: các Phòng kiểm toán sẽ đảm nhiệm các chức năng và nhiệm vụ riêng. Khi một hợp đồng đƣợc ký kết, các thành viên của Ban Giám đốc cùng với các trƣởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm xem xét, lập kế hoạch kiểm toán và chịu trách nhiệm soát xét toàn bộ hồ sơ kiểm toán cũng nhƣ BCKT trƣớc khi trình Ban Giám đốc xét duyệt lần cuối. Đối với những khách hàng lớn, yêu cầu cần có sự hợp nhất kết quả kiểm toán khi phát hành Báo cáo Kiểm toán, trƣởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm giám sát trực tiếp việc thực hiện của các nhóm kiểm toán tại cơ sở kiểm toán khác nhau. Mỗi phòng kiểm toán gồm có: Giám đốc nghiệp vụ, Phó giám đốc nghiệp vụ, Kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán, đƣợc chia thành nhiều nhóm nhỏ.
Phòng hành chính: gồm 2 bộ phận là bộ phận hành chính và bộ phận kế toán.
- Bộ phận hành chính: Trƣởng phòng hành chính và các nhân viên có nhiệm vụ nhƣ sau: o Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động và quản lý nhân sự.
o Tổ chức tuyển dụng, bố trí nhân viên đảm bảo cho hoạt động của Công ty.
o Soạn thảo và lƣu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty.
o Tiếp nhận, theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định của các cấp có liên quan… o Tổ chức triển khai thực hiện nội quy lao động, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thƣởng, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ với ngƣời lao động nhƣ lƣơng, thƣởng, trợ cấp, phúc lợi…
o Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lƣơng, thƣởng, ngƣời lao động, đóng bảo hiểm xã hội đúng quy định của Nhà nƣớc và Công ty.
26
o Đáp ứng đƣợc nhu cầu hạch toán kế toán cần thiết trong đơn vị và đáp ứng đƣợc nhu cầu về quản lý thông tin và cung cấp thông tin về tài chính kế toán cho ngƣời quan tâm.
o Phối hợp với bộ phận hành chính thực hiện trả lƣơng thƣởng cho cán bộ công nhân viên đúng chế độ, thời hạn.
o Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng.
o Mở sổ sách, lƣu trữ các chứng từ có liên quan.
2.1.4 Doanh số
Bảng 2.1: Doanh số 3 năm gần đây của AASCs
(ĐVT: VNĐ)
Năm Doanh số
Trong đó: Doanh thu kiểm toán BCTC
các đơn vị có lợi ích công chúng
Dịch vụ khác
2012 25,549,527,754 3,032,628,747 22,516,899,007
2013 28,258,795,312 5,339,907,321 22,918,887,991
2014 30,014.397.674 4,437,629,636 25,576,768,038
( Nguồn: Phòng kế toán công ty AASCs)
Biểu đồ 2.2: Cơ cấu doanh thu các năm
Ta thấy tổng doanh thu qua các năm tăng đều, cho thấy sự phát triển của công ty, dịch vụ kiểm toán mở rộng thêm lĩnh vực kiểm toán BCTC của đơn vị có lợi ích công chúng.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 2012 2013 2014 11.87 18.89 14.79 88.13 81.11 85.21
Dịch vụ kiểm toán thông thƣờng và các dịch vụ khác
Doanh thu kiểm toán BCTC của đơn vị có lợi ích công chúng
27
Trong năm 2014 chiếm 14.79% trong tổng doanh thu, tăng 2,92% so với năm 2012. Điều đó chứng tỏ hoạt động kiểm toán của công ty đã có bƣớc đột phá hơn trƣớc trong việc tiềm kiếm các khách hàng tiềm năng, ngày càng đƣợc xã hội chấp nhận và bắt đầu tạo dựng uy tín cũng nhƣ niềm tin nơi khách hàng về chất lƣợng dịch vụ kiểm toán ở công ty.
2.1.5 Phòng kiểm toán 1 của công ty
2.1.5.1 Quá trình hình thành và chức năng nhiệm vụ
Phòng Kiểm toán 1, đƣợc thành lập từ những ngày đầu tiên của Công ty – 10/4/2007. Đến năm 2009, đổi tên thành Phòng Kiểm toán và quan hệ quốc tế và hoạt động đến nay. Tập thể nhân viên Phòng Kiểm toán 1 là một đội ngũ có kinh nghiệm chuyên môn cao, có tinh thần, trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác, luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ đƣợc giao. Những năm gần đây, Phòng đƣợc bổ sung thêm nhiều cán bộ đƣợc đào tạo chuyên môn, trình độ đại học và trên đại học chuyên ngành Tài chính, Kế toán, Kiểm toán và Xây dựng.
Phòng Kiểm toán 1 có chức năng chính là kiểm toán BCTC, đƣa ra ý kiến nhận xét về sự trình bày trung thực và hợp lý của BCTC của đơn vị khách hàng trên cơ sở kết quả kiểm toán, đƣa ra những kết luận đánh giá việc tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính – kế toán và hiệu quả hoạt động của đơn vị.
2.1.5.2 Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 2.3: Bộ máy tổ chức của phòng kiểm toán 1
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự AASCs)
TRƢỞNG NHÓM 1 TRƢỞNG NHÓM 2 TRƢỞNG NHÓM 3 Trợ lý KTV Trợ lý KTV TRƢỞNG NHÓM 4 KTV TRƢỞNG PHÒNG
28
2.1.6 Quy trình kiểm toán báo cáo tài chínhtại công ty TNHH Dịch vụ Tƣ vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán phía Nam
Quy trình kiểm toán chung tại AASCs đƣợc thiết kế theo một trình tự nhất định phù hợp với quy định của các Chuẩn mực kiểm toán cũng nhƣ tạo sự thuận lợi, đồng nhất trong hoạt động để có thể áp dụng cho mọi khách hàng của AASCs. Dựa vào quy trình này, các kiểm toán viên sẽ biết đƣợc nội dung công việc cần đƣợc thực hiện, thời gian thực hiện ở từng bƣớc, từ đó có thể chủ động sắp xếp thời gian làm việc với khách hàng một cách hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Quy trình kiểm toán tại AASCs bao gồm các bƣớc sau:
Chuẩn bị kiểm toán
Đây là một bƣớc quan trọng trong quá trình kiểm toán, nhằm cung cấp thông tin tổng quát về khách hàng để đánh giá khả năng chấp nhận hợp đồng kiểm toán. Khách hàng tại AASCs phần lớn là khách hàng quen đã cung cấp dịch vụ kiểm toán qua nhiều năm nên việc tìm hiểu khách hàng không quá khắt khe. Tuy nhiên đối với những khách hàng tiềm năng hoặc mới lần đầu cung cấp dịch vụ thì AASCs đều có các chính sách tìm hiểu về khách hàng một cách hợp lý.
Việc tìm hiểu về khách hàng thông qua việc nghiên cứu các thông tin về tình hình hoạt động, năng lực tài chính, quy mô hoạt động, cơ cấu tổ chức, báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý…bằng cách thu thập tài liệu, bằng chứng kiểm toán cả trong và ngoài đơn vị khách hàng, bên cạnh đó còn áp dụng việc trao đổi trực tiếp với Ban giám đốc hoặc các cán bộ chủ chốt tại đơn vị đƣợc kiểm toán để đánh giá sơ bộ khả năng đảm nhận công việc, ƣớc lƣợng về thời gian, phạm vi và chi phí của cuộc kiểm toán.
Một bƣớc quan trọng trong việc chuẩn bị kiểm toán là bƣớc đánh giá hệ thống KSNB, giúp cho KTV xác định đƣợc mức trọng yếu và đánh giá ban đầu rủi ro kiểm toán của từng khoản mục trên BCTC. KTV tổng hợp lại các rủi ro, sai sót tiềm tàng để xác định mục tiêu, nội dung kiểm toán cho từng khoản mục: phƣơng pháp kiểm toán, thủ tục kiểm tra chi tiết, thử nghiệm cơ bản…
Bƣớc tiếp theo, KTV sẽ xây dựng chƣơng trình kiểm toán nhƣ hoạch định chi tiết về khối lƣợng công việc đƣợc thực hiện và thời gian lịch biểu làm việc với khách hàng, sắp xếp số lƣợng nhân lực tham gia quá trình kiểm toán, tùy vào kinh nghiệm và khả năng làm việc mà phổ biến và phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên nhằm đảm bảo sự hợp lý và sự phối hợp làm việc hiệu quả giữa các thành viên. Tuy nhiên AASCs chỉ thiết kế
29
một chƣơng trình kiểm toán chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp mà không xây dựng chƣơng trình kiểm toán riêng.
Thực hiện kiểm toán
Sau khi đã lập kế hoạch và thiết kế chƣơng trình kiểm toán phù hợp với khách hàng, KTV sẽ tiến hành bƣớc thực hiện kiểm toán bao gồm thủ tục thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm chi tiết.
Thử nghiệm kiểm soát nhằm thu thập bằng chứng về tính hữu hiệu trong thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB. Các thử nghiệm kiểm soát bao gồm:
- Quan sát các thủ tục kiểm soát nội bộ đang diễn ra trong đơn vị nhƣ cách thức tổ chức công việc tại các phòng ban, các nghiệp vụ thu chi, xuất nhập kho.
- Phỏng vấn nhà quản lý và một số nhân viên có liên quan, đƣa ra các câu hỏi và thu thập các câu trả lời để chứng minh đơn vị có thực hiện các thủ tục kiểm soát một cách nghiêm túc không?
- Kết hợp kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ có liên quan nhƣ các hợp đồng kinh tế, biên bản góp vốn, biên bản thanh tra…
Từ việc thu thập bằng chứng thì các KTV sẽ đánh giá đƣợc tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, khoanh vùng các sai sót và gian lận có thể xảy ra từ đó xác định đƣợc thủ tục kiểm toán cần thiết đƣợc thực hiện, xem xét nên tăng cƣờng hay giảm thiểu phạm vi các thử nghiệm cơ bản.
Thử nghiệm cơ bản bao gồm các thủ tục để thu thập bằng chứng nhằm phát hiện sai sót trọng yếu trong BCTC. Có 2 loại thử nghiệm cơ bản là thủ tục phân tích cơ bản và thử nghiệm chi tiết:
- Thủ tục phân tích cơ bản nhằm đánh giá thông tin tài chính dựa vào việc nghiên cứu mối liên hệ giữa thông tin tài chính và phi tài chính bao gồm các so sánh giữa số liệu đƣợc ghi sổ với các ƣớc tính của KTV, thu thập những bằng chứng về tính hợp lý chung của số liệu đồng thời phát hiện các sai lệch trọng yếu. Tùy vào mục tiêu kiểm toán, tính trọng yếu khác nhau mà KTV lựa chọn các thủ tục phân tích phù hợp. Thông thƣờng KTV tại AASCs sử dụng các thủ tục phân tích tỷ số và phân tích xu hƣớng, ngoài ra còn phân tích tính hợp lý của từng phần hành trong tổng thể BCTC so với bình quân ngành.
- Thử nghiệm chi tiết là việc áp dụng các kỹ thuật kiểm tra chi tiết nhƣ so sánh, tính toán, xác nhận, kiểm tra thực tế và quan sát, soát xét chứng từ và sổ sách… vào từng khoản mục, nghiệp vụ tạo nên số dƣ tài khoản cần kiểm tra. Tùy theo quy mô từng doanh
30
nghiệp mà KTV sẽ lựa chọn kiểm tra toàn bộ hoặc chọn mẫu các nghiệp vụ trên từng khoản mục, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc đánh giá hoạt động hiệu quả thì thủ tục này có thể đƣợc rút ngắn thời gian làm việc. Do tính chất cơ bản và dễ thực hiện, nên đây cũng là phần hành thƣờng đƣợc các KTV AASCs giao cho các bạn thực tập sinh để làm quen với công tác kiểm toán khi đi làm việc với khách hàng.
Tổng hợp kết luận và lập báo cáo kiểm toán
Bao gồm các phần hành sau:
- Nhóm kiểm toán lập Dự thảo báo cáo, thƣ giải trình, hồ sơ kiểm toán, BCKT và trình lên ban Giám đốc xem xét, phê duyệt.
- Gửi bản thảo đến khách hàng để lấy ý kiến. - Hoàn chỉnh BCKT lần cuối.
- Phát hành BCKT chính thức.
- Theo dõi những vấn đề phát sinh sau ngày phát hành BCKT.
2.1.7 Kết luận về công tác kiểm toán tại doanh nghiệp
AASCs cung cấp chất lƣợng các dịch vụ luôn đƣợc khách hàng đánh giá cao. Trong quá trình hoạt động công ty đã thực hiện hàng trăm cuộc kiểm toán BCTC cho các doanh nghiệp, tƣ vấn thuế, tƣ vấn kế toán, tƣ vấn tài chính…
Đạt đƣợc những điều này đó là nhờ các điểm chính sau:
- AASCs đã áp dụng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và Quốc tế một cách hiệu quả, linh hoạt, phù hợp điều kiện thực tế khách hàng, quy mô cuộc kiểm toán để làm giảm rủi ro kiểm toán mức chấp nhận đƣợc, quy trình kiểm toán đƣợc thực hiện bài bản, theo đúng chuẩn mực từ bƣớc cơ bản đầu tiên.
- Chƣơng trình kiểm toán đƣợc xây dựng thành chƣơng trình kiểm toán mẫu, có thể áp dụng cho đa số chủ thể kiểm toán. Chƣơng trình kiểm toán xây dựng theo đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300.
- Phƣơng pháp kiểm toán của AASCs luôn bám sát theo nguyên tắc chỉ đạo của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực kiểm toán quốc tế phù hợp luật pháp và quy định chính phủ Việt Nam. Điều này đã tạo ra hiệu quả cao của dịch vụ kiểm toán BCTC tại công ty.
- Bộ máy quản lý đầy kinh nghiệm.
- Có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, đoàn kết xây dựng công ty phát triển đi lên chính là một lợi thế cạnh tranh của AASCs trong những năm qua.
31
2.1.7.1 Ƣu điểm của quy trình kiểm toán
Công tác tổ chức công việc trong quy trình kiểm toán đƣợc thực hiện khoa học nhằm tạo điều kiện nhóm kiểm toán theo dõi đánh giá chất lƣợng cuộc kiểm toán. Công việc đƣợc lập chi tiết giúp ngƣời không tham gia trực tiếp kiểm toán khách hàng khi nghiên cứu hồ sơ cũng có thể nắm bắt những thông tin khái quát về cuộc kiểm toán. Do đƣợc tổ chức khoa học nên đƣợc thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí kiểm toán mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Cụ thể:
• Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Việc thực hiện khảo sát khách hàng trƣớc khi nhận ký hợp đồng kiểm toán luôn đƣợc công ty thực hiện kỹ lƣỡng. Quá trình này đƣợc tiến hành bởi các KTV nhiều kinh nghiệm và giỏi chuyên môn. Do đó, việc đánh giá tình hình của khách hàng là khá chính xác khách quan và nhanh chóng.
• Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong khi thực hiện kiểm toán, các KTV chính, trƣởng nhóm luôn luôn theo sát, kiểm tra lại, cũng nhƣ phối hợp giúp đỡ các trợ lý kiểm toán. Môi trƣờng làm việc nhƣ vậy giúp cho các thành viên của nhóm gần gũi nhau hơn, cùng nhau hoàn thành tốt công việc, cũng nhƣ giúp giảm thiểu xảy ra rủi ro kiểm toán vì quy trình kiểm toán đã đƣợc kiểm tra nhiều lần.
• Giai đoạn hoàn tất kiểm toán
BCKT trƣớc khi phát hành luôn đƣợc trƣởng nhóm kiểm toán, KTV chính, cũng nhƣ Ban giám đốc lần lƣợt rà soát lại cẩn thận trƣớc khi phát hành. Thể hiện tinh thần trách nhiệm cao đối với sản phẩm của mình, cũng nhƣ đối với khách hàng và ngƣời sử dụng BCKT. Việc lƣu trữ hồ sơ kiểm toán đƣợc sắp xếp khoa học và cẩn thận giúp kiểm tra hay tìm hiểu phục vụ lại công cuộc kiểm toán của những năm tiếp theo một cách dễ dàng. Để đạt đƣợc kết quả tốt trong quá trình kiểm toán không thể bỏ qua sự hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng cuả BGĐ dành cho nhân viên cả về vật chất lẫn tinh thần, thể hiện tinh thần quan tâm của cấp trên dành cho cấp dƣới.
2.1.7.2 Nhƣợc điểm của quy trình
Lĩnh vực kiểm toán vốn nhạy cảm với tính chủ quan của KTV, một mặt KTV dựa trên chƣơng trình kiểm toán đã vạch ra, mặt khác họ còn dựa vào kinh nghiệm, phán đoán, trách nhiệm và ý kiến của mình để đánh giá BCTC. Do vậy, không có một văn bản
32
thống nhất về việc làm của KTV. Đó cũng chính là nguyên nhân khiến quy trình kiểm toán chƣa hoàn chỉnh. Cụ thể:
• Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Việc tìm hiểu thông tin khách hàng trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng khác nhau sẽ gây khó khăn cho KTV nếu chúng không đƣợc công bố rộng rãi. Khi đó, KTV sẽ phải dựa vào kinh nghiệm, hiểu biết của mình chứ không đƣợc xác minh trên các thông tin cụ thể của đơn vị. KTV dễ rơi vào thế bị động khi tìm hiểu về khách hàng.
• Giai đoạn thực hiện
Xuất phát từ vấn đề AASCs có khá nhiều khách hàng với nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, việc áp dụng một mẫu có sẵn đôi khi gây ra một số khó khăn nếu mẫu cho sẵn không có đầy đủ mục thông tin cần phục vụ khách hàng đó.
Trƣớc khi thực hiện kiểm toán, một vài trƣờng hợp chƣa có sự phối hợp giữa KTV với KSNB, khiến quá trình kiểm toán phải thực hiện nhiều hơn thủ tục so với việc vận dụng kết quả của KSNB.Trong quá trình làm việc với một số khách hàng, việc chờ đợi chứng từ, tài liệu từ phía đơn vị đƣợc kiểm toán khiến quá trình làm việc bị kéo dài, chậm trễ, đòi hỏi công ty nên có một số biện pháp mới trong quá trình hợp tác khách hàng.
2.2 Minh họa quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Dịch vụ Tƣ vấn Tài chính Kế toán & Kiểm toán Phía Nam Tài chính Kế toán & Kiểm toán Phía Nam
Công ty TNHH Dịch Vụ Tƣ Vấn Tài Chính Kế Toán và Kiểm Toán phía Nam nhận đƣợc lời mời kiểm toán từ phía công ty TNHH E. Sau khi xem xét qua lời mời kiểm toán công ty thu thập đƣợc công ty E là công ty chuyên sản xuất sản phẩm về giấy, và đây là năm đầu tiên công ty nhận đƣợc lời mời từ phía công ty E. Xuất phát từ các điều trên đòi hỏi công ty kiểm toán phải có các cân nhắc đúng đắn trƣớc khi xem xét khả năng chấp nhận lời mời, cũng nhƣ xác lập mức phí thích hợp.
2.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch
2.2.1.1 Đánh giá khả năng nhận lời mời kiểm toán
KTV phải thực hiện công việc này là vì công ty kiểm toán xem xét liệu có thể cung