4. KẾT CẤU LUẬN VĂN
3.4.1. Giải pháp thứ nhất: Nâng cao nhận thức về vai trò của nhà lãnh đạo
Nhà lãnh đạo với vai trò là người soi đường chỉ lối, định hướng doanh nghiệp bằng sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt l i và những mục tiêu cụ thể; D n dắt doanh nghiệp vượt qua những khó khăn thách thức; Trao cho cấp dưới chức năng, nhiệm vụ r ràng, công việc có tính mục tiêu. Tạo môi trường tin cậy và hợp tác; Đánh giá đúng mọi quá trình, quản lý sự thay đổi theo hướng thích nghi tích cực. Do đó giải pháp này
được đề xuất là nhà lãnh đạo các các doanh nghiệp nhỏ và vừa ngành dịch vụ vận tải và du lịch phải nâng cao nhận thức về vai trò của mình bằng những việc cụ thể như sau:
Tìm hiểu môi trường và các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược doanh nghiệp, yếu tố nào làm thay đổi chiến lược doanh nghiệp trong tương lai.
Xây dựng tầm nhìn mà doanh nghiệp sẽ vươn tới. Tầm nhìn chính là bức tranh toàn cảnh lý tưởng về doanh nghiệp trong tương lai. Xây dựng tầm nhìn giúp định hướng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Xác định các giá trị cốt l i. Đây là bước cơ bản nhưng quan trọng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Các giá trị cốt l i phải là các giá trị lâu dài và là trái tim, là tinh thần của doanh nghiệp.
Đánh giá văn hóa hiện tại để xác định những yếu tố văn hoá cần thay đổi đồng thời kết hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp. Việc đánh giá văn hoá là một việc làm rất khó khăn vì văn hoá là khó thấy và dễ nhầm l n về tiêu chí đánh giá. Các giá trị ngầm định là vô hình nên càng khó đ ánh giá. ặc dù khó khăn nhưng nhà lãnh đạo phải đánh giá cho được văn hóa hiện tại.
Khi đã xác định được một văn hoá phù hợp cho doanh nghiệp mình đồng thời đã có sự thấu hiểu về văn hoá đang tồn tại trong doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp tập trung để thu hẹp khoảng cách giữa những giá trị hiện có và những giá trị mong muốn.
Xây dựng kế hoạch hành động như mục tiêu hoạt động, thời điểm thực hiện và trách nhiệm cụ thể của các thành viên. Xác định những gì được ưu tiên, cần tập trung các nguồn lực để nỗ lực thực hiện. Xác định người chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể và thời hạn hoàn thành.
Lãnh đạo phải tuyên truyền phổ biến việc thay đổi cho nhân viên để họ hiểu đúng, tin tưởng và cùng nỗ lực để xây dựng. Động viên tinh thần cho nhân viên nhằm tạo động lực cho sự thay đổi. Sự thay đổi chắc chắn có ảnh hưởng đến đời sống nhân viên do đó sự thay đổi đó phải đem lại điều tốt đẹp cho họ.
Nhận diện những trở ngại và nguyên nhân d n đến khó khăn để kịp thời ứng phó. Khuyến khích, động viên và chỉ cho nhân viên thấy lợi ích của họ tăng lên trong quá trình thay đổi.
Thể chế hóa, mô hình hóa và củng cố sự thay đổi. Trong giai đoạn này các hành vi theo m u hình lý tưởng cần được khuyến khích, động viên. Hệ thống khen thưởng phải được thiết kế phù hợp với mô hình xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Tiếp tục đánh giá văn hóa doanh nghiệp để thiết lập các chuẩn mực mới, không ngừng học tập và thay đổi. Văn hoá không phải là bất biến vì vậy khi đã xây dựng được một văn hoá phù hợp thì việc quan trọng là liên tục đánh giá và duy trì các giá trị tốt, truyền bá những giá trị đó cho nhân viên mới.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp lãnh đạo phải là tấm gương sáng để mọi người noi theo: Lãnh đạo là người đặt nền móng xây dựng văn hóa doanh nghiệp, và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng, quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, vì vậy họ phải là tấm gương xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo phải đưa ra những quyết định hợp lý trong việc xây dựng hệ thống giá trị văn hóa, và phải là người đi đầu trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra, để làm động lực gắn kết, thúc đẩy các thành viên trong công ty đi theo phương hướng đã định.
Văn hóa doanh nghiệp phải do tập thể doanh nghiệp tạo dựng nên: Người lãnh đạo đóng vai trò đầu tàu trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp, để quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công phải có sự đóng góp tích cực của mọi thành viên trong doanh nghiệp. Để thu hút nhân viên quan tâm tới văn hóa của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần mở các lớp huấn luyện hào nhập về văn hóa doanh nghiệp đối với nhân viên mới để họ hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp.
Văn hóa doanh nghiệp phải hướng về con người: Để có sự phát triển bền vững, doanh nghiệp cần đề ra một mô hình văn hóa chú trọng đến sự phát triển toàn diện của người lao động. Cần xây dựng môi trường làm việc mà ở đó mọi cá nhân đều phát huy hết khả năng làm việc của mình và đều có cơ hội thăng tiến như nhau. Ghi nhận và trân trọng những đóng góp của họ. Thưởng phạt phải công bằng.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp phải phù hợp với môi trường bên trong l n môi trường bên ngoài doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp phải phù hợp với những điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp cũng phải phù hợp với môi trường kinh doanh và văn hóa dân tộc.
3.4.2. Giải pháp thứ 2: Tăng cường mối quan hệ với các đối tượng bên ngoài
Quan hệ với khách hàng (Nhà phân phối và người tiêu dùng)
Các doanh nghiệp phải có kế hoạch trong giao tiếp với khách hàng nhằm đạt được các mục đích cụ thể thông qua tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của khách hàng để kịp thời thoả mãn các nhu cầu đó; thông qua ý kiến của khách hàng mà cải tiến sản phẩm, phương thức bán hàng, giao hàng hợp lý. ột số hình thức giao tiếp với khách hàng gợi ý như sau:
Tiếp xúc trực tiếp của nhân viên bán hàng với khách hàng
Giao tiếp của Ban Lãnh đạo với khách hàng trong những hội nghị khách hàng, triển lãm, hội chợ, thăm viếng trực tiếp, …
Tổ chức những cuộc thăm quan của khách hàng tại doanh nghiệp
Sử dụng các phương tiện thông tin đa phương tiện như: Truyền thanh, truyền hình, chương trình giới thiệu sản phẩm để tăng cường thông tin đến khách hàng Tổ chức các cuộc triển lãm, giới thiệu sản phẩm.
Đảm bảo quyền lợi cho khách hàng
Tiếp xúc với khách hàng, doanh nghiệp cần lưu ý là phải đặt trọng tâm phục vụ khách hàng lên hàng đầu và phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
Nêu cao tinh thần trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp thời các nhu cầu của họ và không được để chậm trễ hay thất hứa.
Thông tin cho khách hàng một cách kịp thời nếu có sự chậm trễ về sản xuất và giao hàng trong trường hợp bất khả kháng.
Mọi khách hàng đều quan trọng, không phân biệt địa vị, hình dáng, cách ăn mặc bên ngoài của họ bất luận trong trường hợp nào, cho dù họ chỉ đến xem hàng hoặc tham khảo giá cả.
Khuyến khích khách hàng phản hồi về các thông tin: chất lượng phục vụ, chất lượng sản phẩm - dịch vụ của doanh nghiệp bạn.
Quan hệ với nhà cung cấp
Sản phẩm của doanh nghiệp được hình thành từ sản phẩm của nhà cung cấp do đó các nhà cung cấp cũng phải được coi trọng như những khách hàng của doanh nghiệp. Không nên nghĩ rằng họ là người cần mình để áp đặp những ý muốn của mình. Thanh toán tiền mua hàng đúng hạn và thể hiện sự hài lòng của mình đối với những hợp đồng đã hoàn thành.
Quan hệ với cơ quan chính quyền
Giao tiếp với các cơ quan chính quyền là việc không thể thiếu với bất cứ một doanh nghiệp nào, kể từ khi nộp đơn xin ph p thành lập cho đến khi được ph p hoạt động, đóng thuế và nhiều công việc khác như đảm bảo về an ninh, trật tự, các chính sách ưu đãi của Nhà nước. Khi đến làm việc với cơ quan chính quyền các doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
Ăn mặc nghiêm túc, chỉnh tề, đến đúng hẹn qua đó để gây thiện cảm với người đại diện cho cơ quan chính quyền.
Tôn trọng người đại diện của cơ quan chính quyền nhưng cần phải giữ phong thái đúng mực, ăn nói nhẹ nhàng, hoà nhã, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và đề nghị họ giải quyết công việc theo đúng chức trách và nhiệm vụ của họ.
Khi người đại diện chính quyền có làm ra vẻ quan trọng hoá thì cũng thông cảm, điều quan trọng là cần giải quyết được công việc của mình.
Quan hệ với báo chí, truyền thông
Doanh nghiệp nên tạo mối quan hệ tốt đẹp với báo chí vì giới báo chí, truyền thông có ảnh rất mạnh đến hoạt động của doanh nghiệp như: thông tin về doanh nghiệp nhằm giới thiệu hình ảnh của doanh nghiệp với công chúng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù tốt đến đâu thì cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết. Nếu thông tin tốt được thông tin kịp thời thì sẽ nhanh chóng tạo dựng được hình ảnh tốt đẹp trong lòng công chúng, xa hơn nữa là thương hiệu của doanh nghiệp. Ngược lại sẽ có ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Ngược lại nếu doanh nghiệp quan hệ không tốt với giới báo chí, truyền thông, khi doanh nghiệp gặp chuyện bất lợi, sẽ bị báo chí “đào bới, thổi phồng lên” đưa những tin thất thiệt làm mất uy tín của doanh nghiệp. Quan hệ với giới báo chí, truyền thông cần lưu ý những điều sau đây:
Trong giao tiếp cần lịch sự, cởi mở khi tiếp xúc. Cung cấp cho họ những thông tin cần thiết, trừ những thông tin bí mật về công nghệ, bí quyết kinh doanh của doanh nghiệp.
Sử dụng ngôn từ đúng mực, tránh dùng những lời lẽ thô thiển, chỉ trích, chê bai doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, sản phẩm - dịch vụ của doanh nghiệp mình với doanh nghiệp khác.
Trên đây là 6 giải pháp được đề xuất để xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi tiến hành xây dựng văn hóa doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần phải đánh giá thực tế tại doanh nghiệp của mình đồng thời phải tìm hiểu thêm các tài liệu có liên quan để quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp được khách quan hơn và hiệu quả hơn.
3.4.3. Giải pháp 3: Xây dựng môi trường làm việc thân thiện và hợp tác
Bất kỳ một nhà lãnh đạo nào hay nhân viên nào cũng luôn mong muốn có một bầu không khí thân thiện nơi làm việc, phong cách làm việc chuyên nghiệp và mức độ thoải mái nhất định. Nơi làm việc sẽ phải là không gian để cho những nhân viên sáng tạo, cống hiến, hoàn thành những khát vọng sự nghiệp của họ. Tuy nhiên, để tạo một môi trường làm việc thân thiện và hợp tác cần phải lưu ý các vấn đề sau:
Tạo môi trường hợp tác và chia sẻ
Hạn chế dùng mệnh lệnh với nhân viên. Nhân viên không phải là những bộ máy và chắc chắn nhà lãnh đạo cũng không muốn họ làm việc một cách đối phó vô cảm. Cần ý thức rằng nhân viên là người cộng sự của mình. Với những thông tin nếu không phải là tối mật, hãy chân thành chia sẻ với nhân viên. Được trao đổi thông tin một cách cởi mở, nhân viên sẽ nắm được công việc, biết bắt đầu từ đâu, hướng triển khai thế nào, khúc mắc thì cần hỏi ai. Việc thực hiện nhiệm vụ của mình theo những kế hoạch khoa học sẽ tăng hiệu quả công việc và tránh được những rủi ro không đáng có.
Trong một môi trường làm việc linh hoạt việc quan tâm đúng mức đến cuộc sống của những nhân viên cũng được coi là một phương pháp để gắn kết hơn nữa các mối quan hệ, tạo niềm tin của nhân viên đối với lãnh đạo và với công ty. Nhà lãnh đạo cần lưu ý:
Dành thời gian nói chuyện với nhân viên của mình. Cố gắng hiểu được cách nhân viên suy nghĩ.
Tìm hiểu xem họ cần và muốn gì, giúp đỡ họ trong khả năng có thể.
Bên cạnh khen ngợi cần góp ý và phê bình thẳng thắn nhưng phải chân thành.
Tạo cơ hội cho nhân viên hiểu mình và có thái độ tích cực khi tiếp thu những đóng góp của mọi người về bản thân.
Hòa đồng với cấp dưới
Nhà lãnh đạo không nên để quyền lực triệt tiêu những niềm vui thường nhật của mình, phải biết tranh thủ tìm thấy những niềm vui trong công sở. N t mặt tươi tắn, nụ cười trên môi sẽ gây được ấn tượng với mọi người và cũng là dấu hiệu cho thấy mình luôn làm chủ được tình hình, dù trong cuộc sống hay trong công việc. Nhân viên luôn theo d i những biến đổi trên khuôn mặt của nhà lãnh đạo và họ sẽ đoán được tâm trạng của nhà lãnh đạo. Nhân viên luôn cố gắng làm việc tốt và hi vọng được lãnh đạo khen ngợi bằng thái độ hòa nhã.
Hiểu tâm lý của nhân viên
Nhà lãnh đạo phải luôn cần đặt mình vào vị trí của người khác để suy x t những vấn đề của cấp dưới. Cần chấp nhận việc nhân viên này không hợp tính với nhân viên kia. Trước khi làm cho mọi chuyện r ràng để có những điều chỉnh hợp lý, lãnh đạo không nên cố xếp những nhân viên có cá tính trái ngược nhau vào cùng một nhóm. Công tác nhân sự không thể tùy tiện vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. ặt khác, lãnh đạo phải tôn trọng ý kiến của nhân viên, có thể ý kiến của nhân viên không giống như mình mong muốn. Lãnh đạo phải coi trọng và khuyến khích những ý kiến phản biện vì những ý kiến này là cơ sở để để lãnh đạo nhận ra những sai sót trong cơ chế quản lý cũng như mỗi dự án, từ đó đề ra phương án khắc phục phù hợp.
Không nhỏ nhặt
Những mối quan hệ riêng tư hay thói quen tiến hành công việc cụ thể, người lãnh đạo không cần quá quan tâm. Chỉ cần cho nhân viên thấy r mình đánh giá cao hiệu quả công việc và có những khen thưởng công bằng là đủ. Không phân biệt đối xử thiên vị với nhân viên.
Có nguyên tắc nhưng không cố chấp
ỗi doanh nghiệp phải có những quy định riêng dựa trên đặc thù công việc, lãnh đạo phải làm gương trong việc thực hiện những quy định riên đó cho nhân viên làm theo. Trong công ty ai cũng có quyền phát ngôn nhưng phát ngôn một cách chính thức và chịu trách nhiệm về những lời nói của mình. Tránh sự chỉ trích khi nhân viên có ý kiến chưa đúng vì như vậy sẽ làm cho họ mất tự tin và sau này sẽ không ai có ý kiến, như vậy dân chủ sẽ bị triệt tiêu, tối kỵ khi cần phát biểu lấy ý kiến thì im lặng, ngoài giờ làm việc thì bàn tán xôn xao. Nhà lãnh đạo cần đưa ra định hướng cũng như những kết luận cuối cùng. Vì vậy trong trường hợp nào lãnh đạo cũng không được làm mất quyền quyết định của mình. Những ý kiến phản hồi của nhân viên có thể tiếp thu nhưng phải trải qua một quá trình chọn lọc, đối chiếu mới có thể đưa ra những quyết sách hợp lý. Khi đã quyết định thì không chấp nhận việc bàn lùi. Sự quyết đoán và sự sẵn sàng “đứng mũi chịu sào” của lãnh đạo là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của tổ chức.
Quan tâm đến đời sống của nhân viên
Suy cho cùng, bất kỳ ai làm việc phải có thu nhập nhằm đảm bảo cho các nhu cầu cần thiết của họ. Do đó, lãnh đạo phải quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần cho họ để họ an tâm làm việc. Để thực hiện tốt việc này, doanh nghiệp phải xây dựng các chế độ chính sách như lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và các chế độ đãi ngộ khác nhằm giữ chân và thu hút nhân tài.
Về tuyển dụng và đào tạo