- Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm: BHXH Việt Nam được Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
4.2.3. Đánh giá chung về môi trường kiểm soát
Từ kết quả phân tích về môi trường kiểm soát như trên, đánh giá chung về cơ quan BHXH TP.HCM đã từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức để nâng cao năng lực quản lý và điều hành hoạt động BHXH. Ban Lãnh đạo ý thức sự cần thiết
trong việc quản lý các rủi ro trong hoạt động thu-chi BHXH và luôn tìm cách hạn chế kiểm soát rủi ro hai hoạt động này, đồng thời luôn ý thức sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của BHXH, ngoài ra cũng cần tăng cường năng lực về chuyên môn cho đội ngũ nhân viên Phòng Kiểm tra trong việc kiểm tra nội bộ đơn vị và các đơn vị SDLĐ; Bổ sung các chức năng thanh kiểm tra, xử phạt …trong hoạt động kiểm tra các đơn vị SDLĐ .
Để đáp ứng yêu cầu phát triển của Ngành BHXH, BHXH TP.HCM luôn thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, tập huấn nghiệp vụ chuyên môn BHXH; Các lớp nghiệp vụ về từng phần chuyên môn khi có những thay đổi về chế độ chính sách mới, nâng cao trình độ tin học …. Cho nhân viên nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ BHXH đáp ứng cho mọi hoạt động BHXH.
Hiện nay hoạt động của BHXH TP.HCM đã được từng bước cải cách hành chính theo cơ chế một cửa nhằm đơn giản hóa các thủ tục hành chính, trong đó tập trung vào các nghiệp vụ: Thu BHXH, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và các nghiệp vụ thực hiện chính sách BHXH, những nỗ lực này của BHXH TP HCM đã từng bước tạo thuận lợi tối đa cho các đối tượng trong quá trình tham gia và thụ hưởng BHXH, BHYT. Qua đó hạn chế việc nhân viên quản lý đơn vị tiếp tay với đơn vị SDLĐ làm giảm những rủi ro do yếu tố tiêu cực xảy ra.
Bên cạnh việc cải cách hành chính thì thực hiện sự chỉ đạo của BHXH Việt Nam, BHXH TP.HCM cũng đang nghiên cứu xây dựng đề án vị trí làm việc để làm cơ sở giúp BHXH Việt Nam tiến hành xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Qua việc thực hiện đề án vị trí việc làm, BHXH TP.HCM đã xây dựng được quy trình nghiệp vụ thu chi BHXH được thể hiện bằng văn bản và được mô tả cụ thể từng công việc trong hoạt động nghiệp vụ BHXH, qua đó để hướng dẫn và kiểm soát được nhân viên khi thực hiện từng phần công việc. Các quy trình đã phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn từng bộ phận trong giải quyết thủ tục hồ sơ, đồng thời cũng kiểm tra, giám sát được nhiệm vụ của từng nhân viên.
Tuy nhiên, việc tập trung các thủ tục tại “ một cửa” là Phòng Tiếp nhận hồ sơ , tuy có rất nhiều ưu điềm nhưng cũng tồn tại một số hạn chế: đó là phong cách phục vụ công dân của viên chức BHXH, năng lực chuyên môn của viên chức BHXH còn hạn chế, chưa bao quát hết được các nghiệp vụ về thu BHXH và chế độ chính sách nên việc làm thủ tục nhận hồ sơ đôi lúc còn máy móc dẫn đến sai, thiếu, không đủ thông tin trong hồ sơ …những vẫn cho qua làm ảnh hướng đến thời gian xét trả hồ sơ cho người đến liên hệ …