- Nhật Ký Sổ Cái (Phụ lục 24)
3.2.1.1. Kế toán chi tiết
Số lượng lao động
Mục đích của việc hạch toán số lượng lao động là để theo dõi mọi sự biến động về số lượng lao động hiện có của Công ty. Để theo dõi số lượng lao
động Công ty sử dụng Sổ danh sách lao động do phòng Tổ chức hành chính lập. Lao động trong Công ty sẽ được theo dõi theo từng nơi làm việc, theo chuyên môn. Căn cứ để ghi Sổ danh sách lao động là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc… do phòng Tổ chức hành chính lập mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc, cho thôi việc…
Thời gian lao động
Mục đích của việc hạch toán thời gian lao động là để theo dõi, đảm bảo ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong Công ty để làm căn cứ tính lương, tính thưởng chính xác cho từng người lao động.
Để hạch toán thời gian lao động trong Công ty, kế toán tiền lương sử dụng chứng từ là Bảng chấm công. Bảng này dùng để theo dõi số ngày công, giờ công thực tế làm việc, nghỉ việc của người lao động theo từng ngày. Trưởng phòng các phòng ban là người được giao trách nhiệm theo dõi Bảng chấm công.
Đối với trường hợp người lao động nghỉ việc do ốm đau, thai sản sẽ được hưởng trợ cấp BHXH trên cơ sở chứng từ Phiếu nghỉ hưởng BHXH do các cơ quan có thẩm quyền cấp và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.
Cuối tháng, trưởng phòng các phòng ban ký xác nhận rồi chuyển cho kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương và các chế độ cho người lao động trong Công ty.
Kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động là để xác định chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm do người lao động làm ra để làm căn cứ tính lương và các chế độ cho người lao động trong Công ty. Từ đó cũng giúp xác định năng suất lao động và tình hình thực hiện định mức lao động của từng người lao động, từng bộ phận và toàn Công ty.
Chứng từ sử dụng để hạch toán kết quả lao động là Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Phiếu này do quản đốc phân xưởng lập, phải có đầy đủ chữ ký của quản đốc phân xưởng, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Cuối tháng, phiếu này sẽ được chuyển về bộ phận kế toán tiền lương để làm căn cứ tính lương và các chế độ cho người lao động trong Công ty.
3.2.1.2.Kế toán tổng hợp
Ghi sổ kế toán
Căn cứ vào các chứng từ gốc như: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền lương làm thêm giờ… kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 334. Cuối tháng từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi sổ cái TK 334. Cuối kỳ, kế toán sẽ căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh, từ đó làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
Ví dụ tính và thanh toán lương cho công nhân viên trong công ty tháng 3: Từ bảng chấm công tháng 3 của các phòng ban (phụ lục 2) kế toán tiến hành tính lương tháng 3 cho nhân viên trong toàn công ty và từ bảng tạm ứng lương (phụ lục 5) kế toán tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương cho từng phòng ban (phụ lục 6), bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 3 (phụ lục 7). Từ bảng tổng hợp thanh toán tiền lương kế toán tiến hành lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 3 (phụ lục 8) và tiến hành ghi sổ nhật ký chung (phụ lục 9), sổ chi tiết tài khoản 334 (phụ lục 10). Từ sổ nhật ký chung kế toán ghi sổ cái tài khoản 334. Cuối kỳ, kế toán sẽ căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh, từ đó làm căn cứ lập báo cáo tài chính.