- Nhật Ký Sổ Cái (Phụ lục 24)
3.2.1. Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Sứ Đông Lâm 1 Chứng từ sử dụng.
3.2.1.1. Chứng từ sử dụng.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ lao động tiền lương ban hành theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cụ thể như sau:
Bảng chấm công (Mẫu số 01a – LĐTL) dùng để theo dõi ngày công
thực tế làm việc, nghỉ việc,… để làm căn cứ tính trả lương và các chế độ cho từng người lao động trong Công ty. Bảng chấm công được lập riêng cho từng phòng ban. Hàng ngày, các trưởng phòng chấm công cho CNV thuộc trách nhiệm quản lý của mình, trong trường hợp trưởng phòng đi vắng sẽ ủy quyền cho một CNV khác thuộc bộ phận mình quản lý chấm. Cuối tháng, các trưởng phòng vào Bảng chấm công, sau đó chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán tiền lương để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, tính toán ra lương, BHXH cho người lao động. Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan sẽ được lưu tại phòng kế toán.
Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b – LĐTL) là chứng từ theo
dõi ngày công, giờ công thực tế làm thêm ngoài giờ, làm căn cứ tính thời gian nghỉ bù, thanh toán tiền làm thêm giờ cho người lao động. Hàng ngày, trưởng phòng hoặc người được ủy quyền theo dõi và chấm công làm thêm cho từng người có làm thêm giờ thuộc bộ phận mình quản lý. Cuối tháng sau khi hoàn thiện ký duyệt, Bảng chấm công làm thêm giờ sẽ được chuyển về kế toán tiền lương để tiến hành tính và thanh toán tiền làm thêm giờ cho người lao động.
Sau khi tính toán và thanh toán tiền lương làm thêm giờ cho người lao động Bảng chấm công làm thêm giờ sẽ được lưu tại phòng kế toán.
Bảng tạm ứng lương là chứng từ dùng làm căn cứ tạm ứng lương kỳ 1
hàng tháng cho người lao động. Ngày 15 hàng tháng, căn cứ vào Giấy đề nghị
tạm ứng (Mẫu số 03 – TT) được chuyển về kế toán tiền lương tiến hành lập
Bảng tạm ứng lương chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc xem xét ký duyệt, chuyển cho kế toán thanh toán lập Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT) sau đó chuyển cho thủ quỹ để tạm ứng lương cho người lao động. Bảng tạm ứng lương, Giấy đề nghị tạm ứng và Phiếu chi sau đó sẽ được chuyển về lưu tại phòng kế toán của Công ty.
Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 – LĐTL) là chứng từ làm căn
cứ thanh toán tiền lương và các chế độ cho người lao động đồng thời dùng để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động và là căn cứ để thống kê lao động tiền lương. Cuối mỗi tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan được chuyển về như Bảng chấm công,… kế toán tiền lương tiến hành lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc soát xét, ký duyệt; chuyển cho kế toán thanh toán lập phiếu chi sau đó chuyển cho thủ quỹ để trả lương cho người lao động. Bảng thanh toán tiền lương cùng với phiếu chi sau đó sẽ được chuyển về lưu tại phòng kế toán của Công ty.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số 08 – LĐTL) là chứng từ
làm căn cứ thanh toán tiền lương làm thêm giờ cho người lao động. Sau khi thanh toán với người lao động Bảng thanh toán tiền lương cùng với phiếu chi sẽ được lưu tại phòng kế toán của Công ty.
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu số 11 – LĐTL) là chứng từ
dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả người lao động, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ phải trích nộp. Căn cứ vào các chứng từ như Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ,… và tỷ lệ trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Số liệu từ bảng này sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ cái và
được sử dụng để tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH sẽ được lưu tại phòng kế toán của Công ty.
Quy trình luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, trưởng phòng các phòng ban căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để lập bảng chấm công. Cuối tháng, các trưởng phòng và các quản đốc ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như giấy xin nghỉ việc không hưởng lương… về bộ phận kế toán tiền lương để kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu để tính lương, thưởng cho người lao động.
Bảng chấm công được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan. Sau khi nhận đươc bảng chấm công và các chứng từ có liên quan, kế toán tính toán tiền lương sau đó lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động tại doanh nghiệp.
Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng. Cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét, trình cho Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán lập phiếu chi, trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt và cuối cùng chuyển phiếu chi cho thủ quỹ tiến hành chi trả lương cho người lao động. Phiếu chi cùng các chứng từ liên quan sẽ được chuyển lại cho kế toán tiền lương để tiến hành ghi sổ kế toán liên quan và lưu trữ, bảo quản.
3.2.1.2. Tài khoản sử dụng.
Để tính toán và hạch toán tiền lương cho CNV trong Công ty, kế toán tiền lương sử dụng tài khoản sau:
Tài khoản 334 “Phải trả người lao động”: Đây là tài khoản kế toán sử
dụng để phản ánh toàn bộ các biến động các khoản thanh toán với CNV của Công ty về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp BHXH và các khoản khác thuộc thu nhập của họ.
Kết cấu của tài khoản 334:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên Có
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương,
BHXH, các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH, các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động
Số dư: số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động
Số dư: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH, các khoản khác còn phải trả, phải chi cho người lao động
3.2.1.3. Các hình thức trả lương được áp dụng tại Công ty TNHH Sứ Đông Lâm.
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền mà Công ty trả cho người lao động tương ứng với thời gian chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến, trên cơ sở thỏa thuận theo hợp đồng lao động ký kết giữa Công ty và người lao động. Công ty chỉ áp dụng duy nhất hình thức trả lương theo thời gian: Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số ngày làm việc thực tế trong tháng của người lao động và đơn giá tiền lương thời gian. Đối với nhân viên trong thời gian thử việc, mức lương thử việc bằng 85% mức lương tối thiểu Công ty áp dụng.
Hệ thống thang bảng lương của Công ty.
Hiện tại, mức lương tối thiểu mà Công ty áp dụng cho toàn bộ CNV là 3.100.000 VNĐ theo quy định của Nghị định 122/2015/NĐ –CP. Trên cơ sở mức lương tối thiểu này và việc tiến hành rà soát, xem xét mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trình độ lành nghề, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh đó, Công ty đã xây dựng hệ thống thang bảng lương áp dụng cho CNV trong toàn Công ty như sau:
Công ty tiến hành xem xét và nâng bậc lương cho người lao động vào tháng 6 hàng năm. Đến kỳ xét duyệt nâng bậc lương, Phòng Kế hoạch – Nhân sự sẽ tiến hành rà soát, tổng hợp danh sách người lao động có đủ những điểu kiện sau đây để trình lên Ban Giám đốc xét duyệt nâng lương:
- Đủ niên hạn nâng bậc lương: Công ty quy định niên hạn nâng bậc lương là 2 năm.
Hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm theo quy định của Công ty: Trưởng các bộ phận sẽ giám sát, đánh giá việc thực hiện công việc được giao của CNV thuộc bộ phận mình quản lý từ đó làm căn cứ xét duyệt nâng lương.
Không vi phạm kỷ luật lao động trong các hình thức khiển trách, cảnh cáo, cách chức.
Trường hợp nâng bậc lương đột xuất thực hiện đối với người lao động làm việc tốt, hoàn thiện xuất sắc nhiệm vụ được giao, có sáng kiến giúp tăng năng suất lao động,… do trưởng bộ phận đề xuất.
Chế độ lương làm thêm giờ.
Công ty sẽ huy động người lao động làm thêm giờ trong trường hợp nhận được nhiều đơn đặt hàng với số lượng lớn hoặc phải có những đơn đặt hàng phải hoàn thành trong thời gian ngắn.
Công ty bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động trong 1 ngày không quá 4 giờ.
Người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo tiền lương công việc đang làm như sau:
- Vào ngày thường bằng 150%, - Vào ngày chủ nhật bằng 200%, - Vào ngày nghỉ lễ, tết bằng 300%.
Chế độ thưởng, phạt.
Chế độ thưởng là một biện pháp kích thích vật chất có tác dụng tích cực trong việc thúc đẩy người lao động phấn đấu thực hiện công việc tốt hơn. Hiện tại, Công ty áp dụng các loại tiền thưởng sau:
Thưởng năng suất, chất lượng: Áp dụng khi người lao động thực hiện tốt hơn mức độ trung bình về số lượng và chất lượng sản phẩm.
Thưởng lợi nhuận: Hàng năm nếu Công ty kinh doanh có lãi Công ty
sẽ trích lợi nhuận để thưởng cho người lao động, mức thưởng tùy vào lợi nhuận mỗi năm và sự đóng góp của từng lao động.
Thưởng đạt doanh thu: Cuối mỗi tháng so sánh giữa báo cáo bán hàng
của Bộ phận bán hàng và doanh số đầu tháng Ban giám đốc giao, nếu Bộ phận bán hàng đạt hoặc vượt doanh thu do Ban giám đốc giao sẽ được thưởng 5% doanh thu vượt mức.
Thưởng 30/4, 1/5, 2/9 và Tết dương lịch:Số tiền thưởng từ 300.000 đến 800.000 VNĐ tùy thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Thưởng Tết Nguyên Đán: Số tiền thưởng là 1 tháng lương tính theo bậc
lương hiện tại của từng CNV.
Bên cạnh chế độ thưởng, Công ty cũng quy định mức xử phạt kỷ luật từ khiển trách đến sa thải đối với những trường hợp vi phạm nội quy làm việc của Công ty. Trường hợp vi phạm nội quy gây sai sót dẫn đến thiệt hại về vật chất, căn cứ vào biên bản điều tra Công ty sẽ yêu cầu người gây sai sót sẽ phải bồi thường 60% tổng giá trị thiệt hại cho Công ty, số tiền này sẽ phải nộp trực tiếp một lần hoặc trừ dần vào lương các kỳ sau của người gây thiệt hại.
Các loại phụ cấp thuộc tiền lương.
Các loại phúc lợi mà người lao động trong Công ty được hưởng rất đa dạng, nó phụ thuộc vào quy định của Nhà nước và tình hình tài chính cụ thể của Công ty. Phúc lợi thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với người lao động, gồm có:
Tiền công tác phí và trợ cấp điện thoại: Đối với CNV thu mua nguyên
vật liệu đầu vào thuộc phòng kinh doanh và CNV thuộc bộ phận bán hàng thường xuyên phải công tác ngoài để tìm kiếm khách hàng cũng như quan hệ khách hàng sẽ được hưởng phụ cấp 800.000 VNĐ/tháng.
Những ngày nghỉ được hưởng nguyên lương:
- Bản thân kết hôn được nghỉ 2 ngày.
- Cha mẹ, vợ chồng, con chết được nghỉ 3 ngày. - Nghỉ phép.
Trợ cấp khác:
- Ăn trưa do Công ty đài thọ: 15.000 VNĐ/ bữa. - Người lao động kết hôn được mừng 500.000 VNĐ. - Cha mẹ, vợ chồng, con chết được viếng 500.000 VNĐ. - Thiên tai, hỏa hoạn được trợ cấp 1.000.000 VNĐ. - Trợ cấp hoàn cảnh khó khăn 500.000 VNĐ.
- Tổ chức tham quan, du lịch cho cán bộ CNV bằng kinh phí tài trợ của Công ty, Công đoàn Công ty.
Hình thức trả lương công ty áp dụng là hình thức trả lương theo thời gian.
Căn cứ tính lương
- Căn cứ vào mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. - Căn cứ vào hệ thống thang bảng lương Công ty áp dụng. - Căn cứ vào Bảng chấm công để ghi nhận số công thực tế. - Căn cứ vào các khoản phụ cấp, thưởng được hưởng.
Căn cứ vào Bảng chấm công tính ra số ngày làm việc thực tế, số ngày nghỉ lễ nghỉ phép của CNV từ đó tính ra tiền lương thời gian và tiền lương nghỉ lễ, nghỉ phép; tiền ăn ca:
Tiền lương thời
gian = Mức lương X Số ngày làm việc thực tế trong tháng Số ngày công chuẩn
Phương pháp tính
Trong đó:
- Mức lương được quy định trong biểu
- Số ngày công chuẩn Công ty quy định là 26 ngày.
Tiền lương nghỉ lễ, nghỉ phép = Mức lương X Số ngày nghỉ lễ, nghỉ phép trong tháng 26 ngày công
Tiền ăn ca = Số ngày công thực tế X 15.000 đồng Tổng cộng lươn g = Tiền lương thời gian + Tiền lương nghỉ lễ, phép + Tiền ăn ca + Phụ cấp khá c + Thưởng (nếu có)
Ví dụ.Ví dụ tính lương tháng 3 năm 2016 cho chị Phạm Hà Phương,
Phòng Kế toán, kế toán căn cứ bảng chấm công (Biểu )
Dựa vào Bảng chấm công tháng 3 năm 2016 của Phòng Kế toán: - Số công hưởng lương thời gian của chị Phương là: 23 công.
- Số công nghỉ phép hưởng 100% lương của chị Phương là: 2 công. Theo Sổ danh sách lao động và hệ thống thang bảng lương của Công ty, chị Phương có bậc lương I, hệ số 1,35 mức lương 3.645.000 đồng.
Từ đó tính ra: Tiền lương thời gian = 3.645.000 X 23 = 3.224.423 đồng 26 Tiền lương nghỉ lễ, nghỉ phép = 3.645.000 X 2 = 280.385 đồng 26 Tiền ăn ca = 15.000 X 23 = 345.000 đồng Tổng cộng lương: 3.224.423 + 280.385 + 345.000 = 3.849.808 đồng Công ty đã tạm ứng lương kì 1 cho chị Phương số tiền 2.000.000 đồng.
Trích BHXH, BHYT, BHTN khấu trừ vào lương của chị Phương: 3.849.808 x 10,5% = 404.230 đồng
Từ đó tính ra số tiền lương cuối tháng chị Phương được nhận là: 3.849.808 – 2.000.000 – 404.230 = 1.445.578 đồng
Tính tương tự cho các nhân viên còn lại trong Phòng kế toán, ta có Bảng thanh toán tiền lương Phòng kế toán tháng 3 như phụ lục 5.