Giải pháp về tạo lập các nguồn thông tin

9. Kết cấu luận văn

3.2.2. Giải pháp về tạo lập các nguồn thông tin

* Xử lý nguồn thông tin nội sinh

Hiện nay, mỗi đơn vị trong ngành điện đều có cơ chế thu thập và xử lý thông tin riêng, tuy nhiên những cơ chế này chưa phát huy được quan hệ phối hợp trao đổi thông tin giữa các đơn vị với nhau. Để nâng cao chất lượng HĐTT, trước hết cần phải cải tiến cơ chế thu thập và xử lý thông tin như sau:

Một là, rà soát lại toàn bộ các ấn phẩm, đề tài cứu khoa học, luận văn, hội thảo, hội nghị,… xuất bản thông tin trong toàn ngành để thống kê, phân loại xem nguồn tài liệu nào đã được số hóa, chưa được số hóa. Từ đó, tiến hành công tác xử lý thông tin và cập nhật vào hệ thống CSDL của ngành.

Hai là, sau khi nhận kết quả nghiên cứu từ các đơn vị/cá nhân, CQTT xử lý nghiệp vụ lưu trữ tại thư viện, đồng thời truyền về trung tâm tích hợp dữ liệu qua hệ thống mạng, trung tâm này có trách nhiệm tổng hợp xây dựng thành CSDL khoa học và công nghệ dùng chung trong toàn ngành.

Ba là, các đơn vị hợp tác bổ sung, biên mục, phân loại, biểu ghi thư mục, với mục đích mỗi đầu tài liệu chỉ xử lý một lần tại một nơi, kết quả xử lý được các thư viện tái sử dụng và có thể sử dụng chung trong toàn hệ thống. Đồng thời xây dựng

mục lục liên hợp trực tuyếnbằng việc tập hợp các biểu ghi thư mục của các thư viện. Trung tâm tích hợp dữ liệu với vai trò quản trị hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến, quản lý các thành viên, cấp quyền sử dụng và khai thác hệ thống, kiểm soát chất lượng biểu ghi: chỉ đạo sự thống nhất và chuẩn hoá các biểu ghi của đơn vị thành viên; Giải quyết các vấn đề về kĩ thuật, vấn đề liên quan đến nghiệp vụ; thực hiện chức năng an toàn, bảo mật và sao lưu hệ thống; Cho phép các thư viện có thể tạo dựng các sản phẩm và dịch vụ liên thư viện, hỗ trợ các thư viện xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin.

Bốn là, thu thập thông tin phản hồi từ người dùng tin:Tạo cơ chế thu thập thông tin phản hồi từ NDT dưới nhiều hình thức như: khảo sát, thăm dò NCT, mức độ hài lòng đối với SP&DVTT từ các đối tượng NDT thông qua các hình thức như: phát phiếu điều tra, khảo sát, phỏng vấn trực tiếp; thăm dò qua mạng Internet, qua website…để tiếp thu các ý kiến đóng góp của NDT. CBTT nên xây dựng biểu đồ theo dõi tăng giảm NDT tìm ra những thông tin gì, những loại SPTT nào NDT mong đợi, những DVTT nào NDT thường sử dụng làm cơ sở điều chỉnh bổ sung hoàn thiện các SP và DVTT phù hợp với từng đối tượng NDT.

Năm là, từng bước số hóa tài liệu dùng máy quét để chuyển thể giáo trình, tài liệu tham khảo tài liệu, luận án, luận văn... đang được lưu giữ từ dạng truyền thống sang dạng tài liệu số. Chuyển tài liệu số thành định dạng (có thể tích hợp giữa văn bản và hình) file PDF, file Word. Giải pháp dùng phần mềm nhận dạng chữ in tiếng Việt ứng dụng trong lưu trữ, xây dựng thư viện số. Đại học Điện lực đã nghiên cứu tham khảo nhiều Trung tâm Thông tin-Thư viện và các cơ quan đơn vị đưa vào ứng dụng trong quá trình xây dựng các trung tâm CSDL, thư viện số, quản lý và kinh doanh. Đây là giải pháp hoàn chỉnh giải quyết vấn đề số hóa nhận dạng, một chủ đề không mới nhưng vẫn còn rất nóng hiện nay.

Như chúng ta đã biết, mục đích của một dây chuyền số hóa là chuyển kho tài liệu giấy, sách điện tử PDF thành dạng số. Nếu tài liệu chỉ đơn thuần là các ảnh quét thì dây chuyền số hóa đó mới chỉ thực hiện được việc “file hóa”. Giải pháp đưa ra là việc số hóa được hiểu là một quá trình tự động chuyển kho tài liệu giấy thành tài liệu điện tử ở dạng có thể biên tập lại, trích dẫn và tìm kiếm đƣợc. Với ý nghĩa của việc số hóa như vậy, phần mềm nhận dạng rõ ràng đóng vai trò then chốt của dây chuyền số hóa.

* Phát triển nguồn thông tin ngoại sinh

* Đa dạng hóa và hoàn thiện các dịch vụ và sản phẩm thông tin

3.2.3. Giải pháp cho việc chia sẽ nguồn lực thông tin

Trước tiên, các đơn vị trong toàn ngành Điện nên sử dụng hình thức chia sẻ phổ biến là: Phối hợp nguồn dữ liệu thư mục. Mỗi đơn vị đều có một số lượng biểu ghi nhất định, sự phối hợp giữa chúng sẽ tạo nên một ngân hàng dữ liệu phong phú và đa dạng, giúp người dùng tin có nhiều cơ hội hơn trong việc lựa chọn tài liệu. CNTT ngày càng cho phép tạo ra sự trao đổi thường xuyên với nhau, như vậy, cùng nhau xây dựng một ngân hàng dữ liệu thường xuyên giữa các đơn vị sẽ tạo nên diện truy cập rộng lớn. Mặt khác, các biểu ghi được tra đổi sẽ giúp giảm thiểu việc biên mục mô tả trùng nhau, là một trong những ưu điểm khi thực hiện trao đổi.

Ngoài ra, các đơn vị trong ngành điện cũng có thể chia sẻ các nguồn tài nguyên vật lý như: kho sách, các CSDL toàn văn trên CD-ROM, các phương tiện phục vụ phổ biến thông tin (phòng đọc, hệ thống tra cứu…)…, nghĩa là các nguồn tài liệu quý sẽ được sử dụng một cách tối đa và phát huy hết hiệu quả. Tất nhiên, đây là một hình thức chia sẻ hoàn toàn mới tại Việt Nam nói chung và ngành Điện nói riêng, mặc dù nó không mới trong hệ thống thông tin – thư viện các trường đại học ở một số nước phát triển.

Các đơn vị trong ngành điện cũng có thể chia sẻ CSDL số hóa toàn văn các tài liệu xám (luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học…) đang lưu trữ, giúp các công trình nghiên cứu trong ngành không bị trùng lặp đề tài, hạn chế đạo văn trong nghiên cứu khoa học, đảm bảo các công trình nghiên cứu có chất lượng cao.

Hiện nay, EVNEIC đã xây dựng trang Web www.cosodulieu.com.vn là một yếu tố thuận lợi cho sự liên kết đạt hiệu quả. Bởi lẽ, một trong những hình thức kết hợp không thể thiếu khi tham gia chia sẻ nguồn lực thông tin là:

Giải pháp 1: Cấu trúc dữ liệu của các CSDL thư mục của các đơn vị trong ngành điện chưa được thiết kế theo chuẩn thống nhất dẫn đến việc chia sẻ nguồn thông tin giũa các đơn vị rất khó khăn. Chính vì điều này, nên phải thống nhất các tiêu chuẩn trong mô tả tài liệu, cấu trúc khổ mẫu. Giải pháp đối với khổ mẫu biên mục Dublin Core là phải thống nhất về các cấp độ mã hóa: đơn giản và mở rộng. Ở cấp độ đơn giản: Tất cả các yếu tố cần được quy định cụ thể trong việc áp dụng. Ở cấp độ mở rộng: Cần quy định cụ thể những yếu tố được lựa chọn mở rộng, những nhãn của yếu tố được mở rộng. Kết quả khảo sát cho thấy, việc trình bày các yếu tố siêu dữ liệu trong khổ mẫu Dublin Core tại các đơn vị chưa tuân thủ triệt để các tiêu chuẩn quốc tế. Đề nâng cao chất lượng áp dụng khổ mẫu biên mục cần phải nâng cao trình độ cán bộ biên mục. Trình độ cán bộ biên mục ảnh hưởng lớn đến chất lượng biên mục và việc áp dụng khổ mẫu Dublin Core nói riêng.

- Tăng cường hợp tác liên kết giữa các đơn vị trong toàn ngành cũng như các nước trên thế giới về trao đổi và chia sẻ nguồn thông tin về KH&CN Điện.

Giải pháp 2: Cần phải xây dựng trung tâm lưu trữ CSDL về KH&CN của EVN. Tức là phải thiết lập và phát triển hệ thống thu thập, lưu trữ, cập nhật, xử lý, tích hợp, đồng bộ dữ liệu và chia sẽ, phân phối thông tin trực tuyến qua mạng WAN của EVN, đảm bảo an toàn cho toàn bộ hệ thống được thống nhất và đồng bộ từ EVN đến các đơn vị.

Đề xuất xây dựng trung tâm lưu trữ CSDL KH&CN dựa trên nền tảng công nghệ đã sử dụng để xây dựng Cổng thông tin điện tử nội bộ EVN. Cụ thể, dựa trên nền tảng (platform) của bộ sản phẩm thương mại Microsoft Office SharePoint Server 2010/2013. SharePoint là một nền tảng để phát triển các hệ thống thông tin phục vụ việc trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp và trên nền Web, cho phép người sử dụng thực hiện thủ tục đăng nhập 1 lần duy nhất. Là một công cụ giúp chúng tìm kiếm thông tin hiệu quả trong tình huống nguồn tài liệu khổng lồ, tạo ra các báo phục vụ cho việc quản lý của tổ chức.

SharePoint hỗ trợ xây dựng Cổng theo chủ đề cho phép chia sẻ thông tin riêng, có thể phân quyền để giới hạn những người truy cập, công cụ tìm kiếm mạnh trên nhiều loại thông tin như tài liệu, tin tức nội bộ...Portal cho phép tạo ra các bảng biểu mẫu chuẩn theo các quy trình định sẵn với những cấp độ xem, duyệt khác nhau. Vì sử dụng bộ phần mềm thương mại nên chúng ta có gần đủ công nghệ và chức năng cần thiết. Tính tùy biến của SharePoint cao nên thời gian xây dựng và triển khai cổng thông tin nội bộ EVN sẽ nhanh hơn.

Hệ thống được triển khai trong mạng Internet của EVN. Người dùng thuộc các đơn vị của EVN (sử dụng mạng WAN) đều có thể truy cập vào xem thông tin. Người quản trị, NSD được cấp quyền theo tài khoản đăng ký trong hệ thống quản lý người dùng tập trung (Active Directory) của EVN.

Dự kiến mô hình CSDL KH&CN cần triển khai:

- Xây dựng CSDL nền thông tin KH&CN thống nhất cho trung tâm CSDL về KH&CN trong toàn EVN.

- Xây dựng danh mục dữ liệu, siêu dữ liệu (metadata) cho toàn bộ CSDL thành phần về KH&CN.

- Chuẩn hóa, chuyển đổi các dữ liệu ở dạng số hóa thuộc lĩnh vực KH&CN do các đơn vị EVN quản lý vào trung tâm CSDL KH&CN.

- Số hóa các dữ liệu chưa ở dạng số cho các CSDL thành phần về KH&CN do các đơn vị thuộc EVN quản lý.

Mô hình kiến trúc hệ thống gồm các thành phần:

- Cơ chế, chính sách về thu nhập, quản lý và khai thác sử dụng thông tin, dữ liệu về KH&CN.

- Hệ thống CSDL

- Hệ thống phần mềm: Cho 2 tầng ứng dụng

Một là, ứng dụng cập nhật, quản lý và đồng bộ dữ liệu cho 3 nhóm ứng dụng: Dùng cho toàn bộ hệ thống - CSDL KH&CN, cập nhật dữ liệu cho từng bộ dữ liệu chuyên ngành thuộc CSDL thành phần về KH&CN; đồng bộ hóa dữ liệu thành phần vào CSDL KH&CN. TRUNG TÂM CSDL CSDL ngành điện Thƣ viện điện tử IEC, IEEE CSDL KQNC CSDL Sách CSDL Khác

Hai là, ứng dụng cung cấp và phân phối dữ liệu cho các nhóm ứng dụng: Cung cấp dịch vụ trực tuyến theo tiêu chuẩn; dịch vụ xác thực người sử dụng SSO hoặc chữ ký điện tử…cung cấp dữ liệu trực tuyến và thu tục cung cấp dữ liệu bằng phương pháp truyền thống; thông tin báo cáo, cung cấp dịch vụ tra cứu, tìm kiếm dữ liệu trực tuyến (sử dụng công nghệ Search engine).

- Các chuẩn, tiêu chuẩn ứng dụng CNTT và thông tin, dữ liệu KH&CN trong và ngoài nước.

- Hạ tầng CNTT: Sử dụng hệ thống hạ tầng mạng của EVN; mạng Internet.

Hệ thống chạy trên mạng WAN/Internet của EVN, yêu cầu các đơn vị sử dụng phải có kế nối mạng.

- Dữ liệu tập trung tại server của EVN.

- Các đơn vị truy cập vào trang Web để cập nhật và khai thác dữ liệu. - Các module kết nối đẩy dữ liệu về databasa tập trung tại EVN.

Hiện nay, các đơn vị trong EVN đều đã có kết nối vào mạng WAN của EVN, do đó có thể sử dụng ngay hạ tầng mạng WAN sẵn có để kết nối hệ thống. Mô hình kết nối như sau:

Mỗi hình thức liên kết trên đều có những mặt tích cực và hạn chế nhất định, có thể được vận dụng trong từng giai đoạn phù hợp, nhằm từng bước xây dựng một hệ thống thông tin – tư liệu thống nhất trong toàn ngành. Cần phải ban hành những văn bản trên có sở thống nhất giữa các đơn vị nhằm quy định rõ ràng về trách nhiệm, khả năng và mức độ tham gia hợp tác giữa các thành viên; về việc sử dụng chuyên gia, nguồn lực và thời gian…Những vấn đề nêu trên là những yếu tố cơ bản đảm bảo việc thiết lập cũng như vận hành sự hợp tác và chia sẻ giữa các đơn vị.

Như vậy, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các đơn vị là một tất yếu mà đơn vị chủ quản của các đơn vị cần phải nghĩ tới. Lợi ích của sự chia sẻ này vô cùng lớn và cần thiết, tạo ra sự gắn kết giữa các đơn vị để cùng phát triển.

3.2.4. Chính sách phát triển về nguồn nhân lực

Thực tế cho thấy đội ngũ làm công tác thông tin KH&CN chưa được đào tạo chính quy và chuyên nghiệp, ở các phòng ban thì cán bộ làm công tác thông tin chủ yếu là kiêm nhiệm vừa làm công tác nghiệp vụ KH&CN đồng thời làm công tác thông tin.

Để xây dựng đội ngũ cán bộ có đủ năng lực đáp ứng được các nhiệm vụ quản lý thông tin KH&CN các vấn đề sau đây cần được thực hiện:

- Xây dựng quy hoạch phát triển nguồn nhân lực KH&CN, nhất là nhân lực có trình độ cao, phù hợp với đà phát triển hệ thống và yêu cầu phục vụ thông tin KH&CN của ngành điện.

- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong hệ thống thông tin khoa học, công nghệ theo phương thức phân cấp rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, có dự kiến đến sự phát triển trong tương lai. Cần phân cấp chức năng thông tin từ EVN đến từng thành viên trong hệ thống.

- Tập trung xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ trong lĩnh vực thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển về chất lượng đội ngũ. Đặc biệt chú trọng đội ngũ làm công tác thông tin KH&CN, chuyển giao công nghệ.

- Tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ thông tin được học tập nâng cao kiến thức về sở hữu trí tuệ, quản lý KH&CN, chuyển giao công nghệ làm tiền đề cho việc xây dựng đội ngũ tư vấn thông tin trong toàn ngành.

3.3. Giải pháp về qui trình xử lý thông tin lên Web CSDL

Trong bất kỳ một hệ thống thông tin nào, để thông tin có kết quả đầu ra tốt phải có quy trình xử lý thông tin cụ thể, đó là việc phân loại thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và tạo thành sản phẩm thông tin đầu ra.

Hiện nay, với sự phát triển của KH&CN hiện đại, đặc biệt là CNTT đã cho phép các cơ quan thông tin tạo lập và xây dựng các CSDL, những thông tin trước khi được đưa vào CSDL đều phải qua một quy trình nhất định. Quy trình Web CSDL của ngành điện không nằm ngoài quy trình chung đó. Sau khi trang www.cosodulieu.com.vn chính thức vận hành, việc đưa ra giải pháp cho quy trình xử lý thông tin cũng được thể hiện qua sơ đồ quy trình xử lý thông tin dưới đây:

Các Ban thuộc EVN, Cơ quan trong Ngành,

Cộng tác viên

(nhập CSDL)

Phó phòng P2

(Duyệt nội dung) (Duyệt lần cuối)Trưởng BBT Bộ phận kỹ thuật (Xuất bản tin

lên Internet) FrontEnd

Nhập CSDL Xuất bản

Trả lại dữ liệu Duyệt lại nội dung(Xử lý dữ liệu thô)Nhân viên P2

1 2

3 4

5

Sơ đồ các bước trong quy trình đưa CSDL lên trang Web

Đề nghị duyệt CSDL

Trả về Xử lý dữ liệu thô Duyệt dữ liệu

* Xử lý thông tin đầu vào

Việc xử lý thông tin đầu vào là công việc đầu tiên hết sức cần thiết của các CSDL, đặc biệt là đối với các CSDL của Web CSDL. Tất cả các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau đều được cán bộ thông tin phân loại, xử lý theo các nguyên tắc chung. sau khi các thông tin được phân loại, xử lý xong các thông tin được chuyển đến ban biên tập chỉnh duyệt, sau khi những thông tin được ban biên tập sửa chữa, bổ sung thì các thông tin được đưa vào CSDL thông qua các