Quản lý nguồn lực thông tin KH&CN

9. Kết cấu luận văn

1.1.6. Quản lý nguồn lực thông tin KH&CN

Quản lý nguồn lực thông tin KH&CN bao gồm việc xây dựng, xử lý, lưu trữ nguồn thông tin KH&CN đồng thời tổ chức các sản phẩm thông tin KH&CN một các khoa học.

Khai thác nguồn thông tin KH&CN là việc sử dụng nguồn lực thông tin – thư viện để thỏa mãn nhu cầu người dùng tin.

Nguồn lực thông tin KH&CN nếu được tổ chức, xây dựng một cách toàn diện và nhanh chóng, kịp thời và tổ chức khai thác tốt, sẽ đáp ứng kịp thời, đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết cho đối tượng người dùng tin khác nhau trong xã hội góp phần thúc đẩy kinh tế, văn hóa, khoa học...phát triển.

Nguồn lực thông tin KH&CN nếu được tổ chức và khai thác tốt sẽ góp phần không nhỏ trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội nói chung và của ngành Điện nói riêng.

1.2. Hiệu quả quả n lý sản xuất và kinh doanh ngành điê ̣n , hiê ̣u quả quản lý nguồn thông tin KH&CN

Hiệu quả: Theo đại từ điển tiếng Việt, thuật ngữ hiệu quả được định nghĩa như sau: “Hiệu quả là kết quả đích thực” của một hoạt động, công việc nào đó [77:702]. Nói đến hiệu quả là nói đến mục tiêu đặt ra được hoàn thành tốt xấu ở mức độ nào, nói một cách khác hiệu quả là phép so sánh để chỉ mối quan hệ giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra.

Hiệu quả hoạt động: Khái niệm hiệu quả hoạt động khi xem xét phải được gắn với bối cảnh thực và con người thực. Những nhà kinh tế cho rằng hiệu quả gắn liền với việc mang lại lợi nhuận hoặc tỷ lệ thu hồi vốn cao đầu tư cao. Đối với nhà lãnh đạo quản lý sản xuất trực tiếp, hiệu quả hoạt động được đo bằng tổng số và chất lượng của sản phẩm làm ra [45:28]. Còn đối với nhà khoa học về HTTT Lancaster trong tác phẩm “Information retrieval system: charactericting testing and evaluation” Ông cho rằng hiệu quả hoạt động của HTTT là mức độ đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Mục tiêu hoạt động của HTTT là đáp ứng được NCT của NDT.Từ quan điểm này có thể nói HTTT điện lực thực sự mang lại hiệu quả là khi hệ thống cung cấp được thông tin có giá trị đáp ứng NCT của NDT trong toàn ngành, muốn vậy thông tin do hệ thống cung cấp phải đáp ứng được 3 yếu tố:

- Về nội dung thông tin, đảm bảo các yêu cầu:

Thông tin chính xác, không sai lệch với thực tế, phản ánh đúng thực trạng của ngành điện, các lĩnh vực điện lực và các lĩnh vực liên quan đến hoạt động điện lực.

Sự chính xác của thông tin là cơ sở để xây dựng chiến lược, ra quyết định, kế hoạch đúng đắn trong hoạt động điện lực, nâng cao hình ảnh và vị thế của ngành điện, xây dựng được lòng tin của khách hàng đối với ngành điện.

Thông tin ngắn gọn, ngôn ngữ xúc tích, dễ hiểu đặc biệt tránh từ địa phương làm cho người sử dụng hiểu sai thông tin. Mọi thông tin, được xử lý kiểm tra, loại bỏ sai sót không đáng có trước khi đưa đến NDT.

- Về hình thức: Thông tin do hệ thống cung cấp phải đảm bảo sự tiện lợi, lôi cuốn, hấp dẫn, tạo được ấn tượng phù hợp với từng đối tượng NDT.

- Về thời gian: Thông tin phải kịp thời và mang tính thời sự, thông tin được đưa đến NDT đúng lúc họ cần, thông tin điện lực phải được cập nhật thường xuyên hàng ngày, hàng tháng, giúp cho NDT điều chỉnh kế hoạch đúng với tình hình thực tế hoặc điều chỉnh kịp thời các quyết định của bản thân. Thông tin KH&CN cần được cung cấp kịp thời cho việc xây dựng các dự án; các đề tài NCKH trong ngành điện nói chung và trong EVN nói riêng,…

Như vậy, cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của HTTT điện lực chính là mức độ đáp ứng NCT của NDT ngành điện. Mức độ này, được đánh giá thông qua ‎ý kiến phản hồi của NDT về những thông tin mà họ nhận được từ HTTT điện lực, nếu thông tin họ nhận được ở mức đầy đủ và tương đối đầy đủ đạt ngưỡng từ 65% trở lên so với NCT của họ, thì HTTT điện lực được đánh giá hoạt động có hiệu quả, và ngược lại.

Ta có thể sử dụng công thức tính hiệu quả hoạt động của HTTT điện lực như sau:

E = n x 100% N

Trong đó: E: Tỉ lệ % NDT đánh giá thông tin do HTTT điện lực cung cấp đáp ứng được NCT

n: Tổng số NDT đánh giá thông tin du lịch do hệ thống cung cấp đáp ứng được NCT.

Với công thức trên, khi tỉ số % của “E càng cao”, cũng đồng nghĩa với việc HTTT điện lực hoạt động có hiệu quả, đạt mục tiêu đặt ra là đáp ứng được NCT của NDT.

Khi HTTT điện lực đáp ứng được NCT của NDT trong toàn ngành, cũng có nghĩa hệ thống (thông tin) trở thành công cụ hỗ trợ trực tiếp NDT giải quyết công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động điện lực, góp phần nâng cao doanh thu và lợi nhuận từ các hoạt động điện lực và đây cũng chính là chỉ tiêu

trực tiếp đánh giá hiệu quả hoạt động của HTTT điện lực.

Cùng với tiêu chí đánh giá đáp ứng NCT của NDT ngành điện, một tiêu chí nữa không kém phần quan trọng mà các nhà quản lý rất quan tâm đó là bài toán kinh tế nói một cách khác đó chính là vấn đề chi phí để thực hiện mục tiêu. Các nhà quản lý hệ thống phải tính toán sao cho khi một đầu vào được xác định lại thu hồi được đầu ra tối đa, hoặc thu được một đầu ra xác định với một đầu vào tối thiểu mà đầu ra của HTTT chính là SP&DVTT (cách tính chi phí này được gọi là hiệu suất). Vì vậy để đánh giá hiệu quả hoạt động của HTTT điện lực, ta cũng phải căn cứ các khoản chi phí trong việc tạo lập các SP&DVTT.

Như vậy, để đánh giá hiệu quả hoạt động của HTTT điện lực ta có thể dựa trên tiêu chí: mức độ đáp ứng NCT của NDT ngành điện và chi phí tạo lập các SP&DVTT của hệ thống. Điều này, cùng đồng nghĩa với việc thông tin phải được xử lý, chọn lọc theo yêu cầu đặc thù của từng nhóm NDT, các SP&DVTT phải thường xuyên được đổi mới để chiếm được lòng tin của NDT. Tuy nhiên, để làm được điều này, HTTT điện lực phải tuân theo quy luật phát triển của hệ thống nói chung, và HTTT điện lực nói riêng để hệ thống hoạt động có hiệu quả, các thành phần của hệ thống phải đảm bảo 7 yêu cầu sau:

(1) Cấu trúc hệ thống: các CQTT ngành điện phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định phù hợp với cơ cấu tổ chức của ngành điện.

(2) Đội ngũ CBTT phải đảm bảo trình độ chuyên môn, trình độ tin học và các kĩ năng cần thiết cho việc xử lý thông tin.

(3) Phương tiện kĩ thuật phải đảm bảo, việc lựa chọn và sử dụng nghiệp vụ thông tin, các phần mềm trong hệ thống phải thống nhất trong toàn ngành.

(4) Có cơ chế, chính sách HĐTT dành riêng cho ngành điện.

(5) SP&DVTT thường xuyên được cải tiến đổi mới phù hợp với sự phát triển của khoa học và CNTT.

(6) Không ngừng cập nhật thành tựu, ứng dụng khoa học, CNTT và viễn thông. (7) HTTT ngành điện phải có sự tương tác với các yếu tố môi trường, với HTTT của các bộ, ngành có liên quan.

1. 3. Tác động của thông tin KH&CN đối với doanh nghiệp

Thông tin KH&CN có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, đó là cung cấp các thông tin để lựa chọn công nghệ thích hợp, cải tiến mẫu mã, bao bì, nghiên cứu chế thử sản phẩm....Trên thế giới các công ty lớn đã sớm nhận thức được tầm quan trọng của thông tin KH&CN, đã tổ chức hoạt động thông tin KH&CN như là một trong những hoạt động quan trọng của công ty, mang tính chiến lược trong sản xuất kinh doanh và cạnh tranh trên thương trường. Ví dụ như hãng Siemens của Cộng hòa liên bang Đức đã thuê trên 500 người chỉ để thu thập, theo dõi thông tin về các sáng chế của các công ty nước ngoài liên quan đến các sản phẩm mà Hãng quan tâm. Các doanh nghiệp lớn ngày càng đầu tư nhiều vào khâu thu thập, xử lý thông tin KH&CN để nắm bắt những tiến bộ kỹ thuật công nghệ trong và ngoài nước, để có cơ sở hoạch định chiến lược nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh tại đơn vị mình. Do vậy thông tin KH&CN đã trở thành một trong những yếu tố quan trọng, một bộ phận hữu cơ không thể thiếu được trong quá trình đổi mới của các doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh cũng như có thể đón đầu các xu hướng phát triển để tránh bị tụt hậu.

Đối với các nước đang phát triển, do khả năng tài chính còn eo hẹp không có khả năng chi phí nhiều cho những hoạt động nghiên cứu triển khai, cũng như trình độ kỹ thuật, công nghệ ở những nước này còn thấp, các công nghệ tiên tiến được sử dụng đều phải nhập từ nước ngoài, nên thông tin KH&CN hỗ trợ việc lựa chọn những công nghệ, thiết bị phù hợp với những điều kiện có thể chấp nhận được là vô cùng quan trọng.

Thông tin KH&CN hỗ trợ cho hoạt động nghiên cứu & triển khai, cho việc áp dụng các thành tựu KH&CN mới vào sản xuất tại các doanh nghiệp. Thông tin KH&CN còn giúp cho việc hoạch định, xây dựng chiến lược phát triển công nghệ, xác định được các hướng ưu tiên cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp nước ta thiếu thông tin về công nghệ, thông tin về thị trường, về giá cả cũng như những thông tin khác liên quan đến tổ chức quản lý chất lượng, đến việc cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đang sản xuất, lưu thông phân phối.

Đối với các doanh nghiệp ở nước ta, trừ một số ít công ty có đầu tư đổi mới, còn lại đa số có trình độ kỹ thuật và công nghệ thấp và lạc hậu. Chính từ công nghệ cũ, lạc hậu nên các sản phẩm sản xuất ra có chất lượng không cao, mẫu mã đơn điệu. Việc cải tiến chất lượng, thay đổi mẫu mã tại các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn vì nhiều lý do: thiếu thông tin, thiếu vốn, trình độ tiếp thị kém, trình độ công nghệ thấp, làm ăn theo thói quen, tập tục cũ.v.v...Để nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của mình để tiến tới hội nhập với khu vực và thế giới, đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng trong nước và khách hàng nước ngoài, các doanh nghiệp cần phải đổi mới công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, đổi mới quản lý, phải nắm bắt được thông tin một cách chính xác và kịp thời.

Thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ sức duy trì và phát triển công tác thông tin KH&CN ngang tầm với yêu cầu phát triển ngay tại đơn vị. Ngoài tính chất phức tạp mang tính đặc thù của hoạt động thông tin KH&CN trong các khâu thu thập, xử lý, lưu trữ, cập nhật thông tin, các doanh nghiệp Việt Nam chưa

quen và đa số chưa quan tâm hoặc quan tâm chưa đúng mức đến những tác động tích cực của thông tin KH&CN trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Vì vậy, việc thu thập, sử dụng thông tin KH&CN một cách hệ thống trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp còn hạn chế.

Chính vì vậy, các doanh nghiêp nếu biết cách tìm và khai thác thông tin KH&CN, hoặc đến với các cơ quan thông tin thường xuyên, hoặc có những hợp đồng đề nghị được cung cấp thông tin KH&CN theo những mục đích yêu cầu riêng của doanh nghiệp, thì việc tiếp cận những tiến bộ kỹ thuật, công nghệ để phát triển sẽ thuận lợi hơn.

TIỂU KẾT CHƢƠNG 1

Trong chương này, một số vấn đề thuộc cơ sở lý luận được trình bày một cách có chọn lọc và hệ thống.

Tác giả đã trình bày và phân tích khái quát về quản lý và thông tin KH&CN, tác động tới doanh nghiệp. Đồng thời KH&CN, thông tin KH&CN đã được đề cập nhiều góc độ khác nhau, trên cơ sở đã nêu bật được vai trò của thông tin trong sự nghiệp phát triển của ngành điện.

Trong chương 1 còn đưa ra, 7 yêu cầu đối với HTTT, các tiêu chí đánh giá đảm bảo cho HTTT điện lực hoạt động có hiệu quả. Tiếp theo đề tài dùng phương pháp toán học đưa ra công thức tính hiệu quả hoạt động của HTTT điện lực. Với công thức này, HTTT điện lực hoạt động có hiệu quả là khi hệ thống cung cấp được thông tin có giá trị đáp ứng được NCT của NDT điện lực.

Có thể nói nội dung chương 1 là những phần cốt lõi về cơ sở lý luận phục vụ cho đề tài “Giải pháp quản lý nguồn lực thông tin KH&CN tại EVNEIC phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành điện”. Đây là cơ sở để đánh giá, nhận dạng thực trạng HTTT điện lực, và đưa ra các giải pháp quản lý HTTT điện lực trong giai đoạn hiện nay.

CHƢƠNG 2. HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ LỰC THÔNG TIN KH&CN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN ĐIỆN LỰC

2.1. Tổng quan về Trung tâm Thông tin Điện lực

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

Trung tâm Thông tin Điện lực là cơ quan ngôn luận của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, tiền thân của Trung tâm Thông tin Điện lực là Trung tâm Thông tin và Dịch vụ KHKT thuộc Bộ Năng lượng.

- Ngày 04/03/1995, Trung tâm Thông tin và Dịch vụ KHKT ngành Điện được thành lập theo Quyết định số 126/NL/TCCB-LĐ của Bộ Năng lượng, là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam.

- Từ ngày 22/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đa ban hành Quyết định số 148/2006/QĐ-TTg về việc thành lập Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Trung tâm Thông tin và Dịch vụ KHKT ngành Điện đổi tên thành Trung tâm Thông tin Điện lực và trực thuộc Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Chức năng, nhiệm vụ:

- Tổ chức, biên tập, xuất bản, phát hành các ấn phẩm báo chí, sách chuyên ngành Điện lực. Là người đại diện cơ quan ngôn luận của ngành Điện trên diễn đàn thông tin, báo chí.

- Tổ chức, thu thập, bổ sung, cập nhật thường xuyên, có chọn lọc tài liệu về KH&CN, đáp ứng yêu cầu phục vụ thông tin toàn ngành.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu, dữ kiện, đảm bảo duy trì và phát triển thông tin trong ngành.

- Thực hiện các dịch vụ: Xuất bản (tạp chí và các loại sách), in ấn, thiết kế, quảng cáo, báo chí, truyền thông, tư vấn PR, phim, ảnh, tổ chức sự kiện; cung cấp các cơ sở dữ liệu chuyên ngành Điện; thông tin khoa học – công nghệ,…

* Các sản phẩm

- Tạp chí Điện lực: chuyên đề quản lý và hội nhập, chuyên đề Thế giới điện; Trang web http://www.evn.com.vn; tietkiemnangluong.com; cosodulieu.evn.com.vn; chuyên mục văn hóa evn.

- Ấn phẩm Thông tin KHCN Điện. - Ấn phẩm Thông tin Quản lý ngành Điện.

- Các ấn phẩm không định kỳ: Cẩm nang Tiết kiệm điện; Cẩm nang Người phát ngôn EVN; Kỷ yếu 55 năm Điện lực Việt Nam đi lên cùng đất nước; Kỷ yếu KHCN ngành Điện...và nhiều ấn phẩm khác.

- Các sản phẩm khác: Poster, tờ rơi Tiết kiệm điện; các clip phóng sự hình, tiểu phẩm; Đĩa DVD tường thuật trực tiếp các sự kiện...

- Các bộ cơ sở dữ liệu (CSDL) ngành Điện: CSDL Ảnh ngành Điện; CSDL Tạp chí; CSDL Dự án điện; CSDL sách ngành Điện, CSDL đề tài NCKH; CSDL Điểm báo; CSDL Video…

- Các dịch vụ khác theo quy chế hoạt động của Trung tâm: Đào tạo, tổ chức sự kiện…

* Bên cạnh những nhiệm vụ truyền thông do Tập đoàn giao phó, EVNEIC

còn thực hiện các dịch vụ khác cho các đơn vị trong và ngoài ngành Điện, bao gồm: - Tư vấn xây dựng các chiến dịch truyền thông (xây dựng, phát triển thương