Thông tin tiêu chuẩn

9. Kết cấu luận văn

2.5.3. Thông tin tiêu chuẩn

- Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao hiệu quả sản xuất và năng xuất lao động.

- Sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, thiết bị, năng lượng, công suất lao động.

Hình thức lƣu trƣ Số biểu ghi

Dạng trực tuyến (02CSDL) 10.956

Dạng CDROM 0

Dạng giấy 4.000

Tổng số 14.956

2.6. Các quá trình cơ bản của hoạt động thông tin KH&CN

Dựa vào tính chất, đối tượng lao động, trình tự thực hiện và mối liên hệ hữu cơ giữa các quy trình trong toàn bộ hoạt động, hoạt động thông tin KH&CN bao gồm các quy trình cơ bản sau: thu thập thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ/bảo quản thông tin, tìm tin và phục vụ thông tin. Sơ đồ quá trình cơ bản của hoạt động thông tin KH&CN:

Sơ đồ về hoạt động thông tin KH&CN

Tài liệu, sách báo, báo cáo kết quả nghiên cứu, số liệu điều tra cơ bản...

Các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Thu thập thông tin

Lưu trữ bảo quản thông tin

Tìm tin Phục vụ thông tin Xử lý phân tích - tổng hợp thông tin Đầu vào

HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN KHCN Đầu ra

2.6.1. Thu thập thông tin

Thu thập thông tin là quá trình được tiến hành nhằm thu thập tài liệu, thông tin, dữ liệu có nội dung phù hợp với các đề mục (vấn đề) đã được xác định.

Thu thập thông tin được coi là quá trình tạo nguyên liệu đầu vào cho toàn bộ hoạt động thông tin KH&CN. Công việc này được đặt ra cho hoạt động thông tin KH&CN ở mọi cấp độ, từ đơn vị cơ sở (viện nghiên cứu, trường đại học, xí nghiệp) đến cấp ngành, tỉnh, thành phố và cấp quốc gia.

Để quá trình thu thập thông tin tiến hành có kết quả cần:

- Xác định mục tiêu xây dựng kho thông tin trên cơ sở nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch và chiến lược phát triển của đơn vị, nhu cầu thông tin của các đối tượng dùng tin tiềm năng mà cơ quan thông tin sẽ phục vụ;

- Lựa chọn loại hình tài liệu, thông tin, dữ liệu cần thu thập;

- Xây dựng chiến lược/kế hoạch bổ sung và cân đối các điều kiện đảm bảo (tài chính, thiết lập quan hệ hợp tác, trao đổi...).

Đối với hoạt động thông tin KH&CN, các loại hình tài liệu và thông tin sau đây cần được lựa chọn thu thập:

- Nguồn tạp chí KH&CN, kinh tế, sách báo trong nước và nước ngoài nhập vào Việt Nam.

- Hồ sơ đăng ký đề tài nghiên cứu – triển khai cấp nhà nước, cấp ngành (bộ, tổng cục) cấp địa phương và cấp cơ sở.

- Báo cáo kết quả nghiên cứu, các dự án thử nghiệm cấp nhà nước, cấp ngành, địa phương và cơ sở.

- Các báo cáo về tình hình thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu - triển khai, sản xuất thử nghiệm, áp dụng các tiến bộ và thành tựu KH&CN.

- Các luận văn và luận án khoa học sau và trên đại học.

- Các báo cáo hội nghị, hội thảo khoa học trong nước và quốc tế, báo cáo khoa học của các đoàn ra/đoàn vào khảo sát.

- Các tài liệu lưu trữ KHKT về các công trình có ý nghĩa phục vụ cho phát triển kinh tế như các công trình giao thông, các công trình thủy lợi và một số công trình xây dựng ở các khu đô thị lớn thuộc diện quy hoạch cải tạo.

- Các tài liệu chuyên khảo, thông tin chuyên đề, tổng luận được các cơ quan thông tin trong mạng lưới tổ chức biện soạn.

- Các dữ liệu về các cơ quan nghiên cứu - triển khai bao gồm các viện, trung tâm KH&CN, các trường đại học và cao đẳng và lưu lượng cán bộ khoa học và các chuyên gia đầu ngành.

- Các số liệu, các kết quả điều tra tổng hợp về điều kiện địa lý, tự nhiên như đất đai, rừng, vùng biển, tài nguyên, khoáng sản của đất nước.

- Các số liệu, các kết quả điều tra hoạt động tổng hợp về tiềm năng lao động, năng lực sản xuất công nghiệp, nông - lâm - ngư nghiệp v.v...

2.6.2. Xử lý thông tin

Sau khi tài liệu được thu thập, bổ sung, cán bộ thư viện thực hiện quy trình xử lý thông tin thực chất là công tác xử lý tài liệu, nhằm chọn lọc thông tin chính yếu của tài liệu thành các điểm truy cập thông tin hoặc các bài viết ngắn gọn, giúp NDT hình dung khái lược về tài liệu đó mà không phải đọc tài liệu gốc.Việc xử lý tài liệu thường qua các công đoạn: phân loại, biên mục mô tả, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, chú giải tài liệu, kết quả tài liệu (thông tin), được tổ chức, sử dụng với nhiều mục đích: tổ chức mục lục, tổ chức kho mở, biên tập các thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề, xây dựng CSDL khai thác mạng Internet...

Để thực hiện các công đoạn xử lý thông tin (tài liệu), thư viện phải áp dụng chuẩn nghiệp vụ thư viện.

Tóm lại, qua sự phân tích trên cho thấy nguồn tài liệu trong hệ thống ngành Điện chưa có tính hệ thống, còn manh mún, chưa thực sự tương tác giữa các đơn vị trong việc thu thập và xử lý thông tin dẫn đến chia sẻ nguồn lực thông tin rất hạn chế, xây dựng mục lục liên hợp chưa thể thực hiện được.

Xử lý thông tin được coi là quá trình chế biến các nguyên liệu đầu vào của hoạt động thông tin KH&CN. Các kết quả của quá trình này có thể ở dạng thành phẩm hoặc bán thành phẩm cho phép tiến hành cung cấp các sản phẩm và thực hiện các dịch vụ thông tin.

2.6.3. Lưu trữ và bảo quản thông tin

Các SPTT được EVNEIC tổ chức lưu trữ một cách có hệ thống, nhằm tạo ra các điểm truy cập và định hướng cho người đọc và NDT trong việc tra cứu và sử dụng SPTT một cách dễ dàng thuận lợi, giúp EVNEIC có thể hoạt động tốt và phục vụ các nhu cầu tra cứu khác nhau của NDT. Qua quá trình khảo sát, cho thấy việc lưu trữ thông tin tại EVNEIC hiện nay được tổ chức dưới hai dạng lưu trữ thông tin truyền thống và lưu trữ thông tin điện tử.

Lưu trữ thông tin truyền thống: Thông tin điện lực được lưu trữ trên các vật mang tin truyền thống dạng giấy... các SPTT dạng này được xử lý, lưu trữ và bảo quản trong kho tư liệu.

Lưu trữ thông tin hiện đại (lưu trữ thông tin điện tử): Thông tin được lưu trữ nhờ có sự hỗ trợ của máy vi tính và hệ thống mạng. Để thiết lập “lưu trữ thông tin điện tử” cần có yếu tố như công nghệ phần cứng, công nghệ phần mềm và phương pháp triển khai. Hiện nay, ngành điện có một số loại SPTT được lưu trữ dưới dạng điện tử gồm: website, CSDL, ấn phẩm điện tử...giúp NDT dễ dàng truy cập, tìm kiếm thông tin.

Kết quả của việc tổ chức và lưu trữ thông tin tạo nên nguồn lực thông tin của ngành. Nguồn lực thông tin được tạo bởi tập hợp các tài liệu, CSDL theo chủ đề nội dung nhất định được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ thông tin, NDT có thể tìm đến chúng thông qua các điểm truy cập khác nhau.Để tìm hiểu cách tổ chức lưu trữ thông tin và thực trạng nguồn lực thông tin tại EVNEIC.

Hiện nay, Trung tâm chịu trách nhiệm duy trì và phát triển hoạt động của 4 website chính thức của ngành điện. Mỗi website có đối tượng phục vụ riêng với những thông tin được lưu trữ sắp xếp và phân loại phù hợp với từng đối tượng như sau.

Lưu trữ và bảo quản thông tin là quá trình đảm bảo lưu giữ tài liệu, thông tin để sử dụng, khai thác lâu dài.

Tất cả các tài liệu, thông tin được thu thập, các kết quả xử lý thông tin đều được tổ chức lưu trữ và bảo quản theo những quy tắc nhất định cho phép tìm kiếm nhanh chóng và sử dụng lâu dài.

Tài liệu và thông tin được bảo quản, lưu trữ trong các kho thông tin (kho tài liệu, kho tài liệu vi hình, kho phim và băng hình, kho thông tin được ghi trên các vật mang tin hoặc thiết bị âm thanh,...) và trong máy tính điện tử.

2.6.4. Tìm tin trên Web CSDL ngành điện

Tìm tin là quá trình lựa chọn và lấy ra từ một tập hợp tài liệu hay mảng tin nào đó những tài liệu, thông tin có nội dung phù hợp với nội dung yêu cầu của người dùng tin. Hiện tại, hệ thống CSDL đã được tích hợp trên trang Web CSDL.

- Bạn đọc có thể chọn mục “Tra cứu tài liệu”.

- Nhập các tiêu chí tìm kiếm: Nhan đề, tác giả, từ khóa, chỉ số phân loại… - Chọn nút “Tìm kiếm”

Dựa vào tính chất thông tin cần được tìm kiếm việc tìm tin có thể được chia thành 2 loại:

- Tìm tài liệu có nội dung thông tin phù hợp với nội dung yêu cầu theo các dấu hiệu đã xác định.

- Tìm thông tin dữ kiện (dữ liệu).

Dựa vào tính chất của công việc và công cụ trong quá trình tìm kiếm, tìm tin được chia thành:

- Tìm tin thủ công (thông qua các hệ thống tra cứu truyền thống - mục lục thư viện, tủ phiếu chuyên đề, tủ phiếu tra cứu thông tin).

- Tìm tin tự động hóa trong CSDL hiện có trên máy tính/mạng máy tính. Nhiệm vụ trọng tâm và cũng rất khó khăn của quá trình này là hiểu đúng yêu cầu của người dùng tin và lựa chọn (tìm, hiểu đúng nội dung) tài liệu, thông tin có nội dung phù hợp với yêu cầu.

2.6.5. Phục vụ thông tin

Phục vụ thông tin là một quá trình của hoạt động thông tin KH&CN nhằm đáp ứng (thỏa mãn) nhu cầu thông tin của xã hội, các tổ chức và những người dùng tin.

Khi tiến hành phục vụ thông tin cần xác định rõ: - Phục vụ thông tin cho ai.

- Phục vụ thông tin bằng loại hình sản phẩm nào.

- Phục vụ thông tin thường xuyên hay chỉ theo yêu cầu đột xuất. - Bằng cách nào cung cấp sản phẩm thông tin đến người dùng tin. - Ai giữ vai trò chủ động trong việc phục vụ thông tin - CQTT hay NDT.

Với các tiếp cận như vậy có thể có các hình thức phục vụ thông tin tương ứng dưới đây:

Xét theo vai trò chủ động

- Phục vụ thông tin bắt buộc (theo chỉ thị của cấp trên). - Phục vụ thông tin theo yêu cầu của người dùng tin.

Xét theo loại hình tài liệu thông tin

- Cung cấp tài liệu công bố và/hoặc các bản sao tài liệu gốc.

- Cung cấp tài liệu không công bố và/hoặc các bản sao tài liệu gốc (báo cáo kết quả kết quả nghiên cứu, luận văn khoa học...).

Xét theo địa chỉ của đối tượng dùng tin

- Phục vụ bằng ấn phẩm thông tin (cho nhiều địa chỉ)

- Phân phối thông tin có chọn lọc (cho một số địa chỉ được xác định trước)

Xét theo chu kỳ hoặc thời gian phục vụ

- Thông báo thường xuyên - Tìm và phục vụ thông tin hồi cố

Xét theo cách cung cấp sản phẩm thông tin

- Cung cấp ngay tài liệu thông tin (sản phẩm thông tin)

- Cung cấp sản phẩm thông tin theo hai bước: Bước 1: thông báo bằng thông tin tổng quát; Bước 2: cung cấp những tài liệu thông tin mà người dùng tin đã chọn.

Xét theo mục đích

- Giới thiệu để biết.

- Cung cấp tài liệu, thông tin để sử dụng vào công việc cụ thể của NDT. Hiệu quả của công tác phục vụ thông tin tùy thuộc vào sự hiểu biết thấu đáo nhu cầu thông tin của các đối tượng được phục vụ. Chính vì vậy việc nghiên cứu, tổng hợp và phân loại nhu cầu thông tin là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong hoạt động thông tin KH&CN. Đây có thể xem là sợi chỉ đỏ xuyên suốt các quá trình thông tin.

2.7. Ứng dụng phần mềm Ilib để quản lý nguồn lực thông tin của ngành điện (Hệ thống CSDL hiện có)

- Phần mềm: Từ cuối những năm 90 thế kỷ trước, EVNEIC bắt đầu sử dụng Chương trình CDS-ISIS (Computerized Documentation System/ Integrated Sets of Information System) trong môi trường DOS từ các version 2.0 đến 2.3. Mã ký tự tiếng việt là VNLOAT. Từ khi UNESCO phổ biến CDS-ISIS trong môi trường Window, EVNEIC đã chuyển các CSDL từ CDS-ISIS for DOS sang CDS-ISIS for Window Mã tiếng việt sử dụng theo tiêu chuẩn TCVN3 (ABC), chưa sử dụng mã UNICODE. Năm 2012, EVNEIC chuyển toàn bộ hệ thống CSDL sang phần mềm thư viện số iLib 6.5 do Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC xây dựng. Việc chuyển đổi này đều tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 2709 và cấu trúc khổ mẫu Dublin core…

Phần mềm ILib được chia thành các chức năng chính sau:

- Thu thập và bổ sung các tư liệu số hoá: Đây là công đoạn chủ yếu do các cán bộ thư viện thực hiện. Các cán bộ thư viện sẽ phải xác định ra các loại tài liệu cần số hoá và những phần tài liệu nào cần phải số hoá. Và sau đó, phân loại các loại tài liệu này tuỳ theo thuộc tính của chúng để PM có thể xử lý. Có rất nhiều loại, nhưng nói chung các tài liệu có thể được phân theo các nhóm sau đây: Text; Hình ảnh (images); Audio; Video; Các dạng tài liệu khác (chương trình máy tính...).

- Biên mục: Cho phép tạo lập các nhãn trường nhập tin theo chuẩn Doublin Core; cho phép định nghĩa nhiều biểu mẫu nhập tin phục vụ các nhu cầu khác nhau về biên mục, kiểm soát hay hiệu đính dữ liệu; cho phép định nghĩa thứ tự hiển thị trong các nhãn trường trong biểu mẫu nhập tin; biên mục tài liệu theo chuẩn Doublin Core, cũng như mô tả siêu dữ liệu cho các tư liệu số theo DCMI (Dublin Core Meta Data Initiative); Một biểu ghi biên mục có thể đính kèm nhiều

file tài liệu số khác nhau; hỗ trợ và cho phép gắn dữ liệu số vào biểu ghi với nhiều định dạng file khác nhau: pdf, doc, rtf, xml, ….

- Quản lý quyền truy cập: Quản lý truy cập đối với loại tài liệu cũng như quyền sử dụng các tư liệu số cho từng nhóm đối tượng người dùng; mỗi người dùng được cấp phép cho xem những tài liệu có cấp bảo mật khác nhau; mỗi biểu ghi, file tài liệu số đều được thiết lập một cấp bảo mật.

- Khai thác thông tin: Tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí tìm kiếm khác nhau; cho phép tìm kiếm kết hợp các toán từ BOOL trong quá trình tìm kiếm thông tin; hiển thị các bộ sưu tập trên trang tra cứu để người tìm tin khai thác tài liệu theo các bộ sưu tập do cán bộ thư viện định nghĩa; tổ chức và đưa tin/bài về các hoạt động của thư viện cũng như về các hoạt động liên quan khác; cho phép tạo các trang liên kết đến các trang của các đơn vị khác…

- Quản trị hệ thống

+ Cho phép phân quyền sử dụng cho cán bộ thư viện. + Cho phép thiết lập các thông số toàn hệ thống.

- Về biểu mẫu nhập tin: Lúc đầu các biểu mẫu nhập tin, EVNEIC đã soạn thảo các quy định về các yếu tố thông tin thư mục cần đưa vào CSDL, cấu trúc các trường và cách nhập dữ liệu vào các CSDL thư mục sử dụng chương trình CDS-ISIS. Bản quy định này được dựa chủ yếu theo các mã trường do Trung tâm Thông tin Tư liệu KH&CN Quốc gia biên soạn. Từ những năm gần đây, xu thế tự động hóa hoạt động thông tin-thư viện là một tiến trình tất yếu trong việc xây dựng và phát triển từ thư viện truyền thống tới thư viện hiện đại (hay còn gọi là thư viện số) nên EVNEIC đã chuyển đổi toàn bộ cấu trúc các CSDL hiện có sang khổ mẫu biên mục Dublin core để đáp ứng với nhu cầu thực tế.

- Về qui mô của CSDL:

Phần lớn các CSDL có tổng số biểu ghi ở mức vài trăm đến vài nghìn biểu ghi. Số CSDL có qui mô trăm nghìn biểu ghi chiếm tỷ lệ rất nhỏ (2/15 CSDL).

Qua đó có thể thấy, hầu hết các CSDL mới chỉ bắt đầu được xây dựng. Đồng thời,