9. Kết cấu luận văn
2.6.5. Phục vụ thông tin
Phục vụ thông tin là một quá trình của hoạt động thông tin KH&CN nhằm đáp ứng (thỏa mãn) nhu cầu thông tin của xã hội, các tổ chức và những người dùng tin.
Khi tiến hành phục vụ thông tin cần xác định rõ: - Phục vụ thông tin cho ai.
- Phục vụ thông tin bằng loại hình sản phẩm nào.
- Phục vụ thông tin thường xuyên hay chỉ theo yêu cầu đột xuất. - Bằng cách nào cung cấp sản phẩm thông tin đến người dùng tin. - Ai giữ vai trò chủ động trong việc phục vụ thông tin - CQTT hay NDT.
Với các tiếp cận như vậy có thể có các hình thức phục vụ thông tin tương ứng dưới đây:
Xét theo vai trò chủ động
- Phục vụ thông tin bắt buộc (theo chỉ thị của cấp trên). - Phục vụ thông tin theo yêu cầu của người dùng tin.
Xét theo loại hình tài liệu thông tin
- Cung cấp tài liệu công bố và/hoặc các bản sao tài liệu gốc.
- Cung cấp tài liệu không công bố và/hoặc các bản sao tài liệu gốc (báo cáo kết quả kết quả nghiên cứu, luận văn khoa học...).
Xét theo địa chỉ của đối tượng dùng tin
- Phục vụ bằng ấn phẩm thông tin (cho nhiều địa chỉ)
- Phân phối thông tin có chọn lọc (cho một số địa chỉ được xác định trước)
Xét theo chu kỳ hoặc thời gian phục vụ
- Thông báo thường xuyên - Tìm và phục vụ thông tin hồi cố
Xét theo cách cung cấp sản phẩm thông tin
- Cung cấp ngay tài liệu thông tin (sản phẩm thông tin)
- Cung cấp sản phẩm thông tin theo hai bước: Bước 1: thông báo bằng thông tin tổng quát; Bước 2: cung cấp những tài liệu thông tin mà người dùng tin đã chọn.
Xét theo mục đích
- Giới thiệu để biết.
- Cung cấp tài liệu, thông tin để sử dụng vào công việc cụ thể của NDT. Hiệu quả của công tác phục vụ thông tin tùy thuộc vào sự hiểu biết thấu đáo nhu cầu thông tin của các đối tượng được phục vụ. Chính vì vậy việc nghiên cứu, tổng hợp và phân loại nhu cầu thông tin là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong hoạt động thông tin KH&CN. Đây có thể xem là sợi chỉ đỏ xuyên suốt các quá trình thông tin.
2.7. Ứng dụng phần mềm Ilib để quản lý nguồn lực thông tin của ngành điện (Hệ thống CSDL hiện có)
- Phần mềm: Từ cuối những năm 90 thế kỷ trước, EVNEIC bắt đầu sử dụng Chương trình CDS-ISIS (Computerized Documentation System/ Integrated Sets of Information System) trong môi trường DOS từ các version 2.0 đến 2.3. Mã ký tự tiếng việt là VNLOAT. Từ khi UNESCO phổ biến CDS-ISIS trong môi trường Window, EVNEIC đã chuyển các CSDL từ CDS-ISIS for DOS sang CDS-ISIS for Window Mã tiếng việt sử dụng theo tiêu chuẩn TCVN3 (ABC), chưa sử dụng mã UNICODE. Năm 2012, EVNEIC chuyển toàn bộ hệ thống CSDL sang phần mềm thư viện số iLib 6.5 do Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC xây dựng. Việc chuyển đổi này đều tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 2709 và cấu trúc khổ mẫu Dublin core…
Phần mềm ILib được chia thành các chức năng chính sau:
- Thu thập và bổ sung các tư liệu số hoá: Đây là công đoạn chủ yếu do các cán bộ thư viện thực hiện. Các cán bộ thư viện sẽ phải xác định ra các loại tài liệu cần số hoá và những phần tài liệu nào cần phải số hoá. Và sau đó, phân loại các loại tài liệu này tuỳ theo thuộc tính của chúng để PM có thể xử lý. Có rất nhiều loại, nhưng nói chung các tài liệu có thể được phân theo các nhóm sau đây: Text; Hình ảnh (images); Audio; Video; Các dạng tài liệu khác (chương trình máy tính...).
- Biên mục: Cho phép tạo lập các nhãn trường nhập tin theo chuẩn Doublin Core; cho phép định nghĩa nhiều biểu mẫu nhập tin phục vụ các nhu cầu khác nhau về biên mục, kiểm soát hay hiệu đính dữ liệu; cho phép định nghĩa thứ tự hiển thị trong các nhãn trường trong biểu mẫu nhập tin; biên mục tài liệu theo chuẩn Doublin Core, cũng như mô tả siêu dữ liệu cho các tư liệu số theo DCMI (Dublin Core Meta Data Initiative); Một biểu ghi biên mục có thể đính kèm nhiều
file tài liệu số khác nhau; hỗ trợ và cho phép gắn dữ liệu số vào biểu ghi với nhiều định dạng file khác nhau: pdf, doc, rtf, xml, ….
- Quản lý quyền truy cập: Quản lý truy cập đối với loại tài liệu cũng như quyền sử dụng các tư liệu số cho từng nhóm đối tượng người dùng; mỗi người dùng được cấp phép cho xem những tài liệu có cấp bảo mật khác nhau; mỗi biểu ghi, file tài liệu số đều được thiết lập một cấp bảo mật.
- Khai thác thông tin: Tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí tìm kiếm khác nhau; cho phép tìm kiếm kết hợp các toán từ BOOL trong quá trình tìm kiếm thông tin; hiển thị các bộ sưu tập trên trang tra cứu để người tìm tin khai thác tài liệu theo các bộ sưu tập do cán bộ thư viện định nghĩa; tổ chức và đưa tin/bài về các hoạt động của thư viện cũng như về các hoạt động liên quan khác; cho phép tạo các trang liên kết đến các trang của các đơn vị khác…
- Quản trị hệ thống
+ Cho phép phân quyền sử dụng cho cán bộ thư viện. + Cho phép thiết lập các thông số toàn hệ thống.
- Về biểu mẫu nhập tin: Lúc đầu các biểu mẫu nhập tin, EVNEIC đã soạn thảo các quy định về các yếu tố thông tin thư mục cần đưa vào CSDL, cấu trúc các trường và cách nhập dữ liệu vào các CSDL thư mục sử dụng chương trình CDS-ISIS. Bản quy định này được dựa chủ yếu theo các mã trường do Trung tâm Thông tin Tư liệu KH&CN Quốc gia biên soạn. Từ những năm gần đây, xu thế tự động hóa hoạt động thông tin-thư viện là một tiến trình tất yếu trong việc xây dựng và phát triển từ thư viện truyền thống tới thư viện hiện đại (hay còn gọi là thư viện số) nên EVNEIC đã chuyển đổi toàn bộ cấu trúc các CSDL hiện có sang khổ mẫu biên mục Dublin core để đáp ứng với nhu cầu thực tế.
- Về qui mô của CSDL:
Phần lớn các CSDL có tổng số biểu ghi ở mức vài trăm đến vài nghìn biểu ghi. Số CSDL có qui mô trăm nghìn biểu ghi chiếm tỷ lệ rất nhỏ (2/15 CSDL).
Qua đó có thể thấy, hầu hết các CSDL mới chỉ bắt đầu được xây dựng. Đồng thời, mức gia tăng hàng năm rất nhỏ. Điều này có nguyên nhân xuất phát từ các yếu tố sau: Nguồn tin hạn hẹp; Năng lực xử lý và cập nhật thông tin vào các CSDL của các cơ quan thông tin KH&CN còn hạn chế; Đầu tư cho việc xây dựng và cập nhật CSDL chưa được chú trọng.
- Về phân bố của CSDL:
Đại đa số các CSDL được xây dựng và cập nhật tại các lĩnh vực KH&CN điện. Một phần không lớn các CSDL mang tính chuyên ngành, thậm chí là chuyên ngành hẹp.
Các CSDL bắt đầu được EVNEIC xây dựng từ cuối những năm 90, nhưng chỉ thực sự phát triển mạnh từ năm 2005. Từ chỗ chỉ có các CSDL thư mục, chỉ dẫn và sau đó là các CSDL tóm tắt, đến nay EVNEIC đã xây dựng được hệ thống các CSDL toàn văn. Phổ biến nhất vẫn là các CSDL Sách, Tạp chí trong nước và nước ngoài, đề tài nghiên cứu khoa học, ảnh, dự án điện, video, điểm báo, tiêu chuẩn, hội nghị hội thảo…
Các CSDL đó liên kết với nhau tạo thành “ngân hàng” dữ liệu và hình thành thư viện số về KH&CN. Với vai trò là nguồn nguyên liệu cơ bản của hoạt động thông tin nên thông tin KH&CN ngành điện ngày càng chú trọng, thu thập bổ sung một cách chủ động từ nhiều nguồn khác nhau.
Từ hệ thống các CSDL khổng lồ và nhu cầu thông tin KH&CN trong toàn ngành điện là rất cần thiết, tháng 8/2014 chính thức ra mắt trang web http://www.cosodulieu.com.vn với các tính năng sau:
- Tra cứu tài liệu số: Đây là tab quản lý và kết nối toàn bộ hệ thống các CSDL của ngành Điện. Khi Người dùng chọn Tab tra cứu tài liệu thì màn hình hiển thị các tiêu chí tìm kiếm và phần hướng dẫn tìm kiếm tài liệu. Người dùng muốn tìm tài liệu theo nhu cầu cần tiến hành khai báo các trường lọc đã có sẵn trên chương trình như: Nhan đề, tác giả, từ khóa, mọi trường…
- Bộ sưu tập: Tổng hợp các tài liệu và sắp sếp theo các nhóm, vùng, thời gian nhằm mục đích giúp người dùng tin (NDT) dễ dàng tìm kiếm các thông tin mà không cần phải cần đến kỹ năng tra cứu. Người dùng tin có thể chọn cây thư mục cần tra cứu và xem toàn văn tài liệu.
- Điểm báo:Việcphân cấp theo cây thư mục thời gian giúp NDT dễ dàng thấy các bài báo viết về ngành điện sẽ được liệt kê đầy đủ hằng ngày, hằng tháng, hằng năm trên thanh công cụ này. NDT có thể xem chi tiết hay tải nội dung của bài báo xuống chỉ bằng vài động tác click chuột đơn giản.
- Gửi yêu cầu: Đây là chức năng tương tác giữa NDT và bộ phận quản trị. Người sử dụng gửi yêu cầu đến quản trị bằng cách điền các thông tin đi kèm như: Nội dung yêu cầu, họ tên, email, số điện thoại, đơn vị công tác, sau đó nhấn vào nút <Gửi yêu cầu>. Ngay lập tức ban quản trị sẽ trả lời trực tuyến hoặc gián tiếp các yêu cầu của NDT. Tính năng này sẽ giúp nội dung website dần trở nên thiết thực hơn với NDT.
- Trang chủ: Khi truy cập website bạn đọc sẽ được cung cấp một nguồn thông tin đa dạng về hoạt động KH&CN điện đang diễn ra ở trong và ngoài nước qua các chuyên mục: Tin trong nước, Tin quốc tế.
Bên cạnh các nội dung tin thời sự về các hoạt động KH&CN điện, NDT còn được tiếp nhận các thông tin hữu ích khác qua chuyên mục giới thiệu: Sách, sản
phẩm mới; các sự kiện liên quan đến ngành điện sắp diễn ra trên thế giới (nếu có nhu cầu tham dự); hay các văn bản pháp quy liên quan đến lĩnh vực điện và KH&CN nói chung. Đặc biệt, website giúp NDT dễ dàng tiếp cận các địa chỉ website của các công ty điện lực nước ngoài (150 đường link); các tạp chí nước ngoài chuyên ngành điện (32 đường link); các Trung tâm Thông tin - Thư viện trong và ngoài nước (94 đường link) qua tab Thông tin hữu íchnằm ở phía dưới trang web.
Khi truy cập trang Web, NDT còn có cơ hội sử dụng phần mềm tra cứu trực
tuyến từ điển kỹ thuật điện Anh – Việt với hơn 36.841 từ gồm đầy đủ các từ
chuyên ngành điện và một số từ liên quan mật thiết đến điện. Khối lượng từ trong bộ Từ điển kỹ thuật điện trực tuyến này sẽ là một trong những công cụ hữu ích giúp CBCNV ngành điện đọc và hiểu các tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh. Hệ thống phần mềm này được thiết kế đảm bảo tính sẵn sàng cho phép nâng cấp bổ sung, mở rộng trong tương lai các module (chức năng) quản lý các bộ từ điển mới với các ngôn ngữ khác như: Nga, Pháp, Nhật…
Ảnh: Tra cứu trực tuyến từ điển kỹ thuật điện Anh – Việt
Tuy nhiên, hệ thống thư viện số ngành điện không chỉ dừng lại ở đó, mà vẫn phải tiếp tục cập nhật tài liệu vào kho “ngân hàng” dữ liệu nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin trong toàn ngành điện nên còn có nhiều thách thức mới, nhiệm vụ mới không kém phần khó khăn. Nhưng với chủ trương đúng đắn của Tập đoàn và sự đổi mới toàn diện trong quản lý, kinh nghiệm và kết quả đạt được từ thư viện số
chắc chắn sẽ phục vụ đắc lực cho CBCNV toàn ngành điện tra cứu thông tin nhanh chóng, thuận tiện và hữu ích.
- Cơ sở dữ liệu (hay còn gọi là ngân hàng dữ liệu): CSDL là phương tiện hữu hiệu nhất để lưu trữ và phục vụ thông tin, đảm bảo việc tra cứu và cung cấp thông tin phù hợp với mọi đối tượng một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Từ CSDL có thể bao gói và in ra các ấn phẩm hoặc tạo ra thành bản tin điện tử theo chuyên đề; có thể chuyển giao một phần hoặc toàn bộ CSDL trên CD/ROM hoặc đưa CSDL lên mạng để phục vụ rộng rãi trong nước và thế giới.
Từ tháng 8/2014, EVNEIC chính thức vận hành trang Web http://www.cosodulieu.com.vn chạy trên phần mềm Ilib 6.5 để quản trị và lưu trữ các cơ sở dữ liệu (CSDL) chuyên ngành Điện. Các CSDL được xử lý (dưới dạng thư mục, tóm tắt và toàn văn ) và cập nhật thường xuyên. Hiện nay, EVNEIC có hệ thống các CSDL sau:
+ CSDL Kết quả nghiên cứu: Đối với ngành điện, là đơn vị cung cấp mặt hàng hóa đặc thù là điện, việc nghiên cứu KH&CN cần có nhiều nguồn tài khoa học kỹ thuật…nhằm mục tiêu cung cấp nguồn tri thức phục vụ công tác NCKH, tối ưu hóa các công cụ sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của EVN. Chính vì vậy, công tác NCKH không chỉ đơn thuần là thực hiện các đề tài khoa học phục vụ công tác riêng lẻ, mà hiện nay các công trình NCKH này cần phải được chia sẻ rộng rãi trong toàn EVN, để tiếp tục áp dụng và nghiên cứu cải tiến mới trở thành các công cụ tri thức, sáng chế khoa học được triển khai rộng rãi trong toàn ngành điện.
Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý KH&CN của Tập đoàn hiện nay đã đạt được một số hiệu quả nhất định, tuy còn nhiều điểm bất cập cần phải có chiến lược dài hạn với các mục tiêu và phương pháp cụ thể để có thể có được xây dựng được CSDL hoàn thiện và đầy đủ nhất nhằm phục vụ công tác nghiên cứu, nâng cao hoạt động sản xuất của EVN.
Năm 2007, EVN đầu tư dự án thư viện điện tử ngành điện với mục tiêu xây dựng một hệ thống cung cấp thông tin khoa học hiện đại, dưới nhiều hình thức khác nhau cho EVN. Tăng cường khả năng quản lý thông tin và khai thác thông tin bằng việc xây dựng hệ CSDL thống nhất. Tuy nhiên dự án này sau khi triển khai đến nay vẫn chỉ áp dụng được trong hoạt động quản lý thư viện Trường Đại học Điện lực, chưa triển khai diện rộng trong toàn EVN. Năm 2012, Tập đoàn tiếp tục đầu tư xây dựng hệ thống CSDL ngành điện nhằm quản lý các CSDL toàn văn trong đó CSDL đề tài NCKH được quan trọng nhất. Hiện nay CSDL này đã được chạy trên trang web http:///www,cosodulieu.evn.com.vn.
Hiện tại, tuy đã có cơ sở pháp lý cho việc thu thập và lưu giữ báo cáo KQNC tại EVNEIC là Quy chế lưu trữ tài liệu đề tài nghiên cứu khoa học do Tập đoàn ban hành, tuy nhiên hầu hết các KQNC vẫn không được các cá nhân, đơn vị chủ động nộp về cho Trung tâm. Thời gian qua, để triển khai công tác thu thập và lưu trữ các báo cáo KQNC, EVNEIC đã bằng nhiều hình thức (gửi công văn, trực tiếp liên hệ…) để tiến hành thu thập, xử lý và đưa vào CSDL được khoảng 900 đề tài. Bao gồm các trường dữ liệu: Tên đề tài; chủ nhiệm đề tài; năm hoàn thành; năm kết thúc; cơ quan chủ trì; cơ quan chủ quản; cơ quan quản lý đề tài; cơ quan cấp kinh phí; số đăng ký đề tài; từ khoá; tóm tắt; file link toàn văn…Tuy nhiên, khối lượng thông tin, dữ liệu KH&CN ngày càng lớn, số lượng các sản phẩm, tài liệu KH&CN chưa được số hóa và lưu trữ, đồng thời lại đang rải rác ở nhiều đơn vị và chưa có cách liên kết. Đây là bất cập trong quản lý nguồn lực thông tin này.
+ CSDL Dự án điện:Là CSDL tra cứu các dự án điện đã và đang triển khai. Thông tin về các dự án điện rất được nhiều bạn đọc quan tâm tìm kiếm. Mặc dù nguồn tài liệu này khá nhiều nhưng việc thu thập gặp rất nhiều khó khăn vì đặc thù về tính bản quyền. Trung tâm cũng đã tiến hành gửi công văn và đến nhiều