Nguồn thông tin

9. Kết cấu luận văn

2.3. Nguồn thông tin

Nguồn tin - nguyên liệu cơ bản của hoạt động thông tin, đã được chú trọng lựa chọn, thu thập và bổ sung một cách chủ động. Bên cạnh việc duy trì bổ sung các dạng tài liệu truyền thống, như sách, báo và tạp chí, các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án, hội thảo, hội nghị...đã có sự quan tâm đúng mức tới các dạng nguồn tin quan trọng khác như tài liệu patent, tiêu chuẩn của các tổ chức quốc tế và của các khối kinh tế, các quốc gia - bạn hàng tiềm năng, đặc biệt là các loại nguồn tin công nghệ quan trọng như catalo công nghiệp, tư liệu về các công ty, các hãng và các sản phẩm, công nghệ của chúng. Các CSDL dưới dạng CD- ROM của nước ngoài đã và đang được quan tâm bổ sung và làm giàu nguồn tin của đất nước. Thông tin KH&CN cũng như các thông tin khác được thu thập từ 2 nguồn gồm: nguồn tin KH&CN nội sinh và nguồn tin KH&CN được nhập từ nước ngoài (dưới các hình thức khác nhau).

2.3.1. Nguồn thông tin KH&CN nội sinh

Trong một đất nước, nguồn tin nội sinh được sản sinh dựa trên sức lực trí tuệ và vật chất của một quốc gia. Cơ quan thông tin KH&CN thuộc sở hữu Nhà nước

được cấp kinh phí để thu thập, quản lý đầy đủ các dạng nguồn tin KH&CN nội sinh và tạo lập các nguồn tin nội sinh phù hợp với chức năng và diện phục vụ của mình. Các cơ quan hữu quan cần có những giải pháp thích hợp để thực hiện việc lưu chiểu đặc biệt là đối với tài liệu nội sinh được số hóa trên các mạng thông tin.

Qua khảo sát đại diện tại các tổng công ty điện lực; khối các công trình thủy điện, nhiệt điện; trường học cho thấy các nguồn tin KH&CN nội sinh rất đa dạng, bao gồm các loại sau: Sách, Báo, tạp chí, tài liệu chép tay, Luận án khoa học; Báo cáo kết quả nghiên cứu và phát triển KH&CN; Tư liệu và số liệu điều tra cơ bản; Báo cáo các đoàn tham quan, khảo sát; Tiêu chuẩn kỹ thuật điện trong và ngoài nước Tài liệu hội nghị, hội thảo về KH&CN, các hình thức lưu trữ qua phim, nhạc, truyền khẩu; tài liệu ISO…Đặc biệt, nguồn tài liệu ISO hiện vẫn quản lý riêng lẻ ở Ban TCNS và các Ban chức năng được cập nhật tại máy tính cá nhân nhân sự của các Ban chức năng.

* Kết quả khảo sát hiện trạng nguồn tài liệu tại Trường Đại học Điện lực như sau:

Dữ liệu đề tài NCKH đã số hóa khoảng 1.000 đề tài, lưu trữ dưới dạng file PDF/DOC, quản lý thông tin đề tài NCKH trên file Excel;

Dữ liệu bài báo KH&CN: Lưu trữ trên máy tính các file số hóa của các bài báo điện tử, báo giấy chưa được số hóa. Chưa có phần mềm quản lý dữ liệu bài báo này.

Tài liệu hội thảo KH&CN: Lưu trữ tài liệu ở dạng bản cứng; các tài liệu khác khoảng 28.000 đầu sách điện tử, đề tài tốt nghiệp của sinh viên, luận văn thạc sỹ; hệ thống các phần mềm do đơn vị tự xây dựng để quản lý tài liệu, phạm vi ứng dụng trong một phạm vi hẹp và đáp ứng theo các các mục tiêu riêng lẻ, chủ yếu là phục vụ đối với từng mảng riêng, không có tính liên kết và thống nhất giữa các hệ thống.

Việc ứng dụng CNTT phục vụ công tác NCKH tại Trường Đại học Điện lực hiện nay, đã sử dụng các phần mềm tự xây dựng và mua ngoài phần mềm Libol của đối tác bên ngoài. Đánh giá chung, các phần mềm này là do các bộ phận khác nhau tự phát triển, phạm vi ứng dụng trong phạm vi hẹp và đáp ứng theo mục tiêu riêng lẻ, chủ yếu là phát triển từng mảng riêng, không có tính liên kết và thống nhất giũa các hệ thống

* Hiện trạng nguồn tài liệu trong các tổng công ty trực thuộc EVN

Một vấn đề lớn về thực trạng các dữ liệu, tài liệu KH&CN, tài liệu kỹ thuật…hầu như đều lưu trữ rải rác tại các đơn vị và không có sự liên kết với nhau. Các đơn vị tự phát triển hoặc mua các giải pháp phát triển, tra cứu tài liệu sử dụng trong nội bộ đơn vị; một số đơn vị lưu trữ bản số trên máy tính cá nhân và quản lý bằng Excel. Hiện trạng này dẫn đến công tác quản lý nguồn lực thông tin KH&CN trong toàn EVN thiếu sự tích hợp, không chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các đơn vị trong toàn EVN, không đáp ứng được các yêu cầu nghiên cứu, ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động sản xuất của EVN.

Hiện tại, nguồn tài liệu này rất lớn nhưng chưa được tổ chức, quản lý có hệ thống, đang rải rác, manh mún ở nhiều đơn vị khác nhau. Đặc biệt, chiếm khoảng 70% là nguồn tài liệu bản giấy, chưa được số hóa và đang lưu trữ trong thư viện truyền thống, còm lại khoảng 30% đã được số hóa ở các dạng file khác nhau: Excel, World, PDF… Một vấn đề lớn về thực trạng nguồn tài liệu hầu hết đều lưu trữ rải rác tại các đơn vị và không có sự lien kết với nhau. Các đơn vị tự phát triển hoặc mua các giải pháp lưu trữ, tra cứu dữ liệu sử dụng trong nội bộ đơn vị, một số đơn vị lưu bản số trên máy tính cá nhân và quản lý bằng Excel. Hiện trạng này dẫn đến công tác quản lý nguồn tài liệu trong toàn EVN thiếu sự tích hợp, không chia sẻ nguồn tài nguyên tri thức giữa các đơn vị trong Tập đoàn, không đáp ứng được nhu cầu thông tin cho CBCNV trong ngành. Đây là bất cập rất lớn trong việc quản lý và bảo tồn nguồn tài liệu này. Căn cứ vào tính chất đặc thù của EVN,

cán bộ thư viện đã lựa chọn tài liệu phù hợp và tiến hành bổ sung tài liệu (thu thập tài liêu) thông qua các hình thức:

- Thu thập tài liệu nội bộ do EVNEIC xuất bản, các tạp chí, ấn phẩm thông tin, sách, kỷ yếu, tài liệu hội thảo, hội nghị phát hành; báo cáo thường niên...

- Mua tài liệu từ cơ quan khác phát hành;

- Ngoài ra, thu viện còn bổ sung tài liệu qua các hình thức khác nhau: Sưu tầm, nhận tặng biếu, hoặc trao đổi...

2.3.2. Nguồn thông tin ngoại sinh

- Nguồn tin KH&CN được nhập từ nước ngoài theo các hình thức khác nhau như mua (chủ yếu bằng ngân sách Nhà nước), trao đổi, biếu tặng...Trung tâm tự liên hệ dựa trên mối quan hệ với các đơn vị bạn để trao đổi, thu thập nguồn tài liệu này. Hiện nay khối lượng tài liệu này chưa lớn khoảng (150.000 tài liệu khác nhau: Sách, báo, tạp chí…)

2.3.3. Nguồn thông tin trên giấy và thông tin điện tử

Hiện nay, khối lượng nguồn tài liệu trong toàn ngành điện rất lớn và chưa xử lý toàn văn nguồn tài liệu này với nhiều lý do khác khau:

- Chưa thu thập hết nguồn tài liệu từ các đơn vị; - Chưa đầu tư thiết bị máy móc chuyên số hóa; - Nguồn cán bộ xử lý thông tin còn hạn chế...

Hàng năm, EVNEIC đã tổ chức số hóa hàng trăm nghìn trang tài liệu để bổ sung vào các CSDL, nhưng nguồn tài liệu từ các đơn vị trong toàn ngành quá lớn, số cán bộ thông tin để xử lý còn hạn chế, kiêm nhiệm nhiều việc khác nhau nên không đủ thời gian để tập trung xử lý hết nguồn tài liệu này. Qua khảo sát 50% tài liệu chưa được số hóa ở các đơn vị, đặc biệt tài liệu về các công trình điện tại các nhà máy điện thủy điện, nhiệt điện là rất lớn. Đây là một bất cập,gây ảnh hưởng rất lớn đến việc quản lý các nguồn thông tin KH&CN của ngành.

Hạn chế: Số lượng nguồn tài liệu rất lớn được thu thập từ nhiều hình thức khác nhau dẫn đến tính bản quyền của tài liệu bị hạn chế. Khi hệ thống CSDL

được chạy trên môi trường Web thì toàn bộ nguồn tài liệu trong hệ thống được bạn đọc tra cứu, dowload thông tin là rất lớn.

- Nguồn tài liệu này được quản trị trên phần mềm Ilib, đây là phần mềm mã nguồn mở nên tính năng bảo mật tài liệu của phần mềm chưa cao. Vì vậy, cần đầu tư các phần mềm có tính bảo mật cao hơn.

2.4. Nguồn nhân lực

2.4.1. Cán bộ thông tin

Mặc dù các đơn vị đã quan tâm bố trí bổ sung nhân sự đảm nhận nhiệm vụ xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin. Tuy nhiên, đội ngũ CBTT ngành điện phát triển chưa đồng đều, có sự chênh lệch khá lớn cả về số lượng và chất lượng giữa các bộ phận. Số lượng cán bộ đáp ứng được yêu cầu xử lý thông tin chưa nhiều. Hiện tại, số lượng cán bộ xử lý thông tin gồm 10 người (trong đó 01 người chuyên trách về công nghệ thông tin) với nhiều trình độ, chuyên ngành khác nhau và yếu về ngoại ngữ nên dẫn đến việc thu thập, xử lý và phân loại thông tin không đầy đủ và thiếu sự phù hợp, do họ làm việc mang tính kiêm nhiệm nên chưa chú trọng việc nâng cao nghiệp vụ xử lý thông tin. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng HĐTT trong ngành điện.

2.4.2. Người dùng tin và nhu cầu tin trong hoạt động điện lực

Từ năm 2011, tổng số CBCNV của EVN là 99.967 người, trong đó số công nhân kỹ thuật chiếm khoảng 38% (37.968 người); trung cấp chuyên nghiệp/cao đẳng chiếm 23% (23.153 người); đại học chiếm 31% (31.123 người); trên đại học chiếm 1.56% (1.557 người) và phần còn lại khoảng 6%.

Tính đến năm 2013, EVN có tổng số 106.828 người lao động có trình độ trên đại học chiếm 1,9%; đại học chiếm 31,19%, cao đẳng và trung học chiếm 24,3%; công nhân kỹ thuật chiếm 37%. Năm 2014, tổng số người lao động lên đến 110.000 người dẫn đến nhu cầu thông tin ngày càng lớn. Nguồn nhân lực EVN từ năm 2010-2013:

Năm Tổng số lao động

Trình độ đào tạo

Trên ĐH Đại học CĐ&TH CNKT Khác

2010 99.252 1.433 30.700 21.288 35.829 10.275

2011 99.967 1.557 31.123 23.153 37.968 6.166

2012 104.249 1.855 32.381 26.021 38.103 5.889

2013 106.828 2.035 33.749 25.959 39.526 5.559

Nguồn: Kỷ yếu 60 năm Điện lưc Việt Nam: Thắp sáng niềm tin (1954-2014)

Biểu đồ về trình độ nhân lực trong EVN 2010 - 2013:

Trình độ đội ngũ giáo viên/giảng viên trong các trường của EVN năm 2011

Trƣờng PGS/Tiến sỹ Thạc sỹ Kỹ sƣ/Cử nhân Đại học điện lực 36 158 144 Cao đẳng Điện lực TP HCM 2 40 58 CĐĐL miền Trung 64 41 Cao đẳng nghề điện 18 103 Tổng cộng 38 280 346

Nguồn: Kỷ yếu KH&CN Điện lực: Nền tảng cho sự phát triển bền vững

Từ đội ngũ cán bộ lớn với nhiều trình độ, cấp bậc khác nhau dẫn đến có nhiều đối tượng người dùng tin khác nhau về nhiều mặt: trình độ, loại hình thông tin...dẫn đến nhu cầu thông tin cũng khác nhau.

Mục tiêu của HĐTT điện lực là đáp ứng được NCT của NDT ngành điện, đây cũng là lý do tồn tại của HTTT điện lực nói chung, mỗi CQTT điện lực nói riêng. Vì vậy, để HĐTT đạt hiệu quả cao, các CQTT phải nhận định rõ đối tượng

mà mình cung cấp thông tin. Bởi mỗi nhóm công việc, nhóm lứa tuổi sẽ mang đặc điểm riêng và có NCT khác nhau.

Từ đó cho ta thấy, hiệu quả quả quá trình hoạt động thông tin phụ thuộc vào bốn yếu tố có mối quan hệ hữu cơ trong quá trình thông tin: Người dung tin; Cán bộ thông tin; Nguồn thông tin; Phương tiện thông tin.

Trong bốn yếu tố này thì NDT và NCT của họ đóng vai trò rất quan trọng. Để đáp ứng nhu cầu thông tin trong các lĩnh vực: nghiên cứu, quản lý, sản xuất kinh doanh thì phải xem xét những đặc điểm của đối tượng cần thông tin và NCT của họ. Từ đó có các biện pháp thích hợp để phục vụ thông tin trong một trung tâm thông tin.

Trên cơ sở điều tra nhu cầu thông tin ở các đơn vị trong toàn ngành điện sẽ có chính sách bổ sung nguồn tin và tổ chức phục vụ thông tin phù hợp với nhu cầu của NDT, khắc phục được những nhược điểm trong hoạt động thông tin để nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin, xác định được chi phí hợp lý về tài chính, vật tư, kỹ thuật, nhân lực cho hoạt động thông tin.

Hiện nay, NDT của EVNEIC được phân làm ba nhóm đối tượng chính sau: Cán bộ lãnh đạo, quản lý; Cán bộ nghiên cứu; Nhà sản xuất, kinh doanh và được thể hiện bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ biểu diễn thành phần và NCT của NDT

NDT tại EVNEIC Cán bộ lãnh đạo, quản lý Cán bộ nghiên cứu Nhà sản xuất, kinh doanh Nhu cầu tin Nhu cầu tin Nhu cầu tin

Formatted: Font: 12 pt, Font color: Black

Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý

Lãnh đạo và quản lý là một dạng lao động bậc cao đặc biệt của con người. Quản lý là quá trình chuẩn bị và thông qua quyết định về một tình hường hay một vấn đề nào đó trên cơ sở thông tin thu nhận được. Người cán bộ lãnh đạo của EVN và các đơn vị trưc thuộc trong quá trình chuẩn bị quyết định phải thực hiện các công đoạn thông tin sau:

- Thu thập thông tin mang tín chỉ chị (các Nghị quyết, Chỉ thị của Đảng, Nhà nước, của ngành…); thông tin tình hình sản xuất của các đơn vị trong ngành về các thành tựu KHKT và kinh tế liên quan.

- Xử lý (phân tích, tổng hợp) thông tin, đánh giá tình hình và soạn thảo các phương án quyết định.

- Thông qua quyết định.

Như vậy, để thông qua một quyết định phải có thông tin và thông tin phải đươc xử lý. Người thông qua quyết định - cán bộ lãnh đạo - thường phải thực hiện quá trình này trong điều kiện thiếu thời gian, và do đó thời gian để trực tiếp xử lý thông tin cũng bị hạn chế. Vì vậy, thông tin phục vụ cho quản lý để ra quyết định phải được, chọn lọc, khái quát, ngắn gọn và kịp thời. Do đó phải tổ chức một hệ thống thu thập và xử lý kịp thời các số liệu và thông tin cần thiết phù hợp với từng giai đoạn chuẩn bị quyết định và trong các quá trình thực hiện các quyết định.

Tổng hợp số liệu điều tra, ta thấy nhóm này cần những thông tin mang tính tổng hợp, khái quát, chuyên sâu nên thường sử dụng CSDL (chiếm 81,2%), sách (57%); tạp chí chuyên ngành (chiếm 55%)…để tìm kiếm các văn bản pháp luật, các thủ tục hướng dẫn và quản lý điện lực.

Nhóm 2: Nhóm cán bộ nghiên cứu

Ngành điện là lĩnh vực KH&CN có tốc độ phát triển rất nhanh. Yêu cầu của việc hiện đại hóa và bắt nhịp với trình độ quốc tế của Ngành đã đặt ra cán bộ KH&CN của ngành cần các thông tin kỹ thuật, công nghệ được cập nhật thường xuyên. Những thông tin này chủ yếu là các thông tin về thành tựu và trình độ

công nghệ của quốc tế được lấy từ các tài liệu hội thảo, hội nghị, các sang chế và các thông tin trên mạng. Họ cần những thông tin chuyên sâu về vấn đề mà họ quan tâm.

Nhóm 3: các nhà sản xuất, kinh doanh

Ngành điện còn là một ngành kinh tế dịch vụ, nên đòi hỏi phải đáp ứng với yêu cầu của thông tin về thị trường, giá cả, chất lượng dịch vụ, các đối thủ cạnh tranh… Những thông tin này là các số liệu, dữ kiện cụ thể, tức thời giúp cho việc thực hiện công việc sản xuất, kinh doanh của ngành.

Kết quả cho thấy, do trình độ cũng như điều kiện kinh phí giữa các đối tượng trong nhóm khác nhau, bên việc lựa chọn tài liệu cũng có sự khác nhau, bởi vậy các loại hình tài liệu mà họ nghiên cứu cũng dàn trải, tương đồng từ 30-50% cụ thể: báo, tạp chí (chiếm 48%), CSDL (chiếm 35%), tài liệu hướng dẫn, bản đồ (10%).

Trên đây là những nhu cầu tin cơ bản của NDT tại EVNEIC trong thời gian qua. Tuy nhiên, cũng giống như nhu cầu khác của con người, nhu cầu thông tin

Hiệu quả hoạt động thông tin điện lực

Chính sách phát triển về nguồn nhân lực