- Huyện Sóc Sơn có vị trí địa lý rất thuận lợi, là cửa ngõ của Thành phố Hà Nội, của cả vùng Thủđô và vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ do có mạng lướ i giao
3.3.2. Tình hình hoạt động của VPĐKQSDĐ huyện Sóc Sơn
3.3.2.1. Quy trình cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất
(Theo Quyết định 117/2009/QĐ-UBND ngày 01/12/2009 của UBND TP Hà Nội) Giám đốc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Phó Giám đốc Bộ phận kế toán văn thư, lưu trữ Bộ phận chuyên môn
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nông nghiệp Page 56 Hình 3.4. Quy trình đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu Lưu hồ sơ Bộ phận Văn thư của VPĐKQSDĐ Tiếp nhận hồ sơ và lập phiếu hẹn công dân
Kiểm tra hồ sơ và viết phiếu chuyển thông tin
địa chính, in, vẽ bản thảo GCN
Xem xét, phê duyệt
Chuyển cán bộ thẩm định của phòng Tài nguyên và Môi trường
thẩm định Công việc Trách nhiệm Cán bộ tiếp nhận hồ sơ VP UBND huyện Cán bộ thụ lý hồ sơ VP ĐKQSDĐ Cán bộ thụ lý hồ sơ VP ĐKQSDĐ LĐ VP ĐKQSDĐ Ký vào bản thảo GCN, dự thảo tờ trình và Quyết định cấp GCN Cán bộ thẩm định hồ sơ của Phòng TN&MT Phê duyệt bản thảo GCN và tờ trình Lãnh đạo Phòng TN&MT Ký GCN Lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn Vào sổ cấp GCN, bàn giao GCN và hồ sơ cho bộ phận một cửa của VP UBND huyện Thực hiện nghĩa vụ tài chính để hoàn thành nghĩa vụ tài chính nộp biên lai tại VP ĐKQSDĐ
Trả GCN cho công dân sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính; bàn giao hồ sơ lưu về VP ĐKQSDĐ Cán bộ Văn phòng ĐKQSDĐ Công dân Cán bộ tiếp nhận hồ sơ VP UBND huyện Trả lại hoặc yêu cầu công dân bổ sung
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nông nghiệp Page 57
Trách nhiệm của VPĐKQSDĐ - Cán bộ thụ lý hồ sơ của VPĐKQSDĐ (thụ lý hồ sơ không quá 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơđầy đủ)
Cán bộ chuyên môn tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa của Văn phòng HĐND –UBND huyện, sau đó kiểm tra tính đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ, xác minh thực địa trong trường hợp cần thiết; xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được chứng nhận về quyền sử dụng đất, chứng nhận quyền sở hữu tài sản và xác nhận vào đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận; Thời gian giải quyết không quá mười (10) ngày làm việc;
Trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì chuẩn bị hồ sơ kèm theo trích lục bản đồđịa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất (đối với nơi chưa có bản đồ địa chính), viết Giấy chứng nhận kèm theo bộ hồ sơ kê khai của công dân trình lãnh đạo VPĐKQSDĐ phê duyệt, chuyển cán bộ thẩm định của Phòng Tài nguyên và Môi trường; đồng thời gửi số liệu địa chính và tài sản gắn liền với đất đến cơ quan thuếđể xác định nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp người sử dụng đất phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật. Trường hợp không đủđiều kiện cấp Giấy chứng nhận làm thông báo gửi UBND phường, xã, thị trấn để thông báo cho người xin cấp Giấy chứng nhận biết; Thời gian giải quyết không quá bảy (07) ngày làm việc;
- Trách nhiệm của phòng TN&MT - cán bộ thẩm định hồ sơ (7 ngày làm việc) Kiểm tra tính đầy đủ và tính pháp lý của hồ sơ kê khai đăng ký cấp Giấy chứng nhận của công dân; Kiểm tra bản thảo Giấy chứng nhận; kiểm tra quy hoạch và kiểm tra việc áp dụng nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.
Nếu trường hợp đủ điều kiện cán bộ thẩm định của phòng TN&MT xác nhận phiếu thẩm tra hồ sơ sau đó trình lãnh đạo phòng TN&MT xem xét ký tờ trình.
Nếu trường hợp không đủ điều kiện, cán bộ thẩm định phòng TN&MT lập thông báo bằng văn bản chuyển đến VPĐKQSDĐđể bổ sung hồ sơ hoặc chuyển trả hồ sơ cho công dân.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nông nghiệp Page 58
Lãnh đạo phòng TN&MT: xem xét phê duyệt tờ trình; trình Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt quyết định và ký Giấy chứng nhận.
- Trả hồ sơ (sau 1 ngày nhận hóa đơn hoàn thành nghĩa vụ tài chính)
Sau khi Lãnh đạo UBND huyện phê quyệt quyết định cấp Giấy chứng nhận và ký Giấy chứng nhận; cán bộ của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất vào sổ cấp Giấy chứng nhận (sổ theo dõi cấp Giấy chứng nhận) và chuyển toàn bộ hồ sơ kèm theo Giấy chứng nhận về bộ phận “một cửa” của Văn phòng HĐND-UBND huyện để trả giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho công dân, thu phí và lệ phí theo quy định.
VPĐKQSDĐ có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho công dân hoặc thông báo trực tiếp để công dân thực hiện hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi nhận Giấy chứng nhận theo quy định. Đồng thời chuyển Quyết định cấp Giấy chứng nhận về UBND xã, thị trấn để cập nhật và theo dõi.
Sau khi công dân thực hiện các thủ tục để hoàn thành nghĩa vụ tài chính, bộ phận “một cửa” của Văn phòng UBND huyện trao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho công dân, bàn giao hồ sơ lưu cho bộ phận lưu trữ của Văn phòng ĐKQSDĐ theo quy định
3.3.2.2. Quy trình đăng ký biến động
(Theo Quyết định 117/2009/QĐ-UBND ngày 01/12/2009 của UBND TP Hà Nội) Trường hợp tách, hợp thửa đất (15 ngày làm việc)
Bước 1. Cán bộ chuyên môn thụ lý hồ sơ của VPĐKQSDĐ tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận “một cửa” của Văn phòng HĐND-UBND huyện, nếu hồ sơđủđiều kiện thì thụ lý kiểm tra thực địa, làm trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính đối với nơi chưa có bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính, dự thảo tờ trình của phòng Tài nguyên-Môi trường, quyết định của UBND huyện, viết giấy chứng nhận (đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận), sau đó chuyển hồ sơđến phòng Tài nguyên-Môi trường.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nông nghiệp Page 59 Bước 2. Phòng Tài nguyên-Môi trường ký tờ trình chuyển đến UBND huyện ký quyết định và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
Bước 3. Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, UBND huyện kiểm tra ký Quyết định, giấy chứng nhận, vào số Quyết định và chuyển hồ sơ về Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất.
Bước 4. Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất huyện phôtô giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất để lưu lại hồ sơ và chuyển hồ sơ cho bộ phận “một cửa” của Văn phòng HĐND-UBND huyện.
Bước 5. Bộ phận “một cửa” có trách nhiệm trả kết quả cho công dân, thu phí, lệ phí theo quy định. (Thủ tướng chính phủ, 2007)
3.3.2.3. Quy trình đăng ký giao dịch bảo đảm
Nội dung đăng ký giao dịch bảo đảm thực hiện tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Sóc Sơn là đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp; đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký và sửa chữa sai sót đối với việc tài sản đảm bảo là bất động sản.
Thời gian giải quyết hồ sơđăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, bằng tài sản hình thành trong tương lai; đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký thế chấp, đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp, sửa chữa sai sót vềđăng ký thế chấp, xóa đăng ký giao dịch thế chấp trong ngày nhận hồ sơ đăng ký hợp lệ; nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ, thì hoàn thành việc đăng ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo; trong trường hợp phải kéo dài thời gian giải quyết hồ sơđăng ký thì cũng không quá 03 ngày làm việc (Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT)
Quy trình thực hiện để giải quyết hồ sơđăng ký giao dịch bảo đảm tại VPĐK theo hình 3.5
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nông nghiệp Page 60
Trách nhiệm Nội dung công việc
Hình 3.5. Quy trình đăng ký giao dịch bảo đảm
Hồ sơ sau khi hoàn thiện theo định kỳ 03 tháng/01 lần sắp xếp và đưa lên phòng dữ liệu để lưu trữ hồ sơ (dạng giấy). Bộ phận lưu trữ chỉnh lý hồ sơ theo dõi hồ sơ dưới dạng số (danh sách) bằng phần mềm Excell.
3.3.2.4. Quy trình chỉnh lý hồ sơđịa chính
Hàng năm Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sẽ lên kế hoạch chỉnh lý hồ sơđịa chính đối với thông báo chỉnh lý của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện. Đối với trường hợp chỉnh lý biến động thuộc thẩm quyền của cấp huyện
Thẩm tra hồ sơ
Thực hiện đăng ký vào sổ địa chính, ghi nhận lên đơn
đăng ký và GCN Ký duyệt Trả kết quả và thu phí Cán bộ thụ lý VPĐK QSD đất Lãnh đạo VPĐK Bộ phận một cửa Văn phòng HĐND-UBND Lập biên bản trả lại hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ
Lập phiếu hẹn cho người yêu cầu (nếu có) Bộ phận một cửa Văn phòng HĐND-UBND Cán bộ thụ lý VPĐK QSD đất Lưu hồ sơ Bộ phận lưu trữ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nông nghiệp Page 61 thì sau không quá 5 ngày kể từ có thông báo chỉnh lý biến động đất đai của Sở Tài nguyên và Môi trường thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sẽ chỉnh lý biến động đất đai vào hồ sơ địa chính và thông báo về việc cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và UBND cấp xã để chỉnh lý.
Toàn bộ nội dung công việc được thực hiện tại Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất. Nội dung chỉnh lý được đưa vào cơ sở dữ liệu đất đai của tỉnh để tích hợp chung.
3.3.2.5. Quy trình cung cấp thông tin dữ liệu tài nguyên và môi trường
Việc cung cấp thông tin đất đai được thực hiện dưới các hình thức qua đường điện tử hoặc gửi dữ liệu bằng văn bản gồm:
+ Tra cứu thông tin;
+ Trích lục bản đồđịa chính thửa đất, khu đất;
+ Trích sao hồ sơđịa chính (trích sao từ các loại sổ sách địa chính); + Trích sao hồ sơđất; môi trường; khoáng sản, nước…;
+ Tổng hợp thông tin tài nguyên và môi trường; + Sao thông tin vào bộ nhớ dạng giấy và số.
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác dữ liệu tài nguyên và môi trường, ngoài cung cấp qua mạng INTERNET miễn phí ra thì còn lại phải đủ thủ tục xin cung cấp thông tin theo quy định, đúng đối tượng, nội dung phải trung thực, chính xác kịp thời. Người được cung cấp thông tin phải trả tiền sử dụng thông tin (phí) và tiền dịch vụ cung cấp thông tin (chi phí nhân công, vật tư, khấu hao thiết bị,...) trừ một số trường hợp theo quy định của pháp luật.
Thời gian thực hiện cung cấp tùy theo hình thức cung cấp có thể trong ngày đổi với trường hợp tra cứu thông tin; 02 ngày đối với trích lục bản đồ; trích sao hồ sơ; theo thỏa thuận đối với thông tin được lưu vào bộ nhớ và thông tin tổng hợp. Quy trình chi tiết thực hiện tại đơn vị thể hiện tại hình 3.6
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nông nghiệp Page 62 Tiếp nhận phiếu yêu cầu
cung cấp thông tin
Xét duyệt yêu cầu cung cấp thông tin
Kiểm tra, rà xoát thông tin cần cung cấp
Thực hiện cung cấp thông tin - Phân loại thông tin cần cung cấp - Sao chụp, trích dẫn thông tin .. - Hoàn thiện nội dung thông tin theo yêu cầu của khách hàng. Ký Duyệt Trả kết quả và thu phí theo quy định Bộ phận một cửa Văn phòng HĐND- UBND Lãnh đạo VPĐK Trả lại hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ Cán bộ Dữ liệu và Lưu trữ Cán bộ Dữ liệu và Lưu trữ Lãnh đạo VPĐK Bộ phận một cửa Văn phòng ĐKQSDĐ
Thông báo cho BPMC biết nội dung yêu cầu cung cấp thông tin thuộc
dạng nào và có không
Lưu hồ sơ
Phòng Dữ liệu và lưu trữ
Trách nhiệm Nội dung công việc
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nông nghiệp Page 63