- Phương pháp so sánh
4.4.2.Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Thứ nhất, nâng cao nhận thức về KSNB cho ựội ngũ cán bộ quản lý.
đây là vấn ựề có tắnh quyết ựịnh ựến việc thiết lập và duy trì một HTKSNB hiệu lực và hiệu quả. Chủ tịch kiêm giám ựốc là người quản lý cao nhất chắnh là người quyết ựịnh việc ban hành các chắnh sách và thủ tục kiểm soát. Khi ựã nhận thức ựúng, ựầy ựủ về HTKSNB và ý nghĩa của nó ựối với hoạt ựộng của công ty thì những nhân tố tạo ra một môi trường kiểm soát thuận lợi sẽ ựược thiết lập như: Quy chế chi tiêu nội bộ, thỏa ước lao ựộng các chắnh sách thắch hợp về nhân sự, bộ máy tổ chức kiểm soát... Chủ tịch kiêm giám ựốc phải phổ biến kiểm soát nội bộ cho các trưởng phó các phòng ban trong công ty qua các cuộc họp cán bộ hàng tháng và phải coi ựây là một tiêu chắ ựánh giá kết quả thi ựua hàng tháng. đó cũng chắnh là ựiều kiện cần thiết ựể hoạt ựộng kiểm soát thực sự có hiệu lực và hiệu quả. Ngược lại, khi người quản lý chưa có nhận thức ựầy ựủ về HTKSNB và ý nghĩa của nó ựối với hoạt ựộng của ựơn vị thì những yếu tố cơ bản của môi trường kiểm soát sẽ khó ựược thiết lập một cách ựầy ựủ và thắch hợp. Khi ựó, hoạt ựộng kiểm soát chắc chắn không có hiệu quả. Chắnh vì vậy, việc trước tiên là phải nâng cao nhận thức về HTKSNB cho ựội ngũ cán bộ quản lý, ựặc biệt ựối với cán bộ lãnh ựạo của công ty.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 82
Thứ hai, nâng cao năng lực ựội ngũ cán bộ trắ sắp xếp công việc cho hợp lý.
Nhân sự là vấn ựề ựặc biệt cần quan tâm, không chỉ ở chỗ con người là yếu tố quyết ựịnh của HTKSNB mà còn ở chỗ nguồn nhân lực ở công ty còn nhiều bất cập với yêu cầu phát triển và con người cũng là chủ thể thực hiện các thủ tục kiểm soát. Chắnh sách nhân sự về tuyển dụng vẫn còn có cán bộ trình ựộ chuyên môn nghiệp vụ chưa ựáp ứng ựược nhu cầu, chưa thu hút ựược cán bộ có kinh nghiệm và ựội ngũ cán bộ trẻ ựược ựào tạo tại các trường ựại học chắnh quy .
để khắc phục các vấn ựề trên, Công ty cần xây dựng ựội ngũ cán bộ quản lý tài chắnh theo các giải pháp sau:
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, năng lực ựiều hành lãnh ựạo. - đào tạo và ựào tạo lại nhằm nâng cao chất lượng cán bộ cả về chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất ựạo ựức.
- đào tạo và tiếp nhận cán bộ có trình ựộ về kiểm soát nội bộ.
-Thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ, ựể các phòng ban có thể kiểm soát ựược mọi hoạt ựộng của nhau. Như phòng Kế toán tài vụ có thể kiểm soát ựược các hoạt ựộng của các phòng ban khác và các phòng ban khác có thể kiểm soát ngược lại ựược phòng Kế toán tài vụ
-Thành lập thêm một ban kiểm soát nội bộ chịu sự lãnh ựạo trực tiếp của Chủ tịch kiêm giám ựốc công ty và có thể kiểm soát toàn bộ mọi hoạt ựộng của công ty theo sơ ựồ sau:
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 83
Sơ ựồ số 4.1: Tổ chức bộ máy của công ty
Tuyển dụng và bổ sung nguồn nhân lực ựặc biệt là Phó giám ựốc phụ trách tài chắnh, bổ sung thêm phòng trả thưởng
Bố trắ công việc cho cán bộ phòng kế toán tài vụ hợp lý ựể ựảm bảo các kế toán có thể kiểm soát ựược lẫn nhau. Bổ sung thêm nhân lực cho phòng kinh doanh phát hành, ựể bộ phận này có người thay thế mỗi khi có cán bộ công nhân viên bị ốm hoặc có công việc cá nhân phải nghỉ.
Thứ ba xây dựng môi trường làm việc nghiêm túc, có chất lượng
Chủ tịch kiêm giám ựốc Phó giám ựốc PT- tài chắnh Phó giám ựốc PT- kinh doanh Phòng TCHC KTTV Phòng Phòng Trả thưởng Phòng KH Phòng PHKD Các cụm khu vực Ban KS nội bộ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 84 Cần nâng cao hiệu quả hoạt ựộng, tinh thần trách nhiệm trong việc quản lý, ựiều hành. Hàng tháng, mỗi cán bộ trong Công ty nên ựề xuất ắt nhất mỗi người một ý kiến gửi về hòm thư góp ý của Công ty ựể giúp Ban giám ựốc thực hiện tốt hơn trong công tác quản lý ựiều hành.
Tiếp tục thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc giao dịch với khách hàng, giữa nhân viên với nhau, giữa ban lãnh ựạo với nhân viên, các nguyên tắc theo bộ quy tắc ứng xử và quy chuẩn ựạo ựức nghề nghiệp của doanh nghiệp ựể tiếp tục cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ và chăm sóc khách hàng, từng bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp, xây dựng môi trường làm việc thân thiện,nghiêm túc có chất lượng, giữ vững và phát triển thương hiệu, quảng bá rộng rãi hình ảnh của Hoạt ựộng Xổ số kiến thiét.
Thứ tư Thiết lập và phổ biến rộng rãi bảng mô tả công việc cho từng nhân viên
Bảng phân công công việc cho từng bộ phận ựã ựược ựưa ra tuy nhiên cần chi tiết hơn cho từng vị trắ, từng chức danh và bảng mô tả ựó cần ựược công bố rộng rãi ựể mọi thành viên trong Công ty biết ựể ý thức trong việc tự kiểm soát, tiến hành theo dõi, kiểm tra chéo. Tránh tình trạng bản mô tả công việc chung chung và chỉ mỗi cá nhân là hiểu công việc của mình, còn công việc của cá nhân khác lại không quan tâm tới.
Các quy ựịnh ựều ựược ựưa ra dưới dạng văn bản và phổ biến ựến từng bộ phận, nhưng nhìn chung cán bộ Công ty lại chưa hiểu rõ toàn bộ nội dung trong các quy ựịnh, hoặc mỗi người hiểu theo ý riêng của mình, dẫn ựến việc thực hiện công việc không chặt chẽ, các sai sót xảy ra do vậy Ban lãnh ựạo cần tiến hành các cuộc kiểm tra ựột xuất về việc nắm bắt các quy ựịnh của nhân viên, ựưa ra các hình thức xử phạt cụ thể nếu có tình trạng không nắm rõ quy ựịnh, thực hiện sai, thực hiện không ựúng quy ựịnh ựưa ra.
Thứ năm thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ, bố trắ nhân sự hợp lý giữa các phòng ban
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 85 Công ty vẫn chưa có phòng kiểm soát nội bộ riêng mà nhân viên kiểm tra, kiểm soát vẫn do một mình Kiểm soát viên thực hiện, vì vậy hiệu quả công tác kiểm soát chưa cao, chưa ựộc lập và bị hạn chế về phạm vị kiểm soát.
Do vậy, trước hết Công ty cần bổ sung nhân sự, sau ựó thành lập phòng kiểm soát nội bộ riêng, hoạt ựộng ựộc lập, không bị hạn chế về phạm vị kiểm soát, phân chia rõ ràng chức năng nhiệm vụ của nhân viên kiểm soát nội bộ và nhân viên kiểm toán nội bộ ựể tránh tình trạng hoạt ựộng chồng chéo, không ựem lại hiệu quả.
Cần tổ chức bố trắ nhân sự giữa các phòng ban hợp lý, cụ thể tuyển thêm nhân sự cho phòng doanh phát hành, vì hiện nay nhân viên ựang bị quá tải về lượng ựại lý phải phụ trách, tình trạng này diễn ra trong thời gian dài dẫn ựến hiệu quả công việc bị giảm sút.