- Phương pháp so sánh
4.2.2 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát chung của Công ty TNHH một thành viên Xổ số kiến thiết Hưng Yên còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Sự chuyển ựổi nền kinh tế từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường ựịnh hướng xã hội chủ nghĩa ựòi hỏi phải thay ựổi các cơ chế chắnh sách về tài chắnh và ngân sách. Công ty Xổ số kiến thiết thực hiện việc công khai tài chắnh hàng năm theo quy ựịnh của pháp luật hiện hành (hiện nay là Quyết ựịnh số 192/2004/Qđ-TTg ngày 16/11/2004 của Thủ tướng Chắnh phủ và Thông tư số 29/2005/TT-BTC ngày 14/4/2005 của Bộ Tài chắnh hướng dẫn Quy chế công khai tài chắnh của công ty nhà nước). điều ựó có nghĩa là cần tìm các biện pháp giảm bớt chi phắ hành chắnh, quản lý rủi ro, ựổi mới hoạt ựộng sao cho kinh tế và hiệu quả nhất. Bên cạnh ựó, công tác kiểm tra tài chắnh cũng ựược ựẩy mạnh với mục tiêu xoá bỏ mọi hành vi gian lận, lãng phắ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 49 và lành mạnh hoá các quan hệ tài chắnh trong ựơn vị. Những ựòi hỏi khách quan và bức xúc kể trên ựã làm tiền ựề cho việc thiết lập HTKSNB trong các ựơn vị và công tác kiểm tra, kiểm soát cần ựược thực hiện ựộc lập, có tổ chức, liên tục trong mọi giai ựoạn hoạt ựộng.
Chắnh phủ ựã ban hành Nghị ựịnh số 98/2013/Nđ-CP ngày 28/8/2013 quy ựịnh về sử phạt vi phạm hành chắnh trong lĩnh vực kinh doanh xổ số.
Bộ Tài chắnh ban hành Thông tư, quyết ựịnh và công văn quy ựịnh và hướng dẫn về quản lý tài chắnh và các qui trình trong hoạt ựộng xổ số. Trong những năm qua Bộ Tài chắnh ựã tăng cường công tác thanh kiểm tra, kiểm soát ựối với công ty.
4.2.2.1 Môi trường làm việc tại công ty
Thực hiện nghiêm túc theo chỉ ựạo của Ban giám ựốc, trong thời gian qua các nhân viên trong Công ty ựã thực hiện ựúng chức năng, nhiệm vụ ựược giao có thái ựộ tắch cực và nghiêm túc trong khi làm việc.
Ngoài ra, ựể giám sát nhân viên trong việc thực hiện các quy ựịnh trên, tại Công ty có hòm thư góp ý dành cho cả khách hàng và nhân viên công ty gửi thư ựóng góp về phong cách làm việc, thái ựộ phục vụ cũng như tất cả mọi vấn ựề liên quan ựến hoạt ựộng của Công ty. Nhờ ựó trong thời gian qua Công ty ựã khắc phục ựược rất nhiều khuyết ựiểm, nâng cao hiệu quả hoạt ựộng.
Ban lãnh ựạo Công ty luôn chú trọng ựến việc hoàn thiện các quy ựịnh về quy trình nghiệp vụ và phổ biến ựầy ựủ, kịp thời ựến các bộ phận liên quan.
Cụ thể như việc quy ựịnh về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ựể kiểm soát lẫn nhau như sau:
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 50
Bảng 4.1: Quy ựịnh chung về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Bộ phận Chức năng, nhiệm vụ
Ban giám ựốc Chỉ ựạo, giám sát toàn bộ các oạt ựộng của công ty Phòng tổ chức- hành
chắnh
Giúp ựỡ cho Giám ựốc và Phó giám ựốc trong các vấn ựề chung về quản lý ựội ngũ nhân sự, sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt ựộng trong công ty: bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, phối hợp với các phòng ban khác ựể ựiều chỉnh, ban hành nội quy chung thống nhất cho công ty,Ầlên danh sách khen thưởng, hay kỷ luật cho từng ựối tượng.
Kiểm tra, kiểm soát việc thực các nhiệm vụ và sử dụng trang thiết bị của công ty.
Chấm công người lao ựộng toàn công ty
Phòng kế toán quản lý vốn theo dõi tình hình thu chi của công ty và xác ựịnh kết quả kinh doanh. đồng thời ựây là bộ phận có nhiệm vụ theo dõi doanh số bán ra hàng ngày và của từng ựại lý Ầchịu trách nhiệm trả thưởng.
Phòng kinh doanh phát hành
Chịu trách nhiệm về việc giao nhận vé từ công ty in và làm nhiệm vụ phân phối, phát hành vé cho các cụm và ựại lý. Ngoài ra.còn có chức năng nắm bắt thông tin về nhu cầu thị trường từ ựó có biện pháp ựiều chỉnh kế hoạch in, phân phối vé ựến ựại lý.
Kiểm soát cán bộ tuyến cụm Cán bộ quản lý tuyến
cụm
Thực hiện giao dịch trực tiếp với các ựại lý bán vé Xổ số của công ty, thanh toán dứt ựiểm tiền bán vé và trả thưởng theo ngày
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 51
Bảng 4.2: Quy ựịnh thời gian làm việc
Nội dung Thời gian
Buổi sáng 7h - 11h
Buổi chiều 2h Ờ 4h30p
Buổi tối 5h30 ựến khi xong việc
( Nguồn: Phòng tổ chức hành chắnh )
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay là khá hợp lý và ựang từng bước ựược hoàn thiện, có sự phân cấp rõ ràng, minh bạch về mức phán quyết, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. điều này không chỉ giúp cho việc quản lý ựược thông suốt mà còn giúp cho việc kiểm soát ựược duy trì thường xuyên, hoạt ựộng giữa các bộ phận khác nhau giúp cho cơ chế kiểm soát theo cả chiều dọc, chiều ngang, kiểm soát chéo giữa các bộ phận ựược thực hiện một cách trôi chảy và hiệu quả.
Trong thời gian qua các bộ phận ựã thực hiện ựầy ựủ và nghiêm túc công việc của mình, chức năng nhiệm vụ không bị chồng chéo, quá trình hoạt ựộng giữa các bộ phận diễn ra nhanh chóng. Tuy nhiên việc bố trắ nhân sự giữa các phòng ban chưa hợp lý dẫn ựến việc sử dụng nguồn lực chưa hiệu quả như phòng kinh doanh phát hành chỉ có 24 nhân viên và hiện nay số lượng ựại lý mỗi nhân viên phải phụ trách ựang quá tải, gây ra áp lực công việc cao.
Hiện nay, Công ty chưa thành lập bộ phận kiểm toán, kiểm soát nội bộ riêng trong cơ cấu tổ chức, tuy nhiên Công ty vẫn có Kiểm soát viên, kiểm tra nội bộ toàn bộ các quy trình nghiệp vụ của công ty.
Tuy nhiên vấn ựề tồn tại và khúc mắc là việc kiểm tra, kiểm soát vẫn chưa ựược làm thường xuyên, chưa minh bạch nghiêm túc. Việc kiểm tra, kiểm soát còn mang tắnh hình thức chưa làm hết chức năng và nhiệm vụ của mình, vì ảnh hưởng ựến chất lượng hoạt ựộng kiểm soát.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 52