Trong phần này, chúng tôi tập trung vào vấn đề về hình thức trình bày trang trình chiếu. Những ý kiến dưới đây, chúng tôi đưa ra từ thực tế sử dụng và từ tham khảo một số tài liệu, nó chỉ dành cho những người mới thiết kế và muốn tìm hiểu về nó mà không phải là nguyên tắc cho tất cả, bởi vì sáng tạo trong việc sử dụng mạng xã hội là rất rộng và đa dạng cho những ai ham thích nó.
2.2.8.1. Sử dụng màu sắc trong các trang trình chiếu
Để có những trang trình chiếu thu hút và ấn tượng, ngoài nội dung khoa học ra, chúng ta phải biết sử dụng màu sắc hợp lý: chọn màu, phối màu giữa nền và chữ, phối màu giữa các dòng văn bản.
* Những cách chọn màu nền:
Màu và hình nền mặc định đã được soạn sẵn trong phần mềm PowerPoint (Design) nói chung là đủ để sử dụng. Kiểu màn hình mặc định có ưu điểm là màu chữ cũng mặc định, tương phản tốt với màu nền. Tuy nhiên Font chữ định sẵn cho từng màn hình đôi khi không theo ý muốn. Nếu chọn kiểu màn hình nào thì mặc nhiên các trang khác cũng được chọn Font chữ như vậy. Trường hợp muốn có màn hình màu khác xen kẽ vào các trang mặc nhiên đã chọn thì thiết kế theo hai cách dưới đây.
Có thể chọn màu nền theo ý muốn (đơn sắc): chọn trang màu trắng, sau đó chọn Format - Backround. Trường hợp này chỉ có màu đơn sắc cho toàn trang khác nhau. Chú ý, nếu chọn màu xong, quyết định Apply, nghĩa là chỉ
có màn hình đó có màu theo ý muốn, nếu click Apply to All, nghĩa là các màn hình trong file đó cũng cùng màu chọn.
Điều này rất quan trọng, bởi vì khi cần xen kẽ một màn hình nào khác vào trong dãy màn hình mặc nhiên mà chọn Apply to All thì mọi màn hình trong dãy đều thay đổi màu, đồng nghĩa với việc ta phải đổi màu chữ trong các màn hình mặc nhiên cho phù hợp. Đôi khi sự trộn màu mặc nhiên và màu đơn sắc lại không vừa ý người thiết kế. Trường hợp xen kẽ như vậy, ta phải click Apply.
Trường hợp nói trên (trộn màu đơn sắc và màu màn hình mặc nhiên) gợi ý cho ta kiểu chọn màn hình phối hợp: màn hình mặc nhiên và màu đơn sắc. Kiểu này có lợi ở chỗ, ta lấy được hình nền mặc nhiên (trong thư mục Design) theo sở thích và màu trộn vừa ý.
Theo các công trình nghiên cứu, mỗi màu nền có mang ý nghĩa riêng của nội dung và đối tượng nghe. Chẳng hạn, những màu trung thực như màu xám và những màu tối hơn tạo một không khí nghề nghiệp (tất nhiên không ai chọn nền đen); màu cam và những màu lân cận trong dãy quang phổ như màu vàng, hồng nhạt, nâu nhạt sẽ tạo không khí thân thiện (màu đỏ không nên chọn vì quá chói mắt); màu tím nhạt và hồng có thể dùng cho lứa tuổi cấp tiểu học; để tạo một không khí vui tươi, chào đón ta có thể dùng màu vàng và màu hổ phách; màu xanh nước biển và màu xanh lá cây thì nhã nhặn, màu trắng rất nghiêm túc song nếu báo cáo có chữ viết không được chuẩn kỹ trên nền trắng hoặc nền trắng trong suốt bài giảng sẽ tạo cho người học một cảm giác bài giảng sơ sài, thiếu chuẩn bị.
Những ý nghĩa của màu nền như trên có thể dùng để tham khảo. Các hình đã cho sẵn trong các nền ở Design cũng ảnh hưởng nhất định đối với nội dung trang trình chiếu. Hơn nữa, việc chọn nền còn phụ thuộc nhiều vào sở thích của người thiết kế. Cần kết hợp tất cả các yếu tố này để có một bài soạn tốt về hình thức trang trình chiếu.
* Màu sắc và sự tiếp nhận của mắt
Màu sắc và hình sẽ là công cụ đắc lực phục lục cho bài giảng nếu ta sử dụng nó hợp lý. Ngược lại, bài giảng sẽ dễ dàng trở thành một buổi biểu diễn màu sắc lòe loẹt nhưng nhạt nhõe, thậm chí còn gây cảm giác khó chịu cho người đọc.
Sử dụng nhiều nhất là 5 màu trong mỗi trang bài giảng, nếu chữ viết trong một trang chỉ có một màu duy nhất, người đọc rất nhàm chán. (Ngoại trừ trường hợp, trên trang đó chỉ chứa một loại nội dung duy nhất, như nội dung của một mục, một đoạn trích, một câu hỏi thảo luận hay nhiệm vụ khám phá). Ngược lại, sử dụng quá nhiều màu sắc trong một trang hoặc trong một bài giảng sẽ làm cho người học hoặc cảm giác đẹp sặc sỡ, thích thú với màu sắc mà không tập trung vào nội dung học tập bài học, hoặc có cảm giác khó chịu, dẫn đến phản tác dụng. Ví dụ: Dùng một màu chính xuyên suốt cho nội dung khoa học của bài học, một vài màu nổi hơn cho các đề mục có vai trò ngang nhau thì phải có màu giống nhau (cỡ chữ, kiểu chữ cũng giống nhau).
2.2.8.2. Chữ viết trong trang trình chiếu
Kiểu chữ: Các Font chữ thường dùng là Times New Roman và Arial. Việc dùng font nào là tùy sở thích của người thiết kế. Tuy nhiên, trong văn bản Tiếng việt có những bất cập khi dùng các font này:
- Arial: Font chữ này biểu hiện sự nghiêm túc, thường được mặc định trong phần mềm nên khi dùng nó không phải thay đổi gì. Nhưng nếu viết nghiêng Font này không được đẹp mắt.
- Times New Roman: Muốn dùng font này, sau khi viết cần chuyển từ Arial sang Times New Roman, hơi mất thời gian. Song font chữ này đẹp, kể cả khi để nghiêng.
Cỡ chữ: Mục đích của việc chiếu các slide lên màn ảnh là để người dự đọc nội dung chính được viết trên đó, cho nên cần phải đảm bảo để người ngồi ở hàng ghế cuối cùng cũng đọc được hết chữ. Theo tính toán, chiều cao
(kích thước) chữ trên màn hình có tỉ lệ không nhỏ hơn 1/150 (so với khoảng cách đến người xa nhất). Ví dụ, nếu người xem ngồi cách màn hình 5m, chữ trên màn hình phải cao nhất 3,3m. Tất nhiên, nếu đặt máy chiếu ra xa màn hình chữ sẽ được phóng lớn lên. Song, khi đó độ nét của hình và chữ cũng giảm theo. Đối với máy thông thường, trong khoảng cách giữa máy chiếu màn hình từ 2,5m đến 5m (không nên xa hơn), đó là nói về lý thuyết. Trong thực tế, có nhiều lý do để ta có thể quyết định cỡ chữ, như: lớp đông người học (quá 40 người), độ phân giải của máy, nội dung nhất thiết chỉ thể hiện trong một trang những lại quá nhiều chữ (hoặc ngược lại). Cho nên người thiết kế phải tự quyết định cỡ chữ cho phù hợp để bài giảng đạt yêu cầu cả cho người thiết kế lẫn người học. Nếu không phải là đề mục của bài thì nên dùng cỡ chữ 24 (trường hợp bất khả kháng, phải viết chữ trên một trang thì có thể nhỏ hơn) và lớn nhất là 28, 32. Chữ nhỏ hơn 20, đặt máy gần sẽ nhỏ, đặt máy xa thì mờ, cả hai trường hợp đề khó đọc. Chữ lớn, tất nhiên dễ đọc song cũng không nên dùng cỡ chữ quá lớn. Có hai lý do: Thứ nhất, thị giác của mắt bị phân tán, cản trở nhận thức của người đọc; Thứ hai, cũng cần sự tập trung nội dung ít nhất là của một đề mục vào một trang người học theo dõi bài được tốt.
Số chữ trên một trang một trang trình chiếu: Vấn đề này cũng cần lưu ý. Nói là dùng cỡ chữ tối thiếu là 20 nhưng không có nghĩa là cho phép viết đầy kín trang. Thông thường, chữ quá nhiều thì người ta sẽ ít tập trung đọc hoặc đọc không hết, thậm chí có thể đọc nhầm hàng. Cho nên về nguyên tắc, không nên viết quá nhiều hàng trên trang, mỗi hàng không nên viết nhiều chữ (trừ trường hợp bất khả kháng). Để khắc phục điều đó, cũng như viết trên bảng đen, và để các trang trình chiếu phải chứa đủ nội dung cơ bản của bài học, không nhất thiết phải viết nhiều, viết nguyên câu, đầy đủ sách giáo khoa, có thể làm như sau:
Thay vì viết nguyên câu, ta chọn từ khóa hoặc cụm khóa cho chính xác để đưa lên màn hình thay câu ấy.
Nếu không có gì đặc biệt, trên mỗi trang nên có khoảng từ 10 đến 15 dòng, mỗi dòng không quá 10 chữ để trình chiếu được tập trung và sáng sủa.
Việc sử dụng WordArt: Phần mềm này cho phép dùng chữ để trang trí, làm đẹp trang. Có một số tác dụng của WordArt như sau:
Viết trong khuôn hình vẽ dạng cong.
Viết đầu đề bài học thường dùng trang riêng biệt. Chú ý không chọn những mẫu quá cầu kì hoặc khó đọc.
Trang trí nền cho trang trình chiếu: Chọn mẫu chữ (WordArt) thích hợp có ý nghĩa nào đó mà mình muốn, tô màu ít tương phản với màn hình để không ảnh hưởng đến nội dung viết trên trang ấy, phóng to trên cả màn hình làm nền (Background). Có thể trang trí chữ theo chiều dọc khi cần thiết. Chú ý: Giống như dùng màu hoặc các effect, khi dùng WordArt, không nên lạm dụng và cũng không cầu kì làm phân tán sự chú ý của người học. Ngoài ra, cần chú ý, sau khi viết chữ vào trang, cần chỉnh màu sao cho phù hợp và rõ (chọn đối tượng, click chuột phải, chọn Format Ojbect bọn Colors and Lines).
* Việc sử dụng các hiệu ứng (Efect) trên trang trình chiếu
Đặc sắc của phần mềm PowerPoint là sự phong phú của các hiệu ứng (các kiểu cho xuất hiện trang trình chiếu - Animation Schemes, các kiểu xuất hiện chữ, hình Custom Animation…). Song sử dụng chúng cũng tùy trường hợp, nhất là các kiểu xuất hiện chữ. Có thể như sau:
Nếu là báo cáo trong hội thảo, hội nghị, cần hạn chế sử dụng các effect “quay lộn”, “bay nhảy” vì chúng không thích hợp với không khí nghiêm túc như vậy. Vấn đề này đã được đề cập ở trên. Các effect vui mắt không đúng lúc sẽ gây thích thú cho các em nhưng không phải với nội dung bài giảng mà là phần mềm của máy tính. Cho nên chỉ nên sử dụng các effect vừa phải, đảm bảo ở mức đủ sinh động:
Nên dùng một số kiểu cho màn hình xuất hiện (Animation Schemes): Grow and exit, Boumerang and exit, Title arc, Compress, Big title, Unfold, Rise up, Bounce, Ellipse motion, Float. Mỗi bài giảng nên dùng một kiểu thống nhất. Chú ý: Mỗi kiểu cho xuất hiện trang trình chiếu đều có hiệu ứng mặc nhiên cho xuất hiện chữ của trang ấy. Nếu thích thì để, nếu muốn đổi thì sang phần Custom Animation, xóa bỏ hiệu ứng này và thiết kế hiệu ứng theo ý muốn. Không để nhan đề hoặc một vấn đề trên cùng của trang cùng xuất hiện với màn hình (không cho hiệu ứng hàng chữ đó). Tránh tình trạng khi chuyển trang thì xuất hiện màn hình trắng một cách vô nghĩa, mất thời gian.
Các kiểu xuất hiện chữ (Custom Animation) thì nên sử dụng hạn chế ở một vài effect như: Box, Diamond, Rise up, Ease In hoặc những chức năng tương tự. Chú ý, cho thực hiện nhanh để không mất thời gian và nhàm chán (chọn Fast hoặc Very Fast trong ngăn Speed).
2.2.9. Sử dụng các trang PowerPoint kết hợp các hoạt động dạy học
Đây cũng là một ưu thế tuyệt đối của PowerPoint mà chiếc bảng thông thường không thể làm được. Nếu có chăng thì giảng viên phải chuẩn bị trước các bản vẽ trên giấy khổ lớn hoặc khổ lớn hoặc băng, đĩa hình (hoặc phim) để hỗ trợ thêm cho nội dung giảng.
Trong bài giảng, nhất là bài giảng có sử dụng các phương pháp dạy học tích cực, giảng viên cần mở rộng nội dung ra thực tế (bằng hình ảnh, phim), cần cập nhật thông tin hoặc chèn các câu hỏi, hướng dẫn thảo luận… trong khi vẫn phải để nội dung bài giảng trên trang PowerPoint phát triển liên tục, người học dễ theo dõi và ghi được bài. Có nhiều cách để người thiết kế thực hiện điều đó:
2.2.9.1. Sử dụng liên kết (Hyperlink)
* Ưu điểm:
- Sử dụng tư liệu theo kiểu liên kết rất tiện lợi. Các thao tác với máy đơn giản, tư liệu xuất hiện nhanh rõ.
- Có thể liên kết nhiều tư liệu, nhưng khi giảng thiếu thời gian thì ta có thể bỏ qua tư liệu đó cũng không sao, bởi vì nói chung các tư liệu không nằm trong một logic nào của bài giảng.
* Nhược điểm:
- Khi trình chiếu tư liệu thì bài giảng bị gián đoạn.
- Khi thiết kế bài giảng, tất cả các trang chủ và trang tư liệu đều phải được để trong một Folder thì mới sử dụng các trang minh họa được. Nếu muốn chuyển sang máy khác cần copy toàn bộ Folder ấy để chuẩn bị.
- Dấu hiệu liên kết sẽ làm thay đổi màu sắc kí tự đã thống nhất trong các trang trình chiếu (và có gạch dưới), không được thẩm mỹ.
- Các tư liệu là hình động hoặc Film, cần được đóng gói với phần mềm xử lý động (Windows Media Player, Winamp…) để phòng khi đem bài giảng sang máy chiếu khác thiếu phần mềm xử lý ấy.
- Để tiện cho việc kiểm tra các File tư liệu, nên đánh số trang trong bài giảng sử dụng tư liệu ấy phía tên File.
2.2.9.2. Chèn tư liệu bằng các hiệu ứng xuất hiện và xóa đi.
Một số tư liệu không chiếm đầy trang PowerPoint như: một hình vẽ, một trích dẫn, một câu hỏi, một yêu cầu người học làm việc (trao đổi nhóm về nội dung vào đó…), ta có thể chèn trực tiếp mà không cần dùng liên kết. Cách làm: đưa hình hoặc khung chữ vào ngay chỗ cần chèn. Sử dụng hiệu ứng xuất hiện khi cần dùng tới tư kiệu đó trong bài giảng. Khung chữ nên có một màu khác với nền để người học chú ý tới nó. Sau khi dùng xong, cho lệnh exit để rút ra khỏi trang PowerPoint. Để tư liệu không che phần nội dung đã giảng, nên chọn chỗ cho chúng xuất hiện, nội dung giảng tiếp theo sẽ được viết ngay vào đó.
Ưu điểm: Để thực hiện và khi trình chiếu thì nó làm cho màn hình sinh động, tập trung được sự chú ý của người học.
Nhược điểm: nhược điểm lớn nhất của cách làm này là: nếu chèn vào một trang PowerPoint nhiều tư liệu hoặc có tư liệu văn bản dài (một bài thơ
chẳng hạn) thì công việc thiết kế sẽ rất phức tạp và dễ nhầm lẫn khi cho cái nào xuất hiện, cái nào mờ… vì tư liệu và nội dung ghi sẽ chồng chất lên nhau. Cho nên chúng tôi có khái niệm “trang sạch”, nó được định nghĩa như sau: Trang sạch là trang chứa nội dung bài giảng mà không có các hiệu ứng và tư liệu chèn.
2.2.9.3. Sử dụng các trang có cửa sổ trong Slide Layouts để minh họa
Kiểu này cho phép chúng ta đưa tư liệu minh họa trực tiếp vào trang trình chiếu (các cửa sổ) khi cần. Chèn vào lúc nào là tùy thuộc vào người thiết kế.
* Ưu điểm:
- Người học có thể theo dõi nội dung bài liên tục vì tư liệu chỉ chèn vào “cửa sổ”.
- Khi chuyển máy, không phải đóng góp vì mọi thông tin đều nằm trong File PowerPoint.
- Có thể chồng nhiều hình trên một trang PowePoint để khi chiếu các tư liệu được sử dụng liên tục (cho xuất hiện rồi exit, xuất hiện minh họa khác…)
* Nhược điểm:
- Người thiết kế phải tốn nhiều thao tác trên máy hơn nên rất dễ nhầm lẫn hình và thứ tự xuất hiện.
- Khi in trang hình trình chiếu phát cho người học thì tất cả các tư liệu minh họa trong một trang đều được in ra. Nếu chèn nhiều tư liệu thì chúng sẽ chèn lên nhau.
- Các ô cửa sổ chiếm nhiều diện tích màn hình.
- Đối với hình động hoặc Film thì các thao tác còn phức tạp hơn. Trong trường hợp này, nên dùng Hyper Link.
Đối với những người có kỹ thuật máy tính cao, họ có thể dùng nhiều thủ thuật trình chiếu phức tạp hơn. Ở đây, chúng tôi trình bày vài cách làm cơ bản, chủ yếu là để phù hợp với trình độ chung của giảng viên có thể thiết kế một bài giảng bằng phương pháp không cầu kì nhưng hấp dẫn và dạy học
bằng máy tính có hiệu quả. Chắc chắn rằng, khi chúng ta đã thiết kế nhiều giáo án rồi thì mỗi cá nhân sẽ có đòi hỏi tất yếu là làm sao cho giáo án ngày một phong phú hơn, hay hơn. Sẽ có hai hướng để cải tiến giáo án cho tốt hơn. Hướng thứ nhất phải tích cực tìm tòi, tham khảo tài liệu để nhiều tư liệu đưa