- Sơ đồ hạch toán:
4.2.1.4.Trình tự luân chuyển chứng từ.
b) Bán hàng nội địa.
4.2.1.4.Trình tự luân chuyển chứng từ.
a) Bán hàng xuất khẩu tại chỗ và bán hàng xuất khẩu ra nước ngoài.
− Dựa vào hợp đồng ngoại thương (HĐNT) được ký kết giữa 2 hai bên công ty. Phòng KD-XNK lập Bộ chứng từ XNK. Bộ chứng từ này sẽ được lập thành 2 bộ.
+ 1 bộ + HĐNT: Được phòng này lưu theo thứ tự ngày tháng. + 1 bộ chuyển cho khách hàng.
− Đồng thời HĐNT được photo thành 2 bản: + 1 bản gửi đến thủ kho làm căn cứ xuất hàng. + 1 bản chuyển đến phòng kế toán để theo dõi.
− Sau khi thành phẩm được hoàn thành xong theo đúng thời hạn quy định trên hợp đồng, kế toán kho tiến hành xuất kho thành phẩm xuất khẩu, theo lệnh xuất thành phẩm của phòng KD-XNK và lập hóa đơn xuất khẩu thuế suất 0%. Cập nhật thông tin hóa đơn
trên phần mềm. Hóa đơn xuất khẩu được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại cuống.
+ Liên 2 và 3 chuyển đến phòng kế toán.
− Bởi vì trong giao dịch và buôn bán với nước ngoài thì phía nước ngoài không nhận hóa đơn liên 2 của công ty mà chỉ nhận hóa đơn thương mại (Invoice) cho nên với khách hàng nước ngoài công ty giữ lại cả 3 liên hóa đơn xuất khẩu, kế toán lưu hóa đơn liên 2 vào cùng bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Kế toán kho căn cứ vào: HĐNT, hóa đơn xuất khẩu, tờ khai hải quan điện tử xuất khẩu (do phòng KD-XNK chuyển đến). Kế toán công nợ tiến hành kiểm tra chứng từ ghi nhận doanh thu và nợ phải thu khách hàng. Kế toán lập hóa đơn thương mại Invoice. Mỗi loại lập thành 3 bản:
+ 1 bản lưu tại phòng kế toán theo thứ tự khách hàng. + 1 bản chuyển đến khách hàng.
+ 1 bản chuyển đến phòng KH-XNK để theo dõi.
b) Bán hàng nội địa.
− Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp cho khách hàng.
+ Dựa vào các điều khoản ký kết trong hợp đồng, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu giao bảng kê hàng bán cho phòng kế toán, kế toán tiến hành viết phiếu xuất kho và HĐGTGT.
+ Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên:
• Liên 1: lưu tại quyển.
• Liên 2: chuyển cho thủ kho. • Liên 3: lưu tại phòng kế toán.
+ Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên:
• Liên 1: lưu tại quyển.
• Liên 2: giao cho khách hàng mua bán hàng hóa dịch vụ. • Liên 3: lưu tại phòng kế toán.
• Sau đó kế toán tiến hành cập nhật vào phần mềm máy vi tính ghi nhận doanh thu bán hàng dựa trên phiếu xuất kho và HĐGTGT.
− Bán hàng theo phương thức ký gửi hàng cho các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý được bộ phận kế toán lập thành 3 liên:
• Liên 1: lưu tại quyển.
• Liên 2: xuất ra đi theo hàng. • Liên 3: lưu tại phòng kế toán.
+ Vào đầu mỗi tháng đại lý phải lập báo cáo doanh thu và nhập xuất tồn hàng ký gửi cho bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty để xem xét tình hình tiêu thụ sản phẩm đó trong kỳ kèm với HĐGTGT liên 2 về số tiền hoa hồng mà đại lý được hưởng trong kỳ.
+ Sau đó phòng KD-XNK chuyển báo cáo doanh thu nhập xuất tồn và HĐGTGT liên 2 của đại lý cho phòng kế toán tài chính, kế toán kho căn cứ vào những chứng từ này xuất HĐGTGT và giao liên 2 cho đại lý đồng thời cập nhật vào phần mềm ghi nhận doanh thu.