Địa điểm: Công ty Cổ phần đầu tƣ và phát triển Điện tử Viễn thông ELCOM Địa chỉ: 15 Duy Tân – phƣờng Dịch Vọng – quận Cầu Giấy – thành phố Hà
Nội
Thời gian: từ năm 2010 đến năm 2014 2.2.3 Phƣơng pháp thu thập số liệu:
Thu thập số liệu thứ cấp
Các quy trình, quy định của Công ty
Thu thập số liệu sơ cấp
- Điều tra bằng bảng hỏi với 100 nhân viên tại các phòng ban khác nhau trong công ty
41
- Phỏng vấn Giám đốc Công ty phần mềm ELCOM Software
2.2.4 Quy trình điều tra, khảo sát
1) Dựa vào kinh nghiệm cá nhân trong quá trình công tác để lên danh sách một số lãng phí và các nguyên nhân của những lãng phí đó
2) Tiến hành khảo sát trên quy mô nhỏ gồm 5 ngƣời có kinh nghiệm trong công ty, đồng thời đề nghị 5 ngƣời này bổ sung các lãng phí và các nguyên nhân khác
3) Từ danh sách các lãng phí và nguyên nhân của các lãng phí đó, tạo một danh sách các câu hỏi chuyên sâu với mục đích khẳng định lại các lãng phí và nguyên nhân có thể có
4) Phỏng vấn chuyên sâu với Giám đốc công ty phần mềm ELCOM 5) Chỉnh sửa lại bảng hỏi
6) Tiến hành khảo sát bằng bảng hỏi trên phạm vi toàn công ty
2.2.5 Phƣơng pháp lập bảng hỏi:
2.2.5.1 Nội dung bảng hỏi:
Bảng hỏi bao gồm 35 câu hỏi:
3 câu để lấy thông tin về tuổi, số năm kinh nghiệm và khối làm việc 3 câu để nhận dạng các lãng phí hữu hình
17 câu để nhận dạng các lãng phí vô hình
12 câu để tìm gợi ý nguyên nhân của các lãng phí
Bảng hỏi gồm các câu hỏi đóng và mở, trong đó có cả câu hỏi đóng dạng "có - không", dạng lựa chọn (chỉ cho ̣n 1 giá trị) và dạng tùy chọn (có thể lựa cho ̣n nhiều hơn 1 giá trị).
Các câu hỏi mở có tuỳ chọn Lựa chọn khác đề ngƣời đƣợc khảo sát điền nội dung.
42
2.2.5.2 Phƣơng pháp phân tích dữ liệu
Kết quả điều tra khảo sát bằng bảng hỏi sẽ đƣợc xử lý theo phƣơng pháp thống kê xã hội học . Các giá trị sẽ đƣợc thống kê theo chỉ số tuyệt đối (số phiếu đƣợc chọn) và chỉ số tƣơng đối (tỷ lệ phần trăm).
Phần lớn các câu hỏi là sử dụng thang đo có ngữ nghĩa đối lập với 5 mức độ (1. Không bao giờ, 2.Hiếm khi, 3. Đôi khi, 4. Thƣờng thƣờng, 5. Luôn luôn). Ngoài ra có một câu hỏi sử dụng thang đo Likert với 5 mức độ (1. Rất không đồng ý; 2. Không đồng ý; 3. Bình thƣờng; 4. Đồng ý; 5. Rất đồng ý).
Các số liệu thống kê sẽ đựợc sử dụng cho phần phân tích kết quả và những nhận định, số liệu này sẽ đựợc biểu thị bằng biểu đồ , hình vẽ để tăng tính mô tả và đối sánh thuận lợi cho quá trình phân tích.
Qua biểu đồ, tác giả sẽ đƣa ra nhận định về thực trạng và nguyên nhân bằng cách nhìn độ lệch của cột biểu đồ so với mức độ trung bình (cột điểm 3).
2.3 Quy trình nghiên cứu
Theo hình 2.1, với mục đích là trả lời câu hỏi “Làm thế nào để áp dụng quản trị tinh gọn có hiệu quả tại Công ty Cổ phần ELCOM?“. Bài nghiên cứu đƣợc thực hiện theo 3 bƣớc sau:
Bƣớc 1: thu thập dữ liệu thứ cấp thông qua các tài liệu về quản trị tinh gọn trong và ngoài nƣớc (nghiên cứu lý thuyết) cùng với nghiên cứu thực tế tại chính doanh nghiệp (nghiên cứu thực tiễn) cũng nhƣ phỏng vấn chuyên gia. Sau đó, tiến hành phân tích dữ liệu, so sánh giữa tình hình thực tế tại Công ty ELCOM với lý thuyết đã nghiên cứu.
Bƣớc 2: sau khi so sánh, bài nghiên cứu tìm ra các lãng phí còn tồn tại trong Công ty ELCOM. Từ các vấn đề này bài nghiên cứu đã sử dụng sơ đồ cây theo phƣơng pháp nhân quả (5 whys) để tìm ra các nguyên nhân chính của vấn đề. Sau đó qua gặp lãnh đạo công ty cũng nhƣ các chuyên gia hỗ trợ quản trị tinh gọn để đối chiếu tính hợp lý của nguyên nhân, tìm ra các nguyên nhân chính nhất.
43
Bƣớc 3, từ các nguyên nhân chính bài nghiên cứu đƣa ra một số giải pháp tối ƣu và thiết kế mô hình áp dụng, các giải pháp này lần lƣợt đƣợc kiểm tra tính khả thi. Cuối cùng, các giải pháp phù hợp nhất đã đƣợc trình bày trong bài nghiên cứu.
Hình 2.1 Quy trình nghiên cứu
Nguồn: Tác giả đề xuất dựa trên tham khảo Quy trình nghiên cứu của Nguyễn Hồng Sơn và Nguyễn Đăng Minh, 2014
Kết luận Chƣơng 2
Các phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc Luận văn sử dụng nhằm thực chứng hóa các vấn đề lãng phí tại Công ty ELCOM trong phạm vi đề tài nghiên cứu. Để thực hiện điều này, luận văn sử dụng cả phƣơng pháp nghiên cứu định tính, thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp.
Bƣớc 1
Bƣớc 2
Đề xuất giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn tại Công ty ELCOM
Phân tích dữ liệu để tìm ra các lãng phí tồn tại tại Công ty ELCOM
Tìm ra các nguyên nhân chính của các lãng phí
Bƣớc 3
Nghiên cứu lý thuyết
Điều tra, khảo sát và phỏng vấn chuyên sâu tại Công ty ELCOM
44
Dữ liệu thứ cấp đƣợc lấy từ các tài liệu quản trị của công ty, các hình ảnh thực tế tại công ty. Dữ liệu sơ cấp đƣợc lấy qua việc điều tra, khảo sát bằng bảng hỏi và phỏng vấn chuyên sâu sau đó dùng các công cụ phân tích thích hợp để phân tích kết quả nhằm tìm ra các lãng phí và xác định đƣợc nguyên nhân của các lãng phí đó
45
CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ TINH GỌN
TẠI CÔNG TY ELCOM
3.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần ELCOM
3.1.1 Tổng quan chung
3.1.1.1 Giới thiệu
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Đầu tƣ và Phát triển Công nghệ - Điện tử Viễn thông
Tên Tiếng Anh: ELCOM Technology Investment Development Joint Stock Company
Địa chỉ: Toà nhà ELCOM – số 15 phố Duy Tân – phƣờng Dịch Vọng Hậu – quận Cầu Giấy – thành phố Hà Nội
3.1.1.2 Lịch sử hình thành
Năm 1995, Công ty TNHH Đầu tƣ phát triển Công nghệ Điện tử Viễn thông đƣợc thành lập theo quyết định số 2200/GPUB của UBND Thành phố Hà Nội. Trụ sở của công ty đặt tại 12A Lý Nam Đế, Ba Đình, Hà Nội
Năm 2003, Công ty TNHH Đầu tƣ phát triển Công nghệ Điện tử Viễn thông chuyển thành Công ty Cổ phần Đầu tƣ phát triển công nghệ điện tử Viễn thông. Vốn điều lệ ban đầu là 10 tỷ đồng với 5 cổ đông sáng lập.
Năm 2010, cổ phiếu ELC chính thức niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán TP.HCM, mở ra một thời kỳ mới của ELCOM với lƣợng cổ đông đại chúng hơn, thông tin minh bạch hơn.
3.1.2 Ngành nghề kinh doanh
Các ngành nghề mảng sản xuất: Sản xuất các sản phẩm điện tử; Thiết kế và triển khai các hệ thống tổng đài, mạng cáp viễn thông; Thiết kế và triển khai các hệ thống phần mềm tích hợp; Thiết kế và triển khai các hệ thống giao thông thông minh
46
Các ngành nghề mảng dịch vụ: Kinh doanh dịch vụ nội dung trên mạng viễn thông; Kinh doanh dịch vụ thoại trên mạng viễn thông
3.1.3 Đối tƣợng khách hàng
Công ty hoạt động chủ yếu theo mảng B2B – Doanh nghiệp với doanh nghiệp và B2G – Doanh nghiệp với chính phủ.
Các khách hàng chính của công ty là:
Các Bộ, ngành Trung ƣơng: Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Giao thông Vận tải
Các công ty cung cấp dịch vụ viễn thông: Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel, Tập đoàn Bƣu chính Viễn thông Việt Nam VNPT, Tổng công ty viễn thông Mobifone
Các công ty trong lĩnh vực năng lƣợng: Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam PVN, Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN
3.1.4 Nhân lực
Tổng số nhân sự: 400
Trong đó: trên đại học: 30; đại học: 350; cao đẳng: 20
Nhân sự chủ yếu có trình độ đại học và trên đại học (chiếm 95%)
3.1.5 Kết quả hoạt động Kinh doanh
Bảng 3.1 Doanh thu và lợi nhuận của công ty ELCOM qua các năm Năm Doanh thu (tỷ VNĐ) Lợi nhuận sau thuế (tỷ VNĐ)
2010 753 170
2011 483 115
2012 480 116
2013 419 36
2014 331 62
47
3.1.6 Cơ cấu tổ chức
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
ELCOM CORPORATION Kế hoạch Tài chính Đầu tư Pháp chế Nguồn nhân lực Quản lý chất lượng Kế toán Truyền thông - PR Hành chính – Quản trị Cung ứng Công nghệ thông tin Quản lý dự án Dịch vụ kỹ thuật
Kiểm soát nội bộ Tích hợp hệ thống Kinh doanh 1 Kinh doanh 2 Kinh doanh 3 Kinh doanh 4 Phát triển kinh doanh & giải
pháp 1
Phát triển kinh doanh & giải
pháp 2 ELCOM SOFTWARE SOLUTION Phát triển sản phẩm số 1 Giải pháp công nghệ số 1 Phát triển sản phẩm số 2 Phát triển sản phẩm số 3 Phát triển sản phẩm số 4 Phát triển sản phẩm số 5 Phát triển sản phẩm số 6 Giải pháp công nghệ số 2 Đảm bảo chất lượng Dịch vụ kỹ thuật Kế toán BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty ELCOM
Nguồn: Website công ty ELCOM
Tổ chức công ty chia thành các khối chính theo chức năng: Khối nghiên cứu và giải pháp (PreSales); Khối kinh doanh; Khối sản xuất; Khối dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật; Khối kế toán, kế hoạch, tài chính, đầu tƣ; Khối hỗ trợ và vận hành
48 Trưởng phòng sản xuất phần mềm lên kế hoạch thực hiện dự án sản xuất phần mềm Trưởng phòng dịch vụ kỹ
thuật lên kế hoạch thực hiện việc triển khai
Trường phòng kiểm thử lên kế hoạch thực hiện
việc kiểm thử Giám đốc Công ty thành lập dự án sản xuất và triển khai phần mềm QTDA phần mềm và các cán bộ có kinh nghiệm thực hiện thiết kế mức tổng quan về sản phẩm
QTDA triển khai lên kế hoạch chi tiết việc triển
khai
QTDA kiểm thử lên kế hoạch chi tiết việc kiểm
thử QTDA phần mềm lên kế
hoạch chi tiết việc sản xuất phần mềm QTDA phần mềm và các cán bộ trong dự án thiết kế và thực hiện sản phẩm phần mềm Khách hàng lắng nghe và phản hồi yêu cầu về sản
phẩm
Cán bộ kiểm thử thực hiện kiểm tra sản phầm và phản hồi cho cán bộ
sản xuất Cán bộ sản xuất phần
mềm chuyển sản phẩm cho cán bộ kiểm thử
Cán bộ sản xuất sửa lỗi của sản phẩm
Cán bộ kiểm thử xác nhận sản phẩm đạt yêu cầu và chuyển giao cho
cán bộ triển khai Cản bộ triển khai thực
hiện việc triển khai sản phẩm bên khách hàng
Cản bộ sản xuất viết tài liệu hướng dẫn triển khai
và chuyển giao cho cán bộ triển khai
Cán bộ triển khai phối hợp với khách hàng kiểm
tra để nghiệm thu sản phẩm Khách hàng kiểm tra sản phẩm để nghiệm thu Khách hàng ký nghiệm thu sản phẩm Cán bộ hỗ trợ thực hiện bảo hành sản phẩm Khách hàng vận hành sản phẩm và phản hồi khi có lỗi hoặc cần bổ sung chức
năng
Cán bộ hỗ trợ chuyển yêu cầu kiểm tra lỗi hoặc bổ sung chức năng sang cán bộ sản xuất phần mềm
Quay lại quy trình sửa lỗi, hoặc bổ sung chức năng, kiểm tra sản phẩm, triển
khai và xác nhận Cán bộ triển khai chuyển
giao yêu cầu kiểm tra lỗi sang cán bộ sản xuất
phần mềm
Quay lại quy trình sửa lỗi, kiểm tra sản phẩm, triển
khai và xác nhận
Hình 3.2 Quy trình sản xuất phần mềm
49
1. Ký hợp đồng mua bán sản phẩm với khách hàng, trong hợp đồng có nêu các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm
2. Giám đốc công ty phát triển sản phẩm ELCOM thành lập dự án phần mềm và giao việc cho các bộ phận sản xuất, triển khai và kiểm thử 3. Trƣởng các bộ phần sản xuất, triển khai và kiểm thử họp với nhau để
lên kế hoạch sơ bộ thực hiện dự án phần mềm đồng thời phân công QTDA cho dự án phần mềm
4. QTDA sản xuất thực hiện thiết kế tổng quan về sản phẩm
5. QTDA sản xuất, QTDA triển khai và QTDA kiểm thử lên kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện sản xuất, triển khai và kiểm thử sản phẩm
6. QTDA và các cán bộ dự án thực hiện thiết kế
7. Các cán bộ sản xuất thực hiện sản xuất sản phẩm phần mềm
8. Các cán bộ sản xuất chuyển giao sản phẩm cho các cán bộ kiểm thử 9. Các cán bộ kiểm thử thực hiện kiểm tra sản phẩm và phản hồi kết quả
cho các cán bộ sản xuất
10.Nếu có lỗi xảy ra, quay lại các bƣớc từ 7 -> 9. Đến khi nào không còn lỗi nữa thì các cán bộ kiểm tra xác nhận sản phẩm đạt yêu cầu, sẵn sàng triển khai
11.Cán bộ sản xuất viết tài liệu hƣớng dẫn triển khai và chuyển giao tài liệu đó cho cán bộ triển khai
12.Cán bộ triển khai thực hiện việc triển khai sản phẩm sang khách hàng 13.Cán bộ triển khai và khách hàng thực hiện kiểm tra sản phẩm xem đã
đáp ứng yêu cầu chƣa để nghiệm thu
14.Nếu có lỗi trong quá trình nghiệm thu, cán bộ triển khai phản hồi lại với cán bộ sản xuất. Tiếp tục quay lại các bƣớc 7 -> 9.
15.Khi đã sửa xong lỗi, cán bộ triển khai thực hiện việc triển khai lại sản phẩm bên khách hàng và đề nghị khách hàng cùng nghiệm thu sản phẩm
50
16.Nếu sản phẩm đạt yêu cầu của khách hàng, khách hàng ký nghiệm thu sản phẩm
17.Khách hàng vận hành sản phẩm. Trong thời gian bảo hành, nếu có lỗi, khách hàng sẽ trao đổi với cán bộ hỗ trợ kỹ thuật của ELCOM đề nghị kiểm tra
18.Cán bộ hỗ trợ kỹ thuật kiểm tra, nếu tìm đƣợc nguyên nhân của lỗi thì thực hiện sữa lỗi với sản phẩm bên khách hàng
19.Nếu cán bộ hỗ trợ kỹ thuật không tìm đƣợc nguyên nhân lỗi thì cán bộ hỗ trợ kỹ thuật chuyển giao yêu cầu tìm nguyên nhân lỗi sang cán bộ sản xuất
20.Cán bộ sản xuất tìm nguyên nhân lỗi và đề ra giải pháp khắc phục 21.Nếu khách hàng cần bổ sung tính năng cho sản phẩm. Khách hàng sẽ
trao đổi với cán bộ hỗ trợ kỹ thuật của ELCOM đề nghị bổ sung tính năng
22.Cán bộ hỗ trợ kỹ thuật chuyển yêu cầu bổ sung tính năng sang cho cán bộ sản xuất
23.Cán bộ sản xuất thiết kế và bổ sung tính năng cho sản phẩm. Công đoạn sản xuất, kiểm thử, triển khai, nghiệm thu lại lặp lại cho đến khi khách hàng xác nhận đạt yêu cầu
3.2 Thông tin về đối tƣợng tham gia khảo sát
Nghiên cứu triển khai khảo sát 100 ngƣời, bao gồm các Trƣởng bộ phận, nhân viên. Số phiếu đạt là 80 phiếu.
Qua thống kê, tác giả thấy phần lớn ngƣời đƣợc khảo sát ở độ tuổi trên 25. Độ tuổi này đủ chín chắn để hiểu biết về câu hỏi khảo sát. Ngoài ra, số ngƣời có kinh nghiệm trên 2 năm làm việc tại ELCOM cũng chiếm tỷ lệ lớn, đảm bảo việc có đủ kinh nghiệm để trải nghiệm quy trình sản xuất kinh doanh cũng nhƣ nhận diện đƣợc các nguyên nhân của lãng phí. Xét theo bộ phận làm việc của ngƣời đƣợc hỏi, 87% ngƣời đƣợc hỏi ở bộ phận sản xuất. Đây chính là khu vực khảo sát chính mà tác giả muốn nhắm tới.
51
Nhƣ vậy, tác giả kết luận rằng, kết quả khảo sát là đáng tin cậy để tiến hành phân tích.
Biểu đồ 3.1 Thống kê đối tƣợng tham gia khảo sát theo độ tuổi
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Biểu đồ 3.2 Thống kê đối tƣợng tham gia khảo sát theo số năm làm việc tại ELCOM
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Biểu đồ 3.3 Thống kê đối tƣợng tham gia khảo sát theo bộ phận
52
3.3 Thực trạng các loại lãng phí trong sản xuất, kinh doanh phần mềm
tại ELCOM
Kết quả khảo sát bằng bảng hỏi, phỏng vấn chuyên sâu, quan sát thực tế và