Các ngành nghề mảng sản xuất: Sản xuất các sản phẩm điện tử; Thiết kế và triển khai các hệ thống tổng đài, mạng cáp viễn thông; Thiết kế và triển khai các hệ thống phần mềm tích hợp; Thiết kế và triển khai các hệ thống giao thông thông minh
46
Các ngành nghề mảng dịch vụ: Kinh doanh dịch vụ nội dung trên mạng viễn thông; Kinh doanh dịch vụ thoại trên mạng viễn thông
3.1.3 Đối tƣợng khách hàng
Công ty hoạt động chủ yếu theo mảng B2B – Doanh nghiệp với doanh nghiệp và B2G – Doanh nghiệp với chính phủ.
Các khách hàng chính của công ty là:
Các Bộ, ngành Trung ƣơng: Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Giao thông Vận tải
Các công ty cung cấp dịch vụ viễn thông: Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel, Tập đoàn Bƣu chính Viễn thông Việt Nam VNPT, Tổng công ty viễn thông Mobifone
Các công ty trong lĩnh vực năng lƣợng: Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam PVN, Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN
3.1.4 Nhân lực
Tổng số nhân sự: 400
Trong đó: trên đại học: 30; đại học: 350; cao đẳng: 20
Nhân sự chủ yếu có trình độ đại học và trên đại học (chiếm 95%)
3.1.5 Kết quả hoạt động Kinh doanh
Bảng 3.1 Doanh thu và lợi nhuận của công ty ELCOM qua các năm Năm Doanh thu (tỷ VNĐ) Lợi nhuận sau thuế (tỷ VNĐ)
2010 753 170
2011 483 115
2012 480 116
2013 419 36
2014 331 62
47
3.1.6 Cơ cấu tổ chức
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
ELCOM CORPORATION Kế hoạch Tài chính Đầu tư Pháp chế Nguồn nhân lực Quản lý chất lượng Kế toán Truyền thông - PR Hành chính – Quản trị Cung ứng Công nghệ thông tin Quản lý dự án Dịch vụ kỹ thuật
Kiểm soát nội bộ Tích hợp hệ thống Kinh doanh 1 Kinh doanh 2 Kinh doanh 3 Kinh doanh 4 Phát triển kinh doanh & giải
pháp 1
Phát triển kinh doanh & giải
pháp 2 ELCOM SOFTWARE SOLUTION Phát triển sản phẩm số 1 Giải pháp công nghệ số 1 Phát triển sản phẩm số 2 Phát triển sản phẩm số 3 Phát triển sản phẩm số 4 Phát triển sản phẩm số 5 Phát triển sản phẩm số 6 Giải pháp công nghệ số 2 Đảm bảo chất lượng Dịch vụ kỹ thuật Kế toán BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty ELCOM
Nguồn: Website công ty ELCOM
Tổ chức công ty chia thành các khối chính theo chức năng: Khối nghiên cứu và giải pháp (PreSales); Khối kinh doanh; Khối sản xuất; Khối dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật; Khối kế toán, kế hoạch, tài chính, đầu tƣ; Khối hỗ trợ và vận hành
48 Trưởng phòng sản xuất phần mềm lên kế hoạch thực hiện dự án sản xuất phần mềm Trưởng phòng dịch vụ kỹ
thuật lên kế hoạch thực hiện việc triển khai
Trường phòng kiểm thử lên kế hoạch thực hiện
việc kiểm thử Giám đốc Công ty thành lập dự án sản xuất và triển khai phần mềm QTDA phần mềm và các cán bộ có kinh nghiệm thực hiện thiết kế mức tổng quan về sản phẩm
QTDA triển khai lên kế hoạch chi tiết việc triển
khai
QTDA kiểm thử lên kế hoạch chi tiết việc kiểm
thử QTDA phần mềm lên kế
hoạch chi tiết việc sản xuất phần mềm QTDA phần mềm và các cán bộ trong dự án thiết kế và thực hiện sản phẩm phần mềm Khách hàng lắng nghe và phản hồi yêu cầu về sản
phẩm
Cán bộ kiểm thử thực hiện kiểm tra sản phầm và phản hồi cho cán bộ
sản xuất Cán bộ sản xuất phần
mềm chuyển sản phẩm cho cán bộ kiểm thử
Cán bộ sản xuất sửa lỗi của sản phẩm
Cán bộ kiểm thử xác nhận sản phẩm đạt yêu cầu và chuyển giao cho
cán bộ triển khai Cản bộ triển khai thực
hiện việc triển khai sản phẩm bên khách hàng
Cản bộ sản xuất viết tài liệu hướng dẫn triển khai
và chuyển giao cho cán bộ triển khai
Cán bộ triển khai phối hợp với khách hàng kiểm
tra để nghiệm thu sản phẩm Khách hàng kiểm tra sản phẩm để nghiệm thu Khách hàng ký nghiệm thu sản phẩm Cán bộ hỗ trợ thực hiện bảo hành sản phẩm Khách hàng vận hành sản phẩm và phản hồi khi có lỗi hoặc cần bổ sung chức
năng
Cán bộ hỗ trợ chuyển yêu cầu kiểm tra lỗi hoặc bổ sung chức năng sang cán bộ sản xuất phần mềm
Quay lại quy trình sửa lỗi, hoặc bổ sung chức năng, kiểm tra sản phẩm, triển
khai và xác nhận Cán bộ triển khai chuyển
giao yêu cầu kiểm tra lỗi sang cán bộ sản xuất
phần mềm
Quay lại quy trình sửa lỗi, kiểm tra sản phẩm, triển
khai và xác nhận
Hình 3.2 Quy trình sản xuất phần mềm
49
1. Ký hợp đồng mua bán sản phẩm với khách hàng, trong hợp đồng có nêu các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm
2. Giám đốc công ty phát triển sản phẩm ELCOM thành lập dự án phần mềm và giao việc cho các bộ phận sản xuất, triển khai và kiểm thử 3. Trƣởng các bộ phần sản xuất, triển khai và kiểm thử họp với nhau để
lên kế hoạch sơ bộ thực hiện dự án phần mềm đồng thời phân công QTDA cho dự án phần mềm
4. QTDA sản xuất thực hiện thiết kế tổng quan về sản phẩm
5. QTDA sản xuất, QTDA triển khai và QTDA kiểm thử lên kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện sản xuất, triển khai và kiểm thử sản phẩm
6. QTDA và các cán bộ dự án thực hiện thiết kế
7. Các cán bộ sản xuất thực hiện sản xuất sản phẩm phần mềm
8. Các cán bộ sản xuất chuyển giao sản phẩm cho các cán bộ kiểm thử 9. Các cán bộ kiểm thử thực hiện kiểm tra sản phẩm và phản hồi kết quả
cho các cán bộ sản xuất
10.Nếu có lỗi xảy ra, quay lại các bƣớc từ 7 -> 9. Đến khi nào không còn lỗi nữa thì các cán bộ kiểm tra xác nhận sản phẩm đạt yêu cầu, sẵn sàng triển khai
11.Cán bộ sản xuất viết tài liệu hƣớng dẫn triển khai và chuyển giao tài liệu đó cho cán bộ triển khai
12.Cán bộ triển khai thực hiện việc triển khai sản phẩm sang khách hàng 13.Cán bộ triển khai và khách hàng thực hiện kiểm tra sản phẩm xem đã
đáp ứng yêu cầu chƣa để nghiệm thu
14.Nếu có lỗi trong quá trình nghiệm thu, cán bộ triển khai phản hồi lại với cán bộ sản xuất. Tiếp tục quay lại các bƣớc 7 -> 9.
15.Khi đã sửa xong lỗi, cán bộ triển khai thực hiện việc triển khai lại sản phẩm bên khách hàng và đề nghị khách hàng cùng nghiệm thu sản phẩm
50
16.Nếu sản phẩm đạt yêu cầu của khách hàng, khách hàng ký nghiệm thu sản phẩm
17.Khách hàng vận hành sản phẩm. Trong thời gian bảo hành, nếu có lỗi, khách hàng sẽ trao đổi với cán bộ hỗ trợ kỹ thuật của ELCOM đề nghị kiểm tra
18.Cán bộ hỗ trợ kỹ thuật kiểm tra, nếu tìm đƣợc nguyên nhân của lỗi thì thực hiện sữa lỗi với sản phẩm bên khách hàng
19.Nếu cán bộ hỗ trợ kỹ thuật không tìm đƣợc nguyên nhân lỗi thì cán bộ hỗ trợ kỹ thuật chuyển giao yêu cầu tìm nguyên nhân lỗi sang cán bộ sản xuất
20.Cán bộ sản xuất tìm nguyên nhân lỗi và đề ra giải pháp khắc phục 21.Nếu khách hàng cần bổ sung tính năng cho sản phẩm. Khách hàng sẽ
trao đổi với cán bộ hỗ trợ kỹ thuật của ELCOM đề nghị bổ sung tính năng
22.Cán bộ hỗ trợ kỹ thuật chuyển yêu cầu bổ sung tính năng sang cho cán bộ sản xuất
23.Cán bộ sản xuất thiết kế và bổ sung tính năng cho sản phẩm. Công đoạn sản xuất, kiểm thử, triển khai, nghiệm thu lại lặp lại cho đến khi khách hàng xác nhận đạt yêu cầu
3.2 Thông tin về đối tƣợng tham gia khảo sát
Nghiên cứu triển khai khảo sát 100 ngƣời, bao gồm các Trƣởng bộ phận, nhân viên. Số phiếu đạt là 80 phiếu.
Qua thống kê, tác giả thấy phần lớn ngƣời đƣợc khảo sát ở độ tuổi trên 25. Độ tuổi này đủ chín chắn để hiểu biết về câu hỏi khảo sát. Ngoài ra, số ngƣời có kinh nghiệm trên 2 năm làm việc tại ELCOM cũng chiếm tỷ lệ lớn, đảm bảo việc có đủ kinh nghiệm để trải nghiệm quy trình sản xuất kinh doanh cũng nhƣ nhận diện đƣợc các nguyên nhân của lãng phí. Xét theo bộ phận làm việc của ngƣời đƣợc hỏi, 87% ngƣời đƣợc hỏi ở bộ phận sản xuất. Đây chính là khu vực khảo sát chính mà tác giả muốn nhắm tới.
51
Nhƣ vậy, tác giả kết luận rằng, kết quả khảo sát là đáng tin cậy để tiến hành phân tích.
Biểu đồ 3.1 Thống kê đối tƣợng tham gia khảo sát theo độ tuổi
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Biểu đồ 3.2 Thống kê đối tƣợng tham gia khảo sát theo số năm làm việc tại ELCOM
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Biểu đồ 3.3 Thống kê đối tƣợng tham gia khảo sát theo bộ phận
52
3.3 Thực trạng các loại lãng phí trong sản xuất, kinh doanh phần mềm
tại ELCOM
Kết quả khảo sát bằng bảng hỏi, phỏng vấn chuyên sâu, quan sát thực tế và trong quá trình làm việc, các loại lãng phí trong việc thực hiện sản xuất, kinh doanh phần mềm tại Công ty ELCOM thể hiện dƣới nhiều hình thức
3.3.1 Lãng phí hữu hình
Lãng phí này là về việc sử dụng máy tính, điện, nƣớc.
Tất cả nhân viên trong công ty đƣợc trang bị máy tính cá nhân. Phần lớn các công việc đƣợc thực hiện trên máy vi tính. Công ty có quy định là khi hết giờ làm việc, tất cả nhân viên phải tắt máy vi tính cá nhân. Những ai có nhu cầu bật máy qua đêm thì phải đăng ký với phòng quản lý CNTT. Nhu cầu bật máy qua đêm là có, bởi vì có những nhân viên sẽ cần đến máy tính cá nhân để nếu một sản phẩm có sự cố, họ có thể điều khiển từ xa máy tính của mình tại công ty từ máy tính ở nhà để xử lý sự cố. Tuy nhiên những ngƣời cần bật máy qua đêm là không nhiều.
Biểu đồ 3.4 Kết quả khảo sát “Anh/chị có thƣờng tắt máy tính để bàn khi hết giờ làm việc và về nhà không?”
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Qua khảo sát, nhìn vào biểu đồ, tác giả thấy rằng, nhiều nhân viên khi ra về chƣa tắt máy tính. Việc này làm lãng phí điện năng, làm giảm tuổi thọ của máy tính do máy tính không đƣợc nghỉ ngơi và có thể gây cháy nổ hỏng hóc nếu gặp sự cố về điện.
Công ty ELCOM có trụ sở là một toà nhà 14 tầng, các phòng ban đƣợc bố trí làm việc từ tầng 3 đến tầng 13. Các khu vực văn phòng làm việc đều có cửa kính
53
kéo ra, kéo vào để ngăn cách khu văn phòng với hành lang. Việc ngăn cách này giúp không bị thất thoát nhiệt do khu văn phòng đƣợc làm mát bằng điều hoà nhiệt độ. Công ty có quy định khi ra vào thì nhân viên phải đóng cửa kính. Tuy nhiên qua khảo sát, rất nhiều nhân viên thƣờng không đóng cửa kính khi ra vào. Vì thế, khí lạnh trong văn phòng bị thất thoát ra ngoài, điều hoà nhiệt độ phải làm việc thƣờng xuyên dẫn đến tốn điện và làm giảm tuổi thọ của điều hoà nhiệt độ.
Biểu đồ 3.5 Kết quả trả lời câu hỏi “Anh/chị có thƣờng đóng cửa kính ra vào của văn phòng nếu thấy chúng đang mở không?”
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Do đặc thù công việc, không phải tất cả nhân viên đều rời văn phòng vào lúc hết giờ làm việc theo quy định (17h), mà sẽ có những ngƣời về muộn hơn. Qua khảo sát, nhìn vào biểu đồ, tác giả thấy rằng, nếu là ngƣời cuối cùng rời văn phòng, nhiều nhân viên không tắt đèn, tắt điều hoà. Việc này gây lãng phí rất lớn về điện.
Biểu đồ 3.6 Kết quả trả lời câu hỏi “Nếu là ngƣời cuối cùng rời văn phòng, mà điện và điều hoà nhiệt độ tại phòng của bạn vẫn bật, anh/chị có thƣờng tắt
chúng đi không?”
54
3.3.2 Lãng phí vô hình
3.3.2.1 Lãng phí do thao tác thừa
Không có tài liệu mô tả hệ thống
Các sản phẩm phần mềm sau khi đã triển khai sang khách hàng sẽ đƣợc khách hàng vận hành. Trong quá trình vận hành, sản phẩm đôi lúc sẽ phát sinh lỗi, hoặc khách hàng cần biết thêm một số thông tin về sản phẩm. Khi đó, khách hàng sẽ yêu cầu cán bộ hỗ trợ kỹ thuật của ELCOM hỗ trợ xác định nguyên nhân và cung cấp thông tin về sản phẩm. Khách hàng cũng thƣờng đề nghị nâng cấp, bổ sung tính năng cho sản phẩm trong quá trình khách hàng vận hành.
Các cán bộ hỗ trợ kỹ thuật thƣờng phải theo hỗ trợ rất nhiều sản phẩm, còn cán bộ sản xuất phần mềm, sau khi xong một sản phẩm thì thƣờng sẽ đƣợc nhập vào một nhóm dự án làm sản phẩm khác. Sau một thời gian, các cán bộ hỗ trợ kỹ thuật và cán bộ sản xuất sẽ không nhớ đƣợc các thông tin về sản phẩm. Trong khi đó, thông tin về sản phẩm là rất cần thiết để xác định nguyên nhân lỗi, cung cấp thông tin về sản phẩm hoặc bổ sung tính năng cho sản phẩm. Nếu không có tài liệu về sản phẩm thì cán bộ sản xuất sẽ phải làm các việc sau
Đọc mã nguồn để tìm thông tin cần thiết
Kiểm tra lại thông tin bằng cách giả lập tình huống trên hệ thống giả lập
Các công việc đó đều lãng phí thời gian mà không đem lại giá trị gia tăng. Qua biểu đồ, tác giả thấy rằng, lãng phí này xảy ra khá nhiều.
Biểu đồ 3.7 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Anh/chị có gặp trƣờng hợp khi khắc phục sự cố thì không biết hệ thống nhƣ thế nào do không có tài liệu mô tả hệ
55
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Không có thông tin về hệ thống giả lập
Sau khi sửa lỗi hoặc bổ sung tính năng, cán bộ sản xuất phần mềm cần triển khai sản phẩm trên hệ thống giả lập trƣớc khi triển khai thật bên khách hàng. Hệ thống giả lập này thƣờng đƣợc dựng lên trên các máy chủ tại ELCOM trong quá trình thực hiện dự án sản xuất. Tuy nhiên, qua khảo sát, sau khi vẽ biểu đồ, tác giả thấy rằng, nhiều cán bộ sản xuất không lƣu thông tin về hệ thống giả lập này. Các thông tin đó là: thành phần A đặt ở thƣ mục nào, trên máy chủ nào. Khi đó cán bộ sản xuất sẽ phải tìm kiếm hoặc dựng lại hệ thống giả lập. Điều đó gây lãng phí thời gian.
Biểu đồ 3.8 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Anh/chị có gặp trƣờng hợp cần kiểm tra một chức năng, nhƣng lại không biết hệ thống giả lập đặt ở đâu, dẫn đến
phải dựng lại hệ thống giả lập”
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
56
Công ty có quy định về thƣ mục lƣu giữ tài liệu, mã nguồn. Ví dụ: các tài liệu về Kinh doanh nhƣ là hợp đồng thì để ở thƣ mục Business, các tài liệu Kế hoạch và Báo cáo để ở mục Plans&Report, các tài liệu Yêu cầu kỹ thuật để ở mục Requirements
Hình 3.3 Cấu trúc các thƣ mục để tài liệu.
Nguồn: Dự án tác giả đang thực hiện
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy nhiều nhân viên chƣa tuân thủ quy định này (32,5% nhân viên bị khoảng 1 lần/tháng, 25% bị 1 lần/2 tuần). Điều này dẫn đến việc những ngƣời khác trong nhóm dự án sẽ mất nhiều thời gian để tìm kiếm các tài liệu cần thiết.
Biểu đồ 3.9 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Anh/chị có gặp trƣờng hợp mất nhiều thời gian để tìm tài liệu giải pháp, thiết kế, mô tả về sản phẩm hoặc hệ