3.4.1 Lãng phí hữu hình
Qua khảo sát, tác giả thấy rằng, 81% nhân viên không tắt máy tính nguyên nhân chủ yếu là do họ có nhu cầu cần xử lý các công việc đột xuất bằng cách lấy máy tính ở nhà remote đến máy tính ở công ty để kết nối vào mạng của công ty để xử lý.
Biểu đồ 3.24 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu anh/chị không tắt máy tính khi ra về, lý do là gì?”
68
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Các lãng phí khác nhƣ là không đóng cửa kính khi ra vào, không tắt điều hoà nhiệt độ và điện văn phòng khi về thì chủ yếu là do ngại thao tác và nghĩ rằng nó không gây nhiều lãng phí.
3.4.2 Lãng phí vô hình
3.4.2.1 Nguyên nhân lãng phí do thao tác thừa
Các lãng phí do thao tác thừa mà tác giả đã phân tích ở phần Thực trạng đều liên quan đến việc mất thời gian để tìm thông tin, tài liệu do không sàng lọc, sắp xếp. Để tìm nguyên nhân của việc này, tác giả đã đặt câu hỏi khảo sát “Nếu anh/chị không sàng lọc hay sắp xếp tài liệu, mã nguồn, lý do có thể là gì?”. Kết quả khảo sát cho thấy, 65% nhân viên đều thấy việc sắp xếp, sàng lọc tài liệu, mã nguồn là cần thiết, nhƣng lại ngại làm, 45% nhân viên thấy cần thiết nhƣng không có thời gian để làm.
Biểu đồ 3.25 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu anh/chị không sàng lọc hay sắp xếp tài liệu, mã nguồn, lý do có thể là gì?”
69
3.4.2.2 Nguyên nhân lãng phí do kiến thức rời rạc
Để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến việc thiết kế phần mềm chƣa tốt, tác giả đã khảo sát bằng câu hỏi “Theo anh/chị, lý do tại sao nhiều sản phẩm phần mềm của công ty thiết kế chƣa tốt?”. Kết quả cho thấy, phần lớn nhân viên cho rằng, việc thiết kế kém là do ngƣời thiết kế thiếu kinh nghiệm, chiếm 79% ngƣời đƣợc hỏi.
Biểu đồ 3.26 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Theo anh/chị, lý do tại sao nhiều sản phẩm phần mềm của công ty thiết kế chƣa tốt?”
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Để tìm nguyên nhân cho thực trạng nhiều nhân viên vẫn không có sẵn kiến thức về các thƣ viện, công cụ mà họ đang sử dụng khi cần. Tác giả đã khảo sát bằng câu hỏi “Nếu không hiểu sâu về các thƣ viện, công cụ lập trình, lý do của anh/chị là gì?”. Kết quả cho thấy, phần lớn nhân viên (79%) cho rằng, họ chỉ cần hiểu đƣợc những phần mình đang cần dùng đến là đủ. Tức là các tính năng khác mà thƣ viện hoặc công cụ đó hỗ trợ, bây giờ chƣa có nhu cầu thì không cần tìm hiểu.
Biểu đồ 3.27 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu không hiểu sâu về các thƣ viện, công cụ lập trình, lý do của anh/chị là gì?”
70
Để tìm nguyên nhân cho thực trạng nhiều nhân viên thực hiện chƣa đúng do ngƣời đƣa ra yêu cầu truyền đạt yêu cầu thiếu chính xác, tác giả đƣa ra câu hỏi khảo sát “Nếu hiểu sai ý của ngƣời đƣa ra yêu cầu, theo anh/chị lý do là gì?”. Kết quả cho thấy, phần lớn nhân viên (chiếm 84%) cho rằng, việc trình bày yêu cầu bằng văn bản giữa ngƣời đƣa ra yêu cầu và ngƣời nhận yêu cầu dễ gây hiểu sai vấn đề. Ngoài ra, cũng có 70% nhân viên cho rằng, việc sử dụng thuật ngữ chuyên môn thiếu chính xác cũng dễ gây hiểu nhầm.
Biểu đồ 3.28 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu hiểu sai ý của ngƣời đƣa ra yêu cầu, theo anh/chị lý do là gì?”
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Để tìm nguyên nhân cho việc sử dụng sai các công cụ hỗ trợ công việc nhƣ Quản lý công việc, Quản lý dự án … và phải mất thời gian để khắc phục, tác giả đã khảo sát bằng câu hỏi “Nếu không biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc nhƣ Quản lý công việc, Quản lý dự án …, theo anh/chị lý do là gì?”. Nhiều nhân viên cho rằng, việc sử dụng sai các công cụ hỗ trợ chủ yếu là do hƣớng dẫn sử dụng không tốt, chiếm 71%.
Biểu đồ 3.29 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu không biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc nhƣ Quản lý công việc, Quản lý dự án …, theo anh/chị
71
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
3.4.2.3 Nguyên nhân lãng phí do chờ đợi
Qua khảo sát, tác giả thấy rằng, nguyên nhân chủ yếu của việc nhân viên phải chờ đợi ngƣời khác bàn giao sản phẩm để tiếp tục phần việc của mình là do quy trình sản xuất chƣa hợp lý (chiếm 79%).
Biểu đồ 3.30 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu ngƣời khác đang chờ anh/chị để phối hợp công việc nhƣng anh/chị lại đang bận một việc khác thì lý do
thƣờng là gì?”
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
Việc nhân viên không có việc để làm khi kết thúc dự án khác, tác giả đã tiến hành khảo sát và xác định đƣợc nguyên nhân là do nhiều nhân viên không có nhu cầu tự đào tạo bổ sung kiến thức khi không phải làm dự án (chiếm 84% ngƣời đƣợc hỏi). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu đồ 3.31 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu anh/chị có thời gian rảnh trong công việc, lý do là gì?”
72
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
3.4.2.4 Nguyên nhân lãng phí do gia công thừa
Để tìm nguyên nhân cho việc gia công thừa, tác giả đã đặt câu hỏi khảo sát “Nếu anh/chị làm một việc mà ngƣời khác đã làm rồi, lý do là gì?”. Kết quả khảo sát cho thấy, phần lớn ngƣời đƣợc hỏi (95%) nói rằng, nguyên nhân là do không biết về các sản phẩm của nhóm khác.
Biểu đồ 3.32 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu anh/chị làm một việc mà ngƣời khác đã làm rồi, lý do là gì?”
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
3.4.2.5 Nguyên nhân lãng phí do sản xuất lỗi và sửa sai
Để tìm nguyên nhân cho việc một số sản phẩm của ELCOM hay bị lỗi khi triển khai, tác giả đã đặt câu hỏi khảo sát “Nếu một số sản phẩm của ELCOM gặp lỗi sau khi triển khai và vận hành, theo anh/chị lý do là gì?”. Kết quả cho thấy, phần lớn ngƣời đƣợc hỏi (78%) cho rằng, lỗi là do việc xây dựng tình huống kiểm thử còn nhiều hạn chế. Ngoài ra, cũng nhiều ngƣời (chiếm 75%) cho rằng việc yêu cầu tiến độ các dự án quá gấp nên không có nhiều thời gian để làm tốt.
73
Biểu đồ 3.33 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu một số sản phẩm của ELCOM gặp lỗi sau khi triển khai và vận hành, theo anh/chị lý do là gì?”
Biểu đồ 3.34 Kết quả khảo sát câu hỏi “Nếu anh/chị không kiểm tra đầy đủ các chức năng với sản phẩm của mình trƣớc khi chuyển giao, lý do có thể là gì?”
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
3.4.2.6 Nguyên nhân lãng phí do không khai thác sức sáng tạo của ngƣời
lao động
Để tìm nguyên nhân tại sao nhiều nhân viên thƣờng nghĩ cách để cải tiện phƣơng pháp làm việc, nhƣng lại không chia sẽ các ý tƣởng đó với ban lãnh đạo, tác giả đã khảo sát bằng câu hỏi “Theo anh/chị, đâu là lý do khiến công ty ít có sáng kiến áp dụng trong sản xuất, kinh doanh?”. Kết quả cho thấy, phần lớn đều ngại đƣa ra ý kiến (chiếm 75%), ngoài ra cũng có đến 63% cho rằng công ty chƣa có cơ chế để khuyến khích việc cải tiến trong sản xuất kinh doanh.
74
Biểu đồ 3.35 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Theo anh/chị, đâu là lý do khiến công ty ít có sáng kiến áp dụng trong sản xuất, kinh doanh?”
Nguồn: Kết quả khảo sát năm 2015 của tác giả
3.4.2.7 Nguyên nhân lãng phí do quy trình
Theo nghiên cứu của Kent Beck và cộng sự trong cuốn sách “Extreme Programming Explained: Embrace Change”, sản xuất phần mềm theo mô hình thác nƣớc có một số hạn chế đáng lƣu ý. Đầu tiên là nó khiến lãng phí công việc khi phải cố gắng hoàn thiện các tài liệu trƣớc khi thiết kế và hoàn thiện các thiết kế trƣớc khi viết mã, mặc dù ta đã biết rõ rằng các yêu cầu sẽ thay đổi theo thời gian. Hơn nữa, khi để quá trình kiểm thử và triển khai tích hợp đến phân khúc cuối cùng thì các vấn đề thƣờng đƣợc phát hiện quá muộn để có thể đƣợc giải quyết mà không làm trễ dự án. Nếu mà chúng ta đang sống trong một thế giới mà ở đó mọi thứ đều di chuyển chậm chạp thì có thể bỏ qua 2 bƣớc đó đƣợc. Nhƣng trƣớc áp lực phải tăng cƣờng tạo ra các hệ thống mang tính sáng tạo thì các tổ chức lại giảm đi nhu cầu sử dụng phƣơng pháp này.
Một số điểm yếu của mô hình thác nƣớc truyền thống
Thay đổi yêu cầu thì không đƣợc chào đón, việc thay đổi yêu cầu chỉ đƣợc phép trong quá trình thu thập và phân tích yêu cầu
Việc xác nhận thì không đƣợc thực hiện đầy đủ, lỗi của giai đoạn trƣớc có thể bị ẩn giấu và gia tăng trong các giai đoạn tiếp theo. Trong hấu hết các trƣờng hợp thì lỗi đƣợc phát hiện trễ trong giai đoạn kiểm nghiệm nên chi phí sửa lỗi và làm lại là rất cao
75
Nhận phản hồi của khách hàng chậm trễ dẫn đến làm không đúng yêu cầu, không thỏa mãn đƣợc những thay đổi khách hàng
Kết luận chƣơng 3
Từ cơ sở lý luận và thực tiễn của việc áp dụng QTTG đƣợc phân tích ở Chƣơng 1; kết hợp các phƣơng thức (phƣơng pháp và công cụ) nghiên cứu ở Chƣơng 2 đã cho phép nghiên cứu thực trạng lãng phí và nguyên nhân của các lãng phí tại Công ty cổ phần ELCOM theo các nhóm lãng phí.
Các lãng phí đã đƣợc tác giả nhận định bao gồm: 1, Sử dụng điện lãng phí; 2, Thao tác thừa phải tìm kiếm tài liệu; 3, Lãng phí do kiến thức, thông tin rời rạc; 4, Không làm gì trong thời gian rảnh rỗi; 5, Lãng phí do sản xuất lỗi; 6, Lãng phí do sản xuất thừa; 7, Lãng phí do không tận dụng sự sáng tạo của nhân viên; 8, Lãng phí do quy trình.
Nguyên nhân của các lãng phí này cũng đã đƣợc tác giả chỉ ra qua nhận định, khảo sát, phỏng vấn và phân tích. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kết quả nghiên cứu thực trạng và nguyên nhân ở Chƣơng 3 sẽ là căn cứ quan trọng để phân tích và đề ra giải pháp áp dụng QTTG ở Công ty cổ phần ELCOM
76
CHƢƠNG 4: GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN
TRONG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY ELCOM