các loại lãng phí tại Công ty ELCOM
Trong chƣơng 3, tác giả đã xác định đƣợc thực trạng lãng phí và các nguyên nhân gây ra lãng phí. Ở chƣơng 4, tác giả sẽ đề xuất các công cụ để cắt giảm lãng phí. Các công cụ đó bao gồm các công cụ và phƣơng pháp phổ biến của Quản trị tinh gọn nhƣ 5S, Kaizen, Quản lý trực quan, Chuẩn hoá quy trình và các phƣơng pháp dùng trí tuệ khác.
Bảng 4.1 Giải pháp cắt giảm lãng phí
STT Lãng phí cụ thể lãng phíNhóm Nguyên nhân Công cụ, giải pháp
1 Dùng điện không tiết kiệm Cơ sở vật chất Nhân viên ngại thao tác Quản lý trực quan
2 Không có tài liệu mô tả hệ thống Thao tác thừa
Nhân viên ngại sắp xếp Công cụ 5S, nhấn mạnh tâm thế
3 Không có thông tin về hệ thống giả lập Thao tác thừa 4 Tài liệu để không được sắp xếp Thao tác thừa 5 Tài liệu không được ghi chú thông tin Thao tác thừa 6 Khó bổ sung tính năng do thiết kế không tốt Kiến thức, thông tin
rời rạc Người thiết kế thiếu kinh nghiệm
Quản lý trực quan 7 Khó bổ sung tính năng do không nắm vững công nghệ Kiến thức, thông tin rời rạc
Nhân viên không chủ động nắm
vững công nghệ Quản lý trực quan 8 Sai do truyền đạt thông tin không đúng Kiến thức, thông tin
rời rạc
Cách trình bày bằng văn bản hay lời
nói chưa tốt
Quản lý trực
quan 9 Sử dụng công cụ sai chức năng Kiến thức, thông tin
rời rạc Hướng dẫn sử dụng không tốt
Quản lý trực
quan 10 Chờ đợi do người cần phối hợp bận Chờ đợi Quy trình chưa hợp lý Quản lý trực quan
77 12 Làm lại một sản phẩm mà người khác đã làm Gia công
thừa Không biết rõ sản phẩm của nhóm khác Quản lý trực quan 13 Sản phẩm bị lỗi Lỗi Xây dựng tình huống kiểm thử còn
hạn chế Quản lý trực quan, Tâm thế
14 Thời gian để sửa lỗi Sửa lỗi
15 Không có nhiều ý tưởng sáng tạo
Không tận dụng sự
sáng tạo Nhân viên ngại đưa ra ý tưởng
Cải tiến liên tục
16 Quy trình sản xuất không hợp lý Không tận dụng sự sáng tạo
Khách hàng thường thay đổi yêu cầu trong quá trình thực hiện
Sử dụng quy trình sản xuất phần mềm tinh gọn
Nguồn: tác giả đề xuất dựa trên khảo sát và nghiên cứu lý thuyết QTTG
4.1.1 Lãng phí hữu hình
Các lãng phí hữu hình nhƣ không tắt máy tính, không tắt điện và điều hoà, không đóng cửa ra vào có thể khắc phục bằng cách sử dụng công cụ Quản lý trực quan. Cụ thể là sử dụng các bảng hiệu ghi nội dung hoặc các hình ảnh gợi sự liên tƣởng tới nội dung cần cảnh báo trong văn phòng. Các bảng hiệu hoặc hình vẽ đƣợc dán ở những nơi có thể đập vào mắt nhân viên khi rời văn phòng nhƣ Cửa ra vào.
4.1.2 Lãng phí vô hình
4.1.2.1 Giải pháp cắt giảm lãng phí do thao tác thừa
Các lãng phí do thao tác thừa, nhƣ đã phân tích ở chƣơng 3, đó là các lãng phí: không có tài liệu mô tả về sản phẩm, hệ thống; không có thông tin về hệ thống giả lập; tài liệu, mã nguồn không để ở đúng thƣ mục quy định; tài liệu mã nguồn không đƣợc lƣu thông tin về phiên bản. Công ty cũng đã có quy định về việc sàng lọc, sắp xếp tài liệu. Nguyên nhân của các lãng phí đó cũng đƣợc xác định là do nhân viên đều thấy cấn thiết nhƣng ngại làm, vì làm việc đó rất mất thời gian và yêu cầu sự tỉ mỉ.
Để khắc phục những lãng phí do thao tác thừa này, tác giả đề xuất áp dụng công cụ 5S, cụ thể là bƣớc Săn sóc và Sẵn sàng.
Săn sóc
Đầu tiên, Ban lãnh đạo và Trƣởng các phòng sẽ tiến hành tiêu chuẩn hoá việc sàng lọc, sắp xếp tài liệu; Tiếp theo, công ty cần cử một nhân viên của phòng đảm
78
bảo chất lƣợng sẽ thƣờng xuyên kiểm tra việc Sàng lọc và Sắp xếp các tài liệu, mã nguồn. Nếu có bất cứ tài liệu nào không tuân theo tiêu chuẩn đã đặt ra thì nhân viên đảm bảo chất lƣợng sẽ yêu cầu ngƣời quản trị của dự án đó thực hiện các công đoạn Sàng lọc và Sắp xếp để tài liệu, mã nguồn tuân thủ tiêu chuẩn.
Sẵn sàng
Công ty cần thành lập một nhóm nghiên cứu nhỏ để phân tích số liệu cụ thể, tính chính xác số thời gian lãng phí do làm các động tác thừa. Sau đó tổng hợp và tổ chức một buổi họp toàn công ty để công bố số liệu. Từ đó sẽ giúp nhân viên ý thức đƣợc việc thực hiện việc Sàng lọc, Sắp xếp giúp cắt giảm lãng phí ra sao.
Ngoài ra, theo Mô hình Quản trị tinh gọn “Made in Vietnam” của TS Nguyễn Đăng Minh, chữ S thứ 5 này còn có nghĩa là Tâm thế. Công ty sẽ dùng khải niệm Tâm thế để giáo dục cho nhân viên biết rằng, việc họ sắp xếp, sàng lọc sẽ giúp họ làm đƣợc nhiều việc hơn, nâng cao đƣợc kiến thức và kinh nghiệm.
4.1.2.2 Giải pháp cắt giảm lãng phí do kiến thức và thông tin rời rạc
Thiết kế sản phẩm chƣa tốt
Theo nhƣ tác giả phân tích ở chƣơng 3, lãng phí do thiết kế sản phẩm chƣa tốt có nguyên nhân chủ yếu là do thiếu kinh nghiệm, tức là không lƣờng hết đƣợc những tình huống có thể xảy ra trong tƣơng lai. Để khắc phục điều này, tác giả đề xuất sử dụng công cụ Quản lý trực quan.
Khi thiết kế sản phẩm, những ngƣời có kinh nghiệm thƣờng sẽ hình dung ngay ra trong đầu các tình huống phát sinh trong tƣơng lai. Còn ngƣời chƣa có kinh nghiệm thì khó lƣờng đƣợc điều đó. Do vậy, việc phác thảo sản phẩm bằng các bản vẽ tình huống ngƣời dùng, bản vẽ tác nhân tác động sẽ giúp nhóm thiết kế dễ dàng hình dung ra các tác nhân ngƣời dùng trong tƣơng lai. Từ đó giúp thiết kế sản phẩm tốt hơn.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc chƣa tốt
Nguyên nhân của lãng phí này chủ yếu là do hƣớng dẫn sử dụng chƣa tốt. Có thể là do không có nhiều tình huống minh hoạ, hoặc là việc thiết giao diện của công
79
cụ hỗ trợ chƣa trực quan, không có những nút chỉ dẫn dễ hiểu để ngƣời dùng dễ sử dụng. Tác giả đề xuất sử dụng công cụ Quản lý trực quan để cắt giảm lãng phí này.
Đầu tiên, hƣớng dẫn sử dụng cần đƣợc minh hoạ bằng những thông tin, hình ảnh trực quan, có các mũi tên chỉ dẫn.
Trên giao diện của công cụ hỗ trợ, cần thiết kế nổi bật những chi tiết quan trọng, có thể có thêm các hình ảnh để ngƣời dùng dễ liên tƣởng đến chức năng của giao diện đó.
Hiểu sai do truyền đạt ý kiến thiếu chính xác
Nguyên nhân của lãng phí này, theo nhƣ phân tích ở chƣơng 3, đó là do việc truyền đạt bằng lời nói hoặc văn bản thƣờng dễ gây hiểu nhầm. Vì thế, tác giả đề xuất sử dụng công cụ Quản lý trực quan để cắt giảm lãng phí này.
Cụ thể là, khi truyền đạt ý kiến, ý tƣởng, ngƣời cần truyền đạt thông tin nên mô tả ý kiến của mình bằng các hình vẽ, ví dụ nhƣ các hình vẽ trong Ngôn ngữ mô hình hoá thông nhất UML. Vì đây là một tiêu chuẩn mô tả thiết kế hệ thống phần mềm, bất kỳ lập trình viên chuyên nghiệp nào cũng nắm đƣợc về UML, từ đó sẽ giúp ngƣời nhận việc hiểu rõ vấn đề và không bị nhầm lẫn.
Lãng phí thời gian tìm hiểu về công nghệ khi cần dùng đến
Theo nhƣ phân tích ở chƣơng 3, nguyên nhân của lãng phí này chủ yếu là do nhiều nhân viên có quan điểm là cần đến đâu, học đến đó. Vì thế, tác giả đề xuất giải pháp nhƣ sau:
1. Ban lãnh đạo công ty sẽ lập một nhóm chuyên gia có kiến thức sâu về một vài mảng nhƣ Lập trình, Cơ sở dữ liệu, Hệ thống
2. Nhóm này định kỳ mỗi tháng sẽ chọn một số sản phẩm tiêu biểu theo đề nghị của các trƣởng bộ phận để tiến hành phân tích ƣu điểm, nhƣợc điểm, việc cần cải tiến
3. Tổ chức buổi hội thảo định kỳ mỗi tháng để phổ biến kết quả phân tích cho các nhân viên trong công ty
Từ đó, các nhân viên sẽ có thêm hiểu biết về các công cụ, thƣ viện mình đang sử dụng và sẽ tận dụng đƣợc chúng ngay khi cần mà không mất công tìm hiểu.
80
4.1.2.3 Giải pháp cắt giảm lãng phí do chờ đợi
Phải dừng công việc do ngƣời cần phối hợp bận
Nhƣ đã phân tích ở chƣơng 3, nguyên nhân của việc này là do quy trình công việc chƣa hợp lý. Để khắc phục, tác giả đề xuất sử dụng các công cụ sau
Quản lý trực quan: bổ sung chức năng vào công cụ Quản lý công việc. Mục đích của chức năng này là
Một nhân viên sẽ cập nhật thông tin mình đang tham gia các dự án nào Kế hoạch tuần của nhân viên trong các dự án đó
Khi có công việc đột xuất liên quan đến dự án, nhân viên cũng cần cập nhật vào công cụ Quản lý công việc
Những ngƣời trong cùng dự án sẽ biết đƣợc kế hoạch của một nhân viên để chủ động sắp xếp công việc tiện cho việc phối hợp
Ngoài ra, việc làm tốt các công đoạn Sàng lọc, Sắp xếp tài liệu nhƣ đã nêu ở mục Loại bỏ lãng phí do thao tác thừa cũng giúp hạn chế việc phải chờ đợi này. Nhiều khi việc chờ phối hợp là không cần thiết nếu ngƣời cần phối hợp có thể tìm kiếm thông tin từ các tài liệu sẵn có, đã đƣợc Sàng lọc, Sắp xếp đúng.
Thời gian rảnh rỗi trong công việc
Nguyên nhân của việc này đã đƣợc phân tích ở chƣơng 3, đó là do không phải lúc nào cũng có các dự án để làm. Và trong thời gian rảnh rỗi đó, nhiều nhân viên có thể đã làm những việc nhƣ là đọc báo, nói chuyện trên mạng. Những cái mà không đem lại lợi ích cho công ty trong hiện tại và trong tƣơng lai.
Cũng qua chƣơng 3, chúng ta đã thấy đƣợc công ty có những lãng phí do không có kiến thức cần thiết khi cần, không sắp xếp, sàng lọc tài liệu, sản phẩm bị lỗi. Qua những khảo sát đó, tác giả cũng thấy, một số ý kiến nói không có thời gian để làm các việc trên.
Vì thế, những nhân viên có thời gian rảnh rỗi sau khi kết thúc dự án mà chƣa đƣợc giao làm việc gì khác, nhân viên đó nên dành thời gian này để củng cố kiến thức, sắp xếp, sàng lọc tài liệu, cải tiến các sản phẩm mà trong lúc làm, do yêu cầu tiến độ mà phải làm nhanh, không tránh khỏi các lỗi.
81
4.1.2.4 Giải pháp cắt giảm lãng phí do gia công thừa
Trong chƣơng 3, tác giả đã phân tích việc một nhân viên làm một sản phẩm mà một ngƣời khác đã làm rồi có nguyên nhân là do không có thông tin về sản phẩm của nhóm khác. Để cắt giảm lãng phí này, tác giả đề xuất sử dụng công cụ Quản lý trực quan. Cụ thể các bƣớc nhƣ sau:
1. Bổ sung chức năng thông báo sản phẩm mới vào công cụ Quản lý công việc. Khi một nhân viên hoàn thành một sản phẩm mới, một giải pháp mới, nhân viên đó sẽ thêm vào danh sách các thành phần, giải pháp đã hoàn thành.
2. Thông tin thêm vào phải bao gồm: những vấn đề mà thành phần, giải pháp đó đã giải quyết; những hạn chế của thành phần, giải pháp. Cho phép đánh thông tin theo thẻ (tag) để dễ tìm kiếm
3. Khi một nhân viên khác chuẩn bị làm một sản phẩm, họ sẽ vào công cụ quản lý công việc để tìm kiếm theo thẻ (tag) về các nội dung liên quan. Nếu tìm thấy các giải pháp phù hợp thì họ có thể tận dụng để sử dụng luôn.
4.1.2.5 Giải pháp cắt giảm lãng phí do sản xuất lỗi và sự sửa sai
Nguyên nhân của việc sản phẩm bị lỗi đƣợc xác định là do việc xây dựng tình huống kiếm thử (test case) còn hạn chế và lập trình viên bị ép tiến độ dẫn đến không tạo ra đƣợc sản phẩm tốt.
Để khắc phục việc xây dựng tình huống kiểm thử chƣa đạt yêu cầu, tác giả đề xuất sử dụng công cụ Quản lý trực quan. Cụ thể là khi xây dựng tình huống kiểm thử, nhân viên kiểm thử cần trực quan hoá các tình huống sử dụng bằng ngôn ngữ thiết kế hệ thống phần mềm (UML) chứ không chỉ đơn thuần là các tình huống dạng dòng văn bản. Sau đó mô hình kiểm thử sẽ đƣợc thống nhất với lập trình viên để hoàn thiện, vì chỉ có lập trình viên mới hiểu rõ về sản phẩm. Việc sử dụng công cụ UML giúp 2 bên đỡ mất thời gian và dễ hình dung hơn về các tình huống sử dụng. Từ đó tạo ra một bản tình huống kiểm thử chính xác, đầy đủ nhất.
82
Tuy nhiên, dù đƣợc kiểm thử kỹ càng thì vẫn có những lỗi chỉ có thể đƣợc phát hiện khi triển khai sản phẩm ở môi trƣờng thật. Khi đó, nhƣ đã phân tích ở chƣơng 3, lập trình viên sẽ mất thời gian để xác định và khắc phục lỗi. Ngoài ra, tác giả cũng đã xác định đƣợc đƣợc rằng, nhiều nhân viên có thời gian rảnh rỗi khi không đƣợc giao việc. Vì vậy, tác giả đề xuất sử dụng công cụ Cải tiến liên tục để hạn chế lỗi sản phẩm. Cụ thể là trong thời gian rảnh rỗi sau dự án, nhân viên lập trình nên theo dõi hệ thống thật và xác định trƣớc các lỗi tiềm năng. Sau đó dành thời gian để cải tiến sản phẩm, khắc phục các nhƣợc điểm. Khi đó sẽ tránh đƣợc việc, đang bận dự án mà phải dừng để xử lý sự cố.
4.1.2.6 Giải pháp cắt giảm lãng phí do không khai thác sức sáng tạo của ngƣời lao động
Qua kết quả khảo sát ở chƣơng 3, tác giả đã nhận định nguyên nhân của việc lãng phí do không khai thác sức sáng tạo của nhân viên là do nhân viên ngại đề xuất ý tƣởng cải tiến, và công ty không có cơ chế tốt để khuyến khích nhân viên đƣa ra ý tƣởng cải tiến.
Giải pháp tác giả đề xuất để cắt giảm lãng phí này sử dụng công cụ Cải tiến liên tục. Các bƣớc thực hiện:
1. Tuyên truyền về lợi ích của Cải tiến liên tục với toàn bộ nhân viên trong công ty. Để các nhân viên hiểu rằng, không cần chỉ những ý tƣởng đột phá mới là quan trọng, mà bất cứ cải tiến nhỏ nào đều đáng giá
2. Sử dụng các tranh cổ động là những hình vẽ hài hƣớc dán trong văn phòng để nhắc nhở nhân viên rằng, hãy luôn nghĩ đến cải tiến
3. Xây dựng văn hoá cổ vũ sáng tạo bằng cách hạn chế những ý kiến bàn lùi khi có một ngƣời đƣa ra ý tƣởng sáng tạo
4. Tạo một nhóm các chuyên gia có chuyên môn và kinh nghiệm để thẩm định các ý tƣởng sáng tạo
83
5. Các ý tƣởng sáng tạo đã qua thẩm định cần đƣợc tạo điều kiện để triển khai, từ đó giúp những ngƣời khác thấy rằng, công ty rất tôn trọng ngƣời đƣa ra ý tƣởng
6. Tăng mức thƣởng bằng tiền cho các ý tƣởng sáng tạo
4.1.2.7 Giải pháp cắt giảm lãng phí do quy trình
Cũng qua khảo sát ở chƣơng 3 và qua các công trình nghiên cứu về Quy trình sản xuất phần mềm trên thế giới, tác giả cho rằng, nguyên nhân lãng phí do quy trình phát triển phần mềm dạng thác nƣớc không đáp ứng đƣợc những thay đổi nhanh chóng trong môi trƣờng kinh doanh hiện nay. Những lãng phí đó đúng với bất kỳ doanh nghiệp nào sử dụng quy trình thác nƣớc, bao gồm cả công ty ELCOM.
Tại các mục giải pháp trƣớc, tác giả đã đề xuất các giải pháp sử dụng các công cụ của Quản trị tinh gọn để giải quyết một số lãng phí cụ thể xuất hiện trong công ty