LựA CHọN TƢ DUY QUảN TRị TINH GọN PHÙ HợP- 123docz.net

1.3.1 Tƣ duy Quản trị tinh gọn “Made in Vietnam”

Tƣ duy Quản trị tinh gọn “Made in VietNam” là tƣ duy quản trị tạo ra lợi nhuận/giá trị gia tăng cho doanh nghiệp bằng cách dùng trí tuệ của con ngƣời cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Tƣ duy này có thể đƣợc diễn giải thông qua hệ công thức trong bảng dƣới đây:

Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí (1)

Trong đó: Chi phí = Chi phí thực + Chi phí lãng phí (2)

Chi phí lãng phí = Chi phí lãng phí hữu hình + Chi phí lãng phí vô hình (3)

Nguồn: Nguyễn Đăng Minh, 2015, trang 14

Cách thức hiệu quả giúp tăng lợi nhuận doanh nghiệp chính là cắt giảm chi phí hoặc tăng doanh thu. Việc gia tăng doanh thu thông qua việc tăng giá bán hoặc tăng sản lƣợng thƣờng có giới hạn do phụ thuộc vào quan hệ cung cầu trên thị trƣờng và nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp. Ở khía cạnh cắt giảm chi phí, doanh nghiệp không nên cắt giảm chi phí thực, tức là các chi phí cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất - kinh doanh, đảm bảo chất lƣợng của sản phẩm nhƣ chi phí nguyên vật liệu, lƣơng công nhân … Vì vậy giải pháp giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận một cách bền vững đó là không ngừng cắt giảm các chi phí lãng phí.

Chi phí lãng phí tồn tại dƣới hai hình thức là chi phí lãng phí vô hình và chi phí lãng phí hữu hình. Chi phí lãng phí hữu hình phổ biến và dễ nhận dạng trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Các lãng phí này có thể tồn tại dƣới dạng lãng phí về cơ sở vật chất (dƣ thừa kho bãi, máy móc thiết bị không sử dụng hết công suất ...); lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất do dùng quá nhiều nguyên liệu, sản xuất thừa hay các thói quen lãng phí nhƣ quên không tắt đèn, tắt van nƣớc, in ấn thừa tài liệu ...; lãng phí do sai hỏng (sản xuất sản phẩm lỗi, cung ứng dịch vụ không đúng mong muốn của khách hàng); lãng phí thời gian (thời gian chờ đợi giữa các khâu của sản xuất, chờ đợi trong quá trình sử dụng dịch vụ) ...

Chi phí lãng phí vô hình gồm chi phí lãng phí trong tƣ duy (tƣ duy phát triển, tầm nhìn, triết lý phát triển ...), trong phƣơng pháp làm việc (cách thức triển khai, quy trinh triển khai công việc) và trong việc bỏ lỡ các cơ hội phát triển (cơ hội tăng

trƣởng, cơ hội kinh doanh ...); chi phí lãng phí này đƣợc cho là nhiều hơn đáng kể so với các lãng phí hữu hình. Hình 1 mình hoạ sức ảnh hƣởng của lãng phí vô hình đối với doanh nghiệp có cùng/hoặc không cùng tƣ duy phát triển:

Doanh nghiệp A Doanh nghiệp B Giá trị gia tăng Giá trị gia tăng

Hình 1.3 Ảnh hƣởng của chi phí lãng phí vô hình đối với doanh nghiệp có cùng/hoặc không cùng tƣ duy phát triển

Nguồn: Nguyễn Đăng Minh, 2015, trang 15

Tƣ duy hay phƣơng pháp làm việc (kể cả động lực làm việc) của từng cá nhân đƣợc minh hoạ bằng một véc-tơ có hƣớng. Theo nguyên lý hình học, các véc-tơ có cùng một hƣớng sẽ tạo ra một véc-tơ tổng đƣợc nối dài từ các véc-tơ thành phần; ngƣợc lại, khi cộng các véc-tơ khác hƣớng hoặc ngƣợc chiều nhau, độ dài của của các véc-tơ thành phần sẽ bị triệt tiêu. Tƣơng tự, nếu nhƣ mỗi cá nhân trong doanh nghiệp có tƣ duy, phƣơng pháp giải quyết công việc không đồng nhất sẽ tạo ra lãng phí trong tƣ duy và phƣơng pháp của chính bản thân mỗi cá nhân, từ đó ảnh hƣởng tới giá trị gia tăng của toàn doanh nghiệp. Ở mức độ cao hơn, khi mỗi cá nhân trong một tổ chức (hay một quốc gia) có động lực phấn đấu cùng hƣớng tới một mục tiêu chung thì sẽ tạo nên một nguồn sức mạnh khổng lồ giúp tổ chức (quốc gia) đó vƣơn lên. Ngƣợc lại, nếu động lực của mỗi cá nhân có hƣớng khác nhau, tổng động lực hay tổng nguồn sức mạnh của doanh nghiệp/tổ chức (quốc gia) sẽ bị suy yếu, dẫn tới sự kìm hãm phát triển ...

Quản trị tinh gọn là mô hình quản trị tập trung vào việc dùng trí tuệ của con ngƣời/tổ chức nhằm cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Nhƣ vậy, để cắt giảm chi phí lãng phí thì cần phải phát hiện - nhận dạng lãng phí một cách khoa học, từ đó có các phƣơng pháp khoa học để loại bỏ các loại lãng phí này. Quản trị tinh gọn sử dụng

hệ thống các công cụ và phƣơng pháp khoa học nhƣ 5S, Kaizen, Quản lý trực quan, Jidoka, khoa học giải quyết vấn đề ... Các công cụ, phƣơng pháp này là do con ngƣời sáng tạo, do vậy, chúng cũng không ngừng đƣợc phát triển về mặt nội dung, số lƣợng và đặc biệt là phải phù hợp với việc cắt bỏ các chi phí lãng phí. Các phƣơng pháp, công cụ này đƣợc áp dụng một cách sáng tạo, linh hoạt giúp doanh nghiệp/tổ chức nhận diện và loại bỏ các lãng phí tồn tại trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Ngoài ra, quản trị tinh gọn bao gồm cả triết lý, tầm nhìn, chiến lƣợc, văn hoá của doanh nghiệp/tổ chức luôn hƣớng tới khách hàng/cộng đồng thông qua việc không ngừng gia tăng các giá trị (tài chính và phi tài chính) cho doanh nghiệp/tổ chức. (Nguyễn Đăng Minh, 2015)

1.3.2 Động lực áp dụng và duy trì việc áp dụng theo triết lý tƣ duy của quản trị tinh gọn tại doanh nghiệp/tổ chức

Bằng việc giữ hoặc tăng doanh thu một cách bền vững và cắt giảm tối đa chi phí lãng phí, doanh nghiệp/tổ chức sẽ tạo ra lợi nhuân (giá trị gia tăng tài chính có giá trị A) nào đó, để duy trì và phát triển động lực giúp các doanh nghiệp/tổ chức phát triển, áp dụng quản trị tinh gọn để phát triển, giá trị A này cần đƣợc tái phân bổ theo hệ công thức sau:

A= A1 + A2 +A3 + A4 + … + An

Nguồn: Nguyễn Đăng Minh, 2015, trang 17

A1, A2, A3, A4,….An là các thành tố đƣợc tái phân bổ vào hệ thống trong doanh nghiệp/tổ chức và xã hội nhằm duy trì và thúc đẩy việc triển khai áp dụng quản trị tinh gọn.

Bản chất của công thức này cũng cho thấy doanh nghiệp không nhất thiết phải có những khoản đầu tƣ thêm cho các hoạt động quản trị tinh gọn khi hệ thống đã đƣợc thiết lập; bản thân lợi ích kinh tế từ việc cắt giảm chi phí lãng phí sẽ là nguồn tài trợ để tiếp tục duy trì và phát triển các hoạt động quản trị tinh gọn. Bản thân các bên liên quan trong quá trình áp dụng quản trị tinh gọn (các bộ phận tham gia trực tiếp và gián tiếp vào hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp: ngƣời lao động, chủ doanh nghiệp, khách hàng và xã hội) đều nhận đƣợc lợi ích từ việc áp

dụng quản trị tinh gọn. Hiểu và làm đƣợc theo công thức trên sẽ góp phần tạo động lực và duy trì bền vững việc áp dụng quản trị tinh gọn vào doanh nghiệp/ tổ chức.

1.3.3 Quản trị “tâm thế”

1.3.3.1 Khái niệm tâm thế

Tâm thế là một phạm trù Quản trị, đƣợc TS Nguyễn Đăng Minh định nghĩa theo công thức:

TÂM THẾ = THẤU 1 + THẤU 2 + Ý

Nguồn: Nguyễn Đăng Minh, 2015, trang 20

THẤU 1: Thấu hiểu rằng công việc (việc học/việc làm) mà con ngƣời thực

hiện là có ích chính cho bản thân mình.

THẤU 2: Thấu hiểu rằng con ngƣời chỉ có làm thật công việc (học thật/làm

thật) thì mới nâng cao đƣợc năng lực tƣ duy (khi đi học) và năng lực làm việc (khi đi làm) của chính bản thân.

Ý: Con ngƣời cần có ý thức, thái độ và đạo đức tốt đối với công việc (việc

học/việc làm) của mình, để soi đƣờng cho thực hiện hai thấu ở trên.

Thuật ngữ “Tâm thế” đƣợc dùng ở đây là một phạm trù quản trị bao gồm hai thấu một ý, nhƣ cách định nghĩa ở trên. Tâm thế không tự nhiên sinh ra, nó phải đƣợc hình thành (giáo dục hình thành) thông qua ba khu vực chính đó là gia đình (từ lúc mới sinh ra), tiếp tục bồi dƣỡng ở nhà trƣờng (cơ quan, tổ chức) khi đi học đi làm và trong xã hội (khi tham gia vào xã hội trong cuộc sống hằng ngày). Tâm thế đƣợc phát triển thông qua việc giáo dục, dạy dỗ, động viên khen thƣởng, kỷ luật một cách thƣờng xuyên, theo một triết lý xuyên suốt. Trong tổ chức, cách nào cũng đƣợc, phải có các biện pháp thƣờng xuyên liên tục để duy trì Tâm thế. Các cá nhân trong gia đình, các nhà nghiên cứu và các thực tiễn trong tổ chức/doanh nghiệp/quốc gia sẽ góp phần đào tạo, định hƣớng các chƣơng trình hành động để đào tạo tâm thế cho con ngƣời. Xây dựng tâm thế tốt cho con ngƣời từ lúc còn nhỏ là cần thiết trong chiến lƣợc đào tạo và phát triển con ngƣời nhằm góp phần phát triển bền vững đất nƣớc.

Đối với cùng một công việc, có tâm thế tốt sẽ mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn nhiều so với thiếu tâm thế. Trong doanh nghiệp/tổ chức, khi ngƣời lao động có tâm thế thì sẽ luôn chủ động công việc, luôn tìm tòi cải tiến để hoàn thành công việc nhanh nhất, có giá trị gia tăng cao nhất, từ đó giúp doanh nghiệp/tổ chứ phát huy sức mạnh nội tại. (Nguyễn Đăng Minh, 2015, trang 20)

1.3.3.2 Tâm thế trong áp dụng Quản trị tinh gọn tại doanh nghiệp/tổ

chức

Tâm thế đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc áp dụng thành công QTTG tại các doanh nghiệp/tổ chức tại Việt Nam. Có nghĩa là, mọi ngƣời phải có (tự nhận thức hoặc đƣợc đào tạo) hai thấu một ý: đó là thấu hiểu rằng áp dụng phát triển tƣ duy và công cụ QTTG có ích cho chính bản thân từng ngƣời trong doanh nghiệp, thấu hiểu rằng áp dụng tƣ duy, phƣơng pháp, công cụ của QTTG sẽ giúp nâng cao năng lực của từng cá nhân và năng lực của doanh nghiệp, và ý thức thái độ đạo đức của mọi ngƣời phải tốt để có đƣợc hai thấu nhƣ trên.

Trong doanh nghiệp/tổ chức, QTTG đƣợc triển khai trên nền tảng của ba yếu tố cơ bản: (i) con ngƣời; (ii) phần mềm và (iii) phần cứng. "Phần cứng" ở đây đƣợc hiểu nhƣ là cơ sở hạ tầng, vốn ... "Phần mềm" ở đây đƣợc hiểu nhƣ là tƣ duy, triết lý, phƣơng pháp, quy trình triển khai (các bƣớc đƣa QTTG vào thực tiễn), các công cụ cụ thể để nhận diện, loại bỏ lãng phí trong thực tiễn doanh nghiệp/tổ chức. Yếu tố "con ngƣời" là yếu tố đặc biệt, có tính chất quan trong nhất ảnh hƣởng tới hai yếu tố còn lại cũng nhƣ mang tính chất quyết định ảnh hƣởng tới toàn bộ quá trình triển khai QTTG tại doanh nghiệp. "Con ngƣời" ở đây chỉ tập thể ngƣời lao động và ban lãnh đạo doanh nghiệp - những ngƣời trực tiếp "thổi hồn" vào các yếu tố kỹ thuật nhƣ "quy trình" hay "công nghệ"; nói cách khác, họ là những ngƣời trực tiếp triển khai QTTG, biến các yếu tố kỹ thuật (cứng và mềm) trở nên phù hợp với hoàn cảnh và thực tiễn của doanh nghiệp. Nhƣ vậy, khác với yếu tố kỹ thuật, yếu tố "con ngƣời" mang tính đặc thù và riêng có của từng doanh nghiệp. Chính vì thế, "con ngƣời" là yếu tố cần đƣợc quan tâm xuyên suốt trong quá trình triển khai QTTG.

Khi nhắc tới yếu tố "con ngƣời", nội dung chính là "tâm thế" của con ngƣời. Khi "con ngƣời" trong doanh nghiệp triển khai QTTG có một "tâm thế" tốt thì "con ngƣời" đó sẽ chủ động tham gia vào quá trình triển khai. Từ đó, hiệu quả của QTTG mới có thể đƣợc phát huy và bền vững. Ý nghĩa của "tâm thế" nằm ở chỗ nó là yếu tố then chốt trong quá trình doanh nghiệp phát triển từ lúc sơ khai áp dụng QTTG cho tới khi trở thành một doanh nghiệp "tinh gọn" thật sự. Khi đã xây dựng đƣợc "tâm thế" cho con ngƣời của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể áp dụng và phát triển nhiều yếu tố kỹ thuật nhƣ các công cụ hay quy trình hỗ trợ hiện đại. Một trong những sai lầm của các doanh nghiệp khi áp dụng QTTG là quá chú trọng đến việc sử dụng các công cụ kỹ thuật của QTTG, trong khi các công cụ kỹ thuật này lại là nhân tố có thể thay đổi liên tục theo thời gian và có khả năng nghiên cứu, bổ sung, tạo ra các công cụ kỹ thuật mới. Thực tế, các doanh nghiệp chƣa chú trọng đến nhân tố quyết định là đào tạo, xây dựng và hình thành TÂM THẾ của con ngƣời, của tổ chức - yếu tố hạt nhân quan trọng bậc nhất trong việc tạo ra thành công của hệ thống. Về ý nghĩa thực tiễn, nếu tƣ duy, phƣơng pháp quản trị cuẩ doanh nghiệp là bộ não của một cơ thể sống thì tâm thế là trái tim đƣa mạch máu đi nuôi dƣỡng mọi hoạt động của cơ thể. Nếu tƣ duy QTTG lấy trí tuệ con ngƣời làm trung tâm thì tâm thế nhƣ sức mạnh tinh thần gắn kết con ngƣời trong tổ chức, định hƣớng suy nghĩ của các cá nhân theo cùng một trục suy nghĩ, cùng một trục tâm thế, để tất cả các cá nhân phát huy đƣợc trí tuệ và sức mạnh tập thể nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức. Đối với doanh nghiệp (tập hợp của những ngƣời làm kinh doanh), phải luôn xây dựng tâm thế tốt để cung cấp các sản phẩm/dịch vụ có ích cho xã hội và có chất lƣợng vƣợt trội so với sự mong đợi của khách hàng.

Kết luận Chƣơng 1

Chƣơng 1 đã cung cấp một bức tranh tổng quan về QTTG, bao gồm quá trình hình thành, khái niệm, các mục tiêu, các công cụ và phƣơng pháp của QTTG. Phân tích cơ sở lý luận cho thấy, QTTG đã ứng dụng thành công ở một số lĩnh vực trên thế giới, đƣợc phát triển thành một mô hình hoàn chỉnh.

Tác giả cũng đã đề cập đến mô hình sản xuất phần mềm tinh gọn, thực chất là một bản dịch của "Tinh gọn" trong sản xuất vào sản xuất phần mềm. Mô hình này đã đƣợc một số công ty phần mềm lớn nhƣ IBM, Salesforce, Microsoft áp dụng thành công.

QTTG đã làm thay đổi tƣ duy quản trị truyền thống theo hƣớng hiệu quả mà cụ thể qua các phƣơng pháp của nó để giảm các chi phí lãng phí. Khi áp dụng QTTG, chúng ta có thể phát hiện, nhận dạng lãng phí (gồm lãng phí hữu hình và lãng phí vô hình), từ đó sử dụng các công cụ và phƣơng pháp khoa học để giảm thiểu tối đa các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm trong quá trình hoạt động của tổ chức.

Trên thế giới, tồn tại nhiều tƣ duy về Quản trị tinh gọn, tuy nhiên, do điều kiện văn hoá, xuất phát điểm, mà những tƣ duy đó áp dụng vào Việt Nam còn nhiều hạn chế. Do đó, TS Nguyễn Đăng Minh đã đề xuất Tƣ duy quản trị Tinh gọn “Made in VietNam”. Tác giả đã phân tích và quyết định chọn tƣ duy Quản trị tinh gọn “Made in Vietnam” làm tƣ tƣởng xuyên suốt trong luận văn này để nghiên cứu và áp dụng. Trong tƣ duy Quản trị tinh gọn “Made in Vietnam”, yếu tố tâm thế là yếu tố quyết định đối với việc triển khai áp dụng thành công Quản trị tinh gọn tại doanh nghiệp.

Kết quả phân tích ở Chƣơng 1 sẽ là cơ sở lý luận cho phép xây dựng mô hình và các giải pháp áp dụng QTTG ở các chƣơng tiếp theo của Luận văn.

CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Phƣơng pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định tính và định lƣợng, thu thập cả nguồn thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp.

2.2 Phƣơng pháp điều tra, khảo sát

2.2.1 Mục đích của điều tra khảo sát:

1) Tìm hiểu thực trạng quản trị sản xuất, kinh doanh mảng phần mềm tại Công ty Cổ phần ELCOM qua quan sát thực tế, qua phiếu điều tra các đối tƣợng có liên quan là các trƣởng bộ phận và nhân viên các sản xuất, đảm bảo chất lƣợng và kỹ

LựA CHọN TƢ DUY QUảN TRị TINH GọN PHÙ HợP

Địa điểm, thời gian thực hiện nghiên cứu

Quy trình điều tra, khảo sát