Doughlas McGregor tin rằng các quyết định quản lý được đưa ra dựa trên những giả định về bản chất và những hành vi của con người. Ông đã đưa ra ý tưởng của mình trong cuốn sách Khía cạnh con người trong doanh nghiệp.
McGregor cho rằng chiến lược quản lý chịu sự ảnh hưởng rất lớn bởi một quan điểm về bản chất con người, với những giả định sau:
Do không thích làm việc nên cần phải thưởng nếu muốn họ làm việc và phải đe dọa áp dụng các hình phạt nếu họ không áp dụng.
Họ thích bị kiểm soát và chỉ dẫn, muốn trốn tránh trách nhiệm, ít hoài bão và thường mong mốn sự ổn định hơn bất cứ thứ gì khác.
McGregor đặt tên cho nhóm giả thuyết này là thuyết X. Phương thức quản lý “cây gậy và củ cà rốt” được xây dựng trên nền tảng thuyết X của McGregor. Cây gậy tượng trưng cho hình phạt khi nhân viên không làm theo mong muốn của nhà quản lý, và củ cà rốt là phần thưởng cho nhân viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Vì thế chức năng của nhà quản lý là phải “bắt” nhân viên làm việc thông qua hệ thống thưởng phạt. Theo thuyết X thì tiền là yếu tố kích thích làm việc chủ yếu.
McGregor đã đưa ra quan điểm của mình vào những năm 50 và đó là những biểu hiện của nền công nghiệp Mỹ. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có những một số nhà quản lý vẫn hành động như thể họ tin rằng những ý tưởng đưa ra trong thuyết X là sự mô tả đúng về hành vi của nhân viên của họ.
McGregor hoàn toàn đồng ý với quan điểm về các cấp bậc nhu cầu của con người mà Maslow đã đề cập. Ông cho rằng, trong những điều kiện rất khó khăn, chẳng hạn như lúc kinh doanh bị đình trệ thì một chiến lược dựa trên thuyết X có thể khả thi. Khi mọi người quan tâm đến việc thỏa mãn các nhu cầu của mình về ăn uống và an toàn, thì khi đó có nhiều khả năng là họ chấp nhận phương thức “cây gậy và củ cà rốt” như được nêu ra trong thuyết X.
Tuy nhiên, theo McGregor thì khi chúng ta không ở trong những điều kiện khắc nghiệt như thế, những chiến lược quản lý dựa trên thuyết này sẽ dẫn đến sự bất mãn và xung đột. Ông cho rằng con người không chỉ cần tiền lương và sự an toàn mà công việc mang lại.
McGregor cho rằng trong thực tế, tại nơi làm việc con người có thể ứng xử khác xa với so với những gì nêu ra trong thuyết X. Ông đã hoàn chỉnh những nhận xét thấu đáo này và đặt tên cho chúng là thuyết Y:
Con người không phải không thích làm việc và trong những điều kiện phù hợp họ có thể thích thú với nó.
Nếu có sự gắn bó với các mục tiêu của nhóm, họ sẽ muốn tự định hướng và làm chủ mình hơn là chờ sự điều khiển của cấp trên.
Con người sẽ gắn bó với các mục tiêu của nhóm nếu như họ đạt được sự thỏa mãn cá nhân về công việc.
Một người bình thường sẽ học cách chấp nhận và gánh vác trách nhiệm trong những điều kiện phù hợp.
Sự thông minh và óc sáng tạo luôn tiềm ẩn trong mỗi con người, nhưng nhìn chung chưa được khai thác đúng mức.
McGregor cho rằng những quan điểm này động hơn là tĩnh: “nó chỉ ra khả năng lớn lên và phát triển của con người.”
Nếu như thuyết X nhìn con người dưới góc độ tiêu cực thì thuyết Y đứng trên quan điểm tích cực và nhân văn hơn khi cho rằng bản chất của con người là yêu lao động và tích cực hướng đến mục đích chung của công ty. Và vai trò của nhà quản lý là tìm cách để khơi dậy những tiềm năng của nhân viên mình. Thuyết Y hay được sử dụng nhất trong trường hợp nhà quản lý khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định của cơ quan/tổ chức.